Feuille d’heures hebdomadaire sur Excel : des limites à l’horizon
Excel est un outil qui permet un début de digitalisation sur un grand nombre de process dans les entreprises. Or, si c’est une solution efficace dans de nombreux cas de figure, qu’en est-il en ce qui concerne la réalisation de feuilles d’heures hebdomadaire ?
Utiliser Excel pour les feuilles d’heures offre de nombreuses possibilités. Toutefois, la mise en place de ce type de système doit répondre à des exigences strictes de la part des acteurs concernés.
Les exigences en termes de relevé d’heures hebdomadaire sur Excel
La mise en place d’un système de feuille d’heure hebdomadaire sur Excel doit répondre à certains critères. Il faut en effet prendre en compte les exigences des employés et les besoins de l’employeur tout en respectant le cadre de la législation en place.
Le point de vue de l’employé
En ce qui concerne les relevés d’heures hebdomadaires sur Excel, la principale préoccupation de l’employé concerne la facilité d’utilisation du système en place.
L’employé devra en effet investir un effort supplémentaire et prendre sur son temps pour saisir ses horaires, parfois en interrompant sa tâche en cours.
C’est pourquoi le système de pointage sur Excel devrait, dans la mesure du possible, être le plus clair possible. La feuille d’heure devrait alors mettre en avant les informations les plus pertinentes, mais aussi les espaces où l’employé doit remplir ses informations.
En résumé, le travailleur sur un chantier ou autre n’a pas nécessairement le temps de remplir correctement sa fiche d’heure. Il faut donc que le système en place soit clair, lisible et limité à l’essentiel afin de réaliser une saisie précise et sans erreurs pour les heures travaillées.
La position de l’employeur
Pour qu’un relevé d’heures hebdomadaires sur Excel soit pertinent pour le contrôle des performances des travailleurs et la réalisation des fiches de paie, il doit inclure les formules nécessaires à l’automatisation des calculs requis pour ces tâches.
La position de l’employeur consiste donc à mettre un outil simple d’utilisation à disposition des employés. De cette manière, les travailleurs perdront moins de temps dans le report des heures qu’ils pourront alors investir sur des tâches plus pressantes.
En tant qu’employeur, il est recommandé de réaliser soi-même les feuilles de pointage hebdomadaire sur Excel afin d’optimiser les calculs avec des fonctions précises qui s’adaptent aux besoins de l’entreprise.
La législation des heures hebdomadaires
C’est le code du travail qui régit la législation autour du temps de travail en France. Le code du travail établit les règles suivantes :
- 35 heures de travail par semaine. Cette durée peut toutefois être modifiée dans le cadre de certaines conventions collectives.
- Maximum 10 heures de travail par jour.
- 48 heures de travail par semaine maximum, qui passe à 44 heures maximum en moyenne sur une période de 12 semaines.
Ces règles doivent être respectées par toutes les entreprises en France. Toutefois, si le code du travail définit les limitations en termes d’heures travaillées par semaine, la loi n’impose aucune obligation quant au mode de report des heures.
La mise en place du système de pointage, via Excel ou non, dépend donc directement de l’employeur. Ce dernier instaure alors le système qui paraît le plus pertinent en fonction des besoins de son entreprise.
Cependant, ces règles sont en vigueur pour les travailleurs français en France. Le pointage est alors rendu encore plus compliqué lorsque l’entreprise fait appel à des travailleurs avec différents statuts et origines, du fait que les législations sont amenées à varier au cas par cas.
Les limitations des feuilles de pointage hebdomadaires sur Excel
Bien que très pratique si correctement utilisée, la feuille d’heures hebdomadaires sur Excel est toutefois limitée face aux solutions plus modernes.
BTP : un suivi des heures difficile à mettre en place
Le milieu du BTP a ses spécificités concernant le pointage des heures. Il est en effet beaucoup plus compliqué de suivre les heures d’un travailleur sur chantier qui va de tâche en tâche (mobile) que pour un employé de bureau.
Malgré ses limitations, la solution Excel est encore largement utilisée dans ce domaine. C’est d’ailleurs un problème, du fait que cette solution implique un grand risque d’erreur humaine lors du report des heures.
En général, sur un chantier, c’est le contremaître qui se charge du report des heures des employés. Ce dernier récupère les fiches d’heures de chaque employé (souvent sur papier) et tente tant bien que mal de reporter ces informations sur Excel dans la base vie.
Or, cette collecte de données reste très peu précise et entraîne souvent des erreurs dans la réalisation des fiches de paie des employés, erreurs qui pourraient être évitées avec Digital Timesheets™ de Traxxeo.
Digital Timesheets™, la solution de Traxxeo, permet alors de collecter des données précises sur le terrain. Chaque code d’heure est répertorié dans l’application pour un pointage plus aisé. De plus, ces informations sont transmises en temps direct pour une meilleure réactivité.
Un système chronophage pour le relevé des heures
Les ouvriers sur chantier ne sont pas les seuls à faire les frais des limitations d’Excel. Le personnel des départements RH et de la paie en est, lui aussi, victime.
Il est monnaie courante que les relevés d’heures en provenance du chantier arrivent aux bureaux déjà remplis d’erreurs. Le suivi d’activité étant ce qu’il est avec un système Excel, il est en effet difficile pour les contremaîtres de suivre le travail de chaque ouvrier.
L’absence de précision dans les données collectées et le fait que les informations ne soient pas transmises en temps réel entraîne alors une charge de travail conséquente pour le personnel en amont, qui doit alors réaliser les fiches de paie sur base d’informations erronées ou incomplètes, ce qui mènera assurément à des réclamations et tensions indésirables au sein de l’entreprise.
Le report des heures prend alors un temps considérable pour ces départements, en particulier en fin de mois.
La porte ouverte aux erreurs de report
Comme pour toute solution dans laquelle la part d’action humaine est importante, la feuille d’heure hebdomadaire sur Excel est sujette à l’erreur.
Les erreurs de report sont donc courantes. Ces erreurs entraînent ensuite des problèmes au niveau de la réalisation des fiches de paie, avec des heures payées qui n’ont pas été travaillées et vis versa.
Or, les erreurs dans la paie des travailleurs sont sources de réclamations et peuvent générer d’importantes tensions au sein de l’entreprise. Lorsqu’une information se révèle erronée ou manquante, il devient parfois impossible de déterminer avec certitude le nombre d’heures réellement travaillées.
Le gestionnaire de la paie se retrouve alors avec la lourde tâche d’indiquer le nombre d’heures probablement prestées, tout en faisant face aux probables mécontentements des travailleurs.
La solution Digital Timesheets™ de Traxxeo : une nouvelle façon d’aborder les feuilles d’heures
Digital Timesheets™ de Traxxeo est une solution de pointage mobile en temps réel qui permet une collecte de données claire et précise, facilitant ainsi tous les processus concernés par les relevés d’heures hebdomadaires.
Le pointage horaire mobile pour les employés
Notre solution de pontage mobile Digital Timesheets™ est conçue pour faciliter le relevé des heures en entreprise, dans le BTP ou autres. C’est le moyen idéal de suivre le plus précisément possible l’activité des ressources et travailleurs mobiles de l’entreprise.
En comparaison à la feuille d’heure hebdomadaire sur Excel, Digital Timesheets™ améliore considérablement le report des heures
L’optimisation de la transmission des informations
Digital Timesheets™ facilite considérablement la transmission des informations au sein de l’entreprise. Toutes les informations collectées sont disponibles directement sur l’application (mais aussi sur la plateforme et les logiciels de gestion de l’entreprise si souhaitée, grâce à une intégration bidirectionnelle), accessible uniquement par le personnel autorisé.
Les RH obtiennent alors des informations viables en provenance des chantiers, facilitant ainsi le report des heures pour la réalisation des fiches de paie.
Toutes les informations étant disponibles à l’instant où elles sont mises en ligne dans l’application, il est plus facile de suivre la structure des coûts et de s’y tenir.
Cet accès direct aux informations permet aussi à l’employeur de réagir plus rapidement en cas de problème, accident ou autres contretemps. Par ailleurs, des alertes automatiques sont envoyées par l’application dès qu’une anomalie est détectée.