Le contrôle de présence pour assurer la conformité du personnel mobile

Le contrôle de présence permet de suivre les heures de travail et la localisation des travailleurs, particulièrement utile dans le cas de personnel mobile. Les solutions numériques permettent d’avoir, à tout instant, une vue d’ensemble des travailleurs présent sur un site, grâce au suivi données d’entrées et de sorties. Presence Control™ de Traxxeo propose d’aller encore plus loin, pour une conformité sans faille de vos travailleurs mobiles.

Assurer la conformité en mobilité : les défis à relever

L’une des premières utilités du contrôle de présence est de pouvoir témoigner des entrées et sorties du personnel sur son lieu de travail. Ceci a plusieurs utilités :

• Suivre le temps de travail des employés
• Assurer le respect des horaires planifiés
• Pouvoir obtenir, à tout moment, la liste du personnel présent

Ces éléments concourent à garantir une conformité optimale du personnel : pas d’accès au site en dehors des heures autorisées, respect de la législation propre au statut du travailleurs (régime horaire, repos obligatoire, heures supplémentaires autorisées ou non…), etc.

Lorsque le personnel se rend chaque jour sur un lieu unique, selon un horaire régulier, il est assez aisé de mettre en place un système de contrôle de présence. Cependant, lorsque les travailleurs travaillent sur de multiples sites, ou se déplacent en cours de journée, cela devient vite plus compliqué.

Très vite, de nombreuses questions de posent :

• Qui est présent sur un certain site ?
• Combien d’heures ont été travaillées sur tel ou tel site ?
• Qui est en ordre administratif, qui ne l’est pas ?
• Comment prendre action, lorsqu’un travailleur n’est pas en ordre ?

Pour y répondre, il est nécessaire de :

• Pouvoir suivre les multiples entrées/sorties du personnel sur les différents sites
• Obtenir une vue du personnel présent par site de travail
• Pouvoir vérifier le statut administratif du travailleur se présentant sur site
• Être en mesure de communiquer avec le siège central, pour accueillir un nouveau travailleur et/ou régulariser sa situation

Il est donc nécessaire de se tourner vers une solution qui permette de communiquer entre le site et le siège central. Le défi ? Les outils traditionnels ne permettent pas cette communication.

La feuille de présences papier, un outil limité

Historiquement, les présences du personnel sont relevées sur une feuille de papier, appelée « feuilles de présence ». Souvent, les heures travaillées sont relevée sur cette même feuille, alors appelée « feuille d’heure » ou « feuille de pointage ».

Outre le temps passé à saisir l’information, un tel outil va demander un temps de traitement conséquent : collecte des différentes feuilles, acheminement au service RH ou ressaisie dans un fichier Excel, ressaisie et traitement par les collaborateurs RH… Entre le moment où l’information est saisie et le moment où elle peut être exploitée, le délai est très – trop ! – important.

Pour les collaborateurs sur site, il est également très difficile de juger de la conformité du travailleur se présentant devant eux. Souvent, lorsqu’il s’agit d’un chantier de construction par exemple, les documents administratifs sont repris dans des classeurs sur le lieu de travail. Mais que faire lorsqu’un document est manquant, ou lors de l’accueil d’un nouveau collaborateur ?

Avec ce type de fonctionnement, il est impossible de faire remonter l’information au siège de l’entreprise en temps et en heure, sans passer des heures au téléphone ou aux échanges de mails.

Et les badgeuses alors ?

Les bagdeuses, ou pointeuses, sont de plus en plus courantes en entreprise. badgeuse mécanique, badgeuse RFID, badgeuse biométrique… il en existe de tout type.

Ces solutions ont l’avantage de permettre le suivi des entrées et sorties d’un lieu de travail où elles auraient préalablement été installées. Cependant, elles présentent également certains désavantages.

Les principales limites des badgeuses traditionnelles :

• Elles sont fixes et doivent être installées sur le site au préalable. Elles ne conviennent pas aux interventions ou aux chantiers de courte durée, par exemple.
• Elles ne font que remontées les entrées et sorties, mais ne disent rien de la conformité du travailleur se présentant sur site.
• Elles permettent le relevé des heures, mais ne permettent pas de préciser la nature des heures travaillées, ou les indemnités à prévoir.

Lorsqu’il s’agit de garantir une conformité et une sécurité sans faille pour l’ensemble des travailleurs mobiles, les badgeuses seules ne peuvent suffirent.

Le biométrique, vraiment une bonne idée ?

L’usage de dispositif biométrique (lecteur d’empreinte digitale, reconnaissance faciale…) est soumis à une stricte régulation. Il faut pouvoir prouver du caractère nécessaire d’un tel dispositif.

En outre, une badgeuse biométrique rencontrera les mêmes limites que les autres pointeuses traditionnelles : utilisées seules, elles ne permettent que de suivre les entrées et/ou sorties. Pour les lieux requérant une sécurisation optimale des accès, il convient avant tout de penser à un système de contrôle d’accès sûr et complet.

Une solution de contrôle de présence adaptée au personnel mobile

Presence Control™ est une application mobile, disponible sur smartphone ou tablette. Elle permet de gérer les présences où que l’on se trouve, en toute facilité. Sa force est de communiquer avec le siège central en permanence.

Sur site, les travailleurs enregistrent facilement leurs présences. Un gestionnaire peut contrôler à tout instant l’ordre administratif d’un employé, en s’assurant qu’aucun document n’est manquant par exemple. En cas d’anomalie, il est directement alerté et peut prendre action facilement (ajouter le document, sortir la personne du site, etc.)

Au siège central, les gestionnaires obtiennent une vue d’ensemble actualisée des présences des travailleurs. Ils vérifient également en un clin d’oeil que le personnel est présent, et bien en règle.

L’application vous permet de contrôler en un clin d’oeil :

• Les présences du personnel sur chacun des sites enregistrés.
• Le statut administratif, c’est-à-dire que l’ensemble des documents nécessaire pour ce profil de travailleur sont bien renseignés et toujours en ordre de validité. Cela peut comprendre les accréditations et formations nécessaires pour effectuer un type de travail.
• Le droit d’accès au site, c’est-à-dire que le travailleur n’a pas été mis —automatiquement ou manuellement— en interdiction d’accès.
• L’ accueil sécurité, c’est-à-dire, lorsque cela est nécessaire, que le travailleur présent a bien reçu son accueil sécurité.

L’application se couple avec les systèmes de badges traditionnels et propose également une badgeuse virtuelle. Ainsi, le nouveau processus numérique s’adapte sans mal à toute situation : chantier étalé sur une longue période, interventions sur site, etc.

Pour aller plus loin : une conformité maîtrisée avec un processus entièrement numérique

Le contrôle des présences et de la conformité des travailleurs renvoie directement à une autre problématique : la gestion des documents administratifs du personnel. La collecte, la vérification et le partage de ses documents prend un temps conséquent et demande une grande rigueur, quand cela est fait manuellement.

La première étape est peut-être même la plus complexe. Il s’agit, pour tout travailleur, de pouvoir définir l’ensemble des documents requis pour entrer sur un site de travail. Dans le cas de la construction par exemple, les cas de figure sont extrêmement nombreux.

DocXchange, la plateforme de gestion documentaire alimentée par l’intelligence artificielle, vous permettra de simplifier considérablement ces processus. La plateforme établit pour vous la liste des documents nécessaires par type de travailleurs. Grâce à l’intelligence artificielle, elle automatise la lecture, l’analyse et le partage de vos documents administratifs.

Sur un chantier par exemple, le gain en conformité et en sécurité est considérable. Les gestionnaires de site obtiennent une vue à jour et complète sur le profil de chaque intervenant. Couplée à l’application de contrôle de présence, DocXchange permet une conformité sans faille du personnel mobile, sans impacter la productivité des équipes avec des processus longs et fastidieux.

La sécurité des travailleurs, un effort de chaque instant

Si les sanctions pour défaut de conformité sont si importantes, c’est qu’il en va de la sécurité des travailleurs. Il s’agit autant de garantir une sécurité sociale, en évitant les situations de travail illégal, que d’éviter les accidents sur les lieux de travail dangereux.

Pour garantir une conformité optimale, un dispositif biométrique avec empreinte digitale n’est pas toujours nécessaire ni souhaitable. Un système de pointage par badgeuse avec un système de cartes n’est quant à lui pas toujours suffisant pour un personnel mobile.

Ce qui fera la différence dans ces cas-là, c’est de disposer d’un processus clair et efficace. De plus en plus, les processus numériques s’implémentent dans les entreprises. Il existe désormais un processus numérique sûr et dédié au personnel mobile, avec Traxxeo.

Parce qu’elles ont été développées pour eux, les solutions de Traxxeo sont bien adoptées par les travailleurs mobiles. Or, une adoption optimale est cruciale, pour assurer la réussite du passage vers un processus numérique. Au sein de l’entreprise, il est alors nécessaire de bien définir les rôles de chacun dans le projet, afin de rendre aussi fluide que possible la phase de changement.

Pour assurer une conformité et une sécurité optimale du personnel mobile, il faut donc :

• Un contrôle de présence rigoureux, réalisé en un clin d’oeil avec Presence Control
• Une gestion documentaire à jour et sans faille, en toute facilité avec DocXchange
• Des outils adaptés au personnel mobile, et bien adoptés par ceux-ci
• Des responsables de projet, pour conduire et assurer la réussite du passage au processus numérique

Si une conformité optimale ne peut garantir à elle seule l’absence d’accident sur le lieu de travail, nul doute qu’elle contribue fortement à faire du cadre de travail un lieu plus sûr pour tout un chacun. La sécurité des travailleurs reste un effort de chaque instant, où chaque brique la constituant doit être solidement posée.

Assurez une conformité sans faille de votre personnel mobile avec Traxxeo