5 règles pour mieux gérer ses sous-traitants dans le BTP

Dans certains secteurs, comme la construction ou le génie civil, faire appel à de la main-d’oeuvre sous-traitante est monnaie courante. La sous-traitance permet aux entreprises de renforcer leur force de travail, mais elle n’est pas sans risques. Pour garantir le bon déroulement de la collaboration, il y a des règles à respecter.

Qu’est-ce que la sous-traitance ?

La sous-traitance est un contrat liant deux entreprises, à savoir le donneur d’ordre et le sous-traitant. La première, appelée le donneur d’ordre, décide de confier à une seconde entreprise, nommée le sous-traitant, tout ou une partie de l’exécution des travaux à réaliser pour un client. Le client est communément appelé le maître d’ouvrage.

L’entreprise donneuse d’ordre reste responsable du projet auprès du maître d’ouvrage. C’est pourquoi le choix de l’entreprise sous-traitante est primordiale, pour assurer la qualité du travail fournit et le respect de la législation.

L’entreprise sous-traitante ne traite pas directement avec le client, ou maître d’ouvrage. Elle rend compte directement et uniquement à l’entreprise donneuse d’ordre. Il incombe donc à cette dernière de fournir au sous-traitant un cahier des charges clair et détaillé. Ce cahier des charges reprend alors les directives et spécifications techniques nécessaires à la réalisation du contrat de travail conclut. Sur base du cahier des charges, le sous-traitants fournit alors un planning d’exécution, permettant d’organiser l’exécution du travail confié.

En France, la définition de la sous-traitance est clairement encadrée par la loi, qui en définit les conditions précises. Il est par exemple obligatoire d’avoir définit au moins deux contrats distincts : celui entre le maître d’ouvrage et le donneur d’ordre d’une part, celui entre le donneur d’ordre et le « preneur d’ordre », ou sous-traitant d’autre part.

Qu’est-ce qu’un contrat de sous-traitance ?

Un contrat de sous-traitance est contracté entre deux parties :

• Le donneur d’ordre, ou l’entreprise principale ayant remporté le marché pour l’exécution des travaux au près du client
• Le sous-traitant, ou l’entreprise « preneuse d’ordre », qui se voit confier tout ou une partie de l’exécution effective des travaux

Le contrat de sous-traitance définit clairement les missions, ou prestations, qui seront confiées à l’entreprise sous-traitante.

Contrairement à un contrat de travail, il n’existe aucun lien de subordination entre l’entreprise donneur d’ordre et son sous-traitant. Les deux entités sont uniquement liées par l’exécution de la mission.

Pourquoi sous-traiter dans le secteur du bâtiment ?

Les avantages de la sous-traitance

La sous-traitance offre une grande flexibilité dans la quantité de main-d’oeuvre à rémunérer. Lorsqu’une entreprise générale est retenue lors d’un appel d’offre pour un grand projet, le recours à la sous-traitance lui permet de bénéficier d’un renforcement immédiat de sa force de travail.

Une fois le projet clôturé, l’entreprise générale peut de nouveau tourner sur base unique de son personnel. L’avantage principal de la sous-traitance est donc de pouvoir pallier immédiatement à un manque d’effectifs.

Face à la pénurie de talent actuelle dans le secteur de la construction, le recours à la sous-traitance s’est particulièrement accru ces dernières années.

Les dangers de la sous-traitance

Malheureusement, faire appel à un personnel sous-traitant comporte des risques :

• Mauvaise qualité du travail produit
• Manque de respect des mesures de sécurité
• Non-conformité du personnel (travail au noir, manque de qualification…)
• Manque de vue sur la productivité réelle des sous-traitants engagés

Ces risques peuvent être fortement réduits grâce à une bonne gestion de la sous-traitance : du choix du partenaire à l’encadrement des nouveaux travailleurs, il ne faut rien laisser au hasard.

Comment gérer les sous-traitants ?

Gérer des sous-traitant soulève donc des défis spécifiques. Pour bien gérer sa main-d’oeuvre en sous-traitance, une bonne organisation est clé. Heureusement, il existe une multitude d’outils adaptés pour vous accompagner dans cette tâche.

Tous ces outils vous aident à respecter les 5 règles pour une bonne gestion de la sous-traitances dans le BTP.

Les 5 règles pour bien gérer sa sous-traitance dans le BTP

1. Planifier et définir les besoins en sous-traitance

Avant de faire appel à un personnel sous-traitant, il est indispensable de bien évaluer son besoin en main-d’oeuvre supplémentaire.

Pour cela, il est crucial d’avoir correctement planifier sa propre force de travail. Disposer d’une vue exacte sur les disponibilités de son propre personnel est la première étape, permettant d’évaluer le manque à combler.

Une fois le planning des équipes chantier établi, il devient plus aisé de comparer les forces disponibles au besoin en main-d’oeuvre requis pour la réalisation du projet, et ainsi donc définir ses besoins en sous-traitance.

2. Bien choisir son entreprise sous-traitante

Cela va de soi, mais le choix du partenaire est une étape cruciale pour le succès de la collaboration.

Prenez le temps de vous renseigner sur l’entreprise candidate : a-t-elle la réputation de faire du bon travail ? Fait-elle bien appel à un personnel qualifié et embauché selon un contrat de travail réglementaire ? Ses ouvriers sont-ils formés aux normes de sécurité ?

Dans le secteur du bâtiment particulièrement, il convient de se montrer particulièrement prudent.

Renseignez-vous sur :

• Ses qualifications
• La conformité de son personnel
• Le respect des mesures de sécurité

3. Suivre la réglementation en vigueur

Il incombe à l’entreprise générale d’assurer le respect de la législation et des règlements en vigueur, sous peine de lourdes sanctions.

Parmi les obligations réglementaires à respecter :

• Etablir le contract de travail
• Fournir les outils nécessaires à la fonction
• Assurer la conformité légale des travailleurs : permis de travail, qualifications spécifiques…
• Encadrer le personnel et assurer le respect des normes de sécurité

Attention, en Belgique ou en Espagne par exemple, il est désormais obligatoire de déclarer la présence des ouvriers quotidiennement à la sécurité sociale et ce pour la plupart des chantiers. L’entreprise générale est dans l’obligation de fournir un outil d’enregistrementdes présences adapté.

4. Mettre en place une procédure solide

Toute démarche de sous-traitance doit respecter une procédure claire et précise. Chaque étape est primordiale.

Les étapes générales :

• Définition des besoins en sous-traitance
• Choix de l’entreprise partenaire
• Etablissement du contrat de traitance
• Contrôle de la conformité administrative pour chaque ouvrier
• Accueil des travailleurs sur le chantier
• Encadrement des travailleurs tout au long du déroulement du projet

Outre le bon choix du partenaire, une étape est ici cruciale. Il s’agit de s’assurer de la conformité légale de chaque travailleur sous-traitant. Un document manquant ou invalide, et c’est une lourde sanction qui attend à la fois l’entreprise générale et sous-traitante.

5. Choisir les outils adaptés

Faire appel à la sous-traitance soulève donc des défis spécifiques : assurer la sécurité, la conformité ou même la productivité des travailleurs… afin de faire de la collaboration un succès, il convient de l’encadrer correctement.

S’armer des outils nécessaires est donc un pré-requis. Face à ce constat, Traxxeo a développé des solutions dédiés à la gestion du personnel de terrain.

Une plateforme collaborative pour gérer les documents des sous-traitants

L’une des tâches les plus fastidieuses lorsque l’on fait appel à de la main-d’oeuvre sous-traitante est de veiller à l’ordre administratif de chaque travailleur.

En effet, l’entreprise donneuse d’ordre, ou entreprise principale, reste responsable du chantier et donc de la conformité de tout intervenant sur les lieux des travaux.

Autrefois géré à la main à l’aide d’une multitude de classeurs, les documents des travailleurs peuvent désormais être centralisé au sein d’une même plateforme.

La plateforme de gestion DocXchange développée par Traxxeo permet de collecter et de suivre en toute facilité les documents administratifs des travailleurs sous-traitants. Des technologies telles que l’intelligence artificielle ou le cloud viennent prêter main forte aux gestionnaires, pour que cette gestion administrative s’effectue en toute simplicité.

La mise en place de DocXchange permet d’automatiser de nombreuses opérations incombants au donneur d’ordre, telles que la collecte, la vérification et le suivi de l’ensemble des documents administratifs des travailleurs.

Un système flexible d’enregistrement des présences sur chantier

Lorsque l’on gère des travailleurs sous-traitants, un autre défi est de suivre leurs présences et déplacements sur les chantiers.

Qui est où, à quel moment ? Depuis le terrain, les responsables du chantier opèrent parfois dans un flou important. Pourtant, obtenir une vue claire des présences est primordial et peut sauver des vies en cas d’accident.

La solution Presence Control de Traxxeo offre une vue claire des présences chantier, à tout instant. Le personnel de chantier déclare facilement tout nouveau travailleur sur smartphone. Les gestionnaires en central obtiennent immédiatement l’information.

Dans certains pays, comme la Belgique ou l’Espagne, où l’enregistrement des présences est obligatoire dans certains cas, le système communique également avec la sécurité sociale, afin de déclarer quotidiennement les présences chantier.

Une application mobile pour assurer la conformité des travailleurs

Lors d’un contrat de sous-traitance, l’entreprise principale reste responsable de la conformité légale du chantier et donc de ses intervenants.

Cependant, lorsque cela est géré manuellement, il est souvent très difficile d’obtenir une vue claire de l’ordre administratif du travailleur qui se présente sur le chantier. En effet, le contrôle de l’ordre administratif est une opération aussi chronophage que difficile lorsque l’on se trouve sur le terrain.

Avec Presence Control de Traxxeo, l’information est directement visible sur une application mobile. Les données sont actualisées en permanence. L’application permet également d’accueillir un nouveau travailleur et de le mettre en règle, directement depuis le terrain.

Simplifiez votre gestion de la sous-traitance avec Traxxeo

Faire appel à de la main-d’oeuvre sous-traitante peut s’avérer être une stratégie très efficace pour gagner en flexibilité et renforcer temporairement sa force de travail.

Pour vous aider dans cette démarche, et vous éviter de prendre des risques, Traxxeo a développé une série de solutions logicielles dédiées à la gestion des sous-traitants.

Vous êtes concerné ? Voyons ensemble comment la technologie digitale peut vous aider mieux gérer votre sous-traitance.

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