Le registre unique du personnel numérique : de quoi s’agit-il ?

Le registre unique du personnel, ou RUP, est un document permettant d’identifier l’ensemble des salariés d’une entreprise ou d’une association. De plus en plus, ce registre est au format numérique, afin d’être tenu à jour plus facilement. Comment tenir un registre unique du personnel ? Comment le dématérialiser ?

Afin de bien expliquer ce qu’est le registre unique du personnel dématérialisé, partons des bases :

Qu’est-ce que le registre unique du personnel ? Définition

Le registre du personnel est le document, ou fichier informatique, reprenant la liste actualisée des employés d’une organisation, entreprise ou association. Des mentions obligatoires doivent y figurer, afin de permettre l’identification précise du salarié et de son emploi au sein de l’entité.

Qui est concerné par le registre unique du personnel ?

Employeur, salarié ou stagiaire… qui est concerné par l’obligation du registre unique du personnel ? Faisons le point.

Le registre unique du personnel : obligatoire pour l’employeur

Tout employeur est soumis à l’obligation de tenir un registre unique du personnel. Il existe uniquement deux exceptions : les particuliers employeurs et les associations utilisant les chèques emploi.

Tout autre employeur doit, dès l’embauche de son premier salarié ou stagiaire, tenir à jour le registre du personnel de son organisation.

Un registre unique par établissement

L’obligation du RUP vaut pour chaque établissement de l’entreprise. En cas de multiples établissements, l’employeur devra tenir un registre unique du personnel distinct pour chacun d’eux.

Quels salariés doivent figurer sur le registre unique du personnel ?

Le registre unique du personnel doit reprendre l’ensemble des salariés de l’entreprise, quel que soit leur statut. Tout employé doit apparaître dans le registre dès le premier jour de son embauche.

Les collaborateurs devant figurer sur le registre unique du personnel :

• Les salariés en contrat à durée déterminée (CDD) ou indéterminée (CDI)
• Les salariés de nationalité étrangère
• Les stagiaires
• Les travailleurs en contrat d’apprentissage ou de professionnalisation
• Les volontaires en service civique
• Les salariés intérimaires
• Les travailleurs à domicile

Comment remplir un registre unique du personnel ?

Le registre unique du personnel doit contenir des mentions obligatoires communes pour tous les salariés. À celles-ci s’ajoutent parfois des mentions spécifiques, dépendant du statut du travailleur.

Quelles sont les mentions obligatoires ?

Pour tout salarié, l’employeur doit faire figurer sur le registre les mentions d’identification du collaborateur et les informations sur les fonctions exercées par celui-ci.

Les mentions sur l’identification du travailleur

Les noms et prénoms de tous les salariés doivent être repris sur le registre dans l’ordre chronologique d’embauche et de manière indélébile.

En plus des noms et prénoms, l’employeur doit faire figurer la nationalité, la date de naissance et le genre du collaborateur.

Il faut donc mentionner :

• Le nom
• Le prénom
• La nationalité
• La date de naissance
• Le genre

Les mentions sur les fonctions exercées

En plus des informations permettant d’identifier le travailleur, l’employeur doit également renseigner les mentions sur les fonctions exercées par le collaborateur.

Doivent figurer les mentions suivantes :

• La nature de l’emploi exercé
• La qualification
• Les dates d’entrée dans l’établissement et, le cas échéant, la date de sortie
• Si le travailleur est concerné : l’autorisation d’embauche ou de licenciement ou, à défaut, la date de la demande d’autorisation

Quelles sont les mentions particulières ?

À ces mentions obligatoires s’ajoutent des mentions particulières en fonction de la situation particulière du travailleur.

Les situations particulières courantes

Parmi les situations particulières, on retrouve les mentions :

• « salarié à temps partiel »
• « salarié temporaire »
• « contrat à durée déterminée »
• « mis à disposition par un groupement d’employeurs »
• « apprenti »
• « contrat de professionnalisation »

Ces mentions deviennent obligatoires pour tout travailleur concerné par l’une ou l’autre de ces situations particulières.

Le cas des stagiaires

Une autre particularité est la gestion des stagiaires. Ils doivent également être repris sur le registre du personnel au même titre que les autres travailleurs. Cependant, ils ne figurent pas au même endroit du registre, mais dans une partie spécifique, où ils doivent apparaître par ordre chronologique d’arrivée.

Dans cette partie dédiée du registre doivent être consignées :

• Les noms et prénoms des stagiaires
• Les dates de début de stage
• Les dates de fin de stage
• Les noms et prénoms du tuteur ou de la tutrice de stage
• Le lieu où la mission est effectuée

Registre unique du personnel : que dit le droit du travail ?

Outre les mentions à faire figurer dans le registre, quelle législation encadre le registre unique du personnel en France ? Combien de temps les données doivent-elles être consignées, ou encore quels sont les risques en cas d’inspection ? Voyons cela de plus près.

1. Est-il obligatoire d’avoir un registre unique du personnel ?

Comme mentionné précédemment, le Code du Travail précise qu’il est obligatoire pour toute entreprise de disposer d’un registre unique du personnel à jour, hormis les seules et uniques exceptions : les particuliers employeurs et les associations utilisant les chèques emploi.

2. Une liste à jour, complète et indélébile

Une des obligations principales concerne l’actualisation continue de la liste. Tout changement, nouvel employé, changement de fonction, nouveau contrat, départ, doit y figurer dès qu’il est acté.

La législation précise également le caractère indélébile que doit prendre la liste : les noms et prénoms doivent y être inscrits de manière permanente.

3. Le délai de conservation des données

Les données relatives aux salariés doivent quant à elles être conservées à minima 5 ans après la date de départ du collaborateur. Afin de respecter les réglementations RGPD, ne conservez pas les données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire.

4. Sous quelle forme tenir un registre unique du personnel ?

Le Code du Travail n’exige aucune forme particulière pour le registre du personnel. Le support doit cependant répondre au critère de consignation indélébile des noms et prénoms des travailleurs, ainsi que fournir une protection des données consignées contre les consultations indésirables.

Les formats autorisés

Les formats papier ou numériques sont donc tous deux autorisés. Le choix d’un support ou de l’autre dépendra notamment de la taille de l’entreprise. De plus en plus, le registre unique du personnel est dématérialisé, afin d’offrir une gestion simplifiée, ou encore afin d’être consultable à distance.

Le registre unique du personnel dématérialisé : de nombreux avantages pour votre entreprise

Le registre unique du personnel est obligatoire pour toutes les entreprises afin d’assurer le suivi des embauches et des mouvements de personnel. Passer au registre unique du personnel dématérialisé offre une solution moderne et efficace : il garantit une gestion plus fiable, un accès simplifié aux données, une mise à jour en temps réel et une meilleure conformité légale. En choisissant un registre unique du personnel dématérialisé, les employeurs réduisent également leurs coûts de gestion et leur impact environnemental.

5. Qui peut consulter le registre unique du personnel ?

Chaque salarié a le droit de consulter ses propres informations inscrites dans le registre du personnel. Pour des raisons RGPD évidentes, il n’a pas le droit de consulter les informations sur ses pairs.

Outre les salariés eux-mêmes, le registre du personnel peut être consulté par le Comité social et économique, l’instance de représentation du personnel dans l’entreprise, ainsi que par les autorités veillant au respect du Code du Travail et du Code de la Sécurité Sociale.

6. Registre du personnel, CSE et inspection du travail

Tout employeur doit être en mesure de fournir un registre unique du personnel à jour, à tout instant.

À la demande, le registre doit être mis à disposition immédiate des membres du CSE, Comité social et économique, des fonctionnaires et des agents en charge d’assurer le respect du Code du Travail ou du Code de la Sécurité Sociale, selon l’article L1221-15 du Code du Travail.

Quelles sanctions en cas de manquement ?

Si le registre unique du personnel est manquant, non disponible, incomplet ou erroné, l’employeur s’expose à des sanctions financières importantes. Il devra, pour chaque salarié concerné par le manquement, s’acquitter d’une amende de 750 €. Ce montant vaut pour les personnes physiques. Pour les personnes morales, l’amende peut grimper jusqu’à 3 750 €.

L’amende s’applique donc autant de fois qu’il y a de salariés concernés par l’infraction, pouvant faire monter la somme totale assez rapidement.

7. Qui doit être inscrit sur le registre du personnel ?

Tous les salariés doivent être listés dans le registre du personnel. Chaque nouvelle embauche ou arrivée d’un salarié ou stagiaire doit être indiquée sur le registre, par ordre chronologique. Les modifications de contrat et autres changements de situation doivent aussi être présents sur le registre.

8. Qui peut avoir accès au registre du personnel ?

Toute personne figurant sur le registre du personnel peut y avoir accès : il suffit pour cela d’en faire la demande à l’employeur. Cependant, suivant les règles du RGPD, le salarié n’aura accès qu’aux informations qui le concernent.

Comment mettre en place un registre du personnel dématérialisé ?

Vous êtes convaincu par les avantages du registre du personnel dématérialisé ? Nous vous expliquons en détail comment enclencher la transition vers ce registre dématérialisé. Pour résumer :

Passer au registre unique du personnel dématérialisé en 4 étapes

1. Vérifier si la dématérialisation est possible
   Assurez-vous que votre registre numérique réponde aux mêmes exigences que la version papier, à savoir : infalsifiable, indélébile. En bref : aucune façon de le modifier. Par ailleurs, il doit enregistrer de façon chronologique les salariés. Il doit garantir la même véracité et traçabilité que la version papier.
2. Consulter les représentants du personnel
   Préparez le terrain : consultez les représentants du personnel et les délégués, et conservez leurs avis.
3. Vérifier les conditions légales
   Le registre dématérialisé doit respecter les obligations en vigueur, notamment en matière d’accessibilité permanente sur simple demande, de sécurité et de stockage.
4. Choisir une solution sécurisée
   Optez pour un logiciel conforme en tous points aux exigences légales, et qui garantit la sécurité des données. Privilégiez une solution proposant une sauvegarde régulière et fiable du registre.

1. Vérifier les conditions légales
   Assurez-vous que votre registre dématérialisé respecte les mêmes exigences que la version papier : indélébilité, infalsifiabilité et enregistrement chronologique des salariés. Consultez également les représentants du personnel et informez l’inspection du travail.
2. Choisir une solution sécurisée
   Optez pour un logiciel ou une plateforme conforme aux exigences légales et garantissant la sécurité des données du personnel.
3. Simplifier la gestion administrative
   Un registre unique du personnel dématérialisé permet d’automatiser les mises à jour, de suivre les documents administratifs, d’alerter en cas d’anomalie et de faciliter la gestion des salariés sur plusieurs sites.
4. Garantir l’accessibilité et la conformité
   Accédez aux données où que vous soyez grâce à des outils mobiles et assurez la conformité permanente du registre pour éviter tout risque d’amende, même avec du personnel mobile ou multi-sites.

Lorsqu’un registre unique du personnel est tenu sous format papier, les vieux cahiers ou les classeurs peuvent vite s’accumuler. De plus en plus, le format papier est abandonné au profit d’un support numérique. Comment dématérialiser son registre unique du personnel ? On vous répond.

Comment dématérialiser son registre unique du personnel : les conditions préalables

La première question à se poser est : puis-je dématérialiser mon registre unique du personnel ? Si vous respectez certaines conditions, cela est tout à fait autorisé.

La première condition est que le registre du personnel numérique doit répondre aux mêmes exigences que la version papier : il doit être indélébile et infalsifiable. Il doit en outre permettre d’enregistrer les salariés par ordre chronologique d’embauche. De manière générale, il doit fournir une garantie de véracité et de contrôle identique à la version papier.

La seconde condition est de consulter au préalable les représentants du personnel, le CSE ou les délégués du personnel, avant de lancer le projet de dématérialisation. L’employeur devra ensuite fournir à l’inspection du travail une copie de l’avis rendu.

Ces deux conditions remplies, il s’agit de se tourner vers une solution informatisée qui puisse remplir les exigences en matière de sécurité des données stockées.

Le registre unique du personnel informatisé, quel impact ?

Le recours à un registre du personnel informatisé comporte de nombreux avantages. Les principaux étant :

• La facilité de gestion et de mise à jour au quotidien
• L’accessibilité de l’information
• L’assurance d’un RUP complet et conforme à tout instant

Outre le gain de temps dans la gestion des collaborateurs et de leurs documents, il s’agit donc de garantir la conformité de l’entreprise au Code du Travail.

Cette garantie du respect de la législation est particulièrement recherchée par les entreprises du secteur de la construction par exemple, qui disposent d’un grand nombre de travailleurs dispersés tout en étant soumis à une législation très stricte.

1. Une gestion facilitée du personnel et des dossiers administratifs

Avec un logiciel de gestion du RUP, vous mettez facilement à jour votre liste du personnel, au fur et à mesure de leur arrivée. Gagnez du temps dans la gestion des dossiers administratifs de vos salariés :

• Automatisez la reconnaissance et la lecture des documents légaux ou administratifs
• Soyez alerté.e de toute anomalie ou manquement
• Mettez rapidement à jour la liste du personnel, pour tout type de travailleur, salarié, intérimaire, etc., et ajoutez des documents en un clin d’œil

Si vous disposez d’équipes travaillant sur différents sites, vous savez combien la gestion du personnel de terrain peut être complexe. Avec un logiciel de gestion documentaire (GED) adapté au personnel mobile et un RUP informatisé, oubliez ces complexités et faites gagner un temps précieux aux gestionnaires administratifs et aux équipes terrain.

2. Une meilleure accessibilité à l’information

Où se trouve le registre unique du personnel ? Comment y accéder immédiatement ? Ces questions ne se posent plus avec un registre unique du personnel numérique.

Accédez à la liste du personnel et aux dossiers administratifs où que vous soyez.

Cette accessibilité immédiate permet également de contrôler en temps réel la validité des informations que le registre contient, facilitant ainsi le suivi administratif.

L’accessibilité est particulièrement importante pour les entreprises disposant de personnel sur site, chantier, lieux d’intervention, etc. Vous êtes concerné ? Découvrez l’application mobile pour suivre les présences et contrôler l’ordre administratif où que vous soyez.

L’information remonte automatiquement dans notre plateforme de gestion documentaire (GED), pour un suivi administratif en temps réel et un RUP toujours à jour.

3. Une conformité garantie

Si vous disposez de nombreux profils de travailleurs, ou si ceux-ci sont répartis sur plusieurs sites, vous le savez : il n’est pas toujours aisé de maintenir une liste et des dossiers administratifs à jour.

Maintenir un registre complet et conforme de manière automatique est un enjeu légal fort. Avec un RUP numérique, la mise à jour automatique et la traçabilité des modifications offrent une garantie permanente de conformité.

De plus, les alertes intégrées permettent de vérifier la validité des documents et de réagir avant toute non-conformité, ce qui réduit donc drastiquement les risques d’amende.

En cas de personnel mobile travaillant sur site, un logiciel de RUP dédié offrira des outils adaptés au terrain, afin de maintenir un même niveau de contrôle et d’actualité du RUP que pour le personnel de bureau.

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