Logiciels de gestion et suivi de chantier : tout ce que vous devez savoir

Les logiciels de gestion de chantier (aussi appelés « suivi de chantier ») permettent d’organiser, planifier et suivre le déroulement des projets de construction. Mais comment choisir le meilleur logiciel de gestion de chantier pour votre entreprise du BTP ? Pour faire le bon choix, vous devez tenir compte de plusieurs paramètres.

Qu’est-ce que la gestion de chantier ?

Entrepreneur dans le bâtiment, vous souhaitez démarrer votre projet de construction. Oui, mais par où commencer justement ? La gestion de chantier est là pour poser les jalons de votre projet de construction.

La gestion de chantier se définit comme l’ensemble des méthodes et des outils utilisés pour planifier, organiser et contrôler le bon déroulement d’un chantier. Elle permet de préparer, coordonner et enfin suivre le déroulement de votre projet.

Logiciels SaaS, logiciels gratuits, modèles de tableau Excel… il existe toute sorte d’outils logiciels dédiés au gestionnaire de chantier. Pour faire le bon choix, il est nécessaire de bien définir les fonctionnalités dont vous aurez besoin.

Les étapes dans la gestion d’un chantier de construction

La gestion d’un chantier se décompose en plusieurs étapes qui sont :

1. La planification du chantier

Pour assurer la réussite d’un projet de construction, la première condition est une solide préparation. Il vous faudra tout d’abord disposer d’un cahier des charges clair. En fonction des travaux à effectuer, il sera nécessaire de chiffrer le chantier, en tenant compte des coûts de la main d’oeuvre et des coûts en ressources matérielles.

Vient ensuite la planification du projet à proprement parler. Il s’agit d’assurer, en amont, une exécution fluide des tâches. On distingue ici la planification macro et la planification micro

La planification macro du projet

C’est tout simplement la préparation du projet en amont. Il vous faudra identifier les différentes phases de votre projet.

Les 3 étapes principales des projets de construction :

• Le gros oeuvre, reprenant les fondations, la charpente, etc.
• Le second oeuvre, reprenant l’isolation, la pose des escalier, la pose des cloisons, etc.
• Les finitions, incluant la peinture, le revêtement du sol, etc.

Il vous faudra alors définir, pour chaque grande phase, ou « lot », un horizon de temps nécessaire, ainsi que l’ordre d’exécution des différents lots. Sans cela, vous risquez de sérieux contre-temps une fois projet lancé.

Enfin, il vous faudra ensuite évaluer vos besoins en matériaux et en main d’oeuvre pour la réalisation de ces travaux :

• De quelle quantité de matériaux avez-vous besoin ? Pouvez-vous négocier un prix attractif avec votre fournisseur ?
• Disposez vous de suffisamment de main d’oeuvre pour effectuer ce projet ? Ou devrez vous faire appel à des intérimaires et/ou une entreprise sous-traitante ?

Cette étape est primordiale pour vous permettre d’estimer les coûts associés à chaque phase de votre chantier.

La planification micro des travaux

La planification micro du projet va se concentrer sur une période de temps bien précise : quelle est la liste des tâches à effectuer cette semaine ? De quelles équipes ai-je besoin, de quels corps de métier ? Sont-ils disponibles, ou dois-je prévoir d’avoir recours à de la main d’oeuvre externe (intérimaires…) ?

On se rapproche ici de la deuxième étape de la gestion de chantier, soit l’organisation pratique du projet.

2. La coordination des équipes et l’organisation des travaux

Vous avez rédigé votre feuille de route. Maintenant, comment s’assurer du bon déroulement de votre projet de construction ? Une fois la liste de tâches établie, encore faut-il s’assurer de leur bon déroulement. Pour une gestion optimale, une solide organisation est nécessaire.

Elaborer le planning des équipes

Un juste planning des équipes est essentiel au bon déroulement de tout projet de construction. De quel(s) corps de métier avez vous besoin pour réaliser telle ou telle tâche ? Quels ouvriers devez vous envoyer sur quel chantier ? La planification des équipes, aussi appelé allocation ou affectation des ressources humaines, permet de répondre à ces questions.

Pour les projets de faible envergure, mobilisant peu d’ouvriers. la planification des équipes peut tout à fait être réalisée au sein d’un tableau Excel. Il existe des modèles de planning d’équipes prêts au téléchargement, vous proposant par exemple une feuille par chantier sur laquelle vous allouer vos différentes équipes pour chaque jour de la semaine.

Si votre entreprise compte plus de 50, 100 voire 1000 collaborateurs, il vous faudra vous tourner vers un outil logiciel de planification des ressources.

Affecter les ressources matérielles nécessaires

Equipements, machines, véhicules, outils… quelles sont les ressources matérielles nécessaires à la réalisation de la tâche en cours ? Pour ne pas perdre de temps -et d’argent !- en cours de route, il est essentiel d’identifier à l’avance les besoins de chaque chantier, par jour de travail.

Encore une fois, vous pouvez gérer l’affectation de vos ressources matérielles sur vos chantiers au sein d’un tableau Excel ou, si vous disposez de chantier moyens à grands, au sein d’un logiciel de planification des ressources chantier.

L’avantage de certaines solutions numériques, telle que celle de Traxxeo, est de proposer la planification des ressources humaines et matérielles au même endroit. Vous disposez d’une vue centrale sur vos besoins par chantier, ainsi que sur la disponibilité de vos ressources.

Gérer l’approvisionnement en matériaux

Il en va de même pour les matériaux : leur approvisionnement doit être assuré, sans oublier de prendre en compte les délais de livraison.

L’objectif est d’éviter toute rupture de stock, susceptible d’engendrer des retards importants dans le déroulement des travaux. La gestion des stocks est donc un autre point crucial dans la bonne gestion de votre chantier.

Faire remonter l’information terrain

Sur le chantier, tout peut arriver : défaillance de l’équipement, accident, imprévus… Quelle que soit la situation rencontrée, elle doit remonter au plus tôt au siège central. Cela vous permettra notamment de justifier un éventuel retard dans les travaux, ou de pallier au problème rapidement.

Pour faire remonter ces informations, il n’est plus nécessaire d’attendre la fin de la journée ou de la semaine : des applications mobiles de rapport chantier, par messages ou photos commentées, existent désormais.

Ces applications sont en général proposées par des éditeurs de logiciel proposant des offres complètes pour le BTP, comme c’est le cas de Traxxeo avec sa suite de logiciels de gestion des ressources chantier.

Assurer la conformité et la sécurité du chantier

La prévention des accidents du travail est extrêmement importante pour toute entreprise de construction. La loi française précise que l’employeur est légalement responsable de la sécurité de ses travailleurs sur leur lieu de travail.

Pour assurer une sécurité optimale, ainsi que pour lutter contre la fraude sociale, le secteur du BTP est l’un des plus réglementé. Sans surprise, les conséquences en cas de manquement à la conformité administrative sont lourdes (sanctions pénales et financières, dommages à la réputation…).

Assurer la conformité administrative de votre chantier, ainsi que de chaque travailleur présent, est donc primordial.

Pour vous aider dans cette tâche, il existe toute sorte de ressources : des mesures de sécurité sur chantier à mettre en place, aux solutions logicielles de controle d’accès, contrôle de présence, gestion administrative numérique…

Assurer la gestion des temps des travailleurs sur le terrain

Dernier point et non des moindres : il vous faut assurer le suivi des temps de travail de vos ouvriers sur le chantier. Là où des employés de bureau pointent leurs heures à un lieu fixe, l’emploi du temps des travailleurs du BTP est bien moins régulier.

Pour garantir un suivi précis, et en conséquence une paie exacte de vos travailleurs, plusieurs solutions s’ouvrent à vous.

Les plus flexibles étant les feuilles d’heures digitales. Il s’agit d’un logiciel dédié au suivi des temps de vos travailleurs.

Le pointage peut alors s’effectuer de différentes manières :

• Via des pointeuses/badgeuses (RFID, mobiles, virtuelles…)
• Via une application de pointage, de manière déclarative ou semi-déclarative (badge garantissant l’heure avec ajouts d’informations par le chef de chantier ou d’équipe)

Quel que soit le moyen de récolte choisi (ou la combinaison de moyens), les informations remontent au sein d’une plateforme de gestion unique. Les informations sont (multi-)validées, et remontent jusqu’au logiciel de paie.

3. Le suivi de chantier

Quelques fois pris comme synonyme de gestion de chantier, le suivi de chantier est également une étape bien définie de la gestion de projet de construction. Une chose est sûre : il n’y a pas de suivi de chantier efficace sans une gestion performante. Et inversement, une gestion de chantier réussie demande de s’investir correctement dans cette étape de suivi.

Qu’est-ce que le suivi de chantier ?

Parfois utilisé comme synonyme de la gestion de chantier, le suivi de chantier est soit :

• La gestion de chantier de manière générale, de la planification au suivi des performances
• Une étape de la gestion de chantier, permettant de suivre le bon déroulement des tâches au regard de la consommation des budgets prévisionnels

Comme son nom l’indique, le suivi de chantier est l’ensemble des outils et méthodes entourant le suivi du chantier, et de sa rentabilité. Il consiste à comparer l’avancement actuel des tâches et des budgets au prévisionnel. Un suivi de chantier rigoureux est indispensable pour identifier au plus vite toute anomalie (dépassement de budget, retard d’avancement…).

Il convient de distinguer plusieurs types de suivi :

1. Le suivi des tâches

Où en est-on dans la réalisation des différentes tâches, par rapport à ce qui a été planifié ? Suivre l’avancement des travaux est primordial.

Suivre cet avancement doit toujours être fait au regard de ce qui a été planifié en amont. L’avancement des tâches sera comparé non seulement au planning temporel prévu, mais également à l’avancement des budgets.

A ce niveau, le comparatif de l’avancement des travaux aux coûts engendrés par la main d’oeuvre est un bon indicateur de la productivité des équipes. En cas de retard dans l’exécution des tâches, ou en cas de dépassement majeur des budgets d’heures alloués, il sera nécessaire de prendre rapidement des mesures correctrices.

2. Le suivi des budgets

Où en est-on dans la consommation des différents budgets ? Cette consommation est-elle cohérente avec l’avancement actuel du projet ?

Outre le suivi des consommations matérielles, il convient d’également suivre le coût engendré par la main d’oeuvre.

Si des formules de calcules basées sur le coût horaire des corps de métier permettent d’avoir une estimation de ce coût, des logiciels dédiés, tel que celui proposé par Traxxeo, permettent un calcul précis et en temps réel des coûts de la main d’oeuvre.

Ces outils numériques permettent de suivre la productivité des équipes et d’évaluer la rentabilité du projet, à tout instant.

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de chantier ?

Pour faire face à la concurrence accrue, nombreuse sont les entreprises du bâtiment à se tourner vers des solutions digitales. Un logiciel de gestion de chantier est l’outil indispensable de tout maître d’oeuvre, pour assurer le bon déroulement du chantier tout au long du projet.

Le logiciel de gestion de chantier permet :

• Une gestion collaborative
• Un pilotage du chantier plus éclairé
• Un suivi de chantier plus rigoureux
• Une centralisation de l’information

Réussir la gestion de son projet de construction nécessite d’être capable d’en suivre l’évolution à tout instant. En offrant un suivi des chantiers en temps réel, le logiciel de gestion de chantier permet de garder le contrôle sur les activités se déroulant sur le terrain, même à distance.

Une gestion collaborative et en temps réel

Un logiciel de gestion permettra une planification et une gestion plus fine à tous niveaux de l’entreprise. Il permet également une meilleure collaboration des acteurs du projet. Chef de chantier, Directeur RH ou Directeur financier… chacun des intervenants dispose d’un outil numérique adapté, communiquant avec son environnement.

L’ensemble des données de vos projets est alors centralisé au sein d’un même environnement numérique. Le pilotage des activités est facilité et les prises de décisions se prennent sur des informations actualisées et complètes.

Enfin, un logiciel spécialisé permet une meilleure gestion de vos ressources chantier, pour en améliorer la productivité et en maîtriser les coûts.

Gestion de chantier numérique et rentabilité

L’un des principaux avantages des outils numériques dans le bâtiment est de vous fournir une vue en temps réel sur la productivité de votre projet : l’avancement des travaux respecte-t-il le planning établi ? Les coûts engendrés restent-ils dans les clous des budgets alloués ? A tout instant, vous garder une vue sur le bon déroulement du projet, afin d’en garantir la rentabilité.

En effet, de part les marges bénéficiaires déjà fortement réduites dans le secteur du BTP, tout écart de budget peut être lourd de connaissance. Ne laisser aucun place à la surprise, c’est s’assurer de protéger cette marge bénéficiaire, et conserver un projet rentable.

Les tableaux de bord, un outil de pilotage des chantiers

Pour prendre une décision rapide et éclairée, il est essentiel de comprendre au plus vite la situation. En synthétisant les nombreuses données de manière claire et visuelle, les tableaux de bord sont de formidables aides à la réflexion stratégique et au pilotage opérationnel des chantiers.

Le rôle des tableaux de bords est à la fois de vous permettre de visualiser, synthétiser, suivre et exploiter les données de manière facile et rapide. Les indicateurs de performance, aussi appelés KPI en anglais, y sont présentés sous forme de chiffres, de ratio et de graphiques.

Suivre vos indicateurs de près est essentiel pour repérer rapidement toute anomalie, ou pour guider vos décisions tout au long du projet de construction.

Un logiciel de gestion de chantier ou de suivi de chantier représente ainsi un atout considérable pour le pilotage stratégique de l’entreprise, à condition de bien le choisir et d’identifier clairement les principales fonctionnalités dont vous aurez besoin.

Gestion de chantier : quel outil choisir ?

Le marché de l’outil de gestion de chantier est large et varié. Il existe plusieurs systèmes de gestion de chantier en libre-service ou intégrés dans des logiciels plus généralistes. Le choix d’un système de gestion de chantier est souvent fait en fonction de la taille de votre entreprise.

Il en existe pour différents tarifs. Cela va dépendre de votre budget.

1. La gestion de chantier sur tableaux Excel

Si Excel n’a pas de secret pour vous, peut-être serez-vous tentés de réalisé votre gestion de chantier dans ce tableur. Elaborer votre gestion ou votre suivi de chantier sur Excel n’est à priori pas très compliqué.

Si vous ne souhaitez pas passer du temps sur la conception d’un tel tableau Excel, vous pouvez vous tourner vers des modèles de gestion de chantier gratuit, prêts à être téléchargés.

Attention tout de fois aux limites d’un tel outil :

• Entrée et ressaisie des données chronophages
• Pas d’intégration possible avec vos autres logiciels
• Prône aux erreurs humaines
• Etc.

Si Excel montre très vite ses limites pour les moyennes et grandes entreprises, il peut constituer un outil appréciable pour une jeune et petite entreprise à l’activité limitée.

2. Les logiciels de gestion de chantier gratuits

Vous avez exploré les limites d’Excel, et cherchez à vous tourner vers un logiciel de gestion ou de suivi de chantier gratuit ?

Du côté des logiciels de gestion entièrement gratuit, vous pouvez vous tourner vers GladiaSoft. Ce logiciel se destine à tout type de métier du bâtiment. Il vous faudra l’installer gratuitement sur votre ordinateur, et faire fît de son interface peu moderne. Mais si vous êtes une petite entreprise aux moyens encore fort limités, ce logiciel gratuit peut répondre à vos besoins.

Des comparatifs de logiciels vous tourneront vers d’autres logiciels gratuits, attention tout de fois : il s’agit très régulièrement d’une période d’essai avant abonnement.

3. Les logiciels SaaS pour la gestion des chantiers

Si la gestion de chantier sur Excel ou dans un logiciel gratuit peut être une bonne stratégie au démarrage d’une activité, ces outils montrent vite leurs limites.

Pour répondre à des besoins de gestion plus important et plus complexes, il vous faudra inexorablement changer d’outil. De plus, au fur et à mesure que votre environnement digitale se complexifie (SIRH, CRM, logiciel de suivi financier…), il devient crucial que vos différents logiciels puissent communiquer entre eux.

Le choix d’un bon logiciel Saas (Service as a Software) devient inévitable. Mais comment choisir le bon logiciel pour répondre à vos besoins de gestion, ou de suivi de chantier ? Il y a plusieurs paramètres à prendre un compte.

Les caractéristiques d’un bon logiciel de gestion de chantier :

• L’interface : ergonomique et agréable
• La facilité d’utilisation : facile et rapide à prendre en main
• L’intégration : avec vos logiciels existants
• Les fonctionnalités : qui répondront à vos besoins spécifiques
• La mobilité : l’application mobile sera prise en main par les équipes de terrain

En outre, au niveau du suivi de votre chantier, un logiciel SaaS permet de générer des tableaux de bord visuels et en temps réel de vos principaux indicateurs.

4. L’application mobile, nouvel outil de gestion de chantier

En offre combinée avec certains logiciels de gestion, l’application mobile peut être un outil redoutable dans la gestion de votre chantier. Elle est votre nouvel outil de communication privilégié avec le chantier.

Planification des équipes, respect des plannings, pointage, contrôle des présences, contrôle de la conformité des travailleurs… une application mobile vous permet d’avoir une visibilité sans précédent sur les activités de vos travailleurs sur chantier.

Une application de pointage chantier par exemple permet un pointage digital facile et sécurisé des équipes sur le terrain.

Pour les moyennes et grandes entreprises, c’est l’assurance d’une coordination efficace entre le siège central et les différents sites. Les équipes terrain gagnent en réactivité, mais également en productivité grâce à l’élimination de tâches de gestion manuelles et chronophages.

Pour le chef de chantier, c’est un outil de pilotage performant, directement depuis le terrain.

Traxxeo, votre partenaire dans la gestion de votre chantier

Editeur de logiciels spécialisé dans la gestion des ressources humaines et matérielles sur chantier, Traxxeo vous aide à planifier, contrôler, analyser, gérer, etc. Sur ordinateur, tablette ou smartphone, vous et vos équipes gardez la main sur vos chantier, grâce à une plateforme de gestion centrale, couplée à une application mobile facile à prendre en main.

Les atouts de Traxxeo pour la gestion de votre chantier :

• Des interfaces ergonomiques
• Des outils facile d’utilisation, même sur le terrain
• Des solutions performantes, alimentées par les meilleurs technologies digitales (IA, objects connectés., outils collaboratifs…)
• Une analyse fine de vos données, pour un suivi des indicateurs performant

Enfin, la définition de rôles avec des niveaux d’accès distincts vous permet de conférer le niveau de responsabilité voulu à chaque acteur : ouvrier, chef d’équipe, conducteur de travaux, chef de chantier, responsable RH, etc.

L’ensemble des outils logiciels de Traxxeo ont été développé avec une mission commune : améliorer la productivité des entreprises de construction, grâce aux technologies les plus pointues.

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À propos de Traxxeo

Depuis 2008, Traxxeo développe des solutions spécialisées permettant de digitaliser et d’optimiser la gestion des ressources mobiles (personnel, véhicules, outils, machines) afin d’augmenter la productivité, de maintenir les coûts sous contrôle et de valoriser les équipes, en leur permettant de se dédier aux tâches à forte valeur ajoutée.

L’expertise de Traxxeo a bénéficié a de nombreuses entreprises majeures dans diverses industries, et particulièrement dans le secteur du BTP (Bâtiment et Travaux Publics), où l’éditeur accompagne des clients tels que Sendin, Fontanel, Cougnaud, Eiffage, Veolia ou Equans dans leur transformation digitale.