Check In At Work : tout ce que vous devez savoir

Travailleur s'enregistrant sur checkinatwork, via une application mobile.

Afin de protéger les droits des travailleurs sur les chantiers de construction, mais également de prévenir le dumping social et la fraude, les autorités belges ont instauré un système baptisé Check In At Work (également connu sous le nom de Checkin@work ou CIAW), permettant d’enregistrer les présences sur les chantiers de construction. Dans cet article, nous examinerons ce qu’est le CIAW, qui sont les personnes concernées et comment un logiciel de construction adapté vous permet d’effectuer le suivi des présences et la gestion des documents afin de vous assurer que cette obligation légale est respectée.

Qu’est-ce que le Check In At Work ?

Le CIAW est un service en ligne en Belgique permettant d’enregistrer la présence des travailleurs de la construction auprès de l’Office national de sécurité sociale. L’utilisation de ce service et la conformité avec ce dernier sont obligatoires pour tout projet de construction en Belgique d’un coût total de 500 000 euros (hors TVA). 

Une obligation en Belgique, mais pas seulement

La Belgique n’est toutefois pas le seul pays à exiger l’enregistrement des présences sur chantier. Par exemple, en Suède, l’enregistrement des présences est désormais obligatoire quel que soit le budget du projet de construction. Depuis le 12 mai 2019, cette obligation s’applique également en Espagne. D’un point de vue international, nous constatons de plus en plus l’introduction ou le renforcement de réglementations en matière de contrôle de présence.

Qui est concerné par le Check In At Work ? 

Comment savoir si vous êtes concerné par le Checkinatwork ? Cela va dépendre notamment du coût total du chantier concerné, mais également de votre fonction. Si vous remplissez les critères, il est plus qu’essentiel de vous enregistrer auprès de la sécurité sociale : en cas de manquement, les montants des sanctions grimpent rapidement.

À partir de quel montant l’obligation d’enregistrement auprès de l’ONSS vaut-elle ?

En Belgique, les législations autour de l’enregistrement des travailleurs sont de plus en plus strictes. Il est désormais obligatoire de déclarer les présences des travailleurs quotidiennement auprès de l’ONSS pour tout chantier dont le coût total atteint 500 000 € (HTVA).

Quelles sont les sanctions en cas de manquement ?

Au début de chaque journée de travail, toute personne présente sur le chantier doit s’enregistrer auprès du service. Si cette obligation n’est pas respectée, d’importantes sanctions sont encourues : des amendes pouvant atteindre 6 000 euros par personne et être assorties d’une sanction pénale.

Les sanctions encourues varient selon la fonction et la responsabilité de la personne en faute, ainsi que selon le degré de gravité de l’infraction :

  • Entrepreneur déclarant/maître d’œuvre chargé de l’exécution : sanctions administratives de 300 à 3000 €, sanctions pénales de 600 à 6000 €
  • Employeur/sous-traitant : sanctions administratives de 300 à 3000 €, sanctions pénales de 600 à 6000 €
  • Travailleur : amende administrative de 60 à 600 €

Mettre à disposition des travailleurs un moyen d’enregistrement fonctionnel et adapté est l’une des obligations qui incombe aux entrepreneurs et sous-traitants, sous peine de sanction des autorités.

Qui doit s’enregistrer auprès de la sécurité sociale ?

Au début de chaque journée de travail, toute personne présente sur le chantier doit s’enregistrer auprès du service de la sécurité sociale.

Il est donc essentiel de savoir qui est concerné par cette règle afin d’éviter toute mauvaise surprise. La liste ci-dessous indique les personnes qui doivent s’enregistrer auprès du CIAW lorsqu’elles interviennent sur un chantier :

  • Les employeurs ;
  • les travailleurs ;
  • les travailleurs étrangers ; 
  • les travailleurs indépendants ; 
  • les travailleurs intérimaires.

Qui est responsable de l’enregistrement quotidien ?

Les employeurs et les entrepreneurs sont généralement responsables de l’enregistrement de l’ensemble de leurs travailleurs, sous-traitants et entrepreneurs indépendants. Toutefois, les travailleurs et les sous-traitants indépendants peuvent s’enregistrer eux-mêmes.

Il est important d’éviter toute ambiguïté quant à la personne responsable de l’enregistrement, c’est pourquoi cette dernière est généralement précisée dans un contrat. Par exemple, un salarié peut être responsable de son propre enregistrement si cela est convenu avec l’employeur. Dans le cas contraire, l’employé peut vérifier que l’enregistrement a été effectué par son employeur.

Quand faut-il s’enregistrer ?

L’enregistrement doit être effectué quotidiennement, pour chaque jour ouvrable et avant que la personne ne commence à travailler. En outre, il est possible d’enregistrer la présence d’un travailleur auprès du CIAW jusqu’à 30 jours à l’avance. Cet enregistrement peut ensuite être modifié ou annulé, selon les besoins – par exemple, en cas d’arrêt de travail sur le site ou d’absence du travailleur pour cause de maladie. Des modifications peuvent également être apportées jusqu’à la fin de la journée de travail en question. 

Lorsqu’un travailleur est présent sur différents sites au cours de la même journée, des enregistrements distincts doivent être effectués pour chaque site. 

Un Checkinatwork facile et rapide : les applications mobiles et les logiciels dédiés

Suivre le statut et les déplacements de chaque travailleur est l’une des tâches les plus difficiles pour une entreprise de construction.

Lorsque le personnel est nombreux, il est très difficile de s’assurer que le statut administratif de chaque travailleur est en règle, surtout lorsque votre personnel est amené à travailler sur plusieurs chantiers au cours d’une même journée.

Ci-dessous, vous découvrirez comment la technologie numérique permet un suivi rapproché des présences sur chantier, tout en facilitant la gestion des documents administratifs des travailleurs. Résultat ? Un processus de CIAW facile et efficace.

Les applications web et mobiles de Traxxeo permettent d'assurer le respect de la législation Check In At Work, avec un enregistrement des présences facilité.

1. Un contrôle des présences rapide depuis l’application mobile

Pourquoi contrôler les présences de vos travailleurs sur site ? Si les sanctions en cas de manquement à l’obligation du Checkinatwork sont si importantes, c’est parce que le secteur de la construction est l’un des plus prônes aux accidents du travail.

Disposer de la liste des présences chantier à tout instant est donc primordiale. En cas d’accident, vous devez savoir qui était présent.

Un autre objectif de ces contrôles de présence, c’est de garantir que toute personne présente sur le site a le droit de s’y trouver : elle doit être en ordre administratif, et disposer des formations ou accréditations nécessaires pour effectuer le type de travail concerné.

Pour obtenir la liste des présences à tout instant, ou pour effectuer et enregistrer des contrôles, une application mobile représente un outil précieux.

Une application mobile de contrôle de présence vous permet d’éviter les sanctions et réduit également les risques d’accidents. Plus précisément, cette solution numérique vous permet :

  • de vérifier que chaque travailleur présent sur le site est correctement déclaré auprès du CIAW et que le statut administratif de chaque travailleur est en ordre (les bons documents sont téléchargés et sont tous en ordre, l’entreprise est correctement déclarée, etc.) ;
  • d’authentifier chaque personne sur la base de documents et d’une photo ;
  • d’enregistrer et de déclarer rapidement une nouvelle personne auprès du CIAW et d’ajouter les documents obligatoires au système ;
  • d’enregistrer les contrôles effectués.

Votre solution de contrôle de présence est le relais indispensable entre la sécurité sociale, vos sous-traitants, vos chantiers et votre siège social.

2. Une gestion de vos documents (Limosa, A1…) facilité depuis la plateforme numérique

La gestion administrative ne rapporte pas directement à l’entreprise, elle n’est pas elle-même créatrice de valeur. Dès lors, l’enjeu est de la rendre aussi efficace que possible, afin d’en minimiser l’impact financier sur vos activités.

C’est ici que la technologie numérique a un rôle à jouer. Une plateforme de gestion de vos documents administratifs permet de centraliser l’ensemble des dossiers de vos travailleurs en un seul et même endroit.

Travailleurs, intérimaires ou sous-traitants… vous visualisez le statut administratif de tous vos ouvriers en un clin d’oeil. Vous complétez leur dossier en quelques clics, grâce à la reconnaissance d’image, alimentée par l’intelligence artificielle.

Liste codifiée des documents nécessaire par travailleur, contrôle automatique de la validité des documents, gestion des accès chantier… donnez à vos équipes un outil de gestion administrative puissant, et déchargez-les des tâches à faible valeur ajoutée.

Le résultat ? Une gestion documentaire plus facile, rapide et efficace, permettant un Checkinatwork aisé et sans faille.

Checkinatwork avec Traxxeo : un processus facile et rapide pour assurer un enregistrement des présences en règle, via des applications web et mobile.

Check In At Work avec Traxxeo

Traxxeo vous propose un processus de Checkinatwork complet, facile, et efficace. Ne laissez plus les sanctions administratives arriver et garantissez la conformité de vos chantiers à tout instant.

Les avantages du Checkinatwork avec Traxxeo :

  • Une gestion administrative facile, au sein d’une plateforme alimentée par l’intelligence artificielle.
  • Un enregistrement multi-canaux qui s’adapte à vos processus : planification, badge, télématique, déclaratif…
  • Un contrôle des présences et de l’ordre administratif en un clin d’oeil, sur une application mobile simple.

Gérez vos enregistrements, facilitez le travail du chef de chantier, assurez les contrôles sur site ou gérez en un coup d’oeil toutes les exceptions, grâce aux outils numériques.

Quelques fonctionnalités qui font la différence :

  • Des alertes automatiques lorsque le délai de validité d’un document est dépassé
  • Un contrôle de l’ordre administratif, des formations et des accréditations depuis le terrain
  • Une liste codifiée des documents nécessaires par type de travailleurs

Traxxeo est-il pour vous ?

Vous êtes soumis à l’obligation du Checkinatwork ?

  • Vous souhaitez en finir avec les sanctions administratives et les coûts associés,
  • Vous ne souhaitez pas passer des heures à effectuer les contrôles,
  • Vous voulez réduire la charge administrative de votre gestion documentaire,

Améliorez votre conformité légale et assurez la sécurité de vos chantiers, en toute facilité.

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