Zorg voor naadloze conformiteit op de bouwplaats met digitale aanwezigheidsregistratie

Met aanwezigheidsregistratie kan u als werkgever de uren en locaties van uw werknemers bijhouden. Dit is vooral nuttig voor werknemers op afstand. Digitale oplossingen geven een overzicht van alle werknemers die op een locatie aanwezig zijn, op elk moment, door het registreren van in- en uitgaande gegevens.

Traxxeo’s Presence Control™, een software applicatie voor aanwezigheidscontrole die beschikbaar is als mobiele app, gaat verder om een feilloze conformiteit van uw mobiel personeel te garanderen.

Wat is aanwezigheidsregistratie precies en is het verplicht?

Het bijhouden van de aanwezigheid van werknemers heeft verschillende doelen. Ten eerste kunnen werkgevers zo de motivatie van hun mensen bijhouden en ongeoorloofde afwezigheid op het werk vaststellen.

Het gaat echter niet alleen om het bijhouden van werknemers die te laat op het werk verschijnen. Aanwezigheidscontrole is soms een wettelijke verplichting: in de bouwsector is de controle van de aanwezigheid van werknemers op de bouwplaats in steeds meer landen wettelijk verplicht.

De controle van de aanwezigheid speelt namelijk een belangrijke rol bij de bescherming van de werknemers tegen sociale dumping en fraude. Daarnaast speelt de digitale aanwezigheidscontrole ook een belangrijke rol in de veiligheid van de werknemers, doordat ongevallen op gevaarlijke bouwplaatsen worden voorkomen.

Waarom is het moeilijk om de aanwezigheid van mobiele werknemers te volgen?

Een van de belangrijkste toepassingen van aanwezigheidscontrole is het kunnen registreren van de aankomst en het vertrek van werknemers op hun werkplek. Dit heeft verschillende doelen:

• De werktijd van werknemers bijhouden
• De naleving van de geplande uren verzekeren
• Toegang hebben tot de lijst van medewerkers die op een bepaald moment aanwezig zijn

Al deze elementen samen dragen bij tot een optimale naleving door het personeel: geen toegang tot de locaties buiten de toegestane uren, naleving van de wetgeving inzake het statuut van de werknemers (toegestane werkuren, verplichte rusttijden, toegestane/onbevoegde overuren…), enz.

Wanneer werknemers elke dag op dezelfde plaats werken volgens een vast rooster, is het relatief eenvoudig om een aanwezigheidsregistratiesysteem in te voeren. Wanneer werknemers echter op verschillende locaties werken of zich in de loop van de dag verplaatsen, wordt het al snel ingewikkelder.

Er rijzen al snel tal van vragen:

• Wie is er aanwezig op een bepaalde locatie?
• Hoeveel uren zijn er op deze of gene site gewerkt?
• Wiens administratieve status is correct, wiens niet?
• Hoe kan een onjuiste administratieve status worden aangepakt?

Om deze vragen te beantwoorden is het nodig om:

• De veelvuldige in- en uitdiensttredingen van het personeel op de verschillende sites te kunnen volgen
• Toegang hebben tot een overzicht van de aanwezige werknemers per werf
• De administratieve status te kunnen controleren van elke werknemer die op de werf aankomt
• Kunnen communiceren met het hoofdkantoor om een nieuwe werknemer in te werken en/of zijn status te regulariseren.

Het wordt dus noodzakelijk om een oplossing te implementeren die de communicatie tussen de site en het hoofdkantoor mogelijk maakt. De uitdaging? Traditionele instrumenten en aanwezigheidssystemen laten deze communicatie niet toe.

Hoe controleert u de aanwezigheid van werknemers?

Er zijn verschillende instrumenten die traditioneel worden gebruikt voor aanwezigheidscontrole. Hier volgen de vier meest gebruikte, hun voor- en nadelen.

1. Papieren timesheets, een beperkt instrument voor werknemersopvolging

Historisch gezien werd de aanwezigheid van mensen geregistreerd op een vel papier, de zogenaamde “aanwezigheidsbladen”. Vaak werden de gewerkte uren op ditzelfde blad genoteerd, een zogenaamde “timesheet” of “tijdkaart”.

Naast de tijd die nodig is om de informatie te registreren, vergen deze methoden ook verwerkingstijd: verzamelen van de verschillende fiches, overbrengen naar de HR-afdeling of de gegevens opnieuw invoeren in een Excel-bestand, opnieuw invoeren en verwerken door HR-personeel… Tussen het moment van registratie van de informatie en het moment dat de gegevens eindelijk in een bruikbaar formaat zijn, ligt een veel te lange periode.

Voor bouwvakkers is het ook heel moeilijk om vast te stellen of de werknemer voor hen aan de regels voldoet. Vaak worden op een bouwplaats bijvoorbeeld administratieve documenten bewaard in archiefkasten op de werkplek. Maar wat gebeurt er wanneer een document ontbreekt of wanneer een nieuwe werknemer begint?

Met deze methoden is het onmogelijk om alle informatie tijdig aan het hoofdkantoor door te geven, zonder uren aan de telefoon te zitten of e-mails te sturen.

2. Hoe zit het met prikklokmachines om de aanwezigheid van het personeel te controleren?

Prikklokautomaten, of lezers met chipkaarten, worden steeds vaker gebruikt in bedrijven. Manuele prikklokmachine, RFID-lezer, biometrische lezer… er zijn vele soorten.

Deze oplossingen hebben het voordeel dat zij het mogelijk maken de aankomst en het vertrek van een werkplek waar zij geïnstalleerd zijn, te volgen. Ze hebben echter ook enkele nadelen.

De belangrijkste beperkingen van traditionele prikklokmachines:

• Ze zijn vast en moeten vooraf op de locatie worden geïnstalleerd. Ze zijn niet geschikt voor bijvoorbeeld kortdurende locaties of mobiele onderhoudswerkzaamheden op verschillende locaties.
• Ze registreren alleen in- en uitgangen en geven geen informatie over de conformiteit van de werknemer die op de bouwplaats is aangekomen.
• Ze maken het mogelijk om uren te registreren, maar niet het soort gewerkte uren of eventuele relevante betalingen of vergoedingen.

Als het erom gaat de onberispelijke conformiteit en veiligheid van alle mobiele werknemers te garanderen, zijn prikklokmachines alleen niet voldoende.

Toch kan het prikkloksysteem in combinatie met uitgebreide software voor aanwezigheidsregistratie een nuttig kanaal zijn om aankomst- en vertrektijden nauwkeurig te registreren. Bovendien kunt u met een alternatief kanaal voor tijdregistratie, zoals een mobiele app, het aanwezigheidsregistratieproces aanpassen aan elke situatie.

3. Biometrie, is dit echt een goed idee voor aanwezigheidscontrole?

Het gebruik van een biometrisch apparaat (digitale vingerafdruklezer, gezichtsherkenning…) is onderworpen aan strikte regelgeving. De noodzaak van een dergelijk apparaat moet worden aangetoond.

Bovendien gelden voor een biometrische lezer dezelfde beperkingen als voor de andere traditionele prikklokmethodes: met een biometrische lezer alleen kunnen in- en/of uitgangen worden gevolgd. Voor locaties waar de toegang zeer veilig moet zijn, is naast een aanwezigheidscontroleapparaat een betrouwbaar en uitgebreid toegangscontrolesysteem nodig.

4. Digitale aanwezigheidsregistratie, het beste van twee werelden?

Een prikklok zorgt voor een snelle registratie van de aanwezigheid, terwijl een papieren of Excel timesheet meer details geeft. Geen van deze instrumenten zorgt echter voor communicatie in twee richtingen tussen het terrein en het kantoor.

Met een aanwezigheidscontrolesysteem zoals Presence Control™ kunnen werkgevers niet alleen snel en volledig registreren, maar ook de administratieve status van hun mensen rechtstreeks vanuit het veld controleren.

Dit systeem biedt een grote reactiviteit bij elke anomalie, waardoor een onberispelijke naleving van de regels wordt gegarandeerd.

Hoe kiest u de juiste aanwezigheidssoftware voor uw mobiel personeel?

Bij het kiezen van een software voor aanwezigheidsregistratie die geschikt is voor uw bedrijf, zijn er enkele belangrijke punten waarmee u rekening moet houden. De belangrijkste vraag die u zich moet stellen is: “beantwoordt dit aanwezigheidsbeheersysteem aan de behoeften van mijn bedrijf?“.

Die specifieke behoeften zijn afhankelijk van:

• De bedrijfsgrootte
• De bedrijfssector
• De complexiteit van uw projecten
• Het aantal sites waar uw medewerkers op een dag werken
• Het aantal mobiele werknemers
• Of u al dan niet een beroep doet op externe arbeidskrachten (onderaanneming, interim, …)

Rekening houdend met uw specifieke situatie, moet het aanwezigheidscontrolesysteem dat u kiest in staat zijn te beantwoorden aan de complexiteit waarmee u wordt geconfronteerd bij het toezicht op de aanwezigheid van uw personeel.

De software van Traxxeo: een volledige online aanwezigheidsregistratie op de werf

1. Een app voor aanwezigheidsregistratie ontworpen voor mobiele medewerkers

Presence Control™ is een mobiele app die beschikbaar is op smartphones en tablets. De mobiele software voor aanwezigheidscontrole maakt eenvoudig aanwezigheidsbeheer op elke locatie mogelijk. De kracht is de continue communicatie met het hoofdkantoor.

Ter plaatse kunnen werknemers hun aanwezigheid gemakkelijk registreren. Een manager kan op elk moment de administratieve status van een werknemer controleren door bijvoorbeeld te bevestigen dat er geen documenten ontbreken. In geval van een anomalie wordt de manager direct gewaarschuwd en kan hij eenvoudig actie ondernemen (het document toevoegen, de persoon uitsluiten van de site, enz.)

Op het hoofdkantoor hebben de managers toegang tot een actueel overzicht van de aanwezigheid van het personeel. Ze kunnen ook in een paar klikken controleren of de werknemers aanwezig zijn en zich aan de regels houden, rechtstreeks in de software voor aanwezigheidsbeheer.

Met de app kunt u in een paar klikken controleren:

• De aanwezigheid van werknemers op elk van de geregistreerde locaties.
• De administratieve status, dat wil zeggen dat alle voor een werknemer vereiste documenten in het bestand staan en altijd geldig zijn. Dit kan de accreditaties en opleidingen omvatten die vereist zijn om een bepaald soort werk uit te voeren.
• Het recht van toegang tot een locatie, wat betekent dat de werknemer niet automatisch of handmatig de toegang is ontzegd.
• Veiligheidsinstructie, wat betekent dat de werknemer indien nodig zijn veiligheidsinstructie heeft ontvangen.

De mobiele app kan samenwerken met traditionele aanwezigheidscontroleapparaten en biedt ook een virtuele tijdsregistratiemogelijkheid. Daardoor kan het nieuwe digitaal proces gemakkelijk worden aangepast aan elke situatie: een lange termijn locatie, onderhoudswerkzaamheden op locaties, enz.

2. Een platform voor documentbeheer voor totale controle van aanwezigheid en naleving

Het toezicht op de aanwezigheid en de naleving van de regels door telewerkers hangt samen met een ander probleem: het beheer van administratieve documenten over het personeel. Het verzamelen, controleren en delen van deze documenten kost veel tijd en vereist veel aandacht voor details wanneer dit handmatig gebeurt.

De eerste fase is misschien wel de meest complexe. Het gaat erom alle documenten te specificeren die een werknemer nodig heeft om een bouwplaats te mogen betreden. In het geval van de bouw zijn er bijvoorbeeld veel verschillende omstandigheden en vereisten.

Met DocXchange, een platform voor documentenbeheer met artificiële intelligentie, kunt u deze processen sterk vereenvoudigen. Het platform stelt voor u de lijst van vereiste documenten op per type werknemer. Dankzij artificiële intelligentie automatiseert het het lezen, analyseren en delen van uw administratieve documenten.

Op een werf bijvoorbeeld zijn de voordelen voor conformiteit en veiligheid aanzienlijk. Werfleiders hebben toegang tot een actueel en volledig overzicht van het profiel van elke werknemer. DocXchange, gekoppeld aan de app voor aanwezigheidscontrole, maakt een feilloze conformiteit van mobiele medewerkers mogelijk, zonder de productiviteit van het team te beïnvloeden met lange en moeizame processen.

Profiteer met het DocXchange platform en de Presence Control mobiele app van een complete en flexibele aanwezigheidsregistratiesoftware.

Een sterke aanwezigheidscontrole, een kwestie van veiligheid en zekerheid

Aanwezigheidscontrole en toezicht op de naleving door de werknemers is een belangrijke stap om optimale veiligheid op de werkplek te garanderen. Daarom is aanwezigheidscontrole in sectoren als de bouwsector vaak verplicht en aan strenge regels gebonden.

Dat de sancties voor niet-naleving zo zwaar zijn, komt omdat het gaat om de veiligheid en zekerheid van de werknemers. Het gaat er evenzeer om de sociale zekerheid te waarborgen, door illegale werkomstandigheden te voorkomen, als om ongelukken op gevaarlijke werkplekken te voorkomen.

Voor een volledige naleving is een biometrisch digitaal vingerafdrukapparaat niet altijd nodig of wenselijk. Een aanwezigheidssysteem met een kaartlezer is echter niet altijd voldoende of geschikt voor werknemers op afstand.

Wat in deze gevallen het verschil maakt, is een duidelijk en efficiënt proces. Bedrijven implementeren steeds vaker digitale processen. Een betrouwbaar digitaal proces voor mobiele werknemers is nu beschikbaar met het aanwezigheidscontrolesysteem van Traxxeo.

Omdat de oplossingen van Traxxeo speciaal voor hen zijn ontwikkeld, worden ze op grote schaal gebruikt door mobiel personeel. Een optimale acceptatie is essentieel voor het succes van de implementatie van een digitaal proces. Het is daarom belangrijk binnen het bedrijf dat ieders rol in het project goed is gedefinieerd, om de overgangsfase zo soepel mogelijk te laten verlopen.

4 belangrijke punten voor een effectief systeem voor aanwezigheidscontrole

Voor een optimale naleving, veiligheid en beveiliging van mobiele werknemers zijn de volgende elementen noodzakelijk:

1. Nauwkeurige aanwezigheidscontrole, uitgevoerd in slechts een paar klikken met Presence Control
2. Up-to-date en uitgebreid documentbeheer, eenvoudig met DocXchange
3. Tools ontworpen voor mobiele werknemers, en volledig door hen overgenomen
4. Projectmanagers, om de implementatie van een digitaal proces te leiden en te doen slagen

Hoewel optimale naleving alleen niet kan garanderen dat er geen ongevallen op de werkplek plaatsvinden, draagt het er ongetwijfeld in belangrijke mate toe bij dat de werkomgeving voor iedereen veiliger wordt. De veiligheid en beveiliging van werknemers vereist voortdurende inspanningen, en elk element daarvan moet zorgvuldig en grondig worden geïmplementeerd.

Zorg met Traxxeo voor een vlekkeloze naleving van uw mobiele werknemers