Comment digitaliser la récolte des feuilles d’heures de vos équipes présentes sur le terrain

Comment gagner en productivité sur le terrain, soulager la pression des gestionnaires de paie et améliorer votre contrôle des coûts?

Le 8 décembre dernier, nous vous donnions rendez-vous pour une première session webinar adressée à la Suisse. Guillaume, Senior Account Executive, et Charles, VP Stratégie et Développement, nous expliquaient comment digitaliser la récolte des feuilles d’heures de vos équipes, pour gagner en productivité sur vos chantiers.

Retrouvez un résumé des contenus de ce webinar, ou visionnez le replay de la session.

Un éditeur de logiciel dédié la productivité du BTP

Traxxeo est un éditeur de software spécialisé dans le secteur de la construction. Forte de 12 ans d’expérience, l’équipe se compose d’experts des domaines du digital et de la construction.

Les processus métiers du secteur de la construction sont complexes : ressources mobiles, unicité de chaque chantier, etc. Traxxeo s’est spécialisé dans la digitalisation de ces processus, avec pour mission l’accroissement de la productivité, sur les chantiers et dans les bureaux centraux.

Depuis 2008, l’entreprise s’efforce de développer les solutions les plus adaptées au secteur. Avec une présence européenne et la confiance de grands groupes comme Eiffage, Besix ou Engie, Traxxeo continue de se développer et d’investir dans des solutions à la fois innovantes et adaptées aux réalités du terrain.

La productivité, 3 axes d’amélioration

Afin de s’attaquer à la baisse de productivité que connaît actuellement le secteur de la construction, Traxxeo propose 3 angles d’attaques, représentant les 3 métiers de l’entreprise.

Il s’agit d’être à la fois plus efficient dans la collecte, le traitement et l’intégration des données émanant des chantiers :

• Collecte de la donnée :
  Les données sur les actifs (hommes véhicules, engins, etc) sont collectées de manière déclarative (via une suite d’applications mobiles) et automatiques (via une série d’objets connectés).

• Analyse de la donnée :
  Ce flux remonte dans la plateforme SaaS de Traxxeo. L’analyse automatisée permet notamment de faire ressortir les anomalies (heures déclarées excessives, excès de vitesse, etc.).

• Intégration de la donnée :
  L’information est ensuite intégrée dans le système IT du client (ERP, logiciel de paie, de contrôle financier, etc.), dans l’objectif d’optimiser l’ensemble du processus. Le client reçoit une information plus complète, plus exacte et plus actuelle, afin de rendre le travail de chacun plus facile et plus productif.

Cas d’usage : optimisation du pointage

« Près de 75% des participants récoltent encore les feuilles d’heures de leurs équipes via des fiches papier, remplies par le chef de chantier ».

Ce type de constat, nous avions déjà pu le faire lors de nos précédents webinars. Or, nous avons pu identifier diverses frustrations émanant des processus actuels.

Des frustrations à tous niveaux

Les difficultés sont rencontrées par différents acteurs clés de l’entreprise du BTP, amenant à une baisse globale de la productivité :

• Chantier – Lourdeur administrative du process
  Tâches administratives chronophages, dépassements de coûts, absence de vue d’ensemble des feuilles d’heures, décalages avec le planning… ces difficultés viennent alourdir les coûts, allonger les délais et rendre la gestion des projets plus difficile dans son ensemble.

• Gestion de la paie – Pression, erreurs et délais
  Outils peu efficients et trop nombreux (papier, Excel, emails, téléphone), des erreurs trop importantes notamment suite à des ré-encodages successifs, un manque de communication avec les autres services… le département RH déplore un manque de vue d’ensemble de l’information, rendant les tâches pénibles et accroissant la pression en fin de mois.  

• Finance et contrôle des coûts – Manque de réactivité
  Données du chantier arrivant tardivement, manque de visibilité en temps réel sur les coûts et leur répartition par personnes/par tâches/par chantier… la maîtrise des coûts est rendue plus accrue, avec un manque de réactivité général.

Le digital : pour des solutions adaptées au chantier

Afin de soulager ces frustrations, Traxxeo a développé une application mobile permettant de créer une communication verticale et bidirectionnelle, entre les chantiers et les bureaux centraux. Le passage à cette application mobile permet :

• Une récolte automatisée des données de paie pour le département RH
  L’information arrive de manière sécurisée, structurée et préalablement validée. Fini les erreurs, les ressaisies chronophages où la course à l’information manquante en fin de mois.
  
• Un processus de validation complet et sécurisé
  Les validations successives, définies selon vos besoins, permettent de garantir l’exactitude de l’information. Les différents valideurs opérationnels effectuent l’action simplement et rapidement depuis leur smartphone ou tablette.
  
• Des intégrations pour le succès de chaque département
  L’application communique de manière bidirectionnelle avec votre système d’information, afin d’optimiser les flux d’information et d’exploiter tout le potentiel de vos outils digitaux existants (logiciel de gestion de paie, contrôle des coûts, etc.).

Démo live

Lors de ce webinar, nous avons eu l’occasion de vous montrer une démo live, illustrant l’ergonomie et l’adaptabilité de notre solution à vos besoins. Pré-remplissage intelligent, codes chantiers, mise en avant des anomalies… découvrez cela dans le replay du webinar.

Et le retour sur investissement ?

L’avantage des solutions spécialisées de Traxxeo est d’offrir un retour sur investissement assez immédiat. Cela s’explique par la grande quantité de difficultés qui se retrouvent soient allégées, soient supprimées. Les bénéfices vont notamment concerner :

• Le chantier – Des processus simplifiés, libérant du temps pour des tâches à plus haute valeur ajoutée ; des données plus fiables et plus riches ; des travailleurs responsabilisés, au travail davantage valorisé.
  
• Le département RH – Baisse de la pression en fin de mois ; une information fiable et facilement disponible ; un processus de paie plus efficient ; un temps valorisé pour des tâches à plus haute valeur ajoutée.

• Le département financier – Un meilleur suivi des coûts au fur et à mesure de l’avancement des projets ; de meilleurs estimations pour les devis ; un budget sous contrôle et une meilleure réactivité en cas d’écart.

Traxxeo, 6 fonctionnalités pour faire la différence

Spécialiste du secteur de la construction, Traxxeo a développé des avantages concurrentiels orientés sur vos besoins réels :

• Le pointage digital avec Traxxeo permet d’optimiser à la fois la collecte, l’analyse et le traitement des données émanant de vos terrains.
• Les solutions sont personnalisables, afin d’être adaptées à vos propres processus de paie.
• Le mode hors ligne permet une utilisation optimale quel que soit la localisation du chantier.
• L’aide à l’encodage (pré-remplissage, copier/coller, etc.) permettent une saisie rapide, pour une adoption immédiate de la solution.
• La gestion complète de vos intervenants (intérims, sous-traitants, internes) permet de traiter les données quel que soit le profil des travailleurs.
• La fonction de contrôle avec signature permet de garantir la validité des données.

Les solutions Traxxeo sont directement développées selon les besoins du secteur du BTP.