De impact van COVID-19: naar digitale tools voor de bouwsector

Covid-19 zal zeker een spoor nalaten op veel bedrijven. Maar wat is de impact ervan op de bouwsector? En waarom zijn sommige digitale tools nu zo’n must-have? Om te slagen in een post-corona wereld, is het belangrijk om enkele waardevolle lessen te leren.

De grootste impact van Covid-19: innovatie

Kevin Sneader, Global Managing Partner bij het internationale consultancybedrijf McKinsey, ziet innovatie als de eerste trend van de post-covid-wereld. Het is wanneer de wereld wordt verstoord en mensen tegenslagen ondervinden dat we streven naar innovatie: “We leren in moeilijke tijden.” En covid-19 heeft ons zeker een aantal harde lessen geleerd.

In de bouwsector is gebleken hoe belangrijk het is om snel en goed geïnformeerd beslissingen te nemen. Om in een veranderende wereld succesvol te zijn, is reactiviteit de sleutel.

Goed geïnformeerde beslissingen moeten echter gebaseerd zijn op gegevens – met name actuele, nauwkeurige en gedetailleerde gegevens. Daarom zien we nu, in deze post-pandemische wereld, dat er steeds meer innovatieve digitale instrumenten worden ontwikkeld om veldgegevens vast te leggen, te analyseren en te rapporteren.

De opkomst van digitale tools in de bouwsector

Door de complexiteit van de bouwsector (elke bouwplaats is uniek, wat heel anders is dan een product dat op een gestandaardiseerde manier wordt vervaardigd) heeft de digitale technologie tijd nodig gehad om door te breken in de sector.

Een tijd lang hebben bouwbedrijven zelfs intern hun eigen aangepaste tools moeten ontwikkelen om aan hun groeiende vraag naar geschikte oplossingen te voldoen.

Gelukkig heeft de sector van de digitale tools voor bouwbedrijven de laatste 10 jaar een hoge vlucht genomen. Als gevolg daarvan zijn er nu beproefde en gespecialiseerde oplossingen om aan de behoeften van elk bouwbedrijf te voldoen.

Digitale tools voor controle ter plaatse

In de bouwsector is het van vitaal belang ervoor te zorgen dat mensen op het juiste moment op de juiste plaats zijn en bij te houden wie de werkplek binnenkomt en verlaat. De covid-status (d.w.z. (on)gevaccineerd, negatieve/positieve test) van elke werknemer vormt gewoon een nieuwe complexiteit, met extra informatie die moet worden geregistreerd en bijgehouden.

Het is in de bouwsector echter niet altijd gemakkelijk om bij te houden wat er op de bouwplaats gebeurt.

De voornaamste bronnen van complexiteit in de bouwsector:

• De vele statussen van werknemers: eigen personeel, interim, onderaannemer, enz.
• De verschillende wetgevingen waaraan werknemers onderworpen zijn, met betrekking tot:
  • hun nationaliteit
  • hun land van verblijf
  • het land waar de bouwplaats zich bevindt
  • enz.
• Het mobiele karakter van werknemers, die op verschillende locaties werken.

De belangrijkste uitdagingen voor de controle ter plaatse van de activiteiten van de werknemers:

• Weten welke documentatie voor elke werknemer noodzakelijk is, gezien de verscheidenheid van hun profielen.
• Verzamelen en verwerken van al deze documenten.
• Weten wie een werkplek heeft betreden en verlaten.
• Ter plaatse toegang hebben tot de administratieve status van elke werknemer, om relevante controles uit te voeren.
• Een overzicht hebben van de administratieve status van alle werknemers, om zo nodig actie te ondernemen.
• Het bijhouden van een register van de uitgevoerde controles, om aan te tonen dat deze naar behoren worden beheerd.
• Voldoen aan de voortdurend evoluerende wetgeving, die over het algemeen steeds strenger wordt voor het beheer van de aanwezigheid van werknemers.

Gedreven door deze groeiende behoefte aan controle ter plaatse, zijn specifieke digitale tools steeds gespecialiseerder geworden.

Digitale tool #1: platform voor documentenbeheer

Een platform voor documentenbeheer automatiseert het verzamelen, lezen, verifiëren en delen van personeelsgerelateerde documenten. Het geeft een duidelijk en actueel beeld van de administratieve status van de werknemers en de acties die moeten worden ondernomen.

Digitale tool #2: applicatie voor aanwezigheidscontrole

Een applicatie voor aanwezigheidscontrole is een oplossing voor aanwezigheidsbeheer ter plaatse. Het verzekert de dagelijkse verificatie van de aanwezigheid van werknemers en onderaannemers en de controle van hun administratieve naleving, rechtstreeks van op de werf.

Digitale tool #3: oplossing voor toegangscontrole

Met een oplossing voor toegangscontrole kan de toegang tot de werkplek fysiek worden gecontroleerd. Iedereen die, om welke reden dan ook, niet over de vereiste toestemming beschikt, komt er niet in.

De digitale tools van de financiële controle

De covid-19 crisis heeft het cruciale belang van snelle beslissingen, gebaseerd op actuele informatie, scherp in beeld gebracht. Dit geldt ook voor de financiële afdeling van bouwbedrijven.

Digitale tools spelen een cruciale rol bij het verzamelen van actuele en betrouwbare gegevens, die de financiële afdeling kan gebruiken bij het nemen van beslissingen en het nauwgezet opvolgen van prestaties en budgetten.

Digitale tool #4: oplossing voor het verzamelen van gegevens voor financiële controle

Dit is een gespecialiseerde oplossing voor tijdregistratie waarmee de gewerkte uren per project, taak, enz. kunnen worden verzameld. De gebudgetteerde uren kunnen snel worden vergeleken met de werkelijke uren, om eventuele afwijkingen op te sporen. Deze gedetailleerde en bijgewerkte gegevens zijn rechtstreeks beschikbaar in de bedrijfssoftware of kunnen via dashboards worden gevisualiseerd, wat een nauwkeurige financiële controle mogelijk maakt.

Digitale tool #5: geïntegreerde dashboard

Bijgevolg zijn dashboards op basis van actuele gegevens een andere essentiële digitale tool geworden.

In één oogopslag geven ze een duidelijk overzicht van de situatie, waardoor uitzonderlijk snel kan worden gereageerd.

Digitale tools voor HR

Hoewel de HR-functies al met een reeks digitale tools werken, zijn deze oplossingen vaak niet geschikt voor de realiteit van de bouwsector met zeer mobiele werknemers.

De afgelopen tien jaar zijn dergelijke digitale oplossingen echter ontstaan en snel gegroeid, en ze vullen nu bestaande software aan om een geïntegreerd digitaal ecosysteem te creëren.

De covid-19-pandemie heeft deze trend alleen maar versneld, waardoor twee belangrijke uitdagingen van het HR-beheer nog groter zijn geworden:

• Afwezigheids- en aanwezigheidsmonitoring
  Afwezigheidsbeheer is een grote uitdaging geweest tijdens de covid-19-crisis, met veel ongeplande afwezigheden (als gevolg van covid-besmetting, covid-contact, of reisbeperkingen, enz.) Hierdoor is duidelijk geworden hoe belangrijk het is een duidelijk overzicht van het beschikbare personeelsbestand te hebben.
• Telewerken
  Telewerken is sinds het begin van de crisis aanzienlijk toegenomen. Gebleken is hoe belangrijk het is dat gegevens beschikbaar blijven, zonder dat men bijvoorbeeld afhankelijk is van papieren formulieren.

Om deze en andere uitdagingen aan te gaan, zijn specifieke digitale tools een noodzaak geworden in HR-functies.

Digitale tool #6: Afwezigheidsplanning

Tools voor afwezigheidsplanning worden nu steeds vaker gezien in bouwbedrijven. Ze geven een duidelijk overzicht van de afwezigheden van werknemers.

Digitale tool #7: oplossing voor digitale gegevensverzameling voor HR

Een digitale tijdregistratietool omvat veel meer dan alleen het in- en uitklokken van een systeem. Het maakt een efficiënte en gedetailleerde verzameling van gewerkte uren op een gestructureerde manier mogelijk.

Een digitale tijdregistratietool betekent:

• HR-managementregels, personeelsdepots, enz. zijn geïntegreerd in de time-tracking tool.
• De registratie van gewerkte uren is snel en eenvoudig.
• De gegevens worden gevalideerd volgens een vooraf gedefinieerde workflow.
• Real-time, gestructureerde en nauwkeurige gegevens zijn beschikbaar en kunnen worden geïntegreerd in HR-software, zoals een payrollsysteem.

Digitale tools voor tijdregistratie verschillen sterk van papieren formulieren of Excel-spreadsheets en maken het mogelijk de HR-processen te optimaliseren, zodat er meer tijd overblijft voor de menselijke dimensie van het HR-vak.

De lessen van Covid-19 voor de bouwsector: is de toekomst digitaal?

De crisis van covid-19 betekende niet de geboorte van de digitale transformatie in de bouwsector. In werkelijkheid waren er de afgelopen 10 jaar al digitale tools voor de sector in opkomst.

De crisis heeft echter wel duidelijk gemaakt hoe belangrijk het is om deze tools te gebruiken in uitdagende omgevingen, waar snelle, goed geïnformeerde beslissingen de sleutel zijn tot overleven – en zelfs tot groei.

Als gevolg van de crisis kunnen bouwbedrijven het belang van investeringen in digitale technologie niet langer negeren. Hoewel de weg naar een geoptimaliseerd digitaal landschap nog lang is, lijdt het geen twijfel dat de toekomst van de bouw meer dan ooit gedigitaliseerd zal zijn.