Logiciel de gestion des temps de travail

La gestion des temps du personnel est un casse-tête incontournable pour les sociétés qui emploient de nombreuses ressources mobiles.

Lorsque les employés sont concentrés sur un même lieu de travail, la gestion de leurs temps de travail s’en trouve simplifiée. Mais lorsque les travailleurs sont dispersés sur les chantiers ou en intervention chez les clients, il devient difficile d’assurer une gestion des temps efficace.

L’intégration par l’entreprise d’une solution applicative de gestion des temps a de nombreux avantages et pas uniquement pour le département RH.

Systèmes de pointage et gestion des temps

Souvent, la gestion des temps est uniquement associée à une problématique RH. Elle est parfois présentée comme une simple sous-partie d’un logiciel RH. Pourtant, cela est faux.

Dans la réalité, celle-ci a un impact beaucoup plus important dans l’entreprise.
Qui est impacté par la gestion des temps ?

Le pointage des temps de travail des ressources mobiles

Les employés mobiles sur les chantiers doivent pointer les heures qu’ils effectuent pour être payés en fonction de celles-ci. 

Le nombre d’heures exécutées  par chaque employé doit être récolté, ainsi que la nature de ces heures réalisées (heures de jour, de nuit, de trajet, de travail pénible, etc.). 

Ce pointage se fait, selon les cas, par l’ouvrier directement sur une pointeuse / badgeuse ou par la hiérarchie sur chantier (chef de chantier, conducteur de travaux) qui rapporte les temps de son (ses) équipe(s), qu’elles soient composées d’employés de l’entreprise ou d’intérimaires.

Dans le secteur du BTP par exemple, suivant la taille du chantier et les niveaux de hiérarchie présents, la récolte et la transmission des heures travaillées se fait :

• via une pointeuse (pointeuse RFID, pointeuse mécanique, pointeuse mobile ou virtuelle, etc.), 
• avec le remplissage de feuilles d’heures, ou feuilles de pointage.
• par la transcription sur un tableau excel dans la base vie des informations récoltées sur le chantier avec un papier et un bic… 
• par une ramification de l’ERP arrive parfois jusqu’à la base vie d’un chantier mais demande un travail pénible pour y mettre à jour les heures.

La gestion des temps pour le département RH

En tant que responsable RH, l’une des principales activités mois par mois est la paie des employés.

Un temps énorme est passé chaque mois pour intégrer dans le logiciel SIRH les données récoltées sur le terrain.

Celles-ci arrivent par le biais de nombreux supports qui ont fait le fruit d’un plus ou moins grand nombre de tentatives d’optimisation. Fiches de présence, feuilles d’heures aux formats variés, tableaux excel récapitulatifs… 

Le service RH doit composer chaque mois avec ces données plus ou moins complètes ; les compléter pour que les chiffres “tombent juste” au regard du droit du travail et éviter à tout prix de faire des erreurs sur les fiches de paie des employés.

En fiabilisant la collecte et le traitement des données, un logiciel de gestion des temps et des activités (GTA) permet d’optimiser la gestion de la paie.

La gestion des heures dans le travail de contrôle de gestion

En tant que contrôleur de gestion, il est essentiel d’être en mesure de suivre le budget dépensé en main d’œuvre (calculé sur base des heures effectuées par les travailleurs) par rapport à l’avancement des différentes tâches.

Ces informations sont confrontées avec la structure de coûts (Work Breakdown Structure, WBS) sur laquelle a été basée l’offre avec laquelle la société a remporté le marché.

Cela permet de déterminer la rentabilité (ou non rentabilité !) des projets en temps réel.

Souvent, le rapport du nombre d’heures exécutées sur chantier arrive tard (d’abord compilé par le département RH) et sans relation avec les tâches effectuées, ce qui rend le travail complexe et difficilement précis.

Des études de prix basées sur les budgets d’heures

Quand la société répond à un appel d’offre, c’est avec une estimation faite sur base de connaissances empiriques récoltées sur les contrats passés ou sur base de référentiels.

Face au marché, un projet est estimé à un prix donné, déterminé sur base de la connaissance plus ou moins précise du coût des tâches ou lots repris dans le projet.

Souvent, cette connaissance est acquise au cours d’une longue expérience, mais elle est encore très rarement basée sur des données précises et récentes.

De la même manière qu’au niveau du contrôle de gestion, l’association précise du temps passé et des tâches effectuées va représenter une plus-value considérable pour les futures réponses aux appels d’offres.

Logiciel de gestion des temps : optimisation de la productivité

L’intérêt d’une gestion des temps solide dépasse largement la gestion de la paie qu’effectue le département RH.

L’utilisation d’un logiciel de gestion des temps adapté à l’entreprise a un impact à de nombreux niveaux, directement liés avec la productivité et la rentabilité de celle-ci.

Une application de gestion des temps va permettre à une entreprise de :

• mieux utiliser le temps des responsables sur chantier
• diminuer le travail administratif en ressources humaines mensuel
• assurer un suivi de chantier précis par tâche
• assurer un meilleur contrôle des dépenses
• avoir des données précises sur le prix réel des tâches et des lots.

C’est la raison d’être de Traxxeo.

La gestion des temps en Saas

L’utilisation des solutions de gestion des temps créées par Traxxeo permet de fluidifier la gestion des temps en entreprise.

Les points de friction propres aux sociétés employant des ressources mobiles ont été pris en compte dans la conception de l’application de gestion des temps. Voyons les points d’impact depuis les chantiers jusqu’à l’administration.

Système de pointage et de gestion des temps sur chantier

La collecte des heures est chronophage sur chantier, compte tenu de la configuration de ceux-ci.

La récolte des heures par tâche (qui représente un atout considérable pour le contrôle de gestion et les études de prix notamment), sans outil dédié, relève du cauchemar pour les équipes sur le terrain.

L’application Digital Timesheets™ de Traxxeo permet d’associer facilement l’employé, le nombre et le type d’heures travaillées et les tâches sur lesquelles il a été affecté. 

Ces données sont rendues directement depuis l’application, pour être facilement sélectionnées par le contremaître ou le chef de chantier sur le terrain, depuis un smartphone ou une tablette. Il sélectionne employés, type d’heure, tâches et lots chaque jour dans des menus déroulants basés sur les codes correspondants (code chantier, les codes d’heure, etc.).

L’application est 100% paramétrable, permettant de récolter le niveau de granularité des informations souhaité par les différentes parties de la société. 

En cas d’erreur, de dépassement du nombre d’heures légalement autorisées ou d’incohérence décelée par rapport au planning, l’application affiche une alerte. 

Cela permet de mettre les acteurs concernés instantanément au courant de toute anomalie, sans que l’information ait besoin de remonter, d’être traitée et de revenir enfin au personnel sur le chantier.

Gestion des temps et des plannings

Le corollaire de ce nombre de personnes présentes ou non sur les lieux de travail, c’est la gestion des plannings. En entreprise, l’affectation des équipes se fait généralement au sein d’un logiciel de planning dédié, ou connecté au sein d’une même plateforme de gestion, comme c’est le cas chez Traxxeo.

En fonction de la présence ou de l’absence d’un nombre d’employés dans l’entreprise pour des causes variées (congés, maladies, absences exceptionnelles), il est nécessaire de prévoir des ressources supplémentaires.

Il apparaît ici toute l’utilité de l’application Digital Timesheets™ de Traxxeo qui permet à toute l’entreprise d’être mise instantanément au courant :

• des présences et absences
• des dépassements d’heures du personnel
• des gestion des budgets d’heures par tâches
• des modifications de planning en cours
• des modifications de planning à prévoir.

Logiciel de gestion des temps connecté au SIRH

L’intégration bi-directionnelle entre l’application Digital Timesheets™ et le SIRH de l’entreprise permet de supprimer de nombreuses frustrations au sein du département RH.

La réception hebdomadaire ou mensuelle de supports en tous genres (tableurs excels, feuilles d’heures, tableaux de présence, etc.) et le travail de copie de ces informations dans le logiciel SIRH disparaissent.

Les données sont directement saisies dans l’application de pointage. Il suffit désormais de valider les informations reçues, afin qu’elles soient automatiquement disponibles dans le logiciel RH de l’entreprise.

Des alertes éventuelles pourront soulever l’attention, mais dans une moindre mesure, car les écarts sont observés/corrigés directement sur le chantier.

Pour le département RH, la solution de gestion des temps Digital Timesheets™ développée par Traxxeo permet donc :

• le contrôle et la validation des heures sans avoir à les manipuler manuellement
• la transmission directe des heures dans le logiciel SIRH
• le contrôle de toutes les informations et leur modification si nécessaire
• d’assurer le respect du code du travail

Dans la gestion administrative des temps de travail, Digital Timesheets™ permet :

• le contrôle directement sur le chantier du nombre d’heures effectué par les ressources
• la transmission directe des heures prestées dans le logiciel SIRH
• le contrôle des informations par le département RH
• d’éviter les erreurs qui peuvent naître lors du passage d’un support à un autre.