Pointage Excel et gestion du personnel dans le secteur du BTP
Les feuilles de pointage sont des outils basiques et répandus dans le monde du travail de manière générale. Dans le secteur du BTP, le pointage Excel est couramment utilisé pour la gestion du personnel. Il permet de noter les heures travaillées, les présences et de transmettre ces informations aux responsables RH pour générer les feuilles de paie.
Cependant, dans la pratique, cette méthode traditionnelle de pointage possède ses limites : manque de flexibilité, risque d’erreurs… Les solutions digitales telles que Digital Timesheets™ de Traxxeo et le pointage virtuel viennent donc répondre à ces carences.
Le pointage du personnel sur Excel
Les feuilles de pointage Excel permettent au chef de chantier d’indiquer la présence des ouvriers sur le chantier. Elles lui servent de support au quotidien pour comptabiliser les heures de présence sur le lieu de travail.
Les feuilles de pointage Excel : la méthodologie
La feuille de pointage, aussi appelée fiche de pointage, prend la forme d’un document Excel. Celui-ci est généralement rempli par le chef de chantier pour être transmis aux équipes RH de manière hebdomadaire. Il en existe de nombreux modèles :
- Feuille de pointage dynamique Excel
- Feuille de pointage gratuite à télécharger
- Document de pointage Excel fourni par l’entreprise
- Feuille d’horaires Excel
- Feuille de pointage hebdomadaire
- Feuille de pointage mensuelle…
Le salarié peut consulter sa feuille de pointage à tout moment. Celle-ci doit être signée par l’ouvrier et le responsable avant d’être transmise au département des ressources humaines.
En collectant notamment les heures d’arrivée et de départ avec précision, la feuille de pointage Excel permet de calculer le temps de travail effectif d’un salarié, d’un intérimaire ou d’un prestataire de l’entreprise. Ces données permettent ensuite de générer les fiches de paie en fonction des heures prestées par chaque ouvrier.
La multiplication des porteurs d’information
Du chef de chantier jusqu’au bureau du responsable RH, la feuille de pointage Excel passe de mains en mains. Elle peut être imprimée pour signature, la prise de notes manuscrite sur le document vient alors compliquer sa retranscription.
Ajustements, modifications, erreurs de calcul : les fiches de pointage Excel manquent de fiabilité. La multiplication des porteurs d’informations décuple également l’imprécision du document.
Ces erreurs se répercutent ensuite sur les fiches de paie. Il devient alors difficile de corriger les irrégularités et de rectifier la situation. Les erreurs dans la paie sont alors la source de réclamations ou de fortes tensions dans l’entreprise et peuvent mettre à mal la confiance entre un travailleur et son employeur.
Les gestionnaires de paie tentent par conséquent d’éviter les erreurs à tout prix. Les fin de mois sont alors des périodes de forte pression pour les équipes en charge de la paie, sans garantie aucune que les erreurs pourront être évitées.
La gestion administrative des feuilles de pointage Excel
Les équipes RH ont pour mission de retranscrire les feuilles de pointage et de calculer les heures prestées par chaque ouvrier. À partir des données collectées, ils peuvent générer la fiche de paie.
Cependant, le délai qui s’écoule entre la transmission des données et le traitement de celles-ci est long. Il peut atteindre jusqu’à 15 jours. Il devient plus difficile de corriger les erreurs et les irrégularités lorsque la transmission d’information n’est pas instantanée. Le va-et-vient entre les équipes RH et les chefs de chantier peut devenir chronophage.
Il est important de prendre en compte que le personnel administratif ne se trouve pas sur le terrain. Les feuilles de pointage peuvent donc constituer un support limité pour leur permettre de décrypter les situations sur le chantier.
La complexité de la gestion du temps sur les chantiers
La pluralité des tâches et des intervenants sur un chantier peut rendre la gestion du temps complexe pour les responsables. C’est pourquoi il est important de faire preuve de rigueur et de précision dans la méthodologie de pointage utilisée.
En plus des présences et des absences, il est nécessaire de relever d’autres types d’informations qui viennent s’imbriquer dans la gestion des heures et des activités. La vue d’ensemble du chantier ne peut être précise que si l’ensemble des éléments sont pris en compte.
La diversité des statuts
Les ouvriers exercent sous différents types de contrats et sont soumis à des législations qui peuvent diverger d’un employé à l’autre.
Sur le chantier les ouvriers peuvent avoir les statuts suivants :
- Salariés de l’entreprise : permanents ou en CDD
- Intérimaires
- Prestataires externes
- Travailleurs étrangers
- Travailleurs résidant dans le pays d’éxercice salariés d’une entreprise étrangère
- …
Des réglementations différentes s’appliquent selon les statuts :
- Le nombre d’heures supplémentaires autorisées,
- La majoration ou la compensation de celles-ci en jours de repos,
- Les heures de nuit,
- Le nombre de jours travaillés…
Le pointage sur feuille Excel rend difficile la collecte des informations selon le statut de chaque ouvrier.
Une solution comme Digital Timesheets™ de Traxxeo simplifie la gestion du temps de travail selon le statut du salarié. Des alertes peuvent être paramétrées lors du dépassement des heures. C’est une aide non négligeable pour garantir le respect du Code du Travail et les règles de la Convention Collective.
La diversité des tâches
Si les statuts des ouvriers sont nombreux, les tâches sur lesquelles ils travaillent le sont tout autant.
En effet, chaque ouvrier se voit attribuer des tâches différentes qu’il est essentiel de suivre avec précision.
Le découpage du chantier par tâches et par sous-tâches doit correspondre au WBS (Work Breakdown Structure). La rentabilité du chantier dépend de la concordance entre les budgets d’heures prévus pour chaque tâche et les heures effectivement travaillées.
Il est donc indispensable pour connaître l’avancement global du chantier ainsi que pour le respect de la structure des coûts (WBS) de connaître avec exactitude le nombre d’heures passé sur chaque tâche.
L’application Digital Timesheet™ de Traxxeo permet d’associer des tâches et des codes chantier à la solution de pointage digitale. La gestion du temps passé sur chaque tâche est simplifiée et précise.
Les avantages d’une solution de pointage digitale pour la gestion des tâches :
- Granularité dans le suivi des informations,
- Intégration de la structure de coûts directement dans la solution de pointage,
- Données fiabilisées
- Suivi en temps réel de l’avancement des budgets d’heures
Le respect du Code du travail
Le rôle du responsable RH est de garantir le respect du Code du travail et des règles dictées par la Convention Collective. Le nombre d’heures travaillées par chaque employé doit être comptabilisé avec précision afin de ne pas dépasser les durées légales.
Un pointage sur feuille Excel ne permet pas de suivre le nombre d’heures prestées par chaque salarié selon :
- le type d’heures travaillées (heures de nuit, heures supplémentaires, heures de travail difficile…),
- le nombre d’heures prévues par le contrat.
Le suivi de ces données est pourtant indispensable pour assurer le respect de la législation. Si l’entreprise manque à ses obligations, les conséquences peuvent s’avérer extrêmement coûteuses et pénalisantes.
Pour garantir le respect du Code du Travail, le travail des équipes RH consiste à :
- Traiter les données reçues via les feuilles de pointage Excel.
- Vérifier les données retranscrites.
- Corriger les éventuelles irrégularités afin de répondre aux règles qui découlent du Code du travail.
Le pointage horaire Excel et la productivité de l’entreprise
Une bonne gestion des temps de travail permet plus de rentabilité et une meilleure productivité. L’enjeu pour les entreprises est aujourd’hui d’appliquer des méthodes efficaces et précises pour garantir une gestion des coûts la plus fiable possible.
Dans le secteur du BTP la concurrence est accrue, surtout si l’entreprise travaille à l’international. Afin de répondre aux appels d’offres et de les remporter, il est nécessaire d’être compétitif. L’entreprise doit ensuite respecter les coûts fixés afin de garantir sa rentabilité et de générer des profits.
Gestion du temps et rentabilité
Le contrôleur de gestion est responsable du suivi du budget dépensé, notamment en main-d’œuvre. Il confronte le nombre d’heures travaillées et l’avancement du chantier. La bonne gestion du temps passé sur chaque tâche est la clé de la réussite d’un chantier.
Le respect de la structure de coûts (Work Breakdown Structure, WBS) garantit la rentabilité du chantier puisque l’offre a été basée sur celle-ci.
Afin de faire coïncider les budgets d’heures et l’avancement du chantier, le contrôleur de gestion doit disposer d’outils fiables et efficaces. Il doit rester informé de la situation sur le terrain en temps réel.
Le pointage sur feuille Excel est un outil qui manque de granularité pour suivre avec précision les heures effectuées. De plus, le traitement des données collectées via Excel est chronophage.
Un outil tel que Digital Timesheet™ de Traxxeo permet :
- de suivre en temps réel les avancées du chantier,
- d’assurer un meilleur contrôle des coûts par tâche,
- de connaître avec précision le prix réel des tâches ou des lots,
- de diminuer le travail administratif de traitement des données.
Le suivi de la consommation des budgets d’heures
Suivre la consommation des budgets d’heures avec précision permet non seulement de garantir la profitabilité de l’entreprise mais peut aussi constituer une base de travail précieuse pour les futurs appels d’offres.
En effet, une connaissance précise du coût des tâches peut représenter une plus-value considérable pour répondre avec pertinence aux futurs appels d’offres. La définition du budget prévisionnel est en accord avec la réalité du terrain et permet d’effectuer un chiffrage concordant.
L’entreprise peut se baser sur des données récentes et fiables pour se constituer une bibliothèque de données qui lui est propre.
Le pointage Excel et ses limites
S’il est indispensable de suivre avec précision les heures travaillées par les ouvriers sur le chantier, il est clair que le pointage sur feuille Excel présente des limites. Le manque de fiabilité et de flexibilité de cette méthode peut constituer un obstacle certain pour améliorer la rentabilité des entreprises.
Pour répondre aux besoins d’un marché compétitif, les entreprises du secteur du BTP doivent aujourd’hui remettre en question ces méthodes traditionnelles et se tourner vers des solutions digitales plus adaptées aux contraintes du terrain.
Les avantages du pointage Excel
Le pointage Excel offre les avantages suivants :
- méthode de pointage peu coûteuse à mettre en place,
- possibilité de télécharger des modèles gratuits de feuille de pointage Excel,
- outil simple qui peut être utilisé et compris par l’ensemble des salariés,
- Excel est un logiciel largement répandu et utilisé par l’ensemble des entreprises,
- système de pointage simple et intuitif…
Les inconvénients du pointage Excel
Le pointage Excel présente les inconvénients suivants :
- méthode traditionnelle en passe de devenir obsolète,
- manque d’harmonie entre les différents types de supports, qui ne communiquent pas entre eux (feuilles papier, fichiers Excel, logiciels de gestion, etc.).-
- solution propice aux erreurs humaines,
- manque de granularité des données collectées,
- travail administratif lourd et chronophage,
- difficultés pour identifier les erreurs,
- peu adapté aux contraintes du chantier…
Vers des méthodes de pointage adaptées aux contraintes du terrain
Les méthodes de pointage traditionnelles constituent aujourd’hui un frein pour optimiser la productivité des entreprises du secteur du BTP. Elles ne répondent pas aux besoins précis du terrain et peuvent à long terme pénaliser l’entreprise.
Sur un marché où la concurrence est importante, les appels d’offres sont internationaux, et les acteurs nombreux, il est indispensable de se concentrer sur la productivité. Des solutions telles que Digital Timesheet™ de Traxxeo accompagnent les entreprises vers plus de rigueur dans la gestion de leurs ressources.
C’est aussi en dégageant du temps aux responsables hiérarchiques (responsable RH, contrôleur de gestion, chef de chantier) qu’ils pourront se concentrer sur des missions bénéfiques à l’entreprise. Leur éviter des tâches laborieuses et chronophages doit être une priorité pour le bon déroulement des opérations.
Les nouvelles méthodes de pointage
De nouvelles méthodes de pointage ont fait leur apparition pour répondre au mieux aux contraintes du terrain. Le BTP est un domaine qui possède des spécificités notoires qui génèrent des besoins précis dans la gestion du temps et des activités au quotidien.
Les spécificités du BTP :
- Diversité des statuts des ouvriers (intérimaires, CDD, salariés internes, CDI, prestataires de services…)
- Diversité du type d’heures travaillées (heures supplémentaires, heures de nuit, heures de travail pénible, heures de pluie, heures de trajet…)
- Complexité du suivi des tâches (mobilité, secteurs d’activité…)
- Besoins de coordination accrus entre les départements administratifs et le terrain.
Afin de gagner en efficacité et en fiabilité, il est nécessaire de mettre en place des méthodes de pointage récentes et innovantes.
Le pointage virtuel
Le pointage virtuel permet plus d’instantanéité dans la transmission des données. Le département RH peut accéder aux informations de pointage en temps réel. Ce gain de temps constitue une aide précieuse dans les situations suivantes :
- Le responsable RH peut réagir immédiatement en cas d’absence d’un salarié qui a besoin d’être remplacé,
- Les équipes RH sont informées en cas d’accident sur le chantier,
- Le pointage virtuel permet d’identifier en temps réel le dépassement du nombre d’heures autorisées,
- Les ressources humaines disposent d’informations fiables et à jour pour générer les bulletins de paie.
Contrairement aux feuilles de pointage Excel qui se perdent, peuvent être falsifiées ou modifiées, le pointage virtuel assure plus de fiabilité dans la collecte des données.
Pour les employés, le pointage virtuel assure plus de cohérence entre le type d’heures prestées et leur bulletin de salaire. Le nombre d’heures supplémentaires est comptabilisé avec précision et donc compensé comme il se doit par une majoration du taux horaire ou des jours de repos.
Les conflits entre les salariés et l’entreprise sont évités ou faciles à résoudre. Le pointage virtuel permet de garder un suivi fiable des heures de présence du salarié sur le chantier. C’est donc une solution gagnant-gagnant pour l’entreprise et ses ouvriers.
Pointage et fiabilité
La fiabilité des informations est une base de travail indispensable pour une bonne gestion administrative du chantier.
Que ce soit du côté des équipes Ressources Humaines ou du côté du contrôle de gestion, la fiabilité des données collectées constitue une valeur ajoutée considérable.
En effet, un pointage fiable permet :
- de réduire le temps passé à collecter, traiter et vérifier les données,
- d’éviter les erreurs sur les bulletins de paie,
- de garantir le respect de la structure des coûts,
- d’identifier les anomalies,
- de respecter le Code du travail et les règles de la Convention Collective,
- de répondre aux appels d’offres en se basant sur des données à jour…
Les méthodes de pointage traditionnelles sur Excel laissent aujourd’hui place à des solutions plus complètes et digitalisées.
Parmi les nouvelles méthodes de pointages utilisées sur les chantiers on trouve les suivantes :
- le pointage virtuel,
- le pointage biométrique,
- le pointage RFID,
- le pointage mobile,
- le pointage par QR code,
- les badgeuses.
Souvent, la méthode de pointage choisie par l’entreprise s’accompagne d’une application de GTA (gestion des temps et des activités) comme Digital Timesheets™ de Traxxeo. Celle-ci permet à l’entreprise de gérer avec plus de précision l’avancement du chantier tout en assurant le respect de la structure des coûts prévue.
Cette solution complète couvre l’ensemble des besoins de l’entreprise du BTP en lui donnant la possibilité de moduler la collecte des informations selon les spécificités de chaque chantier. C’est un vecteur qui rend la transmission des informations plus fluide entre le terrain et l’administratif.
Digital Timesheets™ de Traxxeo : Une solution flexible
Les entreprises qui souhaitent gagner en productivité, simplifier le travail administratif et disposer de données fiables peuvent s’orienter vers la solution Digital Timesheets™ de Traxxeo.
Cette application constitue une véritable plus-value à tous les niveaux de la hiérarchie.
- En effet, elle simplifie le pointage pour les chefs de chantier sur le terrain. Ils peuvent attribuer des tâches et des codes chantier aux ouvriers. L’application envoie des alertes en cas d’anomalies, tel qu’un dépassement des heures. L’interface est simple à utiliser et intuitive. C’est un gain de temps non négligeable pour les chefs de chantier qui peuvent se concentrer sur leur cœur de métier.
- Du côté du département administratif, l’application Digital Timesheet™ de Traxxeo permet au responsable RH d’accéder à toutes les informations en temps réel. Les erreurs sur les bulletins de paie sont évitées et la vérification des données est simplifiée. Les plannings hebdomadaires peuvent être réalisés selon les besoins du chantier et les budgets d’heures restants à chaque ouvrier.
- Le contrôleur de gestion dispose d’une vue d’ensemble de l’avancement du chantier en temps réel. Il peut alors suivre avec plus de rigueur et de précision la gestion des coûts par tâche. C’est aussi une base de travail précieuse pour répondre à des appels d’offres.
- Pour les travailleurs, le pointage est plus rapide, plus efficace et plus fiable. Les erreurs dans la paie sont évitées, grâce à la fiabilité et l’instantanéité des informations.
Traxxeo propose donc une solution modulable adaptée aux acteurs du BTP. Elle est intuitive, facile à utiliser et ne nécessite pas de besoins particuliers en formation.
La mise en place de l’application Digital Timesheets™ pour remplacer le pointage sur Excel est une opportunité pour l’entreprise de gagner en compétitivité et en productivité. C’est un outil qui simplifie la communication entre les équipes.