Check In At Work : tout ce que vous devez savoir

Travailleur s'enregistrant sur checkinatwork, via une application mobile.

Afin de protéger les droits des travailleurs sur les chantiers de construction, mais également de prévenir le dumping social et la fraude, les autorités belges ont instauré un système baptisé Check In At Work (également connu sous le nom de Checkin@work ou CIAW), permettant d’enregistrer les présences sur les chantiers de construction. Dans cet article, nous examinerons ce qu’est le CIAW, qui sont les personnes concernées et comment un logiciel de construction adapté vous permet d’effectuer le suivi des présences et la gestion des documents afin de vous assurer que cette obligation légale est respectée.

Qu’est-ce que le Check In At Work ?

Le CIAW est un service en ligne en Belgique permettant d’enregistrer la présence des travailleurs de la construction auprès de l’Office national de sécurité sociale. L’utilisation de ce service et la conformité avec ce dernier sont obligatoires pour tout projet de construction en Belgique d’un coût total de 500 000 euros (hors TVA). 

La Belgique n’est toutefois pas le seul pays à exiger l’enregistrement des présences sur chantier. Par exemple, en Suède, l’enregistrement des présences est désormais obligatoire quel que soit le budget du projet de construction. Depuis le 12 mai 2019, cette obligation s’applique également en Espagne. D’un point de vue international, nous constatons de plus en plus l’introduction ou le renforcement de réglementations en matière de contrôle de présence.

Qui est concerné par le Check In At Work ? 

Au début de chaque journée de travail, toute personne présente sur le chantier doit s’enregistrer auprès du service. Si cette obligation n’est pas respectée, d’importantes sanctions sont encourues : des amendes pouvant atteindre 6 000 euros par personne et être assorties d’une sanction pénale. 

Il est donc essentiel de savoir qui est concerné par cette règle afin d’éviter toute mauvaise surprise. La liste ci-dessous indique les personnes qui doivent s’enregistrer auprès du CIAW lorsqu’elles interviennent sur un chantier :

  • Les employeurs ;
  • les travailleurs ;
  • les travailleurs étrangers ; 
  • les travailleurs indépendants ; 
  • les travailleurs intérimaires.

Qui est responsable de l’enregistrement quotidien ?

Les employeurs et les entrepreneurs sont généralement responsables de l’enregistrement de l’ensemble de leurs travailleurs, sous-traitants et entrepreneurs indépendants. Toutefois, les travailleurs et les sous-traitants indépendants peuvent s’enregistrer eux-mêmes.

Il est important d’éviter toute ambiguïté quant à la personne responsable de l’enregistrement, c’est pourquoi cette dernière est généralement précisée dans un contrat. Par exemple, un salarié peut être responsable de son propre enregistrement si cela est convenu avec l’employeur. Dans le cas contraire, l’employé peut vérifier que l’enregistrement a été effectué par son employeur.

Quand faut-il s’enregistrer ?

L’enregistrement doit être effectué quotidiennement, pour chaque jour ouvrable et avant que la personne ne commence à travailler. En outre, il est possible d’enregistrer la présence d’un travailleur auprès du CIAW jusqu’à 30 jours à l’avance. Cet enregistrement peut ensuite être modifié ou annulé, selon les besoins – par exemple, en cas d’arrêt de travail sur le site ou d’absence du travailleur pour cause de maladie. Des modifications peuvent également être apportées jusqu’à la fin de la journée de travail en question. 

Lorsqu’un travailleur est présent sur différents sites au cours de la même journée, des enregistrements distincts doivent être effectués pour chaque site. 

Se conformer à son obligation de Check In At Work en utilisant un logiciel de construction

Suivre le statut et les déplacements de chaque travailleur est l’une des tâches les plus difficiles pour une entreprise de construction. Lorsque le personnel est nombreux, il est très difficile de s’assurer que le statut administratif de chaque travailleur est en règle, surtout lorsque certains d’entre eux peuvent travailler sur plusieurs chantiers au cours d’une même journée. Ci-dessous, nous vous démontrons comment la technologie numérique permet de vous conformer très facilement aux obligations du CIAW. 

Les applications web et mobiles de Traxxeo permettent d'assurer le respect de la législation Check In At Work, avec un enregistrement des présences facilité.

1. Contrôle des présences

En dépit des réglementations strictes s’appliquant au domaine de la construction, il n’est pas toujours facile de surveiller la présence de vos travailleurs sur le chantier. Cette difficulté s’explique par une raison simple : le secteur de la construction est l’un des environnements de travail les plus dangereux. Comment pouvez-vous vous assurer que l’ensemble de vos travailleurs présents sur un site sont en règle d’un point de vue administratif ? 

Une solution numérique de contrôle de présence vous permet d’éviter les sanctions et réduit également les risques supplémentaires. Plus précisément, cette solution numérique vous permet :

  • de vérifier que chaque travailleur présent sur le site est correctement déclaré auprès du CIAW et que le statut administratif de chaque travailleur est en ordre (les bons documents sont téléchargés et sont tous en ordre, l’entreprise est correctement déclarée, etc.) ;
  • d’authentifier chaque personne sur la base de documents et d’une photo ;
  • d’enregistrer et de déclarer rapidement une nouvelle personne auprès du CIAW et d’ajouter les documents obligatoires au système ;
  • d’enregistrer les contrôles effectués.

Votre solution de contrôle de présence est le relais indispensable entre la sécurité sociale, vos sous-traitants, vos chantiers et votre siège social.

2. Gestion des documents

La technologie numérique vous permet également d’optimiser cet aspect. Grâce à une solution de gestion des documents, tous vos travailleurs, intérimaires et sous-traitants seront enregistrés ou centralisés sur une seule plate-forme, vous permettant d’avoir une vue d’ensemble précise et complète du statut administratif de chacun d’entre eux. Le logiciel identifie automatiquement tout document manquant ou non valide et invite l’utilisateur à en assurer le suivi. En outre, grâce à l’intelligence artificielle, le logiciel peut « lire » automatiquement un document en cours d’importation, en recueillant toutes les informations nécessaires et en effectuant des contrôles automatiques pour vérifier sa validité.

Ainsi, la gestion des documents de vos travailleurs est rendue plus facile, plus rapide et plus efficace. Cela vous permet de vous conformer en toute simplicité à de nombreuses obligations et notamment au CIAW. 

Checkinatwork avec Traxxeo : un processus facile et rapide pour assurer un enregistrement des présences en règle, via des applications web et mobile.

Check In At Work avec Traxxeo

Nos solutions numériques spécialisées vous permettent de vous conformer aux obligations du CIAW, d’effectuer un contrôle rapide des présences et de gérer efficacement les documents, vous apportant ainsi de nombreux avantages en termes :

  • de gestion administrative, avec des avantages sur site et au niveau du siège social ;
  • de productivité des responsables de chantier, grâce à la réduction des documents papier et à l’utilisation d’outils numériques efficaces ; 
  • de réputation et de finances de l’entreprise, grâce à la réduction des risques de sanctions, d’amendes et aux investissements rentables dans les solutions numériques plutôt que dans le matériel ;
  • d’évolution vers des solutions numériques performantes qui sont progressivement adoptées par l’industrie, afin de devenir les leaders de demain.

Fort de 12 années d’expérience, Traxxeo a développé les meilleures solutions numériques de leur catégorie afin de répondre aux besoins des entreprises de construction du monde entier. Nos solutions de contrôle de présence et de gestion des documents permettront à votre entreprise d’assurer l’administration complète des travailleurs sur vos chantiers et de fournir les bonnes applications à chaque utilisateur. Des formations et des accréditations peuvent également être gérées à l’aide de ces solutions afin de garantir une sécurité maximale sur le site.

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