Le planning Excel : un outil qui montre ses limites
La gestion des ressources humaines et matérielles est un élément essentiel pour la réussite d’un chantier. Le planning Excel s’est longtemps imposé comme un outil de base pour les entreprises du domaine du BTP.
Il possède cependant des limites que les outils digitaux ont su dépasser. Les entreprises doivent aujourd’hui adapter leurs méthodes de travail pour optimiser leur productivité et rester compétitives sur leur marché.
Le planning Excel favorise les erreurs
Le manque de fiabilité constitue un frein important dans l’utilisation des plannings Excel. Les erreurs de planification engendrent des problèmes en cascade qui peuvent avoir des conséquences irrémédiables sur le chantier.
Le manque d’homogénéité des supports
Les supports Excel ne sont pas homogènes et peuvent différer d’une équipe à l’autre ou d’un chantier à l’autre.
De plus, de nombreux éléments sont à prendre en compte dans la gestion des plannings.
Les éléments à prendre en compte sur un planning Excel :
- le statut des employés (CDI, CDD, interimaire…),
- le type d’heure travaillé (heure de travail difficile, heure supplémentaire, heur de pluie…),
- lesmprévus (absences, accidents, retards de livraison…),
- la planification des tâches selon les corps de métier…
Les erreurs humaines sont favorisées et la vérification des données est rendue difficile.
La transmission des données
Avec les plannings Excel, la transmission des données n’est pas instantanée. Lorsqu’il y a une modification de dernière minute dans le planning, il est nécessaire d’en informer l’ensemble de l’équipe.
La multiplication des porteurs d’informations engendre des erreurs de planification.
Par ailleurs, la communication entre l’administratif et le terrain peut s’avérer compliquée. Le manque de visibilité des équipes décisionnaires sur l’avancement du chantier peut être à l’origine d’erreurs de gestion.
Le traitement des informations
En manquant de visibilité sur la situation du chantier en temps réel, les équipes RH doivent vérifier minutieusement les données transmises.
Le traitement des informations est chronophage et fastidieux. C’est pourquoi les entreprises souhaitent aujourd’hui s’orienter vers des solutions numériques qui permettent de centraliser l’information et de simplifier les missions de collecte, traitement et vérification des données.
Les solutions digitales pour la gestion des plannings
Les plannings Excel manquent de flexibilité et rendent les imprévus difficiles à gérer. Les solutions telles que Traxxeo jouent un rôle central dans la transition numérique du domaine du BTP.
La centralisation des données
Lorsque les données sont centralisées au sein d’un même outil, la communication bi-directionnelle est plus fluide.
La centralisation des données avec Traxxeo permet :
- la visibilité en temps réel sur les ressources disponibles
- le suivi rapproché des heures travaillées
- l’automatisation du calcul des heures,
- l’identification des anomalies (dépassement des limites d’heures, non-respect du code du travail…),
- etc.
Il devient possible de prendre de meilleures décisions pour concevoir le planning des équipes et gagner en productivité.
Un gain de temps sur le terrain comme pour les équipes RH
Sur le terrain, les chefs d’équipes peuvent utiliser des outils adaptés à leurs besoins pour :
- remplir les feuilles d’heures des salariés,
- notifier les présences et les absences,
- transmettre des informations en temps réel aux équipes RH…
De leur côté, les équipes administratives peuvent consulter les données en temps réel et connaître avec précision l’avancement de chaque tâche ainsi que le budget d’heures qui leur a été consacré.
Une rentabilité améliorée grâce à une gestion des plannings optimisée
Grâce à toutes ces informations collectées et centralisées, il devient plus facile de mettre en place des plannings pertinents et adaptés à l’avancement du chantier.
Le dépassement des délais est ainsi évité et les pénalités de retard sont minimisées. Une bonne gestion des plannings garantit une meilleure rentabilité à l’entreprise.