5 regels voor een beter beheer van onderaanneming in de bouwsector

In sommige sectoren, zoals de bouw de weg- en waterbouw of de zorg, is het gebruik van arbeidskrachten in onderaanneming heel gewoon. Door onderaanneming kunnen bedrijven hun personeelsbestand versterken, maar het is niet zonder risico’s. Om de samenwerking goed te laten verlopen, zijn er regels die in acht genomen moeten worden.

Wat betekent onderaanneming?

Onderaanneming is een contract tussen twee bedrijven, namelijk de aannemer en de onderaannemer. De eerste, de aannemer genaamd, besluit een tweede bedrijf, de onderaannemer genaamd, alle of een deel van het voor een klant uit te voeren werk toe te vertrouwen. De klant wordt gewoonlijk de cliënt genoemd.

De aannemer blijft tegenover de klant verantwoordelijk voor het project. Daarom is de keuze van het onderaannemingsbedrijf van essentieel belang, om de kwaliteit van het geleverde werk en de naleving van de wetgeving te garanderen.

De onderaannemer heeft niet rechtstreeks te maken met de klant of de projecteigenaar. Het rapporteert rechtstreeks en alleen aan het bedrijf van de klant.

Het is dus de verantwoordelijkheid van deze laatste om de onderaannemer duidelijke en gedetailleerde specificaties te geven. Dit bestek bevat de richtlijnen en technische specificaties die nodig zijn voor de uitvoering van de opdracht.

Op basis van het bestek stelt de onderaannemer dan een uitvoeringsschema op, aan de hand waarvan de uitvoering van het hem toevertrouwde werk kan worden georganiseerd.

In Frankrijk wordt de definitie van onderaanneming duidelijk bepaald door de wet, die de precieze voorwaarden vaststelt. Zo is het bijvoorbeeld verplicht ten minste twee afzonderlijke contracten te hebben: één tussen de aannemer en de eindklant, en één tussen het hoofdbedrijf en de “aannemer” of onderaannemer.

Hoe werkt onderaanneming in de praktijk?

Een onderaannemingscontract is een contract tussen twee partijen:

• De aannemer, of het hoofdbedrijf dat de opdracht heeft gekregen om het werk voor de klant uit te voeren
• De onderaannemer, of de persoon “die het werk aanneemt”, dat belast is met de gehele of gedeeltelijke feitelijke uitvoering van het werk

In het onderaannemingscontract worden duidelijke afspraken gemaakt over de taken of diensten die aan het onderaannemingsbedrijf zullen worden toevertrouwd.

In tegenstelling tot een arbeidsovereenkomst bestaat er geen ondergeschiktheidsrelatie tussen het opdrachtgevend bedrijf en zijn onderaannemer. De twee partijen zijn alleen met elkaar verbonden door de uitvoering van de opdracht.

Waarom werken met onderaannemers in de bouwsector?

Welke voordelen biedt onderaanneming?

Onderaanneming biedt een grote flexibiliteit in de hoeveelheid arbeid die betaald moet worden. Wanneer een hoofdaannemer bij een aanbesteding voor een groot project wordt geselecteerd, zorgt onderaanneming voor een onmiddellijke stimulans voor zijn personeelsbestand.

Na de voltooiing van het project kan de hoofdaannemer weer op basis van zijn eigen personeel gaan werken. Het grootste voordeel van onderaanneming is dus dat het onmiddellijk kan worden gebruikt om een personeelstekort op te vullen.

Gezien het huidige tekort aan talent in de bouwsector, is het gebruik van onderaanneming vooral de laatste jaren toegenomen.

Wat zijn de risico’s van onderaanneming?

Helaas houdt het gebruik van personeel in onderaanneming risico’s in:

• Slechte kwaliteit van het geproduceerde werk
• Gebrek aan respect voor veiligheidsmaatregelen
• Niet-naleving van de voorschriften door het personeel (zwartwerk, gebrek aan kwalificaties, enz.)
• Gebrek aan inzicht in de werkelijke productiviteit van de ingehuurde onderaannemers

Deze risico’s kunnen sterk worden verminderd door een goed beheer van de onderaanneming. Bij de keuze van de ondernemer tot het toezicht op de nieuwe werknemers mag er niets aan het toeval worden overgelaten.

Hoe kan ik onderaannemers beheren?

Het beheer van onderaannemers brengt dus specifieke uitdagingen met zich mee. Om uw personeel in onderaanneming goed te beheren, is een goede organisatie van essentieel belang. Gelukkig zijn er veel hulpmiddelen beschikbaar om u bij deze taak te helpen.

Al deze hulpmiddelen helpen u om de 5 regels voor een goed beheer van onderaanneming in de bouwsector na te leven.;

5 regels voor het beheer van onderaanneming in de bouwsector

1. Plan en bepaal de behoeften aan onderaanneming

Alvorens een beroep te doen op personeel in onderaanneming, is het van essentieel belang uw behoefte aan extra arbeidskrachten te evalueren.

Daartoe is het van cruciaal belang dat u uw eigen personeelsbestand goed hebt gepland. Een nauwkeurig beeld hebben van de beschikbaarheid van uw eigen personeel is de eerste stap om het tekort te evalueren.

Zodra de planning van de ploegen ter plaatse is vastgesteld, wordt het gemakkelijker om de beschikbare krachten te vergelijken met de mankracht die voor het project nodig is, en dus de behoeften aan onderaanneming te bepalen.

2. Hoe kies ik de juiste onderaannemer?

Het spreekt voor zich, maar de keuze van de juiste partij is van doorslaggevend belang voor het succes van de samenwerking.

Neem de tijd om het kandidaat-bedrijf te leren kennen: heeft het de reputatie goed werk te leveren? Maakt het gebruik van gekwalificeerd personeel dat op basis van een reguliere arbeidsovereenkomst is aangeworven? Zijn zijn werknemers opgeleid in veiligheidsnormen?

Vooral in de bouwsector moet u bijzonder voorzichtig zijn.

Kom meer te weten over :

• Kwalificaties
• Naleving van de voorschriften door het personeel
• Naleving van veiligheidsmaatregelen

3. De geldende voorschriften volgen

Het is de verantwoordelijkheid van de hoofdaannemer om ervoor te zorgen dat de geldende wet- en regelgeving wordt nageleefd, of hij riskeert zware sancties.

Onder de wettelijke verplichtingen die moeten worden nageleefd:

• De arbeidsovereenkomst opstellen
• Het verschaffen van de nodige hulpmiddelen voor het werk
• Ervoor zorgen dat de werknemers aan de wettelijke voorschriften voldoen: werkvergunningen, specifieke kwalificaties, enz.
• Toezicht houden op het personeel en ervoor zorgen dat de veiligheidsnormen worden nageleefd

Merk op dat het in België en Spanje, bijvoorbeeld, nu verplicht is om voor de meeste bouwplaatsen de aanwezigheid van arbeiders dagelijks aan te geven bij de sociale zekerheid. De hoofdaannemer is verplicht een geschikte tool voor aanwezigheidsregistratie ter beschikking te stellen.

4. Een degelijke procedure opstellen

Elke onderaanneming moet volgens een duidelijke en nauwkeurige procedure verlopen. Elke stap is van essentieel belang.

Algemene stappen:

• Bepaling van de behoefte aan onderaanneming
• Keuze van het partnerbedrijf
• Opstelling van het onderaannemingscontract
• Controle op de administratieve naleving voor elke werknemer
• Onthaal van de arbeiders op de werf
• Toezicht op de arbeiders tijdens het hele project

Naast de keuze van de juiste partner is er hier nog een cruciale stap. Dit is om de wettelijke naleving van elke onderaannemer te verzekeren. Als een document ontbreekt of ongeldig is, zullen zowel de hoofdaannemer als de onderaannemer zwaar worden gestraft.

5. De juiste instrumenten kiezen

Een beroep doen op onderaannemers brengt dus specifieke uitdagingen met zich mee: zorgen voor veiligheid, naleving of zelfs productiviteit van de werknemers… om de samenwerking tot een succes te maken, moet ze goed beheerd worden.

Om de samenwerking tot een succes te maken, is het nodig ze goed te beheren. Zich uitrusten met de nodige hulpmiddelen is dus een eerste vereiste. Met het oog daarop heeft Traxxeo oplossingen ontwikkeld die speciaal gericht zijn op het beheer van het personeel op het terrein.

Een samenwerkingsplatform om documenten van onderaannemers te beheren

Een van de vervelendste taken bij het gebruik van arbeidskrachten in onderaanneming is te zorgen voor de administratieve orde van elke arbeider.

Dat komt omdat het hoofdbedrijf, of de hoofdaannemer, verantwoordelijk blijft voor het terrein en dus ook voor de naleving van de voorschriften door alle werknemers op het terrein.

Voorheen werden de documenten van de werknemers met de hand beheerd, met behulp van een groot aantal bestanden, maar nu kunnen ze in één enkel platform worden gecentraliseerd.

Met het door Traxxeo ontwikkelde beheerplatform DocXchange kunnen de administratieve documenten van de werknemers in onderaanneming gemakkelijk verzameld en gevolgd worden. Technologieën zoals artificiële intelligentie en de “cloud” worden gebruikt om de beheerders bij te staan, zodat dit administratieve beheer met het grootste gemak wordt uitgevoerd.

De invoering van DocXchange maakt het mogelijk talrijke verrichtingen die op de opdrachtgever rusten te automatiseren, zoals de inzameling, de verificatie en de follow-up van alle administratieve documenten van de werknemers.

Een flexibel systeem voor aanwezigheidsregistratie ter plaatse

Bij het beheer van onderaannemers bestaat een andere uitdaging erin hun aanwezigheid en bewegingen op de bouwplaats in het oog te houden.

Wie is waar, wanneer? Vanuit het veld opereren de terreinbeheerders soms in een toestand van verwarring. Toch is een duidelijk zicht op de aanwezigheid van cruciaal belang en kan het bij een ongeluk levens redden.

De Presence Control oplossing van Traxxeo biedt een duidelijk overzicht van de aanwezigheid ter plaatse, op elk moment. Het werfpersoneel kan nieuwe werknemers gemakkelijk op hun smartphone aangeven. De centrale managers krijgen de informatie onmiddellijk.

In sommige landen, zoals België of Spanje, waar aanwezigheidsregistratie in bepaalde gevallen verplicht is, communiceert het systeem ook met het sociale zekerheidsstelsel, om de dagelijkse aanwezigheid ter plaatse te declareren.

Een mobiele toepassing om de naleving door de werknemers te verzekeren

Bij een onderaannemingscontract blijft het hoofdbedrijf verantwoordelijk voor de naleving van de wettelijke voorschriften op de bouwplaats en dus ook voor de werknemers.

Wanneer dit echter manueel beheerd wordt, is het vaak zeer moeilijk om een duidelijk beeld te krijgen van de administratieve volgorde van de arbeider die ter plaatse aankomt. De controle van de administratieve orde is inderdaad een tijdrovende en moeilijke operatie wanneer men op het veld is.

Met Presence Control van Traxxeo is de informatie direct zichtbaar op een mobiele applicatie. De gegevens worden voortdurend bijgewerkt. De toepassing maakt het ook mogelijk om een nieuwe werknemer te verwelkomen en hem/haar in regel te brengen, rechtstreeks vanuit het veld.

Vereenvoudig uw beheer van onderaanneming met Traxxeo

Het gebruik van onderaannemers kan een zeer efficiënte strategie zijn om aan flexibiliteit te winnen en uw personeelsbestand tijdelijk te versterken.

Om u daarbij te helpen, en om geen risico’s te nemen, heeft Traxxeo een reeks software-oplossingen ontwikkeld die speciaal voor het beheer van onderaannemers bestemd zijn.

Bent u bezorgd? Laten we eens zien hoe digitale technologie u kan helpen uw onderaannemers beter te beheren.

Vereenvoudig uw beheer van onderaanneming