Mobiele toepassingen, prikklokken, tijdregistratietoestellen… wat kan u doen om de uren van uw arbeiders op uw bouwplaats bij te houden? Tijdregistratie is cruciaal voor het succes van uw projecten.
De belangrijkste toepassingen van tijdregistratie:
- Loonadministratie: loonverwerking
- HR: toezicht op afwezigheden, prestaties, enz.
- Beheerscontrole: toezicht op uurbudgetten
- Prijsstudie: reacties op aanbestedingen, opstellen van ramingen, enz.
Hoe krijg je een eenvoudige en efficiënte tijdregistratie? Ontdek de voordelen van een urenregistratie app speciaal voor de bouwsector en geoptimaliseerd voor mobiele werknemers.
Een urenregistratie app voor de bouwwerf, wat betekent dit precies?
Een urenregistratie app (of een tijdregistratie app) is een hulpmiddel voor urenregistratie en activiteitenbeheer waarmee werknemers gewerkte uren kunnen registreren.
De urenregistratie app vervangt het gebruik van papieren urenstaten of Excel-tijdregistratiebladen door uiterst gedetailleerde tijdregistratie en aanwezigheidsregistratie mogelijk te maken.
De details die nodig zijn voor een goede urenregistratie in de bouw:
- Overuren, nachtdienst, weekenddienst, enz.
- Arbeidstijd per taak, per werf, enz.
- Toegestane verlofdagen, ongeplande afwezigheden, enz.
- Gemaakte reizen en afgelegde kilometers.
Waarom kiezen voor een urenregistratie app voor bouwwerven?
De mobiele applicatie is een van de methodes om tijd te registreren in de bouwsector.
De verschillende tijdregistratiemethodes:
- De papieren urenstaten en Excel-bestanden, vaak samen gebruikt
- Tijdklokken/prikklokken:
- Vaste prikklokken, met badge of speciale kaart
- Mechanische tijdklokken, tijdstempels, enz.
- Verbinding met een websysteem of portaal
- Mobiele urenregistratie applicatie / tijdregistratie applicatie
- Biometrische oplossingen (vingerafdruk, netvliesscan, enz.)
In tegenstelling tot andere methodes is een toepassing voor het prikken op de bouwplaats aangepast aan de complexiteit van de bouwsector. Het maakt ook de dematerialisatie van het tijdregistratieproces en de automatisering van vele processen mogelijk.
Een urenregistratie app voor de bouwwerf stelt u in staat om:
- Tegelijkertijd leiding te geven aan eigen personeel, uitzendkrachten, onderaannemers, enz.
- De geregistreerde uren toe te wijzen aan een werfcode en/of een specifieke taak (funderingswerken op het gelijkvloers, plafondwerken op de 2de verdieping, enz.)
- Een waarschuwingssysteem in te stellen voor elke anomalie met betrekking tot de beheersregels van de onderneming (maximumaantal uren per dag, beperking van overuren, enz.)
De tijdregistratie verloopt snel en gecontroleerd.
Een applicatie voor tijdregistratie op de werf, hoe gebruikt u die?
Een tijdregistratieapplicatie voor de bouwsector is zowel:
- Gemakkelijk te gebruiken: op de werf moeten werknemers gemakkelijk en snel uren kunnen invoeren.
- Zeer configureerbaar: met enkele muisklikken moet een gedetailleerde en volledige tijdregistratie en aanwezigheid mogelijk zijn.
In dit deel, leest u hoe u kan in- en uitprikken met Digital Timesheets™, een tijdregistratie- en aanwezigheidsapplicatie ontwikkeld door Traxxeo, leverancier van SaaS (Software as a Service) oplossingen.
Tijdregistratie binnen een vooraf bepaald kader
Met een mobiele applicatie voert de werknemer of teamleider de gewerkte uren in binnen een vooraf bepaald kader.
De informatie wordt geselecteerd uit voorgedefinieerde lijsten (plaatscode, tijdcode, aantal gewerkte uren of aankomst- en vertrektijden, enz.). Het aantal afgelegde kilometers en een aanvullende opmerking (toegestane afwezigheid, akkoord voor overwerk, enz.) kunnen worden gespecificeerd.
In geval van een anomalie (b.v. overschrijding van het maximum aantal uren) wordt automatisch een waarschuwingsbericht gegenereerd.
Digitale urenbriefjes beschikbaar op tablets en smartphones
De Digital Timesheets™-app voor tijdregistratie op locatie is ontworpen om tijdregistratie eenvoudig te maken. De mobiele app is beschikbaar op smartphone en tablet, voor elk gebruik.
Een eenvoudig te gebruiken tijdregistratie- en aanwezigheidsapplicatie biedt:
- Verschillende weergaves naargelang de behoefte: per persoon, per site, per week, enz.
- Invoerhulpmiddelen:
- Kopiëren en plakken van informatie van de ene persoon naar de andere
- Kopiëren en plakken van informatie van de ene week naar de andere
- Een drop-down lijst van tijdcodes
- Een drop-down lijst van site codes
- Enz.
- Een ergonomische interface, gemakkelijk te gebruiken, zowel vanaf de smartphone als vanaf de tablet
Wie heeft baat bij het gebruik van deze urenregistratie app?
Overschakelen op een tijdregistratie- en aanwezigheidsapplicatie is niet alleen voordelig voor de werknemers op de bouwwerf.
Het feit dat de tijdregistratie- en aanwezigheidsapplicatie kan communiceren, of integreren, met andere software brengt ook belangrijke voordelen met zich mee voor de HR afdeling en de financiële afdeling.
Wat zijn de belangrijkste voordelen van een urenregistratie app?
Overschakelen op een tijdregistratie- en aanwezigheidsapplicatie is niet alleen voordelig voor de werknemers op de bouwwerf.
Het feit dat de tijdregistratie- en aanwezigheidsapplicatie kan communiceren, of integreren, met andere software brengt ook belangrijke voordelen met zich mee voor de HR afdeling en de financiële afdeling.
Vereenvoudigde tijdregistratie voor werknemers op de werf
Met een tijdregistratieapplicatie op de bouwwerf, kunnen werknemers op het terrein gemakkelijk en snel de gewerkte uren invoeren.
De voordelen van een urenregistratie app voor werknemers:
- Aanzienlijke tijdwinst bij het invoeren van de informatie
- Minder administratieve lasten
- Geen werk meer om aan het eind van de week ontbrekende informatie te verzamelen en op te zoeken
- Responsabilisering van teamleiders
- Verhoogde productiviteit op het terrein
Een tijdregistratie- en aanwezigheidsapplicatie speciaal voor de bouwsector maakt tijdregistratie “eenvoudiger, duidelijker en nauwkeuriger”, zegt Eric le Naon, werfleider bij Perrard. “Het is evenzeer aan ons, de werfleiders, om de controle uit te voeren als aan de teamleiders, die zich gesterkt voelen en zich het nieuwe proces volledig eigen hebben gemaakt.
Traceerbaarheid en betrouwbaarheid van gegevens
Het verzamelen van de uren zo dicht mogelijk bij de locatie zelf, de automatisering van de verwerking ervan, alsook meervoudige validatiesystemen garanderen de betrouwbaarheid van de verzamelde gegevens. Dit draagt bij tot een optimaal Time Management, geautomatiseerde HR-processen en een efficiëntere loonverwerking.
Efficiëntere HR processen
Ook op het vlak van personeelsbeheer biedt de invoering van een urenregistratie app op de bouwwerf tal van voordelen voor het HR-beheer van mobiele werknemers.
De voordelen van een urenregistratie app voor HR:
- Accurate, actuele en gedetailleerde informatie over werknemersprestaties
- Gegevens rechtstreeks geïntegreerd in hun HR-software, volgens hun eigen beheersregels
- Automatische waarschuwingen voor eventuele anomalieën
- Een gecentraliseerd overzicht van alle beschikbare informatie
- Minder administratieve lasten
HR-managers hebben een gedetailleerde en regelmatige follow-up van de activiteiten van elk individu, voor een beter HR management op basis van recente en accurate informatie.
Zij hebben ook meer tijd om zich bezig te houden met de meer menselijke en sociale dimensies van HR: coaching, loopbaanbegeleiding, opleiding, enz.
Optimaal en foutloos loonbeheer
Het beheer van de loonlijsten van werknemers kan een bijzonder omslachtig proces zijn. Een applicatie voor tijdregistratie op locatie kan de druk op de payroll managers aan het einde van de maand verlichten, terwijl de loonadministratie toch nauwkeurig wordt verwerkt.
De voordelen van een urenregistratie app voor payroll managers:
- Nauwkeurige en geautomatiseerde verzameling van variabele loonelementen
- Een waarschuwingssysteem voor elke anomalie
- Bijgewerkte, gedetailleerde en nauwkeurige gegevens
- Gegevens rechtstreeks geïntegreerd in hun loonlijstsoftware
- Minder administratieve lasten
Een tijdregistratie- en aanwezigheidsapplicatie speciaal voor de bouwsector maakt een optimaal tijdbeheer mogelijk, voor een efficiënter loonproces. Payroll managers kunnen ervoor zorgen dat iedereen op tijd een correct loon krijgt uitbetaald, waardoor klachten en spanningen met het personeel worden vermeden.
Rijke en actuele gegevens voor financieel beheer
Door zijn nauwkeurigheid biedt tijdregistratie met een tijdregistratie- en aanwezigheidsapplicatie belangrijke voordelen voor het financieel beheer van de onderneming.
Strikte beheerscontrole
De voordelen van een urenregistratie app voor beheerscontrole:
- Een real-time overzicht van de voortgang van tijdbudgetten
- Een gedetailleerd overzicht van de voortgang van budgetten per site, per taak enz.
- Informatie rechtstreeks geïntegreerd in hun software voor financieel beheer
- Gegevens rechtstreeks geïntegreerd in hun dashboards
- Beter reactievermogen in geval van overschrijdingen en afwijkingen
Met gedetailleerde en actuele informatie over tijdbudgetten kunnen management controllers ervoor zorgen dat projecten onder controle blijven, voor een optimaal beheer van de activiteiten.
Meer concurrentiële offertes
De voordelen van een urenregistratie app voor de prijsafdeling:
- Gedetailleerde gegevens over de arbeidskosten per opdracht
- Recente gegevens, voortdurend geactualiseerd
- Regelmatige en strikte vergelijking van geraamde en reële budgetten
- Voortdurende aanpassing van nieuwe offertes op basis van deze informatie
Een betere raming van de arbeidskosten maakt het mogelijk nauwkeuriger en concurrentiëlere offertes uit te brengen.
De applicatie voor tijdregistratie op de bouwwerf, een instrument dat verbonden is met uw beheersoftware
Om de genoemde voordelen optimaal te benutten, is het belangrijk een beroep te doen op een geïntegreerde tijdregistratie- en aanwezigheidsapplicatie, zoals de Digital Timesheets™ oplossing van Traxxeo.
Een geïntegreerde tijdregistratieoplossing betekent dat zij in twee richtingen communiceert met bestaande informatiesystemen.
Van de informatiesystemen tot de applicatie
Alle informatie die nodig is voor de tijdregistratie wordt beschikbaar gemaakt in de applicatie:
- De werfcodes en de taakcodes
- De personeelsbewaarplaats, de bewaarplaats voor uitzendkrachten
- De beheersregels van de onderneming (maximum aantal uren per werknemersprofiel, maximum aantal overuren…)
- Enz.
Van de applicatie naar de informatiesystemen
De in de applicatie ingevoerde gegevens kunnen op gestructureerde wijze worden teruggestuurd naar:
- ERP (Enterprise Resource Planning)
- HRIS, de software voor personeelsbeheer
- Loonlijstsoftware
- Software voor financieel toezicht
- De dashboards van het bedrijf
- Enz.
Met de toepassing voor tijdregistratie kan u het gebruik van uw ERP- en andere beheersoftware aanvullen en optimaliseren.
Hoe zet u een urenregistratie app op?
Hoe kiest u de beste oplossing? Hoe kan u uw oplossing voor tijd- en activiteitenbeheer met succes implementeren en hoe snel kan u een rendement op uw investering verwachten?
Onze experts zullen met plezier uw vragen beantwoorden. Stel hen uw vragen, of vraag een demonstratie aan van onze Digital Timesheets™-toepassing:
