Logiciels de gestion des temps et des activités sur chantier : optimisez votre processus de paie

Logiciels de gestion des temps et des activités (GTA) sur chantier : optimisez votre processus de paie avec une application de pointage digitale pour le BTP.

La gestion de la paie est un aspect crucial de tout projet de construction. Chaque travailleur mérite un salaire juste, en temps et en heure. Cependant, les méthodes traditionnelles de collecte des données, sur papier ou excel, génèrent trop souvent des problèmes de retards ou d’erreurs. Dans cet article, nous examinons comment un logiciel de GTA, ou « Gestion des Temps et des Activités » permet de résoudre ces problèmes, afin d’optimiser votre processus de paie.

La gestion des temps et des activités, un défi dans le BTP

Être gestionnaire de paie implique de lourdes responsabilités, la première étant de s’assurer que chacun reçoive un salaire juste, en temps et en heure. De manière générale, les travailleurs n’ont pas consciences des difficultés rencontrées par leur gestionnaires de paie : lorsque le processus n’est pas maîtrisé, la situation peut rapidemement devenir critique. 

La gestion de la paie se révèle être une tâche encore plus complexe au sein du secteur de la construction. Les travailleurs sont mobiles, pouvant travailler sur plusieurs chantier au cours d’une même journée. Le recours à l’intérim et à la sous-traitance est récurrent, or chaque travailleur sur chantier est soumis à de lourdes régulations. La gestion des temps et des activités des travailleurs est donc particulièrement complexe, ce qui affecte considérablement le travail des gestionnaires de paie et des ressources humaines.

En conséquences, les entreprises de construction se tournent de plus en plus vers des solutions digitales de GTA. Cependant, étant donné les besoins spécifiques du secteur, les solutions généralistes ne peuvent convenir. Heureusement, des logiciels de GTA spécialisés du BTP existent, amenant avec eux d’important bénéfices pour la gestion de la paie.

Tirez le meilleur parti de votre logiciel de paie

Les gestionnaires de paie travaillant dans le secteur de la construction sont confrontés à divers défis dans l’exécution de leurs tâches quotidiennes. Nous vous présentons quatre principaux défis, surmontés avec un logiciel de GTA spécialisé dans le BTP.

1) La collecte précise des données

Chaque fin de fois, les équipes de gestion de la paie font face à une période de forte pression : il leur faudra récolter les données auprès des responsables de chantier, encoder ces information en vérifiant les erreurs éventuelles, courir après les informations manquantes… le tout dans des délais très serrés. Et ceci, sans pouvoir garantir que certaines informations ne seront pas incomplètes, ou même erronées.

Peut importe la motivation des gestionnaires de paie, ils ne peuvent garantir des salaires justes et à temps s’ils ne disposent pas de données exactes. Dans les faits, ils sont régulièrement confrontés à des problèmes de retards dans la collecte et doivent de plus consacrer du temps à encoder les informations -voire même à essayer de déchiffrer en vain un formulaire papier. Les délais et les erreurs dans le processus de paie semblent alors inévitables.

Grâce à l’utilisation d’une solution de GTA intégrée dans l’environnement numérique existant, l’encodage et le traitement corrects des salaires deviennent plus accessibles. L’automatisation de la collecte des données de paie signifie que les informations arrivent de manière sécurisée, structurées et pré-validées. C’est ainsi que les feuilles d’heures numériques vous permettent :

  • d’éviter les erreurs ;
  • d’éviter de traiter les données en double ;
  • d’éviter de devoir rechercher les données manquantes.

2) La réduction de la charge administrative

Les systèmes manuels et les encodages multiples sont sujets à des erreurs, mais nécessitent également beaucoup de temps. Ainsi, l’automatisation de la collecte, de l’analyse et de l’intégration des données permettent au gestionnaire de paie d’économiser un temps considérable. Concrètement, les utilisateurs de logiciels spécialisés peuvent économiser plusieurs heures de travail chaque semaine. Ce temps gagné sur la gestion du processus de paie signifie que les gestionnaires peuvent se consacrer à d’autres tâches à forte valeur ajoutée, telles que l’examen des avantages sociaux des employés, le recrutement, l’encadrement, la stratégie et la planification des actions.

La saisie des heures via une application de pointage digital permet d'obtenir facilement les données émanant du chantier, arrivant de manière sécurisée, structurées et pré-validées.

3) L’optimisation de votre réactivité

Il est difficile de prendre des décisions rapides et éclairées lorsque des informations essentielles arrivent avec une semaine de retard. C’est pourquoi il est important que les données soient exactes, mais également qu’elles arrivent à temps et au bon endroit. Un logiciel de GTA adapté peut donc vous permettre de surmonter complètement ce problème de retard.

Par exemple, en cas d’absence imprévue, le DRH sera immédiatement et automatiquement alerté par le logiciel. De même, si un travailleur ne respecte pas le nombre maximum ou minimum d’heures de travail par jour, une alerte peut être envoyée pour en informer le responsable. L’application Digital Timesheets de Traxxeo vous propose un large éventail d’alertes, vous permettant de répondre aux besoins spécifiques d’une entreprise. Outre le fait de disposer très rapidement d’informations de qualité, ces alertes automatisées facilitent réellement les tâches quotidiennes des gestionnaires de paie.

4) L’intégration avec votre système d’information existant

Les gestionnaires de paie sont également confrontés à un autre défi : la nécessité de posséder une vue d’ensemble de toutes les informations pertinentes (planification des absences, heures des travailleurs, événements imprévus, etc.). Les gestionnaires doivent recouper de nombreuses sources d’informations différentes afin de verser les salaires corrects, aux bonnes personnes. La technologie numérique permet de faciliter ce processus, mais à mesure que la gamme d’outils numériques se développe au sein d’une entreprise, il devient de plus en plus important de s’assurer que ces outils peuvent communiquer entre eux. Dans le cas contraire, les anciens problèmes de retards, d’erreurs et d’inefficacité subsisteront.

Concernant le secteur de la construction, un bon logiciel doit s’intégrer dans l’environnement numérique de l’entreprise de manière bidirectionnelle. D’une part, les codes de chantier, les coordonnées des travailleurs, ainsi que les structures de coûts doivent être automatiquement intégrés dans une solution de feuilles d’heures numériques. D’autre part, les données des chantiers doivent être intégrées dans les outils numériques de l’entreprise, tels qu’un SIRH (Système d’information de gestion des ressources humaines) ou un ERP. Le gestionnaire de paie dispose ainsi d’une vue d’ensemble claire de toutes les informations requises, car les solutions fournissent des données précises, récentes et structurées.

Choisir le logiciel de gestion des temps et des activités adapté à vos besoins

Lorsque vient le moment de choisir le meilleur logiciel pour effectuer la gestion des temps et des activités de votre entreprise, quels sont les facteurs à prendre en compte ? Il est évident que vos besoins et votre budget spécifiques guideront votre choix final, étant influencés par la taille de votre entreprise et de ses projets. Toutefois, le principal critère est de savoir si le logiciel a été spécialement adapté aux besoins particuliers du secteur de la construction. Comme nous l’avons déjà mentionné, le secteur de la construction présente un ensemble de difficultés très spécifiques – c’est pourquoi des logiciels spécialisés ont été conçus dans l’idée de surmonter ces problèmes et de répondre à vos besoins.

Conclusion

Les logiciels de collecte de données sont un outil parfaitement adapté aux gestionnaires de paie. Toutefois, il est important d’utiliser des logiciels spécialisés pour le secteur de la construction afin d’exploiter pleinement tous les avantages qu’ils proposent.

Fort de 12 années d’expérience, l’équipe d’experts en numérique et en construction de Traxxeo est spécialisée dans le développement de solutions permettant de résoudre les problèmes d’une entreprise de construction. La gestion du processus de paie, en particulier, est l’un des aspects les plus cruciaux susceptibles de profiter pleinement de l’intégration d’un logiciel de GTA. Les solutions de Traxxeo, telles que les feuilles d’heures numériques, ou Digital Timesheets, sont conçues spécialement pour les gestionnaires de paie du secteur de la construction et permettent :

  • un large éventail de paramètres ;
  • des vues multiples des informations ;
  • l’intégration avec votre environnement informatique.

Si vous souhaitez en apprendre plus sur les avantages dont peut profiter votre entreprise de construction, n’hésitez pas à nous contacter.

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