Logiciel de gestion des temps et activité (GTA) : une meilleure gestion RH des collaborateurs

Le logiciel de gestion des temps et des activités (GTA) est un outil de gestion des ressources humaines (RH) qui permet de gérer et de suivre les temps et les activités des salariés. Comment le choisir ? Et comment mettre en place une gestion des temps informatisée ? Suivez le guide.

Qu’est-ce que la « Gestion des Temps et Activités » ?

La définition de la GTA est double. Elle reprend tout d’abord la gestion des temps et des activités en tant que domaine d’activité RH. La GTA renvoie alors à la gestion du temps de travail des salariés, au sens large : suivi des heures exécutées, gestion des absences, gestion des présences, gestion des horaires, etc.

La GTA renvoie ensuite à un outil, parfois une simple fonctionnalité du SIRH, parfois un logiciel à part, dédié à la gestion digitale de ces processus.

Selon la taille de l’entreprise et son secteur d’activité, la Gestion des Temps et des Activités prendra une place plus ou moins grande dans l’entreprise. En fonction, le logiciel de GTA retenu sera plus ou moins complexe.

Exemple : dans le cas d’une entreprise au personnel itinérant, comme celui des secteurs de la construction, le logiciel de GTA devra pouvoir s’adapter aux besoins des travailleurs mobiles, en fournissant une application mobile de pointage.

Pourquoi la gestion du temps et des activités en entreprise ?

Une bonne gestion des temps et des activités est essentiel pour toute entreprise. Ainsi, elle garde une vue sur les prestations de ses travailleurs, en temps réel ou à postériori.

La gestion des temps et des activités permet de suivre la disponibilité de son personnel ou encore la répartition du temps de travail par poste. De cette façon, la GTA permet d’avoir une meilleur connaissance de ces besoins en termes de main d’œuvre et de compétences, pour une meilleure gestion du personnel.

Dans le secteur de la construction par exemple, la GTA permet également de suivre l’allocation et l’avancement des budgets d’heures, afin de pallier à tout dépassement.

Outre les bénéfices pour la gestion RH, une Gestion des Temps et des Activités efficace présente en effet de nombreux avantages.

Logiciel de gestion des temps et activités, de quoi s’agit-il ?

Un logiciel de GTA, ou de gestion des temps et des activités, est un logiciel RH dédié au suivi et à la gestion des temps de travail des collaborateurs d’une entreprise. Il permet d’assurer une gestion efficace des heures de travail des collaborateurs.

De nombreux aspects de la gestion des temps peuvent être automatisés en ayant recours à un logiciel de GTA. Faire appel à un logiciel, proposant parfois une application mobile, permet par exemple de simplifier et d’enrichir :

• Le suivi des heures exécutées et leur détail : heures supplémentaires, heures le week-end, heures pénibles, etc.
• Le suivi des présences ;
• La gestion des absences : congés, RTT, absences imprévues, congés particuliers, etc. ;
• Le suivi des heures effectuées par personne, par poste, etc. ;
• Le système de pointage, par badgeuses ou non ;
• Etc.

Ses fonctionnalités (feuilles de temps digitales, planning d’absences, reporting, etc.) varient d’une entreprise à l’autre, en fonction des besoins spécifiques du secteur d’activités par exemple.

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion des temps et des activités ?

Dès qu’une entreprise dépasse une certaine taille, un logiciel de GTA devient une aide indispensable. Il permet de suivre efficacement le temps de travail de l’ensemble du personnel, pour une gestion quotidienne optimale.

Enfin, disposer d’un logiciel de GTA permet un meilleur reporting de vos activités. Disposer d’informations exactes et mises à jour régulièrement sur les temps de travail du personnel permet à la fois

Les avantages d’un logiciel de gestion des temps et des activités :

• Unicité des infos
• Saisie unique
• Fraicheur des données
• Analyse, optimisation, rationalisation

La Gestion des Temps et Activités : qui ça concerne ?

La particularité de la GTA est de concerné plusieurs départements de l’entreprise :

• Les travailleurs eux-mêmes, pour le pointage, les demandes d’absences, les plannings, etc.
• Les managers, pour la planification des activités, la validation et le contrôle des informations déclarées, l’anticipation des besoins, etc.
• Le département RH, pour la validation et le contrôle final, l’anticipation des besoins et la gestion des compétences, etc.
• Les responsables de la paie, pour la réunion des éléments variables de paie et le juste traitement des salaires ;
• Le département financier, pour le suivi des coûts salariaux et des budgets d’heures si le personnel œuvre en mobilité ;
• Les directions, pour la gestion de la masse salariale, le suivi de la productivités et des coûts, etc.

De ce fait, l’efficacité du logiciel de GTA de l’entreprise va impacter l’entreprise à plusieurs niveaux, de la gestion quotidienne des temps de travail à la planification de la stratégie long terme.

Les modules de la gestion des temps (GTA) en entreprise

Un logiciel de GTA doit répondre à différents objectifs RH. Les logiciels de gestion des temps de travail comportent généralement différents modules, pour répondre à ces besoins distincts.

1. Gestion de la paie

Collecte des éléments variables de paie

Au moment d’établir les fiches de paie, des questions se posent : combien d’heures ont travaillés chacun de mes collaborateurs ? Combien d’heures supplémentaires sont à comptabiliser ? Et d’heures de weekend… ? Assurer le suivi des prestations peut vite devenir un véritable casse-tête pour les RH en fin de mois.

À ces heures viennent s’ajouter d’autres éléments à prendre en compte pour une juste rémunération des salariés : indemnités de déplacement, panier repas… avec les heures effectuées, ils constituent ce qu’on appelle les éléments variables de paie.

Pour une émission correcte des fiches de paie, il est nécessaire d’assurer la bonne remontée de ces informations jusqu’au service RH. Trop souvent, faute de moyens adaptés, ces éléments arrivent incomplets ou erronés, mettant une pression considérable sur les équipes de gestion de la paie à chaque fin de mois.

L’un des premiers rôles d’une gestion des temps digitale est d’assurer une collecte plus efficace et structurée de ces éléments de pré-paie.

L’enjeu : fiabiliser les données de pré-paie

Les conséquences des erreurs dans la paie des salariés sont énormes. Qui aimerait recevoir un salaire erroné et devoir courir après une correction ? De par cet impact lourd de conséquences, les erreurs doivent être évitées à tout prix.

Or la plupart des erreurs sont causées par l’inadéquation des supports. Les feuilles d’heures sur papier ou sur Excel, encore trop utilisées dans le secteur du bâtiment notamment, nécessites de nombreuses ressaisies, favorisant les erreurs humaines.

L’employeur a donc la responsabilité de fournir à ces équipes des outils de pointage et de saisie des données fiables. Le choix d’un logiciel de gestion des temps adapté au secteur permettra de répondre à cette obligation (module de pointage mobile pour les équipes terrain, application semi-connectée…).

Outre la qualité des données, un logiciel de GTA présente de nombreux avantages pour la gestion de la paie.

2. Gestion des absences

Tout comme les heures de travail, les absences doivent être suivies et gérer efficacement. C’est le rôle de la gestion des absences : catégoriser, suivre, planifier… les absences de l’ensemble des travailleurs.

Les raisons d’une absence sont nombreuses. Les principaux types d’absence : vacances, repos compensatoire, arrêt maladie, RTT, congé de maternité ou de paternité, formations… il existe une multitudes de raisons qui peuvent justifier l’absence d’un salarié de son poste de travail. Ces différents types d’absence doivent être catégorisés et répertoriés rigoureusement.

Un logiciel de gestion des temps vous permet de planifier, saisir et suivre les absences et congés de manière structurée : demande de congé, saisie du motif de l’absence, suivi de l’absentéisme, etc.

3. Gestion administrative

Assurer le respect de la législation (code du travail, conventions collectives, lois et réglementations spécifiques…) fait partie intégrante de l’administration du personnel.

Un logiciel de gestion des temps peut s’avérer d’une grande aide pour vous aider à respecter et suivre les évolutions législatives, afin d’assurer le respect des conventions collectives ou autres législations.

Un exemple : en intégrant les règles de différentes conventions collectives dans l’outil de saisie des prestations, vous pouvez être alerté automatiquement pour toute violation d’une règle, selon le statut du travailleur (salarié, intérimaire, sous-traitant, pays de résidence…).

En outre, une plateforme de gestion des documents administratifs, telle que proposée par Traxxeo, vous permettra d’automatiser la collecte, la lecture, le traitement et le partage des documents administratifs des vos travailleurs (internes et externes), grâce à l’intelligence artificielle.

4. Gestion des plannings

La planification du travail des équipes est une tâche complexe. Gérer les plannings du personnel requiert de prendre en compte de multiples paramètres, qui dépassent de loin la simple réalisation d’un emploi du temps quotidien, hebdomadaire ou mensuel pour vos salariés.

Planifier le travail des équipes nécessite notamment de suivre et respecter les législations en vigueur sur les temps de travail, ou encore de suivre la rentabilité des équipes et des projets, pour une allocation des ressources optimisée en conséquence.

En outre, consolider les plannings de vos travailleurs ne peut se faire sans prendre en compte les absences et les congés, planifiés ou imprévus (maladie, accident, intempéries…).

Enfin, la gestion du planning des équipes nécessite une connaissance solide et consolidée des compétences de chaque travailleur afin de répartir correctement les missions.

Un logiciel de gestion des plannings, tel que celui proposé par Traxxeo, saura vous fournir une vue globale sur vos besoins (par site, par projet par jour, par semaine…), sur les disponibilités de vos ressources (absent, déjà alloué…) et sur leurs compétences (corps de métier, certifications, heures supplémentaires…).

5. Pilotage et tableaux de bord

Le tableau de bord RH est un outil de visualisation qui synthétise les données RH, généralement sous forme de graphiques visuels. Il permet de suivre vos principaux indicateurs RH en un coup d’oeil.

En regroupant l’ensemble de vos résultats de manière synthétique, le tableau de bord RH constitue un outil de valeur dans vos prises de décisions. Il permet à la Direction des ressources humaines de s’assurer que les résultats obtenus soient alignés avec les objectifs RH fixés en amont (taux d’absentéisme, types d’absences, suivi de compétences, formations…)

Les tableaux de bord en ligne, ou digitaux, sont de véritable outils de pilotage stratégique. Intégrés avec des outils de collecte et de gestion performants, tels que ceux de Traxxeo, ils permettent de poser un diagnostic instantané sur la situation de l’entreprise à l’instant T.

Un pilotage RH réactif et dynamique est essentiel pour garantir le bien-être des collaborateurs, et permettre une approche plus humaine de la gestion RH : suivi du taux d’absentéisme, du turn-over, du taux d’accidents au travail, du taux de formation…

Comment les outils logiciels facilitent la gestion du temps dans l’entreprise ?

Les difficultés de la GTA en entreprise

Suivre efficacement et constamment les activités de ses salariés n’est pas toujours chose aisée. Cela se complique encore davantage lorsque les travailleurs ne sont pas fixés quotidiennement à un même poste de travail.

Or, c’est pourtant le cas dans de nombreux secteurs (construction, ingénieure, énergie, nettoyage…). Hausse du télétravail, travail à distance… ce nomadisme au travail est une tendance en hausse, avec comme conséquences une gestion des temps rendue plus complexe.

Le défi représenté par ce personnel en mobilité est de taille. Et il n’est pas toujours le seul. Prenons l’exemple du bâtiment :

• Les travailleurs sont régulièrement amenés à travailler sur plusieurs chantiers au sein d’une même journée.
• Le recours à la sous-traitance et à l’intérim est récurrent. Or, ces travailleurs sont soumis à des législations distinctes.
• Le pays de résidence du travailleurs, le pays où l’entreprise réside, celui où le travail s’effectue… peuvent diverger. En fonction, les législations à appliquer varieront (heures supplémentaires autorisées, régime de travail maximal…)

Le cas du secteur de la construction illustre bien la complexité de développer une gestion des temps efficace. S’il y a une chose à retenir : l’outil de GTA devra être adapté aux réalités du secteur de l’entreprise, ainsi qu’à sa taille.

1. Une collecte plus fiable des données RH

Un logiciel de gestion des temps de travail permet de solutionner le premier défi des ressources humaines : collecter de l’information de qualité sur les activités des salariés.

En minimisant les manipulations humaines, notamment les ressaisies de l’information, l’outil logiciel permet de diminuer le risque d’erreur humaine.

L’idéal est d’avoir une saisie unique de l’information et que celle-ci soit directement accessible, pour tous. Ainsi, tout le monde se base sur une même information, qui aura préalablement été vérifiée.

Prenons l’exemple du pointage digital. Il est particulièrement bénéfique dans des secteurs tels que le bâtiment :

• L’information est saisie à la source, sur le terrain, au sein d’une application mobile dédiée
• Les heures et informations complémentaires sont saisies dans des champs prédéfinis (reprise de vos codes d’heures…)
• En cas d’anomalie, une alerte est créée (dépassement d’un maximum d’heures…)
• Les données saisies sont envoyées pour validations successives
• Les données du pointage arrivent déjà structurées et validées au département RH

Traxxeo propose une application mobile de pointage dédié aux équipes mobiles, couplée à une plateforme de gestion permettant un traitement rapide des heures pointées et des exceptions. Ces données peuvent être intégrées directement dans votre logiciel de paie.

Cette collecte numérique de l’information permet :

• de réduire drastiquement le risque d’erreurs
• d’éviter le double ou triple traitement de l’information
• de ne plus avoir à rechercher des données manquantes

2. Une réduction de la charge administrative des RH

L’un des principaux avantages d’un logiciel de gestion des temps est l’automatisation de nombreuses tâches récurrentes. L’objectif ? Libérer du temps, à consacrer aux tâches à plus forte valeur ajoutée.

Le logiciel de GTA de Traxxeo permet par exemple d’automatiser la collecte, l’analyse et l’intégration des données relatives aux éléments variables de paie : heures travaillées, heures supplémentaires, heures de nuit, panier repas, indemnités kilométriques, etc. Cette automatisation permet un gain de temps considérable, en libérant des jours ou même une semaine entière aux gestionnaires de paie, à chaque fin de mois.

Le temps épargné peut être consacré aux autres tâches : accompagnement des salariés, au développement du bien-être au travail, examen des avantages sociaux des employés, recrutement, encadrement…

3. Une gestion des ressources humaines plus réactive

Trop souvent, les responsables RH font face à des retards. Résultat ? Chaque fin de mois, c’est la course contre la montre. Sans compter la pression immense sur les équipes, cela retarde les décisions et limite la réactivité de la gestion RH de l’entreprise.

Doit-on embaucher plus, ou moins d’intérimaires le mois prochain ? Mon taux d’absentéisme est-il sous contrôle ? Comment vont mes salariés ? Répondre à ces questions impliquent de disposer de l’information en temps et en heures.

En permettant la remontée des informations en temps réel, le logiciel de GTA devient un véritable outil de pilotage.

Les solutions de gestion des temps de Traxxeo permettent ainsi une réactivité sans précédent. En cas de manquement aux règles de l’entreprise ou aux législations en vigueur (nombre d’heures supplémentaires maximum…), les équipes RH sont immédiatement et automatiquement alertées. Outre cette meilleure réactivité, c’est un gain de temps significatif pour les équipes RH.

4. Un meilleur suivi budgétaire des coûts salariaux

La masse salariale représente l’un des coûts les plus significatifs pour une entreprise -et l’un des moins compressibles ! La gestion des temps représente donc un maillon essentiel du suivi budgétaire.

Cependant, calculer le coût précis de la main d’oeuvre peut parfois se révéler un véritable casse-tête. Cela est encore plus vrai lorsque les forces vives de l’entreprise se trouvent sur le terrain, effectuant des tâches variées et selon des coûts horaires tout aussi diversifiés.

En permettant un suivi précis des heures par tâche, la solution de GTA de Traxxeo permet non seulement une meilleure gestion RH, mais également un suivi budgétaire plus rigoureux.

Ces données sur les coûts de la masse salariales sont extrêmement importantes pour le pilotage RH de l’entreprise et permettent d’assurer la rentabilité de l’entreprise, sur le long terme.

5. Une suite logicielle intégrée à votre système d’information existant

Là où les feuilles papier et les fichiers Excel ne peuvent communiquer entre eux, le passage à un outil de gestion des temps digitale ouvre de nouvelles perspectives.

L’intégration de votre outil au sein de votre système d’information existant présente de nombreux avantages :

• Vous disposez alors d’une source unique et partagée de l’information
• Les heures saisies sur le terrain sont disponibles sans délais dans vos logiciels de gestion (SIRH, logiciel de paie…)
• Vos tableaux de bord RH sont alimentés en direct par des données fiables
• Etc.

Pour vous assurer une gestion RH efficace de bout en bout, la suite logicielle de Traxxeo s’intègre avec votre système d »information. Vous disposez de données fiables, en tout lieu, à tout instant.

Comment choisir son logiciel de Gestion des temps de travail ?

Lorsque vient le moment de choisir le meilleur logiciel pour effectuer la gestion des temps et des activités de votre entreprise, quels sont les facteurs à prendre en compte ? Il est évident que vos besoins et votre budget spécifiques guideront votre choix final, étant influencés par la taille de votre entreprise et de ses projets.

1. Quels critères pour ma GTA informatisé ?

Pour choisir votre logiciel de gestion des temps de travail, il vous faudra tenir compte de plusieurs critères. Vous êtes une PME, une TPE, ou un grand groupe ? Vous n’attendrez assurément pas les mêmes fonctionnalités de votre système de GTA. Votre secteur d’activité peut également être déterminant. Les secteurs de la construction ou génie civil par exemple regroupent de nombreux travailleurs en mouvement constant. Tenir compte de cette mobilité dans votre choix de logiciel est essentiel.

Afin de garantir le succès de votre projet digital, commencez donc par bien définir vos besoins. Qu’attendez-vous de votre solution de gestion des temps ? Combien ce collaborateurs seront concernés par ce changement ?

Pour mener le changement à bien, suivez les étapes de notre guide « Comment implémenter une solution de gestion des temps« .

2. Les outils de GTA gratuits

Vous pensez feuilles de temps, vous pensez Excel ? Alors, vous avez sûrement à gérer une équipe de taille modérée. Ou alors, peut-être êtes vous réticent à changer vos anciennes habitudes.

Si les feuilles d’heures papier et les tableaux Excel présentent des limites indéniables, ils n’en reste pas moins des outils facile d’accès. Les Google Sheets, totalement gratuites, permettent déjà de suivre les heures d’une petite équipe. De façon sommaire certes, mais l’outil peut répondre un temps au besoin d’une entreprise restreinte, à ces débuts.

En ligne, vous trouverez de nombreux modèles de feuilles de temps Excel, à télécharger gratuitement.

Et si ces outils vous ont déjà révélé leurs limites, mais que vous êtes réticents à passer le pas d’un logiciel payant, pas de panique.

De nombreux logiciels offrent soit une version d’essai de leur service, limitée dans le temps et/ou les fonctionnalités, ou bien une démonstration personnalisée et entièrement gratuite de l’outil. Afin que vous puissiez évaluer ce que la solution a dans le ventre, sans dépenser un euro.

3. Les logiciels SaaS

A l’ère du Cloud, les logiciels et application SaaS (Service as a Software) sont de plus en plus nombreux et s’avèrent de plus en plus performant et spécialisés.

Le principal avantage de se tourner vers un logiciel SaaS est de vous fournir un outil performant, directement déployable et qui a fait ses preuves, pour un coût maîtrisé. Vous ne payez aucun frais de développement, et disposez immédiatement d’un outil adapté. Pas satisfait du service ? Il vous suffit de vous tourner vers un autre prestataire, sans vous souciez des coûts d’adaptation d’une solution que vous auriez développée en interne.

Traxxeo, votre partenaire logiciel pour le suivi des temps de vos équipes mobiles

L’application mobile de suivi des temps de travail

Avec l’application mobile de pointage des heures de travail, vos collaborateurs sur le terrain saisissent aisément les informations nécessaires à la paie. Vos responsables d’équipes peuvent quant à eux valider les informations validées en toute facilité, directement depuis leur lieu de travail.

L’application mobile de pointage développée par Traxxeo propose un panel de fonctionnalités dédiées aux équipes mobiles :

• Mode hors ligne et en ligne
• Aides à la saisie : copier-coller, listes déroulantes…
• Interface ergonomique et intuitive
• Système d’alerte pour toute anomalie
• Etc.

Vos équipes terrain disposent d’un outil adapté à leurs réalités, disponible sur smartphone et tablette.

La plateforme logicielle de GTA

Vos équipes RH disposent quant à elles de toute l’information disponible en un seul endroit. Validation des heures, gestion des anomalies, gestion des absences… gérez l’ensemble de votre gestion des temps au sein d’un outil unique.

L’information validée est ensuite envoyée directement vers vos logiciels de gestion, pour le traitement de la paie par exemple.

Traxxeo est-il pour vous ?

Vous cherchez à optimiser la gestion des temps de vos équipes mobiles ?

• Améliorez votre réactivité RH
• Gagnez du temps dans votre gestion des pointages, des absences…
• Affinez le pilotage de vos activités
• Assurez la qualité de vos données RH à tout instant
• Etc.

Si vous disposez d’équipes moyennes à grandes, et souhaitez leur offrir une politique RH plus performante, prenez contact.