Tijd- en aanwezigheidsregistratie op de werf: maak uw loonadministratie efficiënter

Loonbeheer is een van de belangrijkste aspecten van ieder project. De gekende traditionele methoden om gegevens vast te leggen met pen en papier leiden vaak tot vertragingen en menselijke fouten, maar gelukkig kunnen gespecialiseerde loonadministratietools voor de bouwsector dit oplossen. In deze blog gaan we dieper in op hoe bouwsoftware uw loonadministratie efficiënter kan maken.

Hoe efficiënt is uw gegevensverzamelingsproces?

Loonbeheerder zijn brengt grote verantwoordelijkheden met zich mee. Misschien wel de grootste hiervan is dat u ervoor moet zorgen dat iedere werknemer het juiste salaris op tijd krijgt. Werknemers beseffen vaak niet hoe uitdagend dit voor hun HR-verantwoordelijke kan zijn, maar wanneer er niet aan deze verwachtingen worden voldaan, kunnen de gevolgen erg snel escaleren.

Het wordt er niet gemakkelijker op wanneer de specifieke uitdagingen en pijnpunten van de bouwsector aan deze mix worden toegevoegd. Denk bijvoorbeeld aan de grote verscheidenheid aan voorschriften en het feit dat veel werknemers mogelijks op meer dan één werf op dezelfde dag aanwezig zijn. Als resultaat is het erg moeilijk en complex om de gegevens nauwkeurig bij te houden, wat natuurlijk de loonadministratie aanzienlijk beïnvloedt.

Om deze uitdagingen het hoofd te bieden en hun loonadministratie efficiënter te maken, wenden bouwbedrijven zich steeds vaker tot digitale oplossingen. Het is echter geen eenvoudige opgave om de juiste HR-software uit te kiezen – om de activiteiten van mobiele werknemers en andere gerelateerde HR gegevens te kunnen verzamelen, verwerken en integreren – maar gelukkig bestaan er intussen verschillende tools die specifiek voor de bouwsector zijn ontworpen. De tijdregistratie in de bouw worden dus steeds vaker gedigitaliseerd, wat belangrijke voordelen met zich meebrengt.

Het meeste halen uit uw loonadministratiesoftware

Salarisbeheerders in de bouwsector komen bij het uitvoeren van hun dagelijkse taken voor verschillende uitdagingen te staan. Deze problemen kunnen echter eenvoudig worden opgelost door de juiste bouwsoftware te gebruiken. Hieronder vindt u 4 van de belangrijkste voordelen die een digitale oplossing voor loonadministratie in de bouw met meebrengt.

1) Nauwkeurige gegevensverzameling

Iedere werknemer op tijd het juiste loon uitbetalen is een uitdaging. Het kan dan ook aan het einde van iedere maand een enorme druk leggen op het HR-team. Vaak moet het team allerlei ontbrekende gegevens opsporen, de werfleiders verschillende keren aanmanen om gegevens door te sturen of in te voeren, gegevens opnieuw ingeven en controleren op fouten, én dat allemaal binnen een erg strakke deadline.

Het punt is dat er voor een efficiënte loonadministratie heel wat gegevens nodig zijn. En laat het nu net zijn dat loonbeheerders vaak klagen over de vertragingen bij het verzamelen van deze gegevens en de hoeveelheid tijd die ze moeten spenderen aan het opnieuw invoeren van informatie. Bovendien zijn papieren documenten soms moeilijk te decoderen. Hierdoor ontstaan vertragingen en soms ook fouten bij het uitkeren van de lonen.

Dankzij een digitale tijdregistratieoplossing — zoals timesheeting app & software — die direct geïntegreerd is in uw bestaande omgeving worden gegevens correct ingevoerd en kan u de lonen efficiënter verwerken. De automatisering van het verzamelen van salarisgegevens betekent dat de informatie op een veilige, gestructureerde en vooraf gevalideerde manier aan de bron wordt verzameld. Met digitale urenstaten kunt u bijvoorbeeld:

• fouten vermijden
• voorkomen dat u gegevens opnieuw moet invoeren
• vermijden dat u achteraf ontbrekende informatie moet opsporen.

2) Lagere administratieve last

Handmatige processen en meervoudige invoer van gegevens zijn niet alleen vatbaar voor fouten, maar ook gewoon extreme tijdrovend. Door de verzameling en verwerking van uw gegevens te digitaliseren, kunnen uw loonadministratiebeheerders een heleboel tijd besparen en problemen voorkomen. Onze ervaring toont aan dat gebruikers die gespecialiseerde software gebruiken op het einde van de week een tijdwinst van vele uren boeken. Deze tijdbesparing betekent dat er meer aandacht kan worden besteed aan andere taken die een waarde creëren, zoals de personeelsvoordelen, rekrutering, coaching, strategie- en actieplanning.

3) Verhoogde reactiviteit

Het is moeilijk om snelle, weloverwogen beslissingen te nemen wanneer vitale informatie pas na een week of zelfs langer arriveert. De gegevens moeten dus niet alleen kloppen, maar ook op tijd en op de juiste plaats aankomen. De juiste loonadministratiesoftware kan deze vertragingen volledig overbruggen.

Als er bijvoorbeeld een ongeplande afwezigheid is, wordt de HR-manager onmiddellijk en automatisch gewaarschuwd door de software. Als een werknemer het maximum- of minimumaantal uren werk per dag niet volgt, kan er een melding worden verzonden om de manager op de hoogte te stellen. In de digitale urenstaatapp van Traxxeo kunnen allerlei alerts worden aangemaakt om aan de specifieke behoeften van uw bedrijf te voldoen. Naast het feit dat ze nu snel beschikken over kwalitatieve gegevens, kunnen deze geautomatiseerde meldingen de dagelijkse taken van uw salarisbeheerders écht vergemakkelijken.

4) Integratie met uw bestaande systemen

Een andere uitdaging voor salarisbeheerders is dat ze nood hebben aan een algemeen overzicht van alle relevante informatie: afwezigheidsplanning, arbeidsuren, ongeplande gebeurtenissen, enz. Vaak moeten ze allerlei informatiebronnen raadplegen om het correcte salaris te kunnen bepalen. Digitale tools zijn hiervoor de oplossing, maar naarmate de suite aan softwareoplossingen binnen een bedrijf aangroeit, wordt het steeds belangrijker om ervoor te zorgen dat de verschillende tools met elkaar kunnen communiceren en samenwerken. Anders geraken de oude problemen van vertragingen, fouten en inefficiënties niet opgelost.

De juiste software integreert dus bidirectioneel met de bestaande digitale omgeving van het bedrijf. Zo moeten bijvoorbeeld de verschillende werfcodes, arbeidergegevens, kostenstructuren enzovoort automatisch worden geïntegreerd in de digitale urenstaatoplossing. Aan de andere kant moeten de gegevens van de werf rechtstreeks worden verzonden naar de andere softwareoplossingen van het bedrijf, zoals het ERP-pakket. Zo heeft het HR-team een duidelijk overzicht van alle benodigde informatie.

De juiste tijdregistratie kiezen voor de bouwsector

Maar met welke factoren moet u nu rekening houden als u een digitale tool voor uw tijd- en aanwezigheidsregistratie aan het uitkiezen bent?

Het is in ieder geval duidelijk dat uw eigen behoeften en budget de leidraad moeten vormen voor uw uiteindelijke keuze, op basis van de grootte van uw projecten en firma. Het belangrijkste criterium moet echter zijn of de software volledig is aangepast aan de specifieke behoeften van de bouwsector.

Zoals eerder vermeld brengt de sector een hele problemen met zich mee die alleen door een gespecialiseerde software kunnen worden overwonnen.

Beter HR-beheer voor mobiele werknemers met Traxxeo

Er zijn verschillende manieren waarop loonadministratietools het leven van uw HR-team eenvoudiger kunnen maken. Maar om al deze voordelen volledig te kunnen benutten, is het belangrijk dat u kiest voor een tool die specifiek voor de bouwsector is ontworpen.

Met 12 jaar ervaring is het team van digitale bouwexperts van Traxxeo gespecialiseerd in het ontwikkelen van oplossingen om de uitdagingen van ieder bouwbedrijf op te lossen. Met name de loonadministratie is een van de meest cruciale aspecten die kunnen profiteren van de integratie van HR-software. De oplossingen van Traxxeo voor salarismanagers, zoals digitale urenstaten, zijn specifiek ontworpen voor de behoeften van de bouwsector en maken het volgende mogelijk:

• een bereik scala aan instellingen
• meerdere weergaven van informatie
• integratie met uw bestaande IT-omgeving.

Indien u meer wilt weten over wat we voor uw bouwbedrijf kunnen betekenen, neem dan contact met ons op.