Logiciel de gestion de flotte : 4 avantages du digital pour le BTP

Les projets de construction représentent des opérations de grande envergure, mobilisant d’importantes ressources. Parmi celles-ci, la flotte de véhicules représente à la fois un élément crucial et très couteux. Disposer d’un outil logiciel performant représente donc un atout important.

Qu’est-ce que la gestion de flotte ?

La gestion de flotte fait référence à l’ensemble des opérations liées à l’utilisation, la supervision ou la maintenance d’un parc de véhicules. Elle assure un usage et un entretien optimal du parc roulant, afin d’en augmenter la productivité et de réduire les coûts associés.

Afin d’assurer la pérennité et le développement de votre entreprise de construction, il est essentiel de disposer d’une excellente stratégie de gestion de flotte. Les véhicules doivent se trouver au bon endroit, au bon moment et dans un bon état de fonctionnement. En outre, une bonne gestion de la flotte contribue à un contrôl optimal des coûts associés. 

La gestion de la flotte de véhicules peut cependant s’avérer compliquée —sans parler de la gestion de flotte poids lourds, qui comporte ses défis spécifiques. Les tâches sont nombreuses, complexes et demandent une collecte et une analyse de données souvent difficiles à mettre en place de manière efficace. Toutefois, ces obstacles peuvent aujourd’hui être surmontés par l’utilisation d’un logiciel de gestion.

La gestion de la flotte, un large éventail de responsabilités

La gestion de la flotte se définit donc comme le processus utilisé pour superviser et contrôler l’ensemble des informations relatives à la flotte et aux actifs connexes, de l’acquisition à la mise au rebut.

Ce processus permet à une entreprise de réduire les coûts et les risques, d’optimiser sa productivité et d’assurer la conformité de toutes les opérations liées à l’exploitation de sa flotte. La gestion de la flotte fait donc peser de nombreuses responsabilités sur les gestionnaires de flotte.

Les responsabilités d’un gestionnaire de flotte :

• Gérer l’achat ou la location des véhicules
• Superviser l’entretien des véhicules
• Gérer l’enregistrement et l’immatriculation de l’ensemble des véhicules
• Élaborer une stratégie de réduction de la consommation et des coûts en carburant
• Développer des stratégies permettant de réduire les coûts connexes et d’optimiser l’efficacité opérationnelle de la flotte
• Participer au processus de recrutement des conducteurs
• Veiller au respect des règles de conduite et des normes de l’entreprise par les conducteurs
• Fournir des rapports détaillés sur l’utilisation, les inspections et l’entretien des véhicules
• Déterminer des méthodes d’optimisation de la durée de vie de la flotte

Ces responsabilités multiples couvrent des domaines variés, tels que la planification stratégique, le contrôle des coûts, l’optimisation de la collecte de données, le recrutement et l’entretien des véhicules. De plus, les gestionnaires de flotte peuvent rencontrer des difficultés spécifiques au poste, notamment dans le secteur de la construction.

Difficultés rencontrées dans la gestion de flotte

La gestion des ressources mobiles, telles que les véhicules, est un processus complexe dans n’importe quel environnement. Cette complexité se retrouve tout particulièrement dans le secteur de la construction, où les véhicules sont utilisés sur divers chantiers, par divers travailleurs. Par conséquent, de nombreux aspects techniques peuvent s’avérer fastidieux, notamment la collecte de données sur le terrain.

Les difficultés rencontrées dans la gestion de flotte de véhicules :

• La localisation des véhicules/équipements – Où se trouve l’équipement ? Est-il au bon endroit ? Lorsqu’un véhicule est nécessaire sur un chantier, quel est le véhicule le plus proche ? Où se trouvent tous les véhicules loués ?
• L’utilisation des véhicules – Qui utilise le véhicule, où et quand ? Quel est le taux d’utilisation des flottes interne et externe ? Quels sont les véhicules qui ne sont jamais/rarement utilisés ?
• Le contrôle des conducteurs – Les conducteurs respectent-ils les différentes règles et consignes ? (par exemple, les limites de vitesse, le nombre maximum de jours/heures de travail, etc.) Les conducteurs sont-ils en règle d’un point de vue administratif ?
• L’état des véhicules – Quels sont les véhicules actuellement en maintenance et ceux nécessitant un entretien ? Comment organiser et gérer le calendrier d’entretien de la flotte ?
• Le contrôle des coûts – Quel est le coût d’exploitation de la flotte ? Comment réduire les coûts d’exploitation ?

Les avantages d’un logiciel de gestion de la flotte

Chaque tâche composant la gestion de la flotte possède ses propres spécificités. Malgré l’importance vitale que représente la collecte des données en temps voulu, ce processus s’avère souvent complexe à mettre en œuvre. Heureusement, des logiciels adaptés permettent de responsabiliser les gestionnaires de flottes de construction, notamment en les assistant dans quatre de leurs principales responsabilités.

1.      Supervision – Apporter une vue d’ensemble des opérations

La supervision est une responsabilité clé d’un gestionnaire de flotte, mais avoir une vue d’ensemble des opérations s’avère très difficile. C’est dans un tel cas qu’un logiciel de gestion de flotte peut vous aider, car il vous apporte une vue d’ensemble précise de toutes les opérations en temps réel. En outre, un tel logiciel vous fournit :

• L’historique de l’ensemble des opérations concernant l’utilisation d’un véhicule : qui a utilisé le véhicule, dans quel but et quand ainsi que des données sur les périodes de fonctionnement ou d’arrêt du véhicule.
• Un suivi précis du kilométrage et des heures d’utilisation, grâce à un logiciel de géolocalisation.
• Un suivi des opérations : qui était responsable des opérations, pour quel projet et sur quel chantier.

Disposer de ce type d’informations est essentiel pour une gestion de la flotte optimale. Une vue d’ensemble en temps réel permet au gestionnaire de flotte d’intervenir rapidement, notamment en répartissant les véhicules le plus efficacement possible.

2.      Sécurité – Améliorer la sécurité

Le gestionnaire de la flotte est également responsable de la sécurité de la flotte. Une telle responsabilité suppose de disposer d’informations en temps réel, ce qui est impossible sans la technologie numérique. Les logiciels de gestion de flotte fournissent des données sur l’emplacement d’un véhicule en temps réel, ou sur la vitesse à laquelle il est conduit à n’importe quel moment.

À l’aide de ces informations, il est possible de protéger votre flotte et d’assurer la sécurité de l’ensemble des opérations. Les logiciels de gestion de flotte peuvent non seulement dissuader les vols de véhicules et les conducteurs ne respectant pas le code de la route, mais également réduire les risques associés aux comportements dangereux. En vous assurant que l’ensemble des règles et réglementations sont respectées, vous garantissez la sécurité de vos véhicules et de vos conducteurs.

3.      Réaction – Fournir des informations en temps opportun

La collecte des données ne représente pas la fin du processus opérationnel. En effet, ces données doivent être analysées, interprétées et des mesures adaptées doivent être déployées. L’obtention d’informations relatives à la flotte permet au gestionnaire de prendre des décisions plus rapides et plus réfléchies, améliorant ainsi sa réactivité et son efficacité. Cependant, les méthodes traditionnelles d’analyse des données ne permettent pas d’obtenir ces informations en temps opportun. Les gestionnaires sont donc dans l’incapacité de les analyser et d’identifier rapidement les problèmes éventuels.

Les logiciels de gestion de flotte permettent de collecter et de structurer les données, afin de vous délivrer des informations en temps réel. Il est également possible de mettre en place un large éventail d’alertes automatiques, par exemple lorsque :

• Un travailleur ne respecte pas les règles de conduite
• Un véhicule est utilisé en dehors des heures de travail, ou en dehors d’une zone de travail
• Un véhicule tombe en panne ou nécessite une maintenance

Cela vous permet donc de prendre des mesures immédiates et adaptées, de garder le contrôle de votre flotte et de minimiser ses coûts d’exploitation.

4.      Planification – Plus d’informations permettant une meilleure prise de décision

Des informations exhaustives et précises vous permettent de réagir rapidement, mais également d’améliorer l’ensemble de votre processus organisationnel. La planification constitue un élément vital pour les gestionnaires de flotte et porte notamment sur : l’anticipation des besoins en nouveaux véhicules, la planification de leur achat/location ainsi que les besoins d’entretien.

Des logiciels adaptés vous apportent des informations précises afin d’identifier et de planifier vos besoins futurs. Vous pouvez ainsi savoir si certains véhicules de votre flotte sont inutilisés, si vous avez besoin d’acquérir de nouveaux véhicules ou encore quels sont les véhicules les plus utilisés et les plus efficaces.

En outre, de tels logiciels vous permettent d’optimiser les processus de maintenance de votre flotte. En mettant en place une maintenance en fonction du kilométrage ou des heures d’utilisation d’un véhicule, vous vous assurez une planification efficace, permettant d’optimiser la durée de vie de vos véhicules et d’éviter les pannes imprévues susceptibles de retarder votre projet de construction ou de représenter une source de dangers.

De plus, des informations précises et complètes vous permettent de planifier le meilleur itinéraire possible pour vos véhicules. Cela vous évite des kilomètres inutiles et réduit par conséquent les émissions de CO2 et les coûts en carburant.

Une planification optimale des ressources vous permet donc de réduire vos coûts de manière durable.

Choisir un logiciel de gestion de flotte : des solutions adaptées à chaque budget

Les logiciels de gestion de flotte permettent aux gestionnaires de flotte de s’acquitter de l’ensemble de leurs responsabilités de manière optimale. Il peut toutefois s’avérer difficile d’identifier et de choisir le meilleur logiciel pour répondre à vos besoins.

Il vous revient tout d’abord de déterminer votre budget en fonction de la taille de votre flotte et de vos besoins. Souhaitez-vous un logiciel permettant d’effectuer le suivi individuel d’un véhicule ou avez-vous besoin d’un aperçu global portant sur l’ensemble des véhicules ? Avez-vous besoin de disposer d’informations détaillées en temps réel ou non ?

Chez Traxxeo, nous nous efforçons de vous proposer :

• Un système de feuilles d’heures numériques facile à mettre en place, qui vous fournit des informations sur l’affectation du véhicule, sa localisation, ses heures d’utilisation et l’identité du conducteur. Cette solution logicielle est parfaitement adaptée aux petits budgets et aux besoins les plus simples.

• Des solutions de suivi et de localisation nécessitant que les véhicules soient équipés d’un système de suivi. Il s’agit évidemment d’un investissement initial plus élevé, car il répond à un besoin plus important. Cette solution vous permet d’accéder à l’ensemble des informations pertinentes, en temps réel. Toutefois, un investissement de ce type sera rapidement amorti si vous disposez d’une flotte importante, du fait de la réduction des coûts d’exploitation et de l’optimisation de la productivité.

Quels que soient vos besoins et votre budget, il existe un logiciel de gestion de flotte adapté pour vous assurer une gestion optimale de vos véhicules. Une bonne solution logicielle vous permettra d’optimiser votre productivité et de prendre de meilleures décisions en simplifiant de nombreuses responsabilités.

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