De 5 belangrijkste troeven van resource management software voor het beheer van grote bouwprojecten

Bent u verantwoordelijk voor het beheer van een groot bouwproject? Zo ja, gefeliciteerd. Hoe zorgt u er nu voor dat uw project een succes wordt? De sleutel daartoe is het aanpakken van twee aspecten in het bijzonder: het verhogen van de productiviteit en het beheersen van de kosten.

Hier zijn vijf stappen die u zullen helpen om dit doel te bereiken en we kijken ook naar hoe resource management software u zal ondersteunen bij het beheersen van deze stappen.

5 stappen voor succesvol management op een groot bouwproject

1.   Controle op de werf

Bij een groot bouwproject is het moeilijk om alles bij te houden: de budgetten, planningen, arbeidskrachten, materialen, enz. Maar om wettelijke/financiële sancties of ongewenste ongevallen te vermijden, is het belangrijk om de arbeiders ter plaatse van nabij te volgen. Een cruciaal onderdeel daarvan is ervoor te zorgen dat ieders administratief statuut in orde is.

En omdat de wetgeving wereldwijd steeds strenger wordt op het gebied van aanwezigheidsregistratie van werknemers, moet u er ook voor zorgen dat u goed bent toegerust om deze specifieke gegevens dagelijks te registreren. 

Een oplossing voor aanwezigheidscontrole, gekoppeld aan een intelligent documentplatform, kan deze taak veel eenvoudiger maken. Met deze oplossing kunnen documenten snel en gemakkelijk worden geüpload en gedeeld. Bovendien kan u de aanwezigheid van alle werknemers in slechts een paar seconden controleren, zodat u zeker weet dat iedereen is waar hij hoort te zijn. En, niet minder belangrijk, een oplossing voor toegangscontrole zorgt ervoor dat onbevoegden de werkplek niet kunnen betreden.

2.   Productiviteitsopvolging

Een groot bouwproject zal onvermijdelijk veel tijd in beslag nemen. Gedurende deze tijd moet u ervoor zorgen dat u op schema zit en uw doelstellingen haalt. Dit betekent dat u een duidelijk beeld moet hebben van de productiviteit van uw werknemers voor elke fase, taak of activiteit van het project. 

Dankzij digitale technologie is het nu mogelijk om up-to-date informatie te hebben over de uitgevoerde uren van uw werknemers. Een efficiënte digitale timesheet-oplossing biedt u alle informatie die u nodig heeft om een eventuele follow-up in verband met productiviteit uit te voeren. Wij denken bijvoorbeeld aan de uitgevoerde uren per project, fase of taak; per dag of week; per persoon of per team; enz. 

Tijdige toegang tot dit soort dynamische informatie betekent dat u op elk moment kan nagaan of u uw doelstellingen haalt en zo niet, dan kan u de nodige corrigerende maatregelen nemen.

3.   Kostenbewaking

Net als de productiviteit moeten ook de kosten nauwlettend in het oog worden gehouden. Dit betekent dat u de kosten van uw middelen onder controle moet houden, zowel wat betreft arbeid als materiaal.

Arbeidskosten

Wanneer u over de juiste tools beschikt, wordt het beheer van de loonkosten heel eenvoudig. Wanneer uw kostenstructuur en HR-software geïntegreerd zijn in een digitale timesheetoplossing, komt de informatie die u op het terrein verzamelt in een reeds gestructureerd formaat bij u terug.

U kan op elk moment de voortgang van het tijdsbudget bekijken, waardoor u nooit meer verrast wordt door een budgetoverschrijding.

Materiële kosten

Wat uw materiële middelen betreft, zal krachtige software voor wagenparkbeheer u helpen om op verschillende manieren geld te besparen. Het helpt u bijvoorbeeld om ongewenst gedrag te voorkomen, zoals het rijden met te hoge snelheden of het ongeoorloofd gebruik van voertuigen. Voor kleiner materieel is het direct verantwoordelijk maken van uw team voor het gereedschap – door het via een app aan een individuele persoon toe te wijzen – een goede manier om diefstal en verlies te voorkomen. 

Al met al is technologie uw partner bij het beheersen van kosten en het voorkomen van ongewenste gebeurtenissen.

4.   Gestroomlijnde processen

Om uw groot bouwproject met succes uit te voeren, moet u alle niet-geoptimaliseerde processen identificeren. Waar verliest u precies tijd en/of geld?

Hier volgen enkele voorbeelden:

• Loonadministratie kan een zeer tijdrovende taak zijn, met weinig toegevoegde waarde. De integratie van gegevens uit een digitale timesheet-app in uw payrollsoftware kan echter een enorm verschil maken.
• Het beheren van de documentatie voor al uw werknemers, uitzendkrachten en onderaannemers kan een vervelende taak zijn. Maar intelligente documentsoftware kan het verzamelen, herkennen, verwerken en delen van al die administratieve documenten automatiseren.

5.   Goede communicatie

Tot slot, en met het oog op het stroomlijnen van processen, moet u zorgen voor een goede communicatiestroom tussen uw teams. 

Door ervoor te zorgen dat uw communicatieprocessen efficiënt zijn, zal u mensen in staat stellen effectief en productief met elkaar te communiceren, wat van vitaal belang is. Hier zijn twee voorbeelden: 

• Met een app voor aanwezigheidscontrole hebben de werfleiders gemakkelijk toegang tot de administratieve status van elke arbeider. Dit maakt een efficiënte en effectieve controle van de toegang tot de werkplek mogelijk.
• Door het verzamelen van de uren van werknemers te stroomlijnen, vermijden uw HR-managers potentieel moeilijke gesprekken met het personeel in geval van ontbrekende of onduidelijke informatie.

Door mensen in staat te stellen efficiënt te communiceren, vermijdt u in het algemeen onnodige spanningen of verkeerde informatie die de productiviteit van de werknemers negatief kunnen beïnvloeden. Een goede informatiedoorstroming betekent ook een betere reactiviteit om eventuele risico’s of kansen aan te pakken.

Hoe kiest u een resource management software voor een grote bouwwerf?

In elke onderneming is er niets erger dan een software die niet of helemaal niet wordt gebruikt. Om dit te vermijden, is het van essentieel belang zorgvuldig de software te selecteren die het best aan de vastgestelde behoefte voldoet. 

Criteria voor de keuze van resource management software:

• Uw sector: als bouwbedrijf moet u software kiezen die gespecialiseerd is in uw sector en die ontworpen is om specifiek op uw problemen in te spelen. 
• De grootte van uw bedrijf: zeer kleine bedrijven, KMO’s en grote groepen hebben niet dezelfde behoeften. Voor een optimaal beheer van een grote werf moet worden nagegaan of de gekozen oplossing op een dergelijk project kan worden ingezet.
• Uw behoeften: Het lijkt voor de hand liggend, maar het is van essentieel belang om het probleem te identificeren dat u wil oplossen. Op basis hiervan zal een gespecialiseerde ontwikkelaar u naar de beste oplossing kunnen leiden.
• Uw budget: natuurlijk speelt het budget altijd een rol. Vergeet bij de berekening van uw budget niet rekening te houden met het verwachte rendement van de investering. Heel vaak zorgen een paar extra euro’s die goed worden geïnvesteerd voor een optimaal rendement van de investering en uiteindelijk voor een mooie besparing. 

Door de beste software voor uw behoeften te identificeren, kan u de productiviteitswinst optimaliseren en de kosten verlagen, voor een betere concurrentiepositie.  Wenst u erover te praten? Aarzel niet om contact op te nemen met ons team:

Praat met een adviseur