Pointeuse mécanique : avantages et limites

Alors que les besoins des industriels en termes de pointage d’heures se développent, la pointeuse mécanique fait son apparition à la fin du XIXe siècle. 

À l’origine, ce système fut considéré comme une véritable révolution, car il permettait un suivi des heures de travail des ouvriers inégalé dans des structures où le nombre d’employés était toujours plus important.

Toutefois, la technique du pointage mécanique est, de nos jours, dépassée par l’arrivée des solutions numériques sur le marché. Si ce mode de fonctionnement a fait ses preuves, il est possible de mettre en place des systèmes bien plus performants à l’heure actuelle.

Pointeuse horaire mécanique : un système qui a fait ses preuves

La pointeuse horaire mécanique est un système de pointage des heures simple et très efficace, bien que limité face aux autres solutions disponibles sur le marché.

Système simple de cartes de pointage 

Le principal avantage proposé par ce système de pointage des heures est, avant tout, la simplicité du mode de fonctionnement. 

Distinguons tout d’abord les deux types de pointeuses mécaniques disponibles :

• La pointeuse mécanique à perforation. Les employés disposent d’une carte de pointage propre à chacun. La machine vient alors perforer la carte de l’employé lorsque ce dernier la passe dans l’appareil, marquant ainsi son heure d’entrée et de départ sur le lieu de travail.
• La pointeuse mécanique à impression. Dans ce cas de figure, l’heure de passage est directement inscrite sur la carte de pointage du collaborateur. 

En comparaison aux feuilles d’heures, ce système permet de garder une trace précise des entrées et sorties du personnel sur les lieux d’intervention. Toutefois, il ne permet pas de noter le type d’heure effectuée. 

Cette tâche incombe donc aux chefs de chantier. Ces données seront ensuite transmises au département RH qui devra à son tour les traiter afin de gérer la paie des travailleurs. 

Une mise en place peu coûteuse 

L’autre avantage des systèmes de pointage mécanique concerne le coût de déploiement. Il s’agit en effet de l’une des solutions les plus abordables du marché.

Le prix d’une pointeuse mécanique varie évidemment d’un fournisseur à l’autre. Mais en comparaison aux autres systèmes de pointage (avec une pointeuse RFID, mobile ou autres solutions), le pointage mécanique des heures reste une des solutions les plus compétitives en termes de coûts

Pointeuse mécanique du temps travail : les limites du système

Bien que performants en leur temps, les systèmes de pointage mécanique peinent à répondre aux besoins actuels en termes de relevé des heures de travail effectuées par les employés. 

Les cartes de pointage et le non-traitement des données

Les cartes de pointage des employés ne traitent finalement qu’une seule information : l’heure d’entrée et de sortie des travailleurs sur le lieu de travail. 

Il est donc impossible de déterminer avec précision quel type d’heure ou quelle tâche a été effectuée par un employé. Dans le domaine du BTP par exemple, les contremaîtres doivent compléter ces informations avec celles collectées directement sur le chantier, en notant le type d’heure accomplie par chaque ouvrier présent sur le terrain.

Ces informations doivent ensuite remonter au département RH, qui doit à son tour traiter ces données pour produire la fiche de paie des employés. Or, il arrive régulièrement que des informations soient perdues ou mal traitées dans ce processus.

La pointeuse mécanique permet donc d’optimiser une partie de la collecte des données sur le lieu de travail. Cependant, elle ne permet pas d’assurer leur transmission correcte vers les services auxquels elles sont destinées (départements RH et de la paie notamment).

Un système qui ouvre la voie à la fraude

Malheureusement, les systèmes de pointage mécaniques sont perméables à la fraude. Rien n’empêche un employé de se munir de la carte de pointage de l’un de ses collègues pour la valider à sa place. 

L’implémentation de ce type de système implique donc des mesures supplémentaires pour éviter les abus. La sensibilisation de l’équipe à ce genre de pratique ainsi que la mise en place d’un système de vidéo-surveillance sur le lieu de pointage sont alors des pistes à considérer. 

Alternatives à la pointeuse à carte : le numérique et la solution Digital Timesheets™ de Traxxeo

Un logiciel de pointage physique est loin d’être l’unique solution qui peut être mise en place dans une entreprise. 

La technologie a bien évolué depuis l’ère industrielle. Il existe aujourd’hui des solutions de saisies des heures digitales et mobiles qui permettent de relever les heures des travailleurs de façon beaucoup plus efficace. 

Les avantages du numérique

Face au traitement analogique des informations, l’utilisation du numérique représente des avantages conséquents :

• Des données incorruptibles : une fois dans le système, les informations concernant les heures des employés sont difficilement falsifiables. 

• Lisibilité : avec le numérique, les données de pointage peuvent être imprimées directement depuis l’appareil par la personne responsable, ou conservées au format numérique, facilement transmissible d’un outil (smartphone, tablette, ordinateur) ou d’un logiciel à l’autre (grâce à des intégrations préalables).

• Fonctionnalités : une pointeuse numérique peut effectuer plusieurs tâches en plus du pointage, comme fournir des récapitulatifs précis de l’activité de chaque employé, ce qui permet de faciliter les contrôles et la vérification des horaires. 

Digital Timesheets™, la solution de Traxxeo

Digital Timesheets™ de Traxxeo est un système de GTA (Gestion des Temps et des Activités) qui autorise un contrôle total sur la gestion des heures travaillées par les membres de l’équipe.

L’application mobile et la plateforme de gestion permettent une récolte et une gestion optimale des heures travaillées, tout en s’adaptant aux processus en place (pointeuses RFID ou mécaniques, processus multiples de validation, règles de gestion propres, etc.).

Le pointage peut s’effectuer via tous types de pointeuses, ou directement via la pointeuse virtuelle de l’application. Les données de pointages sont ensuite immédiatement enrichies (type d’heure, code chantier, etc.) et envoyées pour validation, avant d’être disponible pour validation finale et traitement auprès des services RH.

La remontée rapide et structurée des heures effectuées facilite considérablement la réalisation des fiches de paie en fin de mois.

De plus, Digital Timesheets™ offre une vue d’ensemble sur l’activité de l’entreprise et de ses différents acteurs en temps réel, permettant de réagir au plus vite lorsqu’un problème est détecté, à l’aide des alertes automatiques (heures supplémentaires non autorisées, maximum d’heures dépassé, etc.).