Comment digitaliser la récolte de vos feuilles d’heures sur chantier

Le 6 octobre dernier, nous accueillions Charles, VP Sales & Marketing et Charbel, Country Manager France de Traxxeo pour un nouveau webinar dédié au marché français.

Retrouvez un résumé du contenu de ce webinar, ou parcourez les réponses aux questions adressées par nos participants dans les lignes qui suivent.

Problématique : un manque de productivité sur chantier

À l’inverse du secteur manufacturier, la productivité du secteur de la construction est en baisse ces 30 dernières années. Cela n’est pas anodin et peut s’expliquer pour différentes raisons :

• Chaque chantier est unique – À l’inverse des produits standardisés ou des tâches répétitives du secteur manufacturier, une entreprise de construction gère différents chantiers, parfois extrêmement différents. Pour chacun, des processus complexes et adaptés sont mis en place.

• Une collecte d’information difficile – Les ressources de la construction sont mobiles. Que cela soit les compagnons sur chantier, les machines et outils ou la flotte de véhicule, il est difficile de garder une vision globale de ce qu’il se passe sur chantier.

• Des processus actuels peu efficients – Des processus très chronophages et peu efficients tels que les feuilles d’heures papier sont encore trop souvent la norme dans les entreprises. Le poids des habitudes ainsi que la résistance au changement peuvent en partie expliquer ce phénomène.

Vos chiffres

• 50% des participants récoltent encore les heures prestées à travers des feuilles papier réencodées dans des fichiers Excel.
• 40% des participants ne savent actuellement récolter qu’un niveau de détail sommaire des heures prestées : le chantier et le nombre d’heures par compagnon (excluant les types de tâches et les types d’heures, voire davantage).
• 10% des participants estiment avoir mis en place des processus de récolte et d’analyse efficients.

Conséquences : des frustrations à tous les niveaux

Le manque d’efficacité des processus touche l’ensemble des départements d’une entreprise de construction. Nous avions passé en revue les principales frustrations attachées à certaines fonctions :

• Sur le chantier – De nombreuses tâches administrativement lourdes ; des dépassements budgétaires non contrôlés ; un manque de visibilité sur les heures prestées par tâche ; des plannings tardivement mis à jour ; une gestion du matériel à améliorer.
• Service matériel – Un manque de visibilité sur le planning des engins et véhicules ; une trop forte dépendance aux systèmes data des constructeurs ; un contrôle des coûts par unité à améliorer ; des inventaires d’outils mal répertoriés ou mal suivis sur le chantier ; des budgets élevés pour la maintenance du parc ; des vols ou pertes de matériel.
• Département RH – Un nombre d’outils trop élevés, à faible productivité (papier, Excel, emails, téléphone) ; un trop grand nombre d’erreurs notamment causées par le ré-encodage ; un manque de communication avec les autres départements, les autres chantiers.
• Finance et contrôle des coûts – Les données du chantier arrivent souvent en retard ; la maitrise des coûts des opérations est rendue difficile ; un manque de visibilité sur la répartition des coûts par tâches.

Les solutions Traxxeo, dont la digitalisation des feuilles d’heures, viennent répondre à ces frustrations. N’hésitez pas à nous faire part de vos propres frustrations afin de voir comment nous pouvons vous aider.

Retrouver de la productivité sur chantier, comment ?

Pour renverser cette tendance à la baisse, la stratégie se divise en deux axes :

• Digitalisation – La digitalisation intelligente d’un maximum de processus métiers permet de valoriser davantage le travail des membres de l’entreprise, ou encore d’optimiser la gestion des ressources matérielles et le contrôle des coûts.

• Intégration – Face à l’émergence de nombreuses solutions logicielles, le défi réside dans une bonne intégration de ces solutions entre-elles. L’information collectée doit pouvoir remonter et s’intégrer dans l’environnement digital existant, afin d’obtenir une vue unique et centralisée de l’information.

Mieux gérer les ressources humaines et matérielles

Afin de gagner en productivité, Traxxeo s’attaque à la gestion de vos ressources en proposant différentes solutions dans l’objectif de permettre, via une intégration à votre environnement digital, une vue centralisée de l’utilisation de vos ressources.

• Récolte des heures prestées de manière plus riche et plus efficace.
• Planification des ressources de manière plus pertinente grâce à une information plus exacte, plus riche et plus rapide.
• Contrôle de présence et du statut administratifs des travailleurs.
• Géolocalisation de votre matériel, suivi de votre flotte de véhicules.
• Suivi de l’activité en temps réel : suivi de l’activité des hommes et de leurs interactions avec les machines, véhicules, outils.
  

Traxxeo, l’éditeur spécialisé de logiciels BTP

Conscient de la complexité des processus du secteur de la construction, Traxxeo est spécialiste dans ce domaine. Avec 12 ans d’expérience et une centaine de clients de toutes tailles, nous souhaitons construire le futur de la gestion des ressources chantier.

Concernant la digitalisation des feuilles d’heures sur chantier, Traxxeo propose une solution :

• Standardisée – duplicable d’un chantier à l’autre, afin notamment de soulager le démarrage d’un nouveau chantier.
• Paramétrable – afin d’être adaptée facilement et rapidement à chacun de vos chantiers quelle que soit l’industrie.
• Intégrée – à votre ERP, système de paie, de contrôle financier, etc.

Digitalisation des feuilles d’heures sur chantier : cas d’usage

Concrètement, comment ça fonctionne, qu’est-ce que cela apporte ? N’hésitez pas à visionner le témoignage complet de notre client Eiffage Benelux, que nous avons eu le plaisir de présenter lors de ce webinar.

« La numérisation de la collecte de nos données opérationnelles nous a permis d’accroître notre efficacité et de mieux contrôler chaque projet. »

Rudy Scherer, Chief Digital Officier

« Le travail de chacun est rendu plus rapide, plus facile et surtout avec beaucoup moins d’erreurs. »

Stefan Eerens, Administrateur Délégué

Vos questions

Avez-vous des impacts chiffrés de vos solutions ?

Pour tous nos clients, nous observons que les impacts peuvent varier, en fonction de la taille du projet par exemple. Notons que pour le pointage digital, le ROI se calcule sur plusieurs axes, notamment :

• Nombres d’heures économisées pour la gestion centrale des ressources – Au niveau ressources humaines, contrôle des coûts, suivi administratif, etc.
• Gain de productivité sur chantier – compagnons suivis de manière plus rapprochée et connaissance au jour le jour du nombre d’heures prestées par rapport au budget, retours facilités sur ce qu’il se passe sur chanter et les points d’attention. En général, la productivité des compagnons se voit augmentée de 2 à 10% chez nos clients.
• Meilleures négociations avec les sous-traitants – Les données très détaillées fournies par l’application de manière centralisées permettent d’avoir une intelligence augmentée sur les prestations de vos sous-traitants.
• Meilleure précision dans vos devis, meilleur suivi de rentabilités, etc. – Grâce à un suivi beaucoup plus rapproché de l’évolution du chantier et surtout de l’évolution de ses coûts.

En gestion de matériel, quels sont les protocoles de communication utilisés ? RFID, BLE, GPS ? Qu’en est-il de leur autonomie ?

Nous travaillons avec l’ensemble des protocoles cités. Pour la gestion du petit matériel, nous travaillons souvent avec du BLE, ou Bluetooth Low Energy. Ces puces Bluetooth peuvent être intégrées aux outils et peuvent communiquer, avec des bornes de lecture Bluetooth ou avec les smartphones du personnel présent sur site par exemple. Le champ d’action va de 50 à 100m en fonction de la topographie du chantier. En termes de durée de vie, cela peut varier en fonction des conditions climatiques, d’utilisation… mais l’on peut compter sur plusieurs années. C’est également le cas pour les autres technologies citées.

Qui sont les utilisateurs de vos applications ?

Nous abordions les différents points de douleurs dans les départements. Ce qu’il faut retenir, c’est que nous nous adressons à des personnes clés, sur chantier ou dans les bureaux : compagnons, chefs de chantier, conducteurs travaux, mais aussi administrateurs de paie, finance, gestionnaire matériel/de flotte, etc. Plus l’on couvre de personnes clés, plus on a la possibilité d’uniformiser l’information à travers la boîte.

Quel est votre apport sur la gestion des ressources pour la construction d’usines de traitement d’eau ?

• La nature de l’ouvrage n’est pas une problématique. L’information dont nous avons besoin, si nous reprenons le cas des feuilles d’heure, est simplement : la structure organisationnelle et surtout le système de validation ; qui encode les heures, qui les valide et où le résultat de ces informations doit arriver.
• Si vous travaillez avec de nombreux sous-traitants, pas de problème : nous sommes habitués à ce cas de figure. La plateforme Traxxeo n’est pas limitée au personnel du client, nous pouvons par exemple accorder un accès aux sous-traitants pour pointer leurs heures ou gérer l’aspect administratif. Il en va de même avec du personnel intérimaire.

Quel est le coût de cette digitalisation sur un projet?

Le coût des solutions va fortement dépendre de la taille du projet concerné et de l’impact potentiel de ces solutions. Nous fonctionnons sur un système de licence, qui va dépendre du nombre de personnes ou de véhicules à suivre par exemple.

Quels sont les impacts environnementaux de nos solutions ?

On essaie de plus en plus de les chiffrer. Cela va varier en fonction de nos solutions. Par exemple pour nos solutions de suivi de flotte et de gestion de parc, nous avons récemment menés des études chez de gros clients, afin de voir les possibilités en termes d’amélioration du planning et d’optimisation des trajets. Nous avons calculé une diminution potentielle de 20% des trajets effectués au cours d’une années. C’est le genre de choses sur lesquelles nous commençons à travailler davantage : comprendre comment nous pouvons aider nos clients, avec un impact global positif pour tous.

Vous proposez de nombreuses solutions potentielles. Quelles sont celles offrant un meilleur retour sur investissement ?

S’il l’on compare avec l’investissement de départ, la solution qui s’implémente le plus facilement et rapidement tout en permettant un ROI rapide, c’est les feuilles d’heures digitales. En fonction du client, on parle d’augmentation de productivité allant jusqu’à 20% sur le terrain. Avec les impacts en termes de marge, de bénéfice financier que cela engendre par la suite.

Qui sont vos concurrents ?  

• Pour les solutions de suivi des travailleurs, là notre plus grand concurrent -et notre sondage le confirme- sont les feuilles d’heures papier réencodées dans Excel. Nous voyons bien d’autres solutions émerger au sein des ERP ou via des logiciels développés en interne, mais en règle générale ils iront beaucoup moins loin en termes de design adapté au chantier, de données collectées disponibles pour la paie, etc.
• Concernant notre solution de suivi de flotte, d’autres acteurs sont présents sur le marché. Notre grande différenciation, c’est notre spécialisation sur des métiers comme la construction, l’infrastructure, l’énergie, etc. Nous allons pouvoir nous intégrer aux systèmes internes, pour maximiser le retour sur investissement des solutions.

Dans quels autres pays êtes-vous présents ?

Nous sommes présents au Benelux (Belgique, Pays-Bas, Luxembourg), qui représente le cœur historique de notre activité. Nous sommes désormais présents en France, comme nous venons de l’annoncer. La Suisse et la Pologne sont des marchés sur lesquels nous allons prochainement entrer. Il en va de même pour le Moyen-Orient qui, bien que plus éloigné, représente un marché avec beaucoup de potentiel.