Bouwmanagementsoftware: alles wat u moet weten

Bouwmanagementsoftware (ook wel “werfopvolging” genoemd) wordt gebruikt om de voortgang van bouwprojecten te organiseren, te plannen en te controleren. Maar hoe kiest u de beste bouwmanagementsoftware voor uw bouwbedrijf? Om de juiste keuze te maken, moet u rekening houden met verschillende parameters.

Wat is bouwplaatsbeheer?

Als bouwaannemer wenst u met uw bouwproject te beginnen. Ja, maar waar te beginnen? De werfleiding is er om de koers van uw bouwproject uit te zetten.

Bouwplaatsbeheer wordt gedefinieerd als alle methoden en instrumenten die gebruikt worden om de goede werking van een bouwplaats te plannen, te organiseren en te controleren. Het stelt u in staat de voortgang van uw project voor te bereiden, te coördineren en tenslotte te controleren.

SaaS software, gratis software, Excel werkbladsjablonen… er zijn allerlei softwaretools voor de sitebeheerder. Om de juiste keuze te maken, moet u de functionaliteiten bepalen die u nodig zal hebben.

De verschillende fasen in bouwplaatsbeheer

Het beheer van een bouwplaats valt uiteen in verschillende fasen:

1. De planning van de werf

De eerste vereiste voor een geslaagd bouwproject is een grondige voorbereiding. Eerst en vooral moet u een duidelijk bestek hebben. Afhankelijk van de uit te voeren werkzaamheden moet u een prijskaartje aan het project hangen, rekening houdend met de kosten van arbeid en materiële middelen.

Daarna komt de eigenlijke projectplanning. Dit houdt in dat men ervoor moet zorgen dat de taken stroomopwaarts vlot worden uitgevoerd. Wij maken hier een onderscheid tussen de macro- en microplanning.

De macroplanning van het project

Dit is gewoon de voorbereiding van het project vooraf. U zal de verschillende fasen van uw project moeten vaststellen.

De 3 belangrijkste fasen van bouwprojecten zijn:

• De ruwbouw, met inbegrip van de funderingen, het geraamte, enz.
• De binneninrichting, met inbegrip van isolatie, plaatsing van trappen, scheidingswanden, enz.
• De afwerking, inclusief schilderen, vloerbedekking, enz.

Voor elke belangrijke fase, of “partij”, dient u een noodzakelijke tijdshorizon te bepalen, evenals de volgorde van uitvoering van de verschillende partijen. Zonder dit loopt u het risico op ernstige tegenslagen wanneer het project eenmaal begonnen is.

Ten slotte moet u nagaan hoeveel materiaal en arbeidskrachten u voor het werk nodig heeft:

• Hoeveel materiaal heeft u nodig? Kan u met uw leverancier over een aantrekkelijke prijs onderhandelen?
• Beschikt u over voldoende mankracht om het project uit te voeren? Of moet u beroep doen op uitzendkrachten en/of een onderaannemer?

Deze stap is van essentieel belang om de kosten van elke fase van uw project te kunnen ramen.

De microplanning van de werken

Micro projectplanning richt zich op een bepaalde tijdsperiode: wat is de lijst van taken die deze week gedaan moeten worden? Welke teams heb ik nodig, welke vaklui? Zijn die beschikbaar, of moet ik een beroep doen op externe arbeidskrachten (uitzendkrachten, enz.)?

Dit brengt ons dichter bij de tweede fase van het werfbeheer, de praktische organisatie van het project.

2. Teamcoördinatie en werkorganisatie

U heeft uw stappenplan geschreven. Hoe zorgt u er nu voor dat uw bouwproject vlot verloopt? Zodra de lijst van taken is opgesteld, moet u ervoor zorgen dat ze naar behoren worden uitgevoerd. Voor een optimaal beheer is een stevige organisatie nodig.

Een teamschema opstellen

Het juiste teamschema is van essentieel belang voor het goede verloop van elk bouwproject. Welke vaklui heeft u nodig om welke taken uit te voeren? Welke arbeiders moet u naar welke plaats sturen? Teamplanning, ook wel toewijzing van arbeidskrachten genoemd, helpt bij het beantwoorden van deze vragen.

Voor kleine projecten met weinig arbeiders kan de teamplanning in een Excel spreadsheet gedaan worden. Er bestaan downloadbare sjablonen voor teamplanning, bijvoorbeeld met een blad per plaats waarop u uw verschillende teams kan indelen voor elke dag van de week.

Als uw bedrijf meer dan 50, 100 of zelfs 1.000 werknemers heeft, zal u een beroep moeten doen op een softwaretool voor resourceplanning.

De nodige materiële middelen toewijzen

Uitrusting, machines, voertuigen, gereedschap… wat zijn de materiële middelen die nodig zijn voor de uit te voeren taak? Om onderweg geen tijd – en geld! – te verliezen, is het van essentieel belang om van tevoren de behoeften van elke bouwplaats te bepalen, per werkdag.

Ook hier kan u de toewijzing van uw materiële middelen aan uw vestigingen beheren binnen een Excel spreadsheet of, als u middelgrote tot grote vestigingen hebt, binnen een site resource planning software.

Het voordeel van sommige digitale oplossingen, zoals die van Traxxeo, is dat u uw menselijke en materiële middelen op één plaats kan plannen. Zo heeft u een centraal overzicht van uw behoeften per site, en van de beschikbaarheid van uw middelen.

De levering van materialen beheren

Hetzelfde geldt voor de materialen: hun bevoorrading moet verzekerd zijn, zonder te vergeten rekening te houden met de leveringstermijnen.

Het doel is voorraden te vermijden, die grote vertragingen in de voortgang van de werkzaamheden zouden kunnen veroorzaken. Voorraadbeheer is dus een ander cruciaal punt in het goede beheer van uw bouwplaats.

Informatie van op het terrein doorgeven

Op het terrein kan er van alles gebeuren: defecte uitrusting, ongelukken, onvoorziene gebeurtenissen, enz. Wat de situatie ook is, zij moet zo snel mogelijk aan het hoofdkantoor worden gemeld. Zo kan u eventuele vertragingen in de werkzaamheden rechtvaardigen of het probleem snel verhelpen.

U hoeft niet meer tot het einde van de dag of de week te wachten om deze informatie te melden: er zijn nu mobiele applicaties voor meldingen van de site, met behulp van berichten of becommentarieerde foto’s.

Deze toepassingen worden over het algemeen voorgesteld door softwareontwikkelaars die totaaloplossingen voor de bouwsector aanbieden, zoals Traxxeo met zijn softwaresuite voor het bouwplaatsbeheer’.

Zorgen voor conformiteit en veiligheid op de bouwplaats

Het voorkomen van arbeidsongevallen is uiterst belangrijk voor elk bouwbedrijf. De Franse wet bepaalt dat de werkgever wettelijk verantwoordelijk is voor de veiligheid van zijn werknemers op de werkplek.

Om een optimale veiligheid te waarborgen, en ook om sociale fraude te bestrijden, is de bouwsector een van de meest gereglementeerde sectoren. Het hoeft geen verbazing te wekken dat de gevolgen van niet-naleving van de administratieve voorschriften ernstig zijn (strafrechtelijke en financiële sancties, reputatieschade, enz.).

Het is dus van essentieel belang dat uw bouwplaats, en elke aanwezige werknemer, administratief in orde zijn.

Om u daarbij te helpen zijn er allerlei hulpmiddelen: van veiligheidsmaatregelen die ter plaatse moeten worden uitgevoerd, tot software-oplossingen voor toegangscontrole, aanwezigheidscontrole, digitaal administratief beheer…

Uurregistratie van de werknemers op de bouwplaats

Last but not least moet u de uren van uw werknemers ter plaatse bijhouden. Terwijl kantoorpersoneel op een vaste plaats in- en uitprikt, zijn de roosters van bouwvakkers veel minder regelmatig.

Om uw werknemers nauwkeurig te traceren, en dus nauwkeurig te betalen, zijn er verschillende oplossingen beschikbaar.

Het meest flexibel zijn digitale urenstaten. Dit is een speciaal softwarepakket om de uren van uw werknemers bij te houden.

Het in- en uitklokken kan op verschillende manieren gebeuren:

• via prikklokken/badges (RFID, mobiel, virtueel…)
• via een applicatie voor tijdregistratie op declaratieve of semi-declaratieve wijze (badge die de tijd garandeert met informatie die door de site of de teamleider wordt toegevoegd)

Ongeacht de gekozen verzamelmethode (of de combinatie van methoden), wordt de informatie in één enkel beheerplatform ingevoerd. De informatie wordt (multi-)gevalideerd, en gaat naar de loonsoftware.

3. De werfopvolging

Soms wordt werfopvolging beschouwd als een synoniem van bouwplaatsbeheer, maar het is ook een welomschreven stadium in het beheer van bouwprojecten. Eén ding is zeker: er is geen doeltreffend toezicht op het terrein zonder een doeltreffend beheer. En omgekeerd vereist een succesvol beheer van de bouwplaats dat er op de juiste manier in deze follow-up-fase wordt geïnvesteerd.

Wat is werfopvolging?

Soms gebruikt als synoniem van bouwplaatsbeheer, is werfopvolging ofwel :

• Algemene werfopvolging, van planning tot prestatiebewaking
• Een fase van de werfopvolging, die het mogelijk maakt de goede voortgang van de taken te volgen met betrekking tot het verbruik van de geraamde budgetten

Zoals de naam het aangeeft, is de werfopvolging het geheel van hulpmiddelen en methoden rond de opvolging van de bouwplaats, en de rentabiliteit ervan. Het bestaat erin de werkelijke voortgang van de taken en budgetten te vergelijken met de prognose. Een nauwgezette werfopvolging is van essentieel belang om elke anomalie (budgetoverschrijding, vertraging in de uitvoering…) zo snel mogelijk op te sporen.

Wij kunnen verschillende soorten opvolging onderscheiden:

1. De taakopvolging

Wat is de stand van zaken met betrekking tot de verschillende taken ten opzichte van wat gepland was? Toezicht op de voortgang van de werkzaamheden is van essentieel belang.

De vorderingen moeten altijd worden getoetst aan wat van tevoren was gepland. De voortgang van de taken zal niet alleen vergeleken worden met het geplande tijdschema, maar ook met de voortgang van de budgetten.

Op dit niveau is de vergelijking van de voortgang van het werk met de door de arbeidskrachten gemaakte kosten een goede indicator van de productiviteit van teams. In geval van vertragingen bij de uitvoering van de taken, of indien de toegewezen tijdsbudgetten overschreden worden, zullen snel corrigerende maatregelen moeten worden genomen.

2. Budgetopvolging

Hoe staat het met het verbruik van de verschillende budgetten? Is dit verbruik in overeenstemming met de huidige voortgang van het project?

Behalve op het materiaalverbruik moet ook op de arbeidskosten worden gelet.

Met berekeningsformules op basis van het uurloon van de vaklui kunnen deze kosten geraamd worden, maar met specifieke software, zoals die van Traxxeo, kunnen de arbeidskosten in real time nauwkeurig berekend worden.

Deze digitale hulpmiddelen maken het mogelijk om de productiviteit van de teams te controleren en de rentabiliteit van het project te evalueren, op elk moment.

Waarom moet u bouwbeheersoftware gebruiken?

Om de toegenomen concurrentie het hoofd te bieden, wenden veel bouwbedrijven zich tot digitale oplossingen. Een bouwmanagementsoftware is het onmisbare werktuig van elke project manager, om het goede verloop van de site gedurende het hele project te verzekeren.

De bouwmanagementsoftware zorgt voor:

• Een beheer in samenwerkingsverband
• Een meer doordachte leiding van de bouwplaats
• Een strakkere opvolging van de bouwplaats
• Een centralisatie van de informatie

Om te slagen in het beheer van zijn bouwproject moet men de evolutie ervan op elk moment kunnen volgen. Door een follow-up van de bouwplaats in real time mogelijk te maken, maakt de bouwbeheersoftware het mogelijk de activiteiten die op het terrein plaatsvinden te blijven controleren, zelfs op afstand.

Collaboratief en real-time beheer

Een beheersoftware zal een meer gedetailleerde planning en beheer op alle niveaus van het bedrijf mogelijk maken. Het maakt ook een betere samenwerking tussen de belanghebbenden bij het project mogelijk. Werfleider, HR-directeur of financieel directeur… elk van de betrokken partijen beschikt over een aangepast digitaal instrument, dat communiceert met zijn omgeving.

Al uw projectgegevens worden dan gecentraliseerd binnen dezelfde digitale omgeving. Dit maakt het gemakkelijker om activiteiten te beheren en beslissingen te nemen op basis van actuele en volledige informatie.

Tenslotte maakt gespecialiseerde software een beter beheer van de middelen op uw site mogelijk, om de productiviteit te verhogen en de kosten te beheersen.

Digitaal sitebeheer en rentabiliteit

Een van de belangrijkste voordelen van digitale hulpmiddelen in de bouwsector is dat zij u in real time een beeld geven van de productiviteit van uw project: vordert het werk volgens schema? Worden de kosten gemaakt binnen de toegewezen budgetten? U kan te allen tijde de voortgang van het project in het oog houden, om de rentabiliteit ervan te garanderen.

Gezien de toch al krappe winstmarges in de bouwsector, kan elke budgetafwijking immers ernstige gevolgen hebben. Geen ruimte laten voor verrassingen zal ervoor zorgen dat de winstmarge beschermd wordt en dat het project rendabel blijft.

Dashboards, een hulpmiddel voor het bouwplaatsbeheer

Om snel en met kennis van zaken een beslissing te kunnen nemen, is het van essentieel belang de situatie zo snel mogelijk te begrijpen. Door de talrijke gegevens op een duidelijke en visuele manier samen te vatten, zijn dashboards een uitstekend hulpmiddel bij het strategisch denken en het operationeel beheer van projecten.

De rol van dashboards is om u in staat te stellen gegevens gemakkelijk en snel te visualiseren, samen te vatten, te controleren en te exploiteren. De prestatie-indicatoren, ook wel KPI’s genoemd, worden gepresenteerd in de vorm van cijfers, ratio’s en grafieken.

Het bijhouden van uw KPI’s is van essentieel belang om snel eventuele anomalieën op te sporen, of om uw beslissingen tijdens het hele bouwproject te sturen.

Een sitebeheer- of sitebewakingssoftware is dus een aanzienlijke troef voor het strategisch beheer van de onderneming, op voorwaarde dat u ze goed kiest en duidelijk de belangrijkste functionaliteiten vaststelt die u nodig zal hebben.

Werfopvolging: welke tool kiezen?

De markt voor hulpmiddelen voor werfbeheer is groot en gevarieerd. Er zijn verschillende systemen voor het beheer van sites, hetzij zelfbediening, hetzij geïntegreerd in meer algemene software. De keuze van een werfbeheersysteem wordt vaak gemaakt naar gelang van de grootte van uw bedrijf.

Ze zijn verkrijgbaar tegen verschillende prijzen. Dat zal afhangen van uw budget.

1. Werfbeheer op Excel tabellen

Als Excel geen geheimen voor u heeft, zal u misschien in de verleiding komen om uw bouwplaatsbeheer in deze spreadsheet uit te voeren. Uw beheer of uw opvolging van werven uitwerken in Excel is op het eerste gezicht niet erg ingewikkeld.

Als u geen tijd wilt besteden aan het ontwerpen van zo’n Excel spreadsheet, kan u een beroep doen op gratis downloadbare werfmanagement sjablonen.

Wees u bewust van de beperkingen van zo’n tool:

• Tijdrovende gegevensinvoer en herinvoer
• Geen integratie met uw andere software
• Gevoelig voor menselijke fouten
• Enz.

Als Excel snel zijn grenzen laat zien voor middelgrote en grote bedrijven, kan het een waardevol instrument zijn voor een jong en klein bedrijf met beperkte activiteit.

2. Gratis bouwmanagementsoftware

U heeft de grenzen van Excel afgetast, en bent op zoek naar een gratis bouwmanagementsoftware of een gratis bouwplaats follow-up software?

Wat gratis beheersoftware betreft, kan u terecht bij GladiaSoft. Deze software is bedoeld voor alle soorten bouwvakken. U kan het gratis op uw computer installeren, maar u zal het moeten doen met zijn niet erg moderne interface. Maar als u een klein bedrijf bent met zeer beperkte middelen, kan deze gratis software aan uw behoeften voldoen.

Softwarevergelijkingen zullen u naar andere gratis software leiden, maar wees voorzichtig: het is vaak een proefperiode vóór het abonnement.

3. SaaS software voor werfopvolging

Als het beheren van een bouwplaats met Excel of in gratis software een goede strategie kan zijn bij het begin van een activiteit, dan tonen deze instrumenten al snel hun grenzen.

Om aan belangrijkere en complexere beheerbehoeften te voldoen, zal u onverbiddelijk van gereedschap moeten veranderen. Naarmate uw digitale omgeving complexer wordt (HRIS, CRM, software voor financieel toezicht, enz.), wordt het bovendien van cruciaal belang dat uw verschillende softwarepakketten met elkaar kunnen communiceren.

De keuze van een goede SaaS (Service as a Software) software wordt onvermijdelijk. Maar hoe kiest u de juiste software om aan uw behoeften op het vlak van bouwplaatsbeheer en -toezicht te voldoen? Er zijn verschillende parameters waarmee u rekening dient te houden.

De kenmerken van een goede bouwbeheersoftware zijn:

• De interface: ergonomisch en aangenaam
• Gebruiksgemak: snel en gemakkelijk te leren
• Integratie: met uw bestaande software
• Functionaliteit: om aan uw specifieke behoeften te voldoen
• Mobiliteit: de mobiele toepassing zal door de teams op het terrein bij de hand worden genomen

Voor het toezicht op uw werf, kan u met SaaS-software bovendien visuele en real-time dashboards van uw belangrijkste indicatoren genereren.

4. De mobiele applicatie, een nieuw instrument voor het bouwplaatsbeheer

In combinatie met bepaalde beheersoftware kan de mobiele applicatie een formidabel hulpmiddel zijn bij het beheer van uw site. Het is uw nieuwe bevoorrechte communicatiemiddel met de site.

Teamplanning, respecteren van dienstregelingen, in- en uitklokken, aanwezigheidscontrole, controle op de naleving van de voorschriften door de werknemers… met een mobiele toepassing heeft u een ongekende zichtbaarheid op de activiteiten van uw werknemers ter plaatse.

Met een applicatie voor tijdsregistratie op locatie, bijvoorbeeld, kunnen teams op het terrein gemakkelijk en veilig digitaal geklokt worden.

Voor middelgrote en grote bedrijven zorgt het voor een efficiënte coördinatie tussen het hoofdkantoor en de verschillende vestigingen. De buitenteams winnen aan reactiviteit, maar ook aan productiviteit, dankzij de afschaffing van manuele en tijdrovende beheerstaken.

Voor de bouwplaatsbeheerder is het een efficiënt beheersinstrument, rechtstreeks vanop het terrein.

Traxxeo, uw partner voor het bouwplaatsbeheer

Als softwareontwikkelaar gespecialiseerd in het beheer van menselijke en materiële hulpbronnen ter plaatse, helpt Traxxeo u bij het plannen, controleren, analyseren, beheren, enz. Op computer, tablet of smartphone houden u en uw teams de controle over uw werven, dankzij een centraal beheerplatform, gekoppeld aan een gebruiksvriendelijke mobiele applicatie.

De troeven van Traxxeo voor uw werfbeheer :

• Ergonomische interfaces
• Gemakkelijk te gebruiken gereedschap, zelfs op het terrein
• Krachtige oplossingen, aangedreven door de beste digitale technologieën (AI, connected objects, collaborative tools…)
• Een fijne analyse van uw gegevens, voor een efficiënte bewaking van de indicatoren

Ten slotte kan u, door rollen te definiëren met verschillende toegangsniveaus, aan elke actor het gewenste verantwoordelijkheidsniveau toekennen: arbeider, teamleider, werfleider, HR-manager, enz.

Alle softwaretools van Traxxeo zijn ontwikkeld met een gemeenschappelijke missie: de productiviteit van bouwbedrijven verbeteren, dankzij de meest geavanceerde technologieën.

Wenst u digitaal te gaan? Laten we erover praten!

Vraag om een persoonlijke demonstratie en laat ons zien hoe wij u kunnen helpen.