Pointeuse des temps de travail : une solution efficace pour le relevé des heures

Le pointage des heures effectuées par les employés est un aspect incontournable pour le bon fonctionnement d’une entreprise. Cela permet non seulement de payer les travailleurs de manière précise, mais aussi de conserver le contrôle sur les dépenses de l’entreprise.

Il existe de nombreuses solutions de pointage des heures en entreprise. De la pointeuse mécanique aux modèles RFID en passant par la technologie biométrique, chaque dispositif offre des avantages et des inconvénients. 

Différentes pointeuses pour différentes applications

Suivant la situation et les spécificités du lieu de travail, les besoins en termes de pointage ne sont pas forcément les mêmes. Il existe des solutions adaptées à chaque situation.

Les différents types de pointeuses

Pour le pointage des heures, les solutions sont nombreuses. C’est pourquoi il convient de connaître les différents types de pointeuses disponibles afin de mettre en place la solution la plus adaptée au mode de fonctionnement de l’entreprise.

Voici les différentes pointeuses disponibles sur le marché :

• La pointeuse mécanique : la première pointeuse à faire son apparition sur les lieux de travail. Elle fut créée lors de l’ère industrielle. À son époque, elle a permis une véritable révolution pour le pointage des heures. Cependant, les besoins ont évolué et ce n’est pas la solution la plus appropriée pour les grandes entreprises.
• La pointeuse RFID : la technologie RFID permet de traiter plus de données en améliorant considérablement leur lisibilité. Dans ce cas de figure, les employés sont munis d’un badge qu’ils passent sur la pointeuse afin de notifier leur arrivée et départ du lieu de travail.
• Les solutions mobiles : le pointage mobile est sans doute l’une des solutions les plus appréciées. Elle permet un suivi constant et précis de l’activité de chaque employé. Ce type de dispositif se présente souvent sous la forme d’une application, comme celle de Traxxeo : Digital Timesheets™.
• La pointeuse biométrique : si le biométrique représente des avantages évidents en termes de suivi, il n’est pas toujours bien accueilli (surtout en Europe) en raison du sentiment d’invasion de la vie privée des travailleurs. 

Installation et mise en place d’une pointeuse des temps de travail

Le coût d’installation d’un système de pointage horaire dépend évidemment d’un type de pointeuse à l’autre. 

La solution la plus économique est sans doute la pointeuse mécanique. Ces dispositifs n’embarquent aucune technologie particulière et sont de fait très faciles à mettre en place. En contrepartie, les données en sorties concernant les heures effectuées sont peu fiables. 

Pour un meilleur contrôle sur les heures effectuées, l’implémentation d’un système biométrique ou RFID est plus approprié. Ces derniers permettent d’obtenir des données beaucoup plus fiables et plus faciles à traiter.

Les solutions mobiles quant à elles peuvent demander un certain temps à la mise en place, en particulier du fait qu’il faut former les employés à leur utilisation. Cependant, les résultats en termes de contrôle sur les heures des employés (et donc les coûts que cela entraîne) sont inégalés. 

L’implantation de la solution Digital Timesheets™ de Traxxeo

Le système Digital Timesheets™ facilite considérablement la prise et transmission des informations sur les lieux de travail et entre les différents acteurs de l’entreprise.

Une entreprise équipée de Digital Timesheets™ peut alors avoir un contrôle total sur les heures effectuées par ses employées. Les informations sont transmises en temps réel d’un département à l’autre. Il est donc possible de réagir beaucoup plus rapidement lorsqu’un problème est détecté.

Cet aspect facilite également le travail du département RH, notamment en permettant d’optimiser la gestion de la paie. Les données sont lisibles et peuvent être traitées directement. Cela limite le risque d’erreur lors de la réalisation des fiches de paie, une tâche dont les difficultés actuelles sont bien connues. 

Les avantages de la pointeuse dans le relevé des heures travaillées

Instaurer un système de pointeuses favorise le traitement des données pour une entreprise. C’est donc un moyen de gagner du temps, mais aussi d’éviter les erreurs humaines 

Une notation plus lisible

En comparaison à la traditionnelle notation des heures effectuées par les travailleurs sur papier, l’implémentation d’un système de pointeuse fourni des données beaucoup plus lisibles. 

Sur un chantier par exemple, lorsque chaque employé doit noter ses heures à la main avant de les donner au contremaître qui fera de son mieux pour transmettre ces mêmes informations à la hiérarchie, une erreur est vite arrivée.

Avec des pointeuses, le contremaître peut maintenant connaître facilement la situation de chaque employé et de ses heures effectuées.

Toutefois, une pointeuse seule ne donne pas d’informations précises concernant le type d’heure travaillée. C’est pourquoi elle doit être associée à un système mobile, comme Digital Timesheets™, pour des résultats plus concluants. 

Un gain de temps considérable dans la transmission des informations

La tâche qui incombe aux départements des ressources humaines et de la paie sans système de pointage des heures digne de ce nom est herculéenne. 

Les informations arrivent sur papier et les employés du département RH doivent alors décrypter ce qui est écrit pour tenter de dresser au mieux possible la fiche de paie des employés. 

La plupart du temps, des erreurs se glissent dans ce système et il arrive régulièrement que des travailleurs se retrouvent avec des paies qui ne reflètent pas la réalité de leur travail. 

De plus, la retranscription des informations dans les systèmes informatiques de l’entreprise prend un temps considérable. 

Les pointeuses permettent de faciliter ce processus. Les données en sortie de ces appareils étant facilement lisibles, les acteurs en amont ont moins d’opportunités de se tromper lors du report des heures dans un système tierce (ERP, SIRH, logiciel de pointage, etc.).. 

Digital Timesheets™ en association avec un système de pointeuses

Utilisée seule, une pointeuse reste soumise à des limitations. Cela s’observe notamment sur les chantiers, où la pointeuse n’enregistre finalement que l’heure d’arrivée et de départ de l’employé sans spécifier le(s) type(s) d’heures effectuées au long de la journée. 

Digital Timesheets™ de Traxxeo est une solution de pointage mobile. En implémentant ce système en association avec des pointeuses horaires, il est possible d’obtenir un suivi beaucoup plus précis de l’activité de chaque travailleur. 

Digital Timesheets est une solution de saisie des heures intégrée : elle communique de manière bi-directionelle avec son environnement digital (ERP, logiciel de paie, logiciel de suivi financier, tableaux de bord, etc.).

Toutes les données sont accessibles directement depuis l’application, intégrées au sein même de la plateforme. Le département RH peut savoir ce qui s’est passé sur le chantier le jour même, quel employé a travaillé aujourd’hui, de quelle heure à quelle heure, le type d’heure, etc. 

Le travailleur, quant à lui, peut consulter son activité et en fonction du processus en place, saisir lui-même le détail des heures travaillées.

Tous les acteurs de l’entreprise ont donc une vue d’ensemble sur leur activité. L’accès est bien sûr différent pour chaque employé (Le travailleur pourra par exemple accéder à ses propres heures, mais seul le chef d’équipe aura une vue d’ensemble des prestations de chacun.

Ce contrôle de l’activité de l’entreprise grâce à Digital Timesheets™ permet alors de planifier beaucoup plus efficacement les coûts à venir, mais donne aussi la possibilité de dresser des devis plus précis pour les clients potentiels.