La gestion documentaire (GED) numérique dans le BTP : tout ce que vous devez savoir

La gestion documentaire fait partie intégrante de la gestion de projets de construction. Et cela vaut pour tous les domaines : entreprise générale de construction, de Travaux Publics, du Génie Civil ou de corps d’états secondaire du BTP… tout acteur de la construction fait face à une grande complexité.

Entre les contraintes de délais, de budget ou d’approvisionnement et les nombreuses régulations qui pèsent sur le secteur, mener un chantier à bien n’est pas chose aisée ! Pour un flux de travail fluide et efficace, le logiciel de gestion documentaire, ou GED, a un rôle à jouer.

La gestion documentaire dans la construction (GED) : de quoi s’agit-t-il ?

La gestion documentaire fait partie intégrante de la gestion de projets de construction. Et cela vaut pour tous les domaines : entreprise générale de construction, de Travaux Publics, du Génie Civil ou de corps d’états secondaire du BTP… tout acteur de la construction fait face à une grande complexité.

Entre les contraintes de délais, de budget ou d’approvisionnement et les nombreuses régulations qui pèsent sur le secteur, mener un chantier à bien n’est pas chose aisée !

Afin d’assurer une bonne gestion des flux de travail, une gestion documentaire rigoureuse est indispensable. Avant même le départ du projet, de nombreux documents sont nécessaires. Ces documents doivent être rédigés, vérifiés, validés… et enfin partagés entre les différents acteurs (maitre d’ouvrage, sous-traitant, administration, etc.).

S’assurer que ces documents arrivent validés, au bon endroit et au bon moment, c’est le rôle de la gestion documentaire.

Pourquoi faire appel à un logiciel de GED dans le bâtiment ?

Que ce soit dans le secteur de la construction ou ailleurs, les logiciels de gestion documentaire sont une grande aide pour les gestionnaires administratifs.

Ces outils numériques permettent à la fois de collecter, stocker, lire, analyser, partager ou encore archiver un grand nombre de documents. Les données, autrefois uniquement disponibles à la lecture sur papier, sont désormais valorisées et disponible à tout endroit, à tout instant.

Dans le secteur du BTP, la GED numérique permet d’accélérer les échanges d’informations, afin de fluidifier les flux de travail. Qu’il s’agissent de documents administratifs, de compte-rendus, de plans ou maquettes BIM ou autre, les acteurs sur le terrain ou au bureau peuvent consulter l’information sans attendre.

Gestionnaire administratif, comptable ou directeur de travaux, chacun peut également y apporter des modifications, effectuer un controle des données saisie ou prendre action en cas d’anomalie.

Les problèmes liés à la gestion des documents sur papier dans le BTP

Un projet de construction génère énormément de documents. Tout au long de la réalisation des travaux, ces documents seront amenés à transiter de chantier en chantier, d’un département à l’autre, d’un responsable travaux à un autre.

Ils seront également manipulés par de nombreux intervenants, aussi bien en interne qu’en externe : maitre d’ouvrage, administration, architecte, technicien, conducteur de travaux, sous-traitant, etc.

Lorsque ces documents sont encore au format papier, les frustrations s’avèrent vite nombreuses :

• Collecte lente et fastidieuse des documents
• Risque de perte, de vol… et problème de confidentialité lié au manque de sécurité des données
• Problème de lisibilité ou erreur de ressaisie
• Course à l’information manquante, perte de temps dans la recherche des documents
• Accès difficile depuis les différents sites
• Lenteur et retard dans les processus de validation
• Etc.

Ces problèmes n’épargnent personne : ni les employés au bureau, qui perdent du temps à recueillir et traiter l’information, ni les travailleurs sur chantier, occupés à gérer du papier, au lieu de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Outre les retards dans l’avancement des travaux, cette inefficacité peut également conduire à de lourdes sanctions financières ou meme pénale, voire à des accidents de travail, lorsqu’une personne non autorisée se retrouve sur chantier à l’insu de tous.

Quels avantages d’un logiciel de GED dans la construction ?

Le recours à une solution de ged numérique comporte plusieurs avantages. Parmi ceux-ci :

• La dématérialisation des documents
• Un partage sécurisé vers vos clients, sous-traitants ou partenaires
• Une administration simplifiée
• Une meilleure visualisation des données disponibles

1. La dématérialisation des documents

A l’opposé du papier, qui nécessite d’avoir accès au document physique, une solution numérique fait fit de l’emplacement de l’utilisateur. Un atout indéniable dans un secteur au personnel mobile, se déplaçant de site en site.

Un autre avantage de cette dématérialisation, c’est le gain de temps conséquent pour retrouver l’information. Fini la recherche désespérée pour mettre la main sur un document introuvable. Tout est disponible au même endroit et facilement accessible.

Transformez vos fichiers PDF en données intelligentes et rendez l’information accessible à vos collaborateurs, où qu’ils se trouvent.

La GED dématérialisée permet de centraliser l’ensemble des documents dans un espace numérique unique et sécurisé. Un logiciel de GED tel que Traxxeo permet ainsi de dématérialiser le registre unique du personnel, afin d’accéder à tout instant à la liste des travailleurs.

2. Le partage des documents vers vos clients, sous-traitants et partenaires

Etant donné le nombre d’acteurs internes et externes impliqués autour d’un projet de construction, le partage de document est un besoin quotidien pour les entreprise du BTP. PME, TPE ou grands groupes internationaux, personne n’échappe à la règle : l’information doit pouvoir circuler et être partagée sans délai.

La centralisation de l’ensemble des documents dans une plateforme GED unique permet de faciliter l’envoi et la réception des documents. Fini les innombrables échanges de mail et les pièces jointes volumineuses.

La dématérialisation de vos documents permet d’en faciliter et d’en sécuriser le partage vers vos parties prenantes externes (maitre d’ouvrage, sous-traitants, société d’intérim, etc.).

Pérennisez vos relations avec vos partenaires externes et accélérez les échanges de documents entre parties prenantes.

3. L’administration : workflows de validation, gestion des cycles de vie, etc.

L’un des premiers impacts d’un logiciel de GED, c’est la simplification de votre gestion administrative.

Qu’il s’agissent de gérer des workflows/circuits de validation, les cycles de vie de vos document, le partage vers vos partenaires ou clients, les modifications… la mise en place d’une GED numérique fluidifie la gestion administrative.

Vos gestionnaires gagnent en temps et en efficacité et sont plus à meme de traiter rapidement toute anomalie.

Cette réactivité est d’autant plus importante lorsqu’on touche au suivi des présences et de l’ordre administratif des travailleurs sur chantier : un document non valide ou périmé, c’est un risque important de sanction administrative ou d’amende financière.

4. La visualisation au sein d’une plateforme ou d’une app mobile

Le rangement de documents papier dans des classeurs sur une étagère limite considérablement la visibilité sur leur contenu. En dématérialisant les documents papier ou PDF, une solution de GED numérique offre une visibilité sans précédent sur les données disponibles.

L’information est centralisée dans une plateforme unique, accessible à toute personne disposant des droits d’accès requis. Il est ainsi possible de rechercher une donnée en quelques clics, grâce aux filtres présents dans la solution choisie.

Certaines solutions, telles que DocXchange, la plateforme de gestion des documents administratifs de Traxxeo, vont encore plus loin, en proposant une application mobile.

Grace à cette application mobile de controle des présences et de la conformité, les responsables sur chantier obtiennent à leur tour une vue en temps réel sur la situation administrative de leurs travailleurs. En un clic, ils prennent action sans attendre, permettant un flux de travail ininterrompu.

Cette visibilité est particulièrement importante lorsqu’il s’agit de gérer des sous-traitants : n’ayez plus aucun doute sur la conformité de tous vos intervenants chantiers, quel que soit leur statut.

Traxxeo, votre solution pour la gestion de vos documents administratifs

La bonne gestion des documents administratifs de vos travailleurs est primordiale a bien des égards. Elle permet de :

• Garantir la conformité des chantiers, protéger la réputation et évitez les amendes/sanctions
• Sécuriser la relation client/sous-traitant
• Réduire l’impact des tâches administratives sur les équipes terrain
• Gagner du temps dans la gestion quotidienne

Avec DocXchange de Traxxeo, centralisez la gestion des documents administratifs de vos ouvriers, intérimaires ou sous-traitants dans un même compte :

• Automatisez la collecte et la lecture de vos documents grâce à la reconnaissance visuelle (intelligence artificielle)
• Améliorez le traitement des anomalies avec les alertes automatiques (fin de validité, non valide, etc.)
• Accélérez la gestion des données, grâce à une solution très ergonomique
• Facilitez le partage de vos documents, vers vos clients ou sous-traitants

Sachant que la bonne conformité des travailleurs est l’une des mesures pour une meilleure sécurité des chantiers, l’impact d’une bonne gestion documentaire dépasse de loin les seuls bureaux des gestionnaires administratifs.

Sécurisez vos chantiers et valorisez votre image avec une gestion documentaire simple et efficace