Timesheeting zonder tijdverlies: tijdregistratie app & software voor mobiele werknemers

Timesheeting is een belangrijke activiteit bij allerlei bedrijven, zowel voor bedienden als voor arbeiders. Maar uiteraard is timesheeting belangrijker bij arbeiders om hun lonen, inclusief overuren, correct te betalen.

Desondanks doen vele bedrijven dit op een oude, slordige en tijdrovende manier.

Time sheeting op deze wijze snoept bij bedrijven met onregelmatige werkuren een aanzienlijk deel van de winst af. 

In de volgende vijf minuten ontdekt u waarom u timesheeting (ook wel time tracking of time keeping) niet zomaar achterwege kunt laten, wat er fout is met de huidige werkwijze en hoe u uw marges kunt verbeteren met een time tracking app voor uw sector. 

Waarom is timesheeting belangrijk?

Zoals we net aanhaalden, is timesheeting belangrijk om de lonen van arbeiders correct te betalen.

Daarnaast kunt u via timesheeting afwezigheden en dergelijke van uw personeel bijhouden. Veel bedrijven voegen er echter graag meer details aan toe. Ze meten bijvoorbeeld hoeveel tijd een werknemer nodig heeft per taak of volgen op hoe lang de ploeg bezig is met een project zodat het tijdsbudget niet in de drang komt. 

Bij andere bedrijven is het dan weer belangrijk om facturen op te stellen na een geleverde dienst. Wanneer de timesheets stipt worden aangevuld, krijgt de klant nadien snel een nauwkeurige en correcte factuur.

Hoe houden bedrijven timesheets bij?

Timesheets bijhouden gebeurt al lang. Vroeger gebeurde het op papier. Nu gebruikt men vaak Excel of prikklokken. Stilaan raken deze methodes echter verouderd en toch kiezen weinig bedrijven voor verandering.

Vaak geven ze als uitleg: “Omdat we het al altijd zo hebben gedaan.”

Zijn ze zich dan niet bewust van de problemen? Of kennen ze de betere oplossingen niet?

Ja, prikklokken werken snel via een badge, code of biometrische data. Maar ze zijn niet feilloos. 

Via zo’n systeem kunt u moeilijk details bijhouden over de geleverde diensten. En uiteraard geeft een werknemer wel eens zijn code door aan een collega wanneer hij eerder weg moet of te laat zal aankomen. 

Ook wanneer je aan timesheeting op papier doet, is de kans op gesjoemel groot. Bij een gebrek aan overzicht kunnen werknemers een ander tijdstip opschrijven. Zo verdoezelen ze gemiste uren of spekken ze hun overuren aan. 

Het voordeel van deze traditionele timesheeting methode is dat u veel details kan bijhouden. En u kunt indien nodig de gegevens nog aanpassen.

Maar vaak sluipen er fouten in: uren worden dubbel of helemaal niet geregistreerd. Het leidt elke maand wel tot een onduidelijkheid tussen een werknemer en de personeelsdienst.

Ten slotte, moeten alle gegevens verwerkt worden. Meestal gebeurt dit via een timesheet in Excel om de gegevens makkelijker met meerdere teams te delen. Dan nog is het een werk van lange adem.

Kortom, timesheeting op de traditionele wijze is een omslachtige en chaotische taak.

De oplossing?

Een digitaal systeem om werkuren en andere timesheet gegevens bij te houden.

Timesheet apps: meer informatie in minder tijd

Met een timesheet app gaat uren registeren en informatie in verband met verlof- of ziektedagen bijhouden veel sneller.

Dankzij een digitaal programma sluipen er ook minder fouten in de gegevens. Zo ontstaan er minder onduidelijkheden, verloopt de boekhouding vlotter en worden werknemers zonder problemen op tijd betaald.

Verder maakt zo’n app het mogelijk om geregistreerde uren live op te volgen. Met traditionele timesheeting methodes duurt het soms weken voor de gegevens verwerkt zijn. En dus komt een duidelijk beeld van de gewerkte uren per werknemer, locatie of project vaak te laat. 

Toch zijn timesheet apps niet altijd de ideale oplossing.

Vooral bij bedrijven in de bouw en verwante sectoren scoren deze apps vaak onvoldoende. De programma’s zijn namelijk niet aangepast voor mobiele arbeidskrachten. En dus hebben werknemers er moeite mee.

Bouwbedrijven die voor innovatie kiezen met een basis timesheet app ondervinden daarom vaak weerstand van hun werknemers.

Gelukkig is er voor elk probleem een oplossing: Traxxeo ontwikkelde een timesheeting app speciaal voor bedrijven met veel mobiele werkkrachten. 

Timesheeting met Traxxeo

Digital Timesheets™ van Traxxeo is de oplossing voor timesheeting in de bouwsector. We ontwikkelden dit programma speciaal voor bedrijven in sectoren waar men vooral op verplaatsing werkt.

Met enkele industrie-gerichte aanpassingen wordt timesheeting veel makkelijker.

Ten eerste, kunt u de gegevens makkelijk verzamelen op kantoor of op de werf. Registreer uren en andere data via de app op een smartphone, tablet of computer. Het programma is zelfs offline beschikbaar. Zo geniet u altijd van een optimale nauwkeurigheid. 

Ten tweede, kunt u met Traxxeo uw uren registeren per locatie, per project, per persoon, per week of per taak. Door de verschillende weergavemogelijkheden heeft u altijd een duidelijk overzicht van de voortgang en geleverde diensten. 

Ten derde, verwerkt Traxxeo automatisch de gegevens. Alles wordt ook netjes doorgestuurd naar uw andere bedrijfssoftware, zoals uw ERP of payroll programma. Zo kunt u makkelijk uitzonderingen of problemen opsporen en een samenvatting van de gepresteerde uren creëren.

Timesheets app & software op maat van uw bedrijf

Een ander voordeel van Traxxeo is de flexibiliteit. De Digital Timesheets™ oplossing is volledig aanpasbaar om aan alle wensen van uw bedrijf te voldoen. U kunt allerlei regels (zoals overuren, nachtelijk werk, weekenddienst en verlofdagen) in het systeem integreren.

Zo kunnen werknemers de regels niet overschrijden en is er altijd duidelijkheid over wat kan en niet kan.

Bovendien kunt u ook andere opties toevoegen aan de toepassing. Denk bijvoorbeeld aan bouwcodes, arbeidersstatus of afgelegde kilometers.

Dit betekent dat het programma perfect compatibel is met verschillende werkkrachten: 

• eigen personeel 
• stagelopers
• onderaannemers
• uitzendkrachten

Ten slotte, synchroniseert Digital Timesheets™ de gegevens met andere tools van Traxxeo. Heeft u, bijvoorbeeld, ook time tracking via geolocatiemachines, dan worden de gegevens automatisch vergeleken ter controle. 

Voordelen van timesheeting met Traxxeo

Nu u weet hoe Traxxeo werkt, snapt u wellicht hoe timesheet technologie uw werk zal vergemakkelijken.

Mocht u echter nog niet helemaal overtuigd zijn, sta ons dan toe om u nog wat concrete informatie te geven over de voordelen van timesheeting met Traxxeo.

Bedrijven die voor digitale timesheeting kiezen, ondervinden snel een betere communicatie met meer transparantie op de werkvloer. 

Dit leidt tot 

• betere relaties tussen het personeel
• meer tevredenheid 
• een hogere productiviteit

Sommige bedrijven verdienen tot 5% terug op hun investering in Digital Timesheets™. 

In de bouw is dit zeker mooi meegenomen, vind u ook niet?

Daarnaast biedt deze innovatie een mooi competitief voordeel voor uw bedrijf. De bouwsector wordt zich langzaamaan bewust van de nood om te digitaliseren maar tot op heden gebruiken veel bedrijven nog traditionele timesheeting methodes. 

Wanneer u kiest voor een digitaal alternatief, bent u de concurrentie meteen een stap voor.

Dankzij de app kunt u namelijk live alle gegevens opvolgen. Zo ziet u meteen de voortgang van projecten en hoeveel uren uw werknemers nodig hebben per activiteit.

Dit vertaalt zich in nauwkeurigere offertes en dus een betere relatie met de klant. 

Wie wordt er beter van?

Een aangepaste timesheeting app is belangrijk voor bedrijven van de toekomst om kosten te besparen op onnauwkeurigheden en omslachtige taken. 

Maar ook op individueel vlak is het een aangename verbetering voor tal van werknemers.

De HR en payroll afdeling kan dankzij een automatische integratie van Digital Timesheets™ met hun software sneller gegevens ontvangen en verwerken. Zo ontstaan er minder discussies over al dan niet gewerkte uren en verlofdagen. Lonen worden dus ook sneller betaald. Bovendien krijgt de personeelsdienst zo meer tijd om de werknemers op andere wijze te begeleiden.

 Ook de financiële afdeling van uw bedrijf heeft er baat bij. Dankzij live inzicht over de geleverde uren, kunnen ze het arbeidsbudget vergelijken met de geleverde arbeidstijd. In de toekomst zal uw bedrijf dus nauwkeuriger de tijd en kosten voor nieuwe projecten kunnen inschatten.

Om deze reden baten ook projectleiders hierbij. Ze hebben een beter inzicht over de voortgang van projecten en kunnen snel bijsturen indien nodig.

Ten slotte, genieten werknemers van minder tijdverlies en administratie. Met timesheeting op papier gebeurt het wel eens dat een werknemer op het einde van de week de details moet noteren van zijn geleverde werk op maandag en dinsdag. Er zullen zonder twijfel fouten insluipen en de werknemer heeft wellicht betere dingen te doen.

Via Digital Timesheets™ van Traxxeo is dit echter geen probleem omdat het systeem alle details live bijhoudt. Bovendien zorgt de applicatie ervoor dat alle uren altijd volgens de regels geregistreerd worden zodat er later geen onduidelijkheden over ontstaan. 

Traxxeo voor uw bedrijf?

Werkt u nog met Excel timesheets of tabelletjes op papier? 

• U verliest tijd door trage gegevensverwerking.
• U mist belangrijke informatie over de reële kosten per project.
• U verliest geld door fouten in de timesheets.

Verbeter nu uw marges en betaal uw werknemers voor elke gepresteerde minuut, zonder onduidelijkheden.