4 manieren om uw vlootbeheer te optimaliseren via digitale tools

Bouwprojecten zijn vaak grootschalige operaties waarbij allerlei middelen worden betrokken. Hierbij speelt het machinepark een cruciale, maar vooral dure rol. Om een ​​winstgevend bedrijf te kunnen runnen, is het voor bouwfirma’s dan ook essentieel dat ze een ​​sterke vlootbeheerstrategie opstellen. Hun voertuigen moeten zich namelijk steeds op de juiste locatie bevinden, op het juiste moment en in goede staat. Daarnaast kan een goede strategie helpen om de gerelateerde kosten te drukken.

Vlootbeheer is echter niet altijd eenvoudig, want het omvat een breed bereik aan complexe taken waarvoor het verzamelen en verwerken van gegevens problematisch kan zijn. Gelukkig zijn er tegenwoordig veel manieren waarop vlootbeheersoftware bij deze taken kan helpen en bijdragen aan het verbeteren van de productiviteit en het concurrentievermogen van het bedrijf.

Vlootbeheer: een heleboel mogelijkheden

Vlootbeheer wordt gedefinieerd als het proces dat wordt gebruikt om toezicht te houden op en controle te houden over alle informatie over het machinepark en de daarbij horende activa, van de aanschaf tot de uitdienststelling van voertuigen. Hierdoor kan het bedrijf de kosten en bijbehorende risico’s verlagen, de efficiëntie verbeteren en naleving van de voorschriften garanderen voor de ganse organisatie.

Binnen dit proces hebben vlootbeheerders verschillende verantwoordelijkheden, waaronder:

• Beheer van de aankoop of verhuur van voertuigen
• Toezicht houden op het onderhoud van het wagenpark
• Alle voertuigen onder eigen beheer registreren en licentiëren
• Een strategie ontwikkelen om het brandstofverbruik en de kosten te verminderen
• Strategieën ontwikkelen om andere bijbehorende kosten te verlagen en de efficiëntie van het machinepark te optimaliseren
• Assisteren bij de rekrutering van chauffeurs
• Ervoor zorgen dat chauffeurs het rijreglement en eventuele bedrijfsspecifieke regels volgen
• Gedetailleerde rapporten opstellen over het voertuiggebruik, inspecties en onderhoud
• Manieren vinden om de levensduur van de vloot te optimaliseren

Deze verantwoordelijkheden hebben dus duidelijk betrekking op een aantal ruim uitlopende gebieden, zoals strategische planning, kostenbeheersing, optimalisatie van gegevensverzameling, rekrutering en voertuigonderhoud. En om de zaken nog ingewikkelder te maken, kunnen vlootbeheerders ook specifieke uitdagingen tegenkomen die verband houden met de rol, met name in de bouwsector.

Moeilijkheden bij vlootbeheer

Het beheer van mobiele activa, zoals bouwmachines en -voertuigen, is in iedere omgeving een uitdaging. Maar dit is des te meer het geval in de bouwsector, waar deze voertuigen op verschillende werven door verschillende werknemers worden gebruikt. Als gevolg hiervan kan het verzamelen van gegevens op de werf een échte kopzorg zijn.

De meest voorkomende problemen bij vlootbeheer zijn:

• Locatie voertuig/apparatuur – Waar is de apparatuur? Bevindt het zich op de juiste plek? Of in het geval dat er een specifiek soort voertuig nodig is op een bouwplaats, welk voertuig staat er dan het dichtst bij? Waar bevinden alle gehuurde voertuigen zich?
• Voertuiggebruik – Wie gebruikt het, waar en wanneer? Wat is de bezettingsgraad van de interne en externe machineparken? Welke voertuigen worden nooit/zelden gebruikt?
• Bestuurdersmonitoring – Worden de standaardregels en limieten gevolgd door de bestuurders? (bv. snelheidslimieten, maximum aantal werkdagen/uren, enz.). Hebben alle chauffeurs hun papierwerk in orde?
• Staat van het voertuig – Welke voertuigen zijn momenteel buiten gebruik? Welke hebben onderhoud nodig? En hoe kan het onderhoudsprogramma van de vloot worden georganiseerd?
• Kostenbeheersing – Hoeveel kost het om de vloot te beheren? Hoe kunnen de lopende kosten worden verlaagd?

Softwareoplossingen voor vlootbeheer

Iedere vlootbeheertaak brengt zijn eigen uitdagingen met zich mee. Over het algemeen is het moeilijk om relevante gegevens op tijd te verzamelen, maar dit is niettemin een essentiële vereiste voor succesvol wagenparkbeheer. Gelukkig kan gespecialiseerde vlootbeheersoftware helpen bij vier van hun belangrijkste verantwoordelijkheden.

1.      Supervisie – Een algemeen overzicht van de activiteiten

Supervisie is een kernactiviteit voor iedere wagenparkbeheerder. Maar het kan lastig zijn om alle activiteiten tegelijkertijd te monitoren – en dit is waar vlootbeheersoftware van pas komt. Het biedt u een duidelijk overzicht van al uw activiteiten in realtime. Daarnaast biedt het ook:

• Een geschiedenis van gebeurtenissen met betrekking tot het gebruik van een voertuig: wie deed wat en wanneer met het voertuig, wanneer reed of stopte het voertuig, enz.
• Nauwkeurige registratie van kilometers en gebruiksuren met behulp van geolocatiesoftware
• Een follow-up na de opdracht: wie had de leiding, voor welk project en op welke bouwplaats

Beschikken over dit soort informatie is cruciaal voor een goed wagenparkbeheer. Een totaaloverzicht stelt de vlootbeheerder in staat om snel en slim te reageren, bijvoorbeeld om voertuigen zo efficiënt mogelijk te sturen.

2.      Beveiliging – Een verhoogde veiligheid

De vlootbeheerder is ook verantwoordelijk voor het beveiligen van de vloot. Hiervoor is kwalitatieve, realtime informatie nodig, wat onmogelijk is zonder de juiste digitale tools. Vlootbeheersoftware voorziet u van realtime gegevens over de locatie van een voertuig of de snelheid waarmee er op een bepaald moment mee wordt gereden.

Door gebruik te maken van deze informatie kan misbruik van de vloot en ongewenst gedrag worden voorkomen. Wagenparkbeheersoftware kan niet alleen helpen om voertuigdiefstal en bestuurders die de verkeersregels overtreden tegen te gaan, maar ook de risico’s die gepaard gaan met gevaarlijk gedrag te verminderen. Door ervoor te zorgen dat de regels en voorschriften worden nageleefd, beveiligt u uw voertuigen en óók uw chauffeurs.

3.      Reageren – Op tijd over informatie beschikken

 Gegevens verzamelen is slechts het begin, want ze moeten ook worden verwerkt, geïnterpreteerd en vervolgens naar gehandeld worden. Met informatie over hun vloot kunnen managers snellere en slimmere beslissingen nemen, en in de bouwsector is reactiviteit de sleutel tot efficiëntie. Maar traditionele methoden voor het verwerken van gegevens betekenen dat het niet altijd gemakkelijk is om deze informatie op tijd te krijgen en dat het zelfs nog moeilijker kan zijn om deze te analyseren om tot bepaalde inzichten te komen.

Vlootbeheersoftware kan u helpen deze gegevens te verzamelen en structureren, zodat u in realtime informatie verkrijgt. Het is ook mogelijk om een ​​breed scala aan automatische waarschuwingen in te stellen, zoals wanneer:

• een werknemer houdt zich niet aan de rijvoorschriften
• een voertuig wordt buiten de werktijd of buiten de werkplaats gebruikt
• een voertuig is kapot gegaan of heeft onderhoud nodig

Dit stelt u in staat om onmiddellijk en goed geïnformeerd maatregelen te nemen, de controle over uw wagenpark te behouden en de bedrijfskosten te minimaliseren.

4.      Plannen – Meer informatie leidt tot betere beslissingen

Kwalitatieve informatie stelt u niet alleen in staat om snel te reageren, maar het kan u ook helpen om beter voorbereid te zijn op de toekomst. Planning is een cruciale activiteit voor vlootbeheerders: het voorspellen van de behoefte aan nieuwe voertuigen, het plannen van aankopen en natuurlijk de behoefte aan onderhoud.

Gespecialiseerde software voorziet u van nauwkeurige informatie waardoor u uw huidige en toekomstige behoeften sneller kan identificeren. Zijn er bijvoorbeeld ongebruikte voertuigen in het wagenpark? Zijn er écht meer voertuigen nodig? Welke voertuigen worden het meest gebruikt en welke zijn het meest efficiënt?

Bovendien is deze software een fantastisch hulpmiddel om het onderhoud van uw wagenpark te optimaliseren. Door het onderhoud te standaardiseren op basis van bijvoorbeeld het aantal kilometers of de gebruiksuren van een voertuig, kunt u er zeker van zijn dat uw planning efficiënt is, de levensduur van uw voertuigen optimaliseert en onverwachte defecten voorkomt, wat een bouwproject kan vertragen of gevaarlijk kan zijn.

Bovendien stelt betere informatie u in staat uw routes beter te plannen, onnodige kilometers te vermijden en zo de CO2-uitstoot en brandstofkosten te verminderen.

 Over het algemeen helpt een goede planning van de middelen de kosten te verlagen op een gezonde en duurzame manier.

De juiste vlootbeheersoftware kiezen: oplossingen voor elk budget

Vlootbeheersoftware voorziet uw wagenparkbeheerders van méér mogelijkheden bieden zodat ze al hun verantwoordelijkheden op een efficiëntere manier kunnen uitvoeren. Maar wat moet u dan precies overwegen als u heeft besloten om in een digitale tool te investeren?

Het belangrijkste criterium moet uw behoeften zijn en dus uw budget. Heeft u een grote of kleine vloot te beheren? Houdt u zich alleen bezig met de toewijzing van bepaalde voertuigen of heeft u een globaal overzicht nodig van het gebruik van alle voertuigen? Heeft u op elk moment gedetailleerde informatie nodig?

Voor elke situatie is er een aangepaste oplossing, met bijhorende aangepaste kosten. Bij Traxxeo doen we er alles aan om ervoor te zorgen dat we vlootbeheersoftware kunnen leveren voor alle verschillende behoeften en budgetten, zoals:

• Een oplossing voor digitale urenregistratie die eenvoudig te implementeren is en informatie verschaft over over de toewijzing van het voertuig, de locatie, het tijdstip van gebruik en de identiteit van de bestuurder. Voor kleinere budgetten en eenvoudigere behoeften kan deze optie de perfecte match zijn.

• Track en trace-oplossingen die vereisten dat de voertuigen zijn uitgerust met een trackingsysteem. Dit vereist uiteraard een grotere initiële investering, maar ze ziet voorziet ook in een grotere behoefte. Met deze oplossing kunt u alle relevante informatie in realtime bijhouden. Met een vloot van een bepaalde grootte kan deze investering zichzelf echter snel terugverdienen, aangezien de bedrijfskosten worden verlaagd en de efficiëntie van de vloot wordt verhoogd.

Ongeacht uw behoeften en budget kunt u dus ongetwijfeld de geschikte vlootbeheersoftware vinden om u als wagenparkbeheerder te ondersteunen. Het zal u helpen om voor deze complexe taak een eenvoudig process op te zetten dat uw werkefficiëntie verbetert en ervoor zorgt dat u betere, geïnformeerde beslissingen neemt.