Ontdek alles over digitale document managementsystemen in de bouwsector

Documentbeheer is een integraal onderdeel van bouwprojectbeheer. En dit geldt voor alle sectoren: algemene bouwbedrijven, bedrijven voor openbare werken, civieltechnische bedrijven of secundaire bouwbedrijven… elke organisatie in de bouwsector wordt geconfronteerd met een grote complexiteit.

Tussen de beperkingen van termijnen, budgetten of bevoorrading en de vele regels die op de sector wegen, is het voltooien van een bouwplaats geen gemakkelijke taak! Voor een vlotte en efficiënte workflow speelt documentbeheersoftware, of EDM, een rol.

Wat is een document management systeem (DMS)?

Document management is een integraal onderdeel van bouwprojectbeheer. En dit geldt voor alle sectoren en organisaties: algemene bouwbedrijven, openbare werken, civiele techniek of secundaire bouw… alle organisaties in de bouw worden geconfronteerd met een grote complexiteit.

Tussen de beperkingen van termijnen, budgetten of aanbod en de vele regels die op de sector wegen, is de uitvoering van een werf geen gemakkelijke taak!

Voor een goed workflow beheer is nauwgezet document management essentieel. Nog voor de start van het project zijn er veel documenten nodig. Deze documenten moeten worden opgesteld, gecontroleerd, gevalideerd en uiteindelijk gedeeld tussen de verschillende spelers (projecteigenaar, onderaannemer, administratie enz.).

De rol van document management is ervoor te zorgen dat deze documenten gevalideerd, op de juiste plaats en op het juiste moment aankomen.

Waarom documentmanagement software gebruiken in de bouw?

Of het nu in de bouwsector of elders is, software voor documentbeheer betekent een grote hulp voor administratieve managers.

Deze digitale systemen maken het mogelijk een groot aantal documenten te verzamelen, op te slaan, te lezen, te analyseren, te delen en te archiveren. Gegevens, die vroeger alleen op papier te lezen waren, worden nu gewaardeerd en zijn overal en altijd beschikbaar.

In de bouwsector maakt digitaal document management het mogelijk om de uitwisseling van informatie te versnellen, zodat werkstromen soepeler verlopen. Of het nu gaat om administratieve documenten, rapporten, plannen, BIM-modellen of andere, de actoren op het terrein of op kantoor kunnen de informatie onmiddellijk raadplegen.

Administratieve managers, accountants en bouwmanagers kunnen ook wijzigingen aanbrengen, de ingevoerde gegevens controleren of actie ondernemen in geval van een afwijking.

Problemen met het beheer van papieren documenten in de bouwsector

Een bouwproject genereert een enorme hoeveelheid documenten. Tijdens het hele bouwproces worden deze documenten doorgegeven van de ene bouwplaats naar de andere bouwplaats, van de ene afdeling naar de andere, van de ene bedrijfsleider naar de andere.

Deze documenten worden ook door veel mensen behandeld, zowel intern als extern: de projecteigenaar, de administratie, de architect, de technicus, de werfleider, de onderaannemer, enz.

Wanneer deze documenten nog op papier staan, ontstaan er veel frustraties:

• Traag en vervelend verzamelen van documenten
• Risico van verlies, diefstal, enz. en vertrouwelijkheidsproblemen die verband houden met het gebrek aan gegevensbeveiliging
• Problemen met leesbaarheid of overtypfouten
• Wedloop om ontbrekende informatie te vinden, tijdverlies bij het zoeken naar documenten
• Moeilijke toegang vanaf verschillende locaties
• Traagheid en vertraging in validatieprocessen
• Enz.

Deze problemen sparen niemand: noch de werknemers op kantoor, die tijd verliezen met het verzamelen en verwerken van informatie, noch de werknemers ter plaatse, die druk bezig zijn met het beheren van papier, in plaats van zich te wijden aan taken met een hogere toegevoegde waarde.

Naast vertragingen in de voortgang van de werkzaamheden kan deze inefficiëntie ook leiden tot zware financiële of zelfs strafrechtelijke sancties, of zelfs tot arbeidsongevallen, wanneer een onbevoegd persoon zich zonder dat iemand het weet op de bouwplaats bevindt.

Wat zijn de voordelen van een documentbeheersysteem in de bouw?

Het gebruik van een EDM oplossing heeft verschillende voordelen. Deze omvatten:

• De dematerialisatie van documenten
• Veilig delen met uw klanten, onderaannemers of partners
• Vereenvoudigde administratie
• Betere visualisatie van beschikbare gegevens

1. De dematerialisatie van documenten

In tegenstelling tot papier, waarvoor toegang tot het fysieke document nodig is, maakt een digitaal systeem de locatie van de gebruiker irrelevant. Dit is een onmiskenbaar voordeel in een sector waar het personeel mobiel is en van locatie naar locatie gaat.

Een ander voordeel van deze dematerialisatie is dat het veel tijd bespaart bij het zoeken naar informatie. Geen wanhopige zoektochten meer naar een document dat niet gevonden kan worden. Alles is beschikbaar op één plaats en is bovendien gemakkelijk toegankelijk.

Zet uw PDF bestanden om in intelligente gegevens en maak informatie toegankelijk voor uw werknemers, waar ze ook zijn.

Met het gedematerialiseerd documentmanagementsysteem kunt u al uw documenten centraliseren in één beveiligde digitale ruimte. Met EDM software zoals Traxxeo kunt u het uniforme personeelsregister dematerialiseren, zodat u op elk moment toegang heeft tot de lijst van werknemers.

2. Documenten delen met uw klanten, onderaannemers en partners

Gezien het aantal interne en externe actoren die bij een bouwproject betrokken zijn, is het delen van documenten een dagelijkse noodzaak voor bouwbedrijven. KMO’s, kleine en middelgrote ondernemingen of grote internationale groepen, niemand ontsnapt aan de regel: informatie moet ogenblikkelijk kunnen circuleren en gedeeld worden.

De centralisatie van alle documenten in één EDM platform maakt het verzenden en ontvangen van documenten eenvoudiger. Geen ontelbare e-mails en omvangrijke bijlagen meer.

De dematerialisatie van uw documenten maakt het eenvoudiger en veiliger om ze te delen met uw externe stakeholders (projecteigenaar, onderaannemers, uitzendbureaus, enz.).

Onderhoud uw relaties met uw externe partners en versnel de uitwisseling van documenten tussen stakeholders.

3. Administratie: validatie workflows, levenscyclusbeheer, enz.

Een van de eerste effecten van EDM software is de vereenvoudiging van uw administratief beheer.

Of het nu gaat om het beheer van validatie workflows/circuits, de levenscycli van uw documenten, het delen met uw partners of klanten, wijzigingen, enz., de implementatie van een EDM maakt het administratief beheer vlotter.

Uw managers winnen aan tijd en efficiëntie en zijn beter in staat om snel op te treden bij afwijkingen.

Dit reactievermogen is des te belangrijker wanneer het gaat om de controle van de aanwezigheid en de administratieve orde van de werknemers op de bouwplaats: een ongeldig of verouderd document betekent een aanzienlijk risico op administratieve sancties of financiële boetes.

4. Visualisatie binnen een platform of mobiele app

Het opbergen van papieren documenten in ordners op een plank beperkt in hoge mate de zichtbaarheid van de inhoud. Door papieren of PDF-documenten te dematerialiseren, biedt een EDM oplossing een ongekend inzicht in de beschikbare gegevens.

Informatie wordt gecentraliseerd in één enkel platform, dat toegankelijk is voor iedereen met de vereiste toegangsrechten. Het is dus mogelijk om in een paar klikken gegevens op te zoeken, dankzij de filters die in de gekozen oplossing aanwezig zijn.

Sommige oplossingen, zoals DocXchange, het administratieve documentbeheerplatform van Traxxeo, gaan nog verder door een mobiele applicatie aan te bieden.

Dankzij deze mobiele applicatie voor het toezicht op de aanwezigheid en de conformiteit krijgen de beheerders van bouwplaatsen op hun beurt een real-time overzicht van de administratieve situatie van hun werknemers. Met één klik kunnen zij zonder vertraging actie ondernemen, waardoor een ononderbroken workflow mogelijk is.

Deze zichtbaarheid is bijzonder belangrijk bij het beheer van onderaannemers: twijfel nooit aan de naleving van de voorschriften door al uw bouwvakkers, ongeacht hun status.

Traxxeo, uw oplossing voor het beheer van uw administratieve documenten

Het goed beheer van de administratieve documenten van uw werknemers is in vele opzichten essentieel. Het stelt u in staat om :

• De conformiteit van uw sites te garanderen, uw reputatie te beschermen en boetes/sancties te voorkomen
• De relatie opdrachtgever/onderaannemer veilig te stellen
• De impact van administratieve taken op veldteams te verminderen
• Tijd bij het dagelijks beheer te besparen

Met DocXchange van Traxxeo centraliseert u het beheer van de administratieve documenten van uw werknemers, uitzendkrachten of onderaannemers in één account:

• Automatiseer het verzamelen en lezen van uw documenten dankzij visuele herkenning (artificiële intelligentie)
• Verbeter de afhandeling van afwijkingen met automatische waarschuwingen (einde geldigheid, ongeldig, enz.).
• Sneller gegevensbeheer dankzij een zeer ergonomische oplossing
• Vergemakkelijk het delen van uw documenten met uw klanten of onderaannemers

In de wetenschap dat een goede conformiteit van de werknemers een van de maatregelen is voor een betere veiligheid op de bouwplaats, reikt het effect van goed documentenbeheer veel verder dan de kantoren van de administratieve managers.

Beveilig uw sites en verbeter uw imago met eenvoudig en effectief documentbeheer