L’utilisation des feuilles de pointage pour la collecte des heures des ouvriers

Sur les chantiers, les feuilles d’heures Excel ou papier sont couramment utilisées pour collecter le nombre d’heures travaillées par les salariés de l’entreprise de BTP. Celles-ci sont simples à mettre en place et à utiliser. Cet outil ne nécessite pas de formation au préalable pour les chefs d’équipe puisqu’on le trouve sous la forme d’un document Excel ou papier.

Le constat sur le terrain est pourtant plus mitigé. Manque de flexibilité, imprécisions, erreurs humaines : la collecte des heures demeure une tâche chronophage qui peut être à l’origine de tensions entre l’employeur et ses salariés.

Les équipes RH, en première ligne des conflits, subissent une pression constante qui impacte inévitablement leur bien-être au sein de l’entreprise.

Il est aujourd’hui indispensable de repenser la collecte d’heure et d’adapter les processus aux contraintes du terrain. Une solution logicielle de GTA (Gestion des temps et des Activités) telle que Digital Timesheets™ de Traxxeo peut combler les failles des supports traditionnels et offrir une nouvelle vision de la collecte des heures. C’est un investissement gagnant pour les entreprises qui souhaitent ancrer leur stratégie dans le digital et rester à la pointe de l’innovation.

Les feuilles de pointage pour la gestion du personnel

Les entreprises doivent collecter les données relatives aux présences des salariés ainsi qu’aux heures travaillées. C’est une obligation légale qui est également utile pour l’entreprise. En effet, ces informations sont nécessaires pour établir les fiches de paie et rémunérer les salariés selon leur activité sur le terrain. Elles permettent également d’optimiser la gestion du temps de travail.

Les chefs de chantier sont en charge de la collecte des heures travaillées par les membres de leurs équipes. Ils doivent ensuite transmettre ces données aux équipes des ressources humaines afin qu’elles soient traitées.

Les feuilles d’heures sur le chantier

Les feuilles de pointage d’heures permettent aux responsables de rassembler les données demandées par les équipes des ressources humaines.

Ce document est souvent au format Excel ou au format papier. Feuilles d’heures sur Excel ou feuilles prêtes à l’impression, il en existe de nombreux modèles à télécharger en libre accès sur internet. Il doit permettre le suivi des heures travaillées par chaque salarié au quotidien.

Ces supports sont rassemblés, synthétisés et envoyés aux équipes RH dans la base vie du chantier.

Les feuilles de présence

Ce support permet de notifier les présences et les absences des ouvriers sur le chantier. Sur le terrain, les responsables notent de manière quotidienne quels employés sont présents.

Les feuilles de présence ont pour rôle :

• La gestion des absences selon divers motifs : accident, maladie, vacances, récupération.
• Le suivi des entrées et sorties sur le lieu de travail.

Ces feuilles de pointage doivent relever plusieurs informations pour être valides et utiles :

• L’identité de l’ouvrier
• La date
• L’heure d’arrivée
• L’heure de départ

Ces informations vont permettre aux équipes RH et aux chefs d’équipe d’avoir une vision de la gestion du temps de travail.

Le personnel mobile et la relève des heures

La solution des feuilles de pointage peut s’avérer inadaptée pour suivre l’activité et assurer la gestion RH du personnel mobile.

En effet, sur certains chantiers une partie du personnel est nomade : 

• Travail en atelier, 
• Activité sur de multiples chantiers,
• Conducteurs d’engins mobiles,
• Travail en intervention,
• Déplacements sur le lieu de travail administratif…

Ainsi, le suivi des heures travaillées par les ouvriers peut s’avérer complexe. La prise en compte ou non des temps de trajet dans les heures de travail peut varier d’un ouvrier à l’autre et d’un chantier à l’autre.

Il est donc nécessaire de moderniser et digitaliser les processus de pointage. Les solutions choisies doivent s’adapter à ces travailleurs mobiles et fiabiliser la collecte des informations.

En cas de conflit avec le salarié, l’entreprise doit aussi pouvoir s’appuyer sur des données fiables et incontestables. Les feuilles de pointages sont falsifiables et peu précises du fait de leur manque de flexibilité.

Les conflits en entreprise autour de la gestion des temps sont courants. L’employeur et les ouvriers doivent trouver des outils qui évitent les désaccords.

Le manque de flexibilité des feuilles de pointage

Les feuilles de pointage présentent des limites. C’est pourquoi de nombreuses entreprises du secteur du BTP font le choix d’évoluer vers des solutions digitales plus modulables.

Les méthodes traditionnelles manquent indiscutablement de flexibilité sur de nombreux points fondamentaux.

La pluralité des statuts sur un chantier

Sur un chantier, les salariés travaillent sous des contrats qui diffèrent et ne sont pas soumis aux mêmes législations. Il est indispensable pour le suivi des activités et la gestion des coûts de prendre en compte ces informations. 

Les feuilles de pointage traditionnelles ne permettent pas de prendre en compte avec précision la granularité des informations.

Certains travailleurs étrangers sont soumis à une réglementation qui leur est propre :

• Nombre d’heures travaillées,
• Heures supplémentaires,
• Récupération,
• Heures de travail pénible,
• …

De même, certaines entreprises travaillent à l’international et emploient aussi bien des ouvriers résidants sur le lieu du chantier que des travailleurs étrangers.

Un logiciel de gestion des temps et des activités (GTA) doit permettre de collecter les heures des employés selon leur statut et la législation à laquelle ils sont soumis.

En plus de la pluralité des nationalités, les salariés exercent leurs activités sous différents types de contrat :

• CDI
• CDD
• Intérimaires
• Prestataires externes

Il est essentiel de collecter les heures travaillées selon le statut de l’ouvrier afin d’avoir un aperçu précis des coûts du chantier en cours.

La diversité des tâches

Le chantier est divisé en tâches et en sous-tâches. Cela permet un suivi financier plus précis du projet.

Le contrôleur de gestion doit rester informé de l’avancement des tâches et du budget d’heure dépensé pour chacune d’entre elles. Il confronte ensuite les données à la WBS (Work Breakdown structure). Le respect de la structure des coûts est indispensable à la rentabilité d’un chantier. L’entreprise a basé son offre sur celle-ci. Elle doit donc être suivie et respectée avec le plus de précision possible.

Avec les feuilles de pointage, il est difficile de connaître avec exactitude le nombre d’heures qu’un ouvrier a passé à travailler sur une tâche en particulier. Le manque de granularité dans le suivi est un véritable point noir pour le contrôle de gestion.

Le suivi des coûts

L’analyse de la rentabilité et la gestion financière d’un chantier sont étroitement liées au calcul des heures passées sur chaque tâche. Il est essentiel de connaître le coût en main-d’œuvre de chaque tâche et de chaque sous-tâche. Cela permet au contrôleur de gestion d’établir un parallèle entre le budget dépensé et la structure des coûts prévue.

De plus, une bonne connaissance des coûts par tâche permet à l’entreprise de baser ses futures offres sur des données fiables et récentes.

Pour répondre aux appels d’offre avec pertinence, il est nécessaire de prendre en compte le budget dépensé par tâche lors des précédents projets. C’est la garantie d’un chantier rentable pour l’entreprise. 

Un meilleur suivi des coûts permet de gagner en compétitivité et en rentabilité.

La collecte des données : une problématique RH

Les feuilles de pointage permettent au responsable RH de collecter les données sur le terrain puis de les retranscrire dans son logiciel SIRH (Human resource management system). 

Cette étape indispensable pour générer les fiches de paie peut s’avérer complexe et chronophage. Manque de granularité de l’information, erreurs, modifications : les problèmes de synchronisation entre l’administratif et le terrain sont monnaie courante.

Le manque d’instantanéité dans la collecte des informations est en partie responsable de ces dysfonctions.

La pluralité et le manque d’harmonie des supports

Selon les entreprises, les chantiers, les chefs d’équipe, les supports utilisés ne sont pas standardisés. On trouve aujourd’hui des modèles de feuilles d’heures à imprimer sur internet. Il en existe de nombreux exemplaires sous des formats divers et variés.

La législation n’encadre pas le format des feuilles de pointage. Elles peuvent par conséquent être au format papier ou au format numérique. Le contenu de la feuille de pointage est lui aussi laissé libre.

Il existe uniquement deux règles les concernant :

• La durée de conservation des feuilles de pointage est de 5 ans
• Les feuilles de pointage doivent rester consultables à tout moment par les salariés

La pluralité des supports rend complexe le travail de retranscription. Le responsable RH doit jongler entre plusieurs documents plus ou moins lisibles.

Éviter les erreurs humaines

Les feuilles de pointage passent de main en main. Du terrain à la base vie, de la base vie au bureau du responsable RH. La multiplication des porteurs d’information favorise les erreurs, qu’elles soient manuscrites ou dactylographiées. Il est donc courant de voir ces anomalies se répercuter sur les fiches de paie.

Véritable bête noire des RH, l’erreur sur le bulletin de salaire doit à tout prix être évitée. Celle-ci génère un travail supplémentaire de correction et impacte négativement la relation entre l’employeur et son salarié.

C’est la raison pour laquelle les fins de mois sont des moments de fortes tensions au sein des équipes des ressources humaines. Elles doivent s’assurer du bon calcul des heures travaillées mais elles sont aussi garantes du respect du Code du Travail au sein de l’entreprise.

Le respect de la législation

L’entreprise doit respecter le Code du Travail et les règles de la Convention Collective qui encadrent les activités du secteur du bâtiment. Une entorse à la législation pourrait avoir des conséquences sérieuses et durables pour l’entreprise.

Afin de s’assurer du bon suivi des règles, le responsable RH doit vérifier la conformité des heures effectuées par les salariés. Toute anomalie doit être notifiée et rectifiée.

Le rôle du responsable RH :

• Veille au respect des obligations légales,
• Applique la réglementation relative au droit du travail,
• Améliore les conditions et l’organisation du travail,
• Supervise la gestion de la paie.

Les pénalités doivent être évitées, c’est pourquoi ce travail de vérification est d’une grande importance pour la prospérité de l’entreprise ainsi que pour le bien-être de ses salariés.

Une procédure chronophage

Les équipes RH font face à un minutieux travail de vérification des données. Certaines informations doivent être confirmées par les chefs de chantier et les anomalies détectées doivent être rectifiées. C’est donc un va-et-vient d’informations dense à la fin du mois qui nécessite une bonne communication entre le terrain et l’administration.

Il est cependant compliqué de corriger les anomalies avec plusieurs jours, voir plusieurs semaines, de décalage.

Les anomalies identifiées par les équipes RH :

• Dépassement des heures autorisées
• Prise en compte des absences (vacances, accident, maladie)
• Absences injustifiées
• Pauses légales non respectées
• Nombre de pointages impairs

Une fois identifiées les anomalies doivent être justifiées, corrigées ou compensées. 

Ce travail minutieux demande de la rigueur et de la précision. C’est une grande responsabilité qui pèse sur les épaules du responsable RH.

Les alternatives aux feuilles de pointage

L’utilisation de méthodes numériques permet de fluidifier le travail de collecte des données. Les nouvelles technologies offrent des outils fiables, intuitifs, qui limitent les erreurs humaines. 

C’est pour les entreprises du secteur du BTP une véritable opportunité. 

Les solutions digitales permettent aux entreprises :  

• D’optimiser leurs processus, 
• De les rendre plus compétitives,
• D’améliorer leur rentabilité,
• D’alléger le travail de collecte d’informations des chefs d’équipe.

Investir dans une solution de GTA telle que Digital Timesheets™ de Traxxeo est une stratégie gagnante sur le long terme à tous les niveaux de l’échelle hiérarchique.

Les pointeuses virtuelles

Parmi les nouvelles solutions alternatives aux feuilles de pointage, les pointeuses virtuelles occupent aujourd’hui une place importante sur les chantiers.

Cet outil permet de dématérialiser la pointeuse pour un pointage entièrement mobile. Le chef de chantier dispose d’une application mobile sur son smartphone qui lui permet de pointer la présence des membres de son équipe.

Les pointeuses virtuelles offrent de nombreux avantages :

• Centralisation des données,
• Mobilité,
• Transmission des informations du terrain vers les équipes RH,
• Instantanéité,
• Fiabilité des données.

Couplé d’une application de GTA comme Digital Timesheets™ de Traxxeo, le pointage virtuel est une solution efficace. Il devient possible pour l’entreprise de collecter, suivre et synthétiser les données en toute simplicité.

Le travail de collecte est simplifié, fiabilisé et les données sont rendues accessibles en temps réel.

Les autres types de pointeuses

Si la pointeuse virtuelle constitue une alternative idéale aux feuilles de pointage, il existe d’autres types de pointeuses. Elles sont plus ou moins adaptées au domaine du BTP et possèdent des spécificités qui leur sont propres. Certaines solutions de pointage numérique permettent de restreindre l’accès à des zones du chantier afin d’en assurer la sécurité.

Les types de pointeuse :

• La pointeuse biométrique qui permet d’identifier le salarié grâce à une reconnaissance digitale, faciale ou d’un autre élément physionomique.
• La pointeuse badgeuse qui permet de pointer à l’aide d’une carte magnétique ou d’un pass. Ce système est informatisé.
• La pointeuse mécanique qui enregistre les entrées et sorties du personnel sur un support papier ou cartonné.
• La pointeuse RFID qui est une technique d’identification par radio-fréquence. Les badges enregistrent à distance l’horaire d’arrivée des employés sur le lieu de travail. Cela simplifie la collecte des données.

La solution Traxxeo pour la gestion du temps et des activités

Traxxeo propose l’application GTA (gestion du temps et des activités) Digital Timesheets™. Adaptée aux contraintes du terrain, cette solution offre de nombreux avantages.

Les atouts de l’application Digital Timesheets™ de Traxxeo :

• Une application de pointage qui s’accompagne d’une pointeuse virtuelle. Cette dernière s’adapte aussi bien aux travailleurs mobiles qu’aux équipes présentes sur le chantier.
• Une interface de saisie déclarative avec des menus déroulants qui permettent plus de granularité dans la collecte des informations.
• Une plateforme de gestion pour suivre la dépense du budget d’heures sur chaque tâche. Il est possible d’utiliser des codes chantiers propres à l’entreprise.
• Une intégration bidirectionnelle avec les logiciels SIRH qui permet aux équipes administratives (valideurs opérationnels, équipes RH, service de paie…) d’avoir accès à l’information en temps réel.
• Un paramétrage d’alertes pour détecter les anomalies instantanément. (Absence imprévue, dépassement des heures autorisées…)

Cette application centralise la totalité des informations du terrain de manière fiable, structurée et instantanée. C’est un outil de travail intuitif qui simplifie les missions de chacun. Du terrain jusqu’à l’administration, l’utilisation d’une application de gestion du temps et des activités représente un gain de temps non négligeable.

L’entreprise qui utilise Digital Timesheets™ de Traxxeo :

• Devient plus réactive face aux problèmes sur le terrain, aux anomalies et aux erreurs.
• Améliore sa rentabilité en optimisant le suivi des coûts.
• Dégage du temps de travail à ses responsables d’équipes qui peuvent se concentrer sur d’autres tâches.

Cette solution s’intègre aux logiciels déjà en place dans l’entreprise. Cela permet aux équipes administratives de conserver leurs procédés existants.

Traxxeo propose une amélioration du fonctionnement sans bouleverser les procédures utilisées par les entreprises.

La solution Traxxeo s’intègre :

• Au logiciel SIRH (Système d’Information Ressources Humaines)
• Au système ERP (Enterprise Resource Planning)

La mise en place de la solution est donc facilitée. Traxxeo dispose d’une équipe d’experts prêts à s’assurer de la bonne intégration du logiciel au sein des différents départements de l’entreprise.

Des outils modulables adaptés à la réalité des chantiers

Le pointage virtuel apporte aux ouvriers plus de liberté dans leur fonctionnement. Le processus est plus fluide et intuitif.

Facile à utiliser, la pointeuse virtuelle ne nécessite pas de compétences particulières. La prise en main est rapide et simple. Le chef de chantier peut simplement rentrer les informations sur son smartphone ou sur la tablette mise à sa disposition. C’est un gain de temps remarquable. Les chefs d’équipe disposent de plus de temps pour se concentrer sur leur cœur de métier.

L’application Digital Timesheets™ de Traxxeo complète ce procédé en permettant plus de granularité dans le suivi des données. 

Les aides à la saisie sont personnalisables et adaptées à chaque entreprise.

Fonctionnalités proposées par l’application :

• Menus déroulants
• Signature électronique
• Pré-calcul des heures
• Codes chantier
• Personnalisation des tâches

C’est un outil qui s’adapte non seulement aux spécificités de chaque chantier mais aussi à la réalité du terrain.

La solution Digital Timesheets™ de Traxxeo est :

• Modulable,
• Fonctionne hors-ligne,
• S’adapte à tous les appareils mobiles (Smartphones, tablettes…)
• Personnalisable selon les contraintes (législation, tâches, type de contrat…)

Adaptée aux entreprises du secteur du BTP qui travaillent en France comme à l’international, cette solution représente une véritable plus-value. C’est un outil d’avenir qui aide et accompagne les entreprises sur le chemin de la croissance.

Sur un marché toujours plus compétitif, il est indispensable de disposer d’outils adaptés. Une bonne gestion des temps de travail demeure un élément indissociable de la rentabilité de l’entreprise.