5 étapes pour réussir la gestion de son planning d’équipe chantier

La gestion efficace du planning d’équipe chantier est essentielle pour assurer le succès de tout projet de construction. La tâche peut être complexe pour les chefs de projets ou les responsables de chantier. Dans cet article, nous vous guiderons à travers 5 étapes essentielles pour vous aider à gérer avec succès les horaires et plannings du personnel de terrain.

Ces étapes vous permettront d’optimiser votre gestion d’équipe, de maximiser leur efficacité et de minimiser les délais et les coûts supplémentaires pour votre entreprise.

La gestion des plannings en entreprise

La gestion des plannings du personnel est un élément clé dans la gestion des temps et activités d’une entreprise. C’est un facteur à bien maîtriser pour toute entreprise cherchant à atteindre ses objectifs dans les meilleurs délais.

La mise en place d’un planning efficace permet à une entreprise de maximiser son temps et ses ressources, de minimiser les conflits de calendrier et de surveiller les éventuels retards.

Pour y parvenir, les entreprises utilisent souvent des outils tels que des plannings mensuels, hebdomadaires, voire même quotidiens, en fonction de la complexité des projets.

Un planning mensuel peut aider à visualiser les grandes étapes, la chronologie des tâches et les délais généraux, tandis qu’un planning hebdomadaire permet de suivre de plus près les tâches à accomplir chaque semaine. Enfin, un planning quotidien peut aider à gérer les priorités quotidiennes de l’employé et à ajuster les tâches en fonction de l’évolution du projet.

De plus en plus, les entreprises ont recours à des logiciels de planning professionnels pour organiser à la fois les équipes et les tâches.

Gérer les plannings d’équipes dans le bâtiment : les difficultés

La gestion des plannings d’équipe dans le bâtiment est souvent source de difficultés. En effet, lorsque plusieurs employés travaillent sur un projet de construction, il est essentiel de gérer les plannings de chacun de façon à minimiser les temps morts et à éviter les conflits. De plus, il faut tenir compte des contraintes spécifiques à chaque projet (durée, nombre de personnes nécessaires, disponibilités, etc.).

En outre, dans le secteur du bâtiment, le recours à la main-d’oeuvre externe est monnaie courante. La gestion de ce personnel sous-traitant ou intérimaire vient complexifier l’organisation des plannings horaires dans le BTP. En plus des employés de l’entreprise, il est indispensable de pouvoir visualiser les disponibilités de l’ensemble de ces travailleurs, ainsi que de pouvoir gérer leurs horaires dans le détail.

Un autre élément à prendre en compte est la grande flexibilité des horaires du BTP. Il n’est pas rare d’effectuer des heures supplémentaire ! Ou encore d’être amené à effectuer des périodes d’astreinte, qui peuvent donner lieu à un repos compensateur. La gestion des plannings demande donc de gérer ces périodes de repos, d’assurer une rotation juste entre les travailleurs, de tenir comptes des absences imprévues pour intempérie… En bref, d’être capable de gérer une grande complexité dans l’aménagement des horaires.

Voyons ensemble quelles sont les 5 étapes à suivre pour assurer une gestion des plannings d’équipe efficace dans le BTP.

Les 5 étapes pour bien gérer son planning d’équipe chantier

Parcourons ensemble les 5 étapes clés pour bien gérer votre planning d’équipe chantier : définir vos objectifs, définir les besoins par projets, planifier les absences, affecter le personnel et enfin, partager le planning aux équipes.

1. Définir les objectifs et les budgets alloués à chaque projet

La première étape pour la création d’un planning de travail pour une équipe est de définir clairement les objectifs de l’équipe et les budgets alloués pour la réalisation de ces objectifs.

Les objectifs à atteindre doivent être alignés avec les objectifs stratégiques de l’entreprise et les budgets alloués doivent être suffisants pour que les objectifs soient atteints.

Concernant la main-d’oeuvre, les budgets sont généralement exprimés en heures de travail (ou en jours). Définir ces budgets d’heures par tâche est essentiel pour permettre un suivi financier réactif et identifier les risques de dépassements de budget avant qu’ils ne surviennent.

2. Faire remonter les besoins en personnel sur chaque chantier

La seconde étape consiste à préciser quels sont les besoins en personnel pour chaque projet, pour la période à venir. La planification des besoins peut se faire pour les prochains jours, les prochaines semaines voire les prochains mois. 

Outre la période de temps concernée (du lundi matin au mardi soir, toute la semaine…), il est indispensable de préciser le type de personnel attendu : le métier bien évidemment, mais également la catégorie de travailleur (intérimaire, interne, sous-traitant…), les qualifications, les accréditations nécessaires, etc.

Toutes ces informations doivent remonter depuis le terrain jusqu’au gestionnaires. Sans outil adapté, cela n’est pas toujours une mince affaire.

Les outils de planning collaboratifs, tels que Resource Planning de Traxxeo, permettent aux conducteurs de travaux de préciser les besoins de chaque projet directement dans l’outil de planification où seront affectés les travailleurs.

3. Réaliser le planning des absences et congés

Pour définir les horaires de travail, il est indispensable d’avoir une vue à jour sur les disponibilités des employés. Une étape essentielle est donc de réaliser le planning des absences, en fonction des demandes de congés, des formations prévues, des absences pour maladie, des jours fériés, etc.

Recueillir et centraliser ces informations peut devenir complexe sans solution adéquate. Absence Planning de Traxxeo vous permet de gérer la planification des absences directement dans l’outil de planification. Cela vous permet de savoir exactement qui est disponible à quel moment et de planifier les projets en tenant compte des absences et des congés.

4. Affecter le personnel sur les chantiers

Une fois les besoins identifiés et les absences planifiées, il est temps d’affecter les membres de l’équipe sur les différents chantiers. Pour ce faire, vous devez prendre en compte leurs compétences et leurs disponibilités, ainsi que toute autre contrainte spécifiée en amont (le travailleur possède-t-il telle accréditation ? Est-il qualifié pour utiliser telle ou telle machine ? Etc.).

Sans outil adéquat, cette étape peut devenir un véritable casse-tête. Il vous faudra en effet jongler entre le calendrier des absences et congés, le référentiel des compétences, les différents registres du personnel, etc.

La solution Resource Planning de Traxxeo permet de simplifier considérablement cette étape : en un clic, vous pouvez filtrer le personnel correspondant au besoin annoncé, et disponible pour la période renseignée ! Un gain de temps majeur dans votre processus de planification, qui vous permet également d’éliminer tout conflit d’horaire.

5. Partager le planning aux équipes

Une fois que le planning est créé, il est important de le partager avec les membres de l’équipe. Il est essentiel de leur donner suffisamment de temps pour le consulter et s’organiser en fonction. Il est également important de s’assurer qu’ils sont à l’aise avec leurs affectations et leurs horaires.

Les outils de planification du personnel sur chantier

La planification du personnel sur chantier est essentielle pour assurer le bon déroulement des opérations. Pour cela, de nombreux outils sont à disposition, notamment les logiciels de planification et de gestion des ressources humaines. Ces outils permettent de gérer le planning des collaborateurs, leurs congés et leurs absences.

1. Les modèles Excel, un outil gratuit mais limité pour organiser les plannings des équipes

Les modèles Excel sont un outil gratuit et facile à utiliser pour réaliser un planning d’équipe. Cependant, cet outil présente des limites, en raison de son manque de fonctionnalité et de sa complexité.

Dès que les équipes sont plus importante, il n’est plus adapté. En outre, il ne peut pas être partagé en temps réel et il est difficile de modifier le planning une fois qu’il a été créé.

2. Les logiciels génériques de planning d’équipe, des outils peu adaptés aux équipes chantier

Les logiciels génériques de planning d’équipe sont des outils qui permettent de gérer les horaires et le planning des collaborateurs d’une équipe. Ils peuvent être utiles pour les entreprises qui n’ont pas besoin d’une gestion complexe de leurs emplois du temps.

Cependant comme leur nom l’indique, ils se destinent à la gestion d’équipe traditionnelle, et ne sont pas adaptées aux spécificités des équipes chantier, qui doivent être affectées sur une multitude de sites.

La gestion des métiers, des compétences et des accréditations et formations est un autre élément très important dans la gestion des équipes chantier. Les logiciels génériques ne permettent pas de répondre efficacement à ces spécificités.

Face à la complexité du secteur du bâtiment, les fonctionnalités des logiciels génériques s’avèrent donc trop limitées.

3. La suite logicielle 100% BTP de Traxxeo, pour une planification efficace des équipes chantier

Traxxeo est une suite logicielle 100% BTP spécialement conçue pour la gestion du personnel de terrain.

Resource planning de Traxxeo est un logiciel de planification des équipes spécialisé dans le secteur du BTP (Bâtiment et Travaux publics) et les industries associées. Il permet aux entreprises de ces secteur de planifier facilement et efficacement les missions et les horaires des collaborateurs, sur une interface web simple et intuitive.

La plateforme vous permet de planifier vos employés internes, vos intérimaires et vos sous-traitants dans un outil unique et en quelques clics seulement.

Gestion des compétences, affectation sur les différents projets, filtres selon les disponibilités, les catégories de personnel, l’employeur… découvrez une solution de planification flexible et parfaitement adaptée.

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