La planification d’un chantier : méthodes et outils pour un planning réussi

Sur un chantier ou un site d’intervention, les ressources à gérer sont nombreuses : main-d’œuvre, matériaux, outils, véhicules… Une bonne organisation demeure la clé de voûte de la réussite d’un projet.

La planification et le suivi du chantier sont essentiels pour respecter les coûts fixés, garantir la rentabilité du projet et respecter les délais de livraison prévus par le contrat.

Des outils et méthodes permettent aujourd’hui de digitaliser le planning de chantier et de centraliser les informations afin de mettre en place une véritable synergie.

Dans le secteur du BTP, il est important de choisir une solution qui prenne en compte les contraintes du terrain. C’est un domaine avec de nombreuses spécificités et de multiples variables, c’est pourquoi les outils de planification utilisés doivent être flexible et pouvoir s’adapter aux différents chantiers.

Quelles sont les étapes d’un chantier ?

La réalisation d’un projet de construction ne se fait pas seule. Au départ, le maître d’ouvrage, ou client, passe commande auprès du maître d’œuvre, qui dirigera les travaux. En général, un architecte ou bureau d’étude sera en charge de concevoir l’ouvrage et d’en définir la séquence d’étape, de la conception du projet jusqu’à sa réception par le maître d’ouvrage.

Entre la naissance du projet et sa réception finale, différentes étapes s’enchainent :

1. L’initialisation du projet

Le maître d’ouvrage exprime son besoin auprès d’un architecte, en charge d’informer son client sur la faisabilité du projet et ses contraintes (conditions liées au terrain, démarches administratives, contraintes techniques, etc.). En fonction du budget, une esquisse puis un avant-projet seront soumis à validation du client. Il faudra enfin d’assurer d’obtenir un permis de construire, avant de pouvoir passer aux plans en bonnes et dues formes.

2. Le choix des partenaires

Maitre d’ouvrages et maître d’œuvre préparent ensemble le dossier d’appel d’offre, afin de sélectionner l’entreprise en charge de l’exécution des travaux. En cas de lots séparés, il est possible de sélectionner différentes entreprises.

3. La planification de l’exécution des travaux : le planning de chantier

Il s’agit de préciser les moyens nécessaires à l’élaboration des travaux, en termes de temps, de budgets et de ressources (personnel, machines, véhicules, matériaux…). C’est ce qu’on appelle communément la réalisation du planning de chantier.

4. La réalisation et le suivi des travaux

Une fois le planning réalisé, les travaux peuvent commencer. Attention tout de fois à suivre de près les activités, afin d’identifier rapidement tout éloignement du planning initial.

5. La clôture du chantier et la livraison du projet

C’est le moment d’effectuer les derniers tests de conformité afin de s’assurer de la qualité de l’ouvrage. Il convient ensuite de replier le chantier et de remettre les lieux en états (rétablissement des voies d’accès, gestion des déchets, etc.). Une fois la livraison effectuée, l’entreprise peut enfin observer la marge bénéficiaire réalisée sur le chantier.

Qu’est-ce qu’un planning de chantier ?

Un planning de chantier est un document – souvent sous forme de tableau ou de diagramme – permettant de fixer les grandes étapes du chantier dans le temps, ainsi que de définir les moyens financier alloués aux travaux.

Il permet de clarifier les priorités ainsi que les contraintes de délais et de budget entre les différents acteurs : maître d’ouvrage, maître d’œuvre, entreprise générale, etc.

Tout au long de la réalisation des travaux, le planning de chantier sera l’outil de pilotage principal, véritable référence commune à tous les acteurs.

Pourquoi planifier ses chantiers est-t-il indispensable dans le BTP ?

La réalisation du planning de chantier est une étape indispensable à plus d’un titre.

La planification des travaux sur chantier permet de :

• Définir les grands travaux à effectuer et leur ordre chronologique de réalisation.
• Établir les délais d’exécution et en fonction, de prévoir les livraisons (matériel, matière première) nécessaires
• Déterminer les besoins en main-d’œuvre nécessaires à la réalisation de l’ouvrage, pour chacune des phases du projet
• Garantir un suivi financier des travaux, en comparant les budgets prévisionnels aux budgets engagés et à l’avancement des travaux

La planification du chantier permet ainsi d’éviter le dépassement des délais, d’améliorer la productivité et de coordonner les multiples intervenants.

Le planning de chantier est donc un outil qui centralise les informations dans le but de synchroniser les tâches en cours et à venir. La planification du chantier a un objectif : garantir la livraison de l’ouvrage en temps et en heures, et dans le respect des budgets prévisionnels.

Comment faire un planning de chantier ? Méthode en 5 étapes

Comment commencer son planning de chantier ? De la définition des objectifs à la gestion des imprévus, il y a des grandes étapes à respecter pour une organisation réussie.

1. Définir le plan initial et les objectifs

Avant de se lancer dans la planification des travaux et des ressources, il est important de clarifier les objectifs du projet de construction.

La date de début du chantier est définie et la date de fin est estimée, en fonction de la durée d’exécution des travaux.

L’objectif prioritaire doit être connu de tous et mis par écrit. Il est également important de réunir tous les acteurs (client, entreprise générale, sous-traitants…) autour de la table afin de clarifier les contraintes en termes de délais et de budgets. Enfin, c’est le moment de définir clairement les responsabilités de chacun.

2. Planifier les tâches et l’ordre d’exécution des travaux

Le maître d’œuvre est le chef d’orchestre du chantier. Il coordonne, planifie et supervise les tâches de chaque équipe.

Mais avant même de songer à affecter le personnel sur le chantier, il est indispensable de définir l’ordre chronologique d’exécution des travaux.

La planification des travaux requiert de :

1. Lister l’ensemble des grandes tâches à effectuer. Il est important d’etre autant exhaustif que possible. On distingue en général au moins 3 grandes phases pour tout chantier de construction : le gros œuvre, le second œuvre et les finitions.
2. Définir la durée d’exécution escomptée pour chacune des tâches
3. Ordonner les tâches à réaliser. Les travaux se succèderont par ordre de réalisation. Cela soulève plusieurs questions : quelle tâche doit absolument être réalisée avant le début d’une autre, et quels travaux peuvent être réalisés de manière conjointe ?

Un diagramme de Gantt permet de visualiser l’orchestrage des tâches au cours du temps. Il s’agit d’un tableau à double entrée, présentant à la verticale l’ensemble des travaux à réaliser et à l’horizontale l’unité de temps la plus appropriée pour le projet (heures, jours, semaines, mois, etc.).

Le diagramme de Gantt est un outil de représentation graphique très visuel, souvent utilisé dans le bâtiment. Il a l’avantage de donner un aperçu de la réalisation des travaux en un clin d’oeil.

4. Affecter les ressources humaines et financières à chaque étape du projet

La budgétisation de chaque tâche est une étape essentielle de tout projet. Sans cela, il n’est pas possible d’assurer correctement le suivi financier du projet de construction.

Enfin, en fonction des besoins et en concordance avec les budgets alloués, les ressources humaines nécessaires seront affectés à chaque tâche.

Une bonne planification des ressources humaines est un paramètre clé dans la réussite d’un projet. L’absence d’un ouvrier qualifié pour une tâche précise peut retarder tout le déroulement du travail en cours.

La planification des ressources humaines requiert d’affecter les bonnes équipes et les bonnes personnes à chaque chantier, en fonction des tâches à réaliser et des compétences, certifications, formations sécurité, etc. de chaque travailleur.

En outre, la répartition de la charge de travail doit respecter les règles de gestion de l’entreprise ainsi que les législation en vigueur (régime horaire, heures supplémentaires, temps de récupération, etc.).

5. Formaliser les besoins en matières premières et en matériel

Le planning des tâches à réaliser est également clé dans la gestion des approvisionnements en matières premières. Chaque livraison doit arriver en temps et en heures pour le début prévu de la tâche concernée, sans quoi c’est l’ensemble du projet qui se voit retardé.

Il en va de même pour le matériel : il doit être présent sur site au bon moment, au bon endroit. Une bonne planification évite de devoir courir après un matériel manquant, mettant encore une fois le respect des délais en péril.

6. Accepter les imprévus… et réagir !

Si une méthode de planification rigoureuse est la clé de voute d’un chantier réussi, il faudra aussi faire face à de nombreux imprévus, peu importe la solidité du plan initial.

Cependant, un planning solide et bien communiqué entre les acteurs permettra d’identifier sans délai tout éloignement du plan initial et des budgets prévisionnels. Là où chaque jour de retard représente un manque à gagner pour l’entreprise, une excellente réactivité est plus que crucial pour éviter tout dépassement de budget ou de délais.

Les différents imprévus qui peuvent impacter le planning de chantier :

• Retards de livraison des matières premières
• Problèmes d’approvisionnement
• Intempéries
• Accident
• Mauvaise estimation du budget d’heures
• Absences imprévues
• Etc.

Ainsi, si le planning de chantier est une boussole essentiel pour orienter sa trajectoire, le trajet précis devra faire face aux aléas du quotidien. C’est ici qu’une gestion et un suivi de chantier efficace prennent le relais, pour un bon déroulement des travaux jusqu’à la remise du projet au client.

Le planning de chantier comme outil de suivi financier

Le suivi strict des heures passées sur chaque tâche est essentiel au respect des coûts. En effet, les retards pris sur le planning de chantier impliquent des investissements supplémentaires qui n’ont pas été prévus dans l’offre de base.

L’impact des retards sur le budget :

• Heures supplémentaires afin de rattraper les retards et respecter les délais de livraison.
• Appel à de la main-d’œuvre externe afin de rendre possible l’avancement des tâches.
• Paiement de pénalités de retard qui, dans la plupart des cas, s’appliquent lorsque le retard de livraison dépasse les 30 jours.

Ainsi, le moindre retard peut générer des complications et fausser la gestion des coûts.

Voyons comment la planification chantier peut servir le suivi financier d’un chantier, et inversement.

1. Le respect de la structure des coûts

Chaque chantier a été basé sur une offre à partir de laquelle a été réalisée la structure des coûts. Pour chaque phase, tâche ou sous-tâche du projet, les budgets alloués sont précisés, en fonction des coûts estimés : main-d’œuvre, matières premières, matériel…

Le contrôleur de gestion a pour mission de confronter l’avancement du chantier, pour chaque poste de la WBS (Work Breakdown Structure, ou structure de coûts du chantier). La rentabilité de l’entreprise dépend du bon respect de cette structure des coûts. Plus le budget dépensé est proche de celui prévu par l’offre de base, plus l’entreprise est gagnante.

Le planning de chantier permet d’établir des objectifs et de garantir un calendrier en accord avec la WBS. Ce calendrier prend en compte le budget d’heure prévu par tâche et le redistribue sur une période donnée.

2. Le calcul des heures et le suivi des coûts main-d’œuvre

Le budget d’heures dépensé sur chaque tâche impacte inévitablement le coût global du projet. C’est pourquoi il est essentiel de prendre en compte le nombre d’heures attribué à chaque tâche dans le planning de chantier.

Le calcul des heures est une étape minutieuse qui demande de la rigueur. En effet, le coût d’une heure de travail peut varier selon différents critères.

Les éléments qui impactent le taux horaire de l’ouvrier :

• Son statut (intérimaire, salarié interne, CDD, prestataire externe…).
• Le type d’heure réalisé (heure de travail pénible, heure de pluie, heure de nuit, heure de week-end, heure supplémentaire…).
• La réglementation relative au Code du Travail du pays dans lequel se situe le chantier.

Il est donc nécessaire, pour une bonne gestion des coûts, d’effectuer un calcul précis des heures réalisées par chaque ouvrier en prenant en compte tous ces éléments.

3. Le suivi précis de la progression du projet avec le planning de chantier

Le planning du chantier, s’il permet de prévoir, planifier et répartir le travail est aussi un outil utile pour contrôler la progression du projet.

Un chantier doit être suivi au jour le jour et les outils en place doivent apporter une visibilité sur le travail des différents corps de métier de l’entreprise.

Les supports traditionnels de suivi des activités (Feuille d’heures, pointage sur tableau Excel…) demandent un travail de vérification minutieux et chronophage. Les erreurs peuvent rapidement se répercuter sur les fiches de paie, ce qui doit être à tout prix évité. Cela peut rapidement mettre à mal la relation de confiance entre le salarié et l’entreprise.

Les solutions numériques, quant à elles, permettent d’assurer la qualité des données saisies et allègent la pression qui pèse sur les équipes RH. Le travail administratif est simplifié puisque les données sont automatiquement collectées et transmises.

Le suivi de chantier gagne en réactivité, le service financier peut sonner l’alarme sans attendre et les encadrants du chantier peuvent redresser la barre immédiatement. Les retards éventuels sont rapidement rattrapés et les budgets main-d’œuvre restent sous contrôle.

4. Un suivi transparent pour une meilleure coordination

Un chantier nécessite un contrôle continu qui permette de gérer les imprévus. Les outils de gestion des planning simplifient le suivi des activités.

Le suivi du chantier doit aider à la réalisation des points suivants :

• Vérifier le respect des délais pour éviter les pénalités.
• Vérifier la conformité des tâches réalisées en les confrontant au cahier des charges.
• Suivre l’avancement des budgets main-d’œuvre, poste ayant le plus tendance à exploser dans le monde du bâtiment.
• S’assurer du bon respect de la réglementation.
• Suivre l’avancement des tâches administratives.
• Suivre l’ensemble coûts avec précision et prendre les mesures nécessaires en cas de dérapage.

L’utilisation d’un planning de chantier permet de clarifier la situation et de générer un aperçu en temps réel du projet. Cet outil facilite la communication entre les différents corps de métier et améliore la coordination. De ce gain de temps découle une meilleure productivité des équipes.

Les outils numériques pour la gestion du planning de chantier

En entreprise, les logiciels de plannings se spécialisent toujours plus. Ils répondent ainsi à la demande de logiciels adaptés aux spécificités de chaque secteur.

En conséquence, il est aujourd’hui possible de trouver des outils digitaux qui s’adaptent parfaitement aux contraintes des chantiers. Elles intègrent la fonction du planning de chantier qui est essentiel au suivi du projet.

En entreprise, les logiciels de plannings se spécialisent toujours plus. Ils répondent ainsi à la demande de logiciels adaptés aux spécificités de chaque secteur.

La numérisation des supports permet de fluidifier la circulation des informations. Celles-ci sont harmonisées, centralisées et rendues consultables à tout moment. Travailler de manière collaborative est devenu une condition indispensable à la réussite de tout chantier.

Parmi les logiciels de planification présents sur le marché, certains proposent des fonctionnalités avancées pour planifier, organiser et gérer les ressources.

Plus que de simples plannings en ligne, ces applications permettent de faciliter le travail des équipes administratives.

Les fonctionnalités utiles pour les équipes RH :

• Calcul des heures,
• Pointage virtuel,
• Gestion des absences et congés,
• Identification des anomalies (erreurs, dépassement des limites d’heures…)

En résumé, les solutions digitales constituent un gain de temps considérable aussi bien pour les équipes sur le terrain que pour les responsables administratifs. Elles facilitent la coordination tout en assurant une meilleure rentabilité à l’entreprise qui peut désormais gérer ses coûts et ses ressources avec plus de précision.

Sur chantier : les inconvénients des outils traditionnels

Si au bureau, les logiciels de gestion sont bel et bien présent depuis longtemps, les outils de gestion traditionnels que l’on retrouve sur les chantier sont au format papier ou au format Excel. Ces supports présentent pourtant de nombreux inconvénients.

Ils sont propices aux erreurs puisque les porteurs d’informations sont multipliés. De plus l’information n’est pas consultable par tous les intervenants du chantier de manière instantanée. Le risque étant de se baser sur des données déjà obsolètes pour prendre des décisions stratégiques.

La collecte imprécise des données impacte inévitablement la productivité et donc la rentabilité de l’entreprise.

Les inconvénients des plannings de chantier traditionnels :

• Erreurs dans la collecte de données générant des retards de livraison et des coûts supplémentaires ;
• Mauvaise gestion des ressources matérielles et humaines ;
• Soucis de communication et de transmission des informations à l’origine de tensions au sein des équipes ;
• Suivi de chantier imprécis ayant un impact négatif sur la productivité.

La digitalisation des processus est un véritable atout pour l’entreprise. C’est aujourd’hui une stratégie qui lui permet de rester compétitive sur un marché concurrentiel.

Des solutions adaptées aux spécificités du secteur du BTP peuvent être mises en place en toute simplicité. L’application Digital Timesheets™ de Traxxeo permet d’amorcer une transformation digitale réussie.

Traxxeo, une plateforme chantier complète pour gagner en productivité

Parmi les solutions numériques qui proposent aux entreprises du BTP des fonctionnalités avancées, Traxxeo est une référence.

De la planification des équipes et du matériel au suivi des activités chantier, Traxxeo s’adapte aux contraintes du terrain pour fluidifier la communication entre les différents intervenants et prestataires.

1. Simplifier l’affectation des ressources avec une plateforme dédiée au bâtiment

Le logiciel de planification Resource Planning de Traxxeo centralise l’affectation de vos ressources chantier (équipes internes, intérimaires, sous-traitants, matériel, flotte de véhicules…) en un outil unique.

Les entreprises du bâtiment apprécient particulièrement sa simplicité d’utilisation pour tous les utilisateurs.

En un clic, les besoins du chantier sont remontés dans la plateforme. Sans attendre, les responsables du planning peuvent affecter les ressources disponibles sur les différents projets.

2. Améliorer le suivi des temps et des activités

Le chantier est un lieu où peuvent survenir de nombreux imprévus : intempéries, retard de livraison… parmi ceux-ci, tous ne peuvent être contrôlés.

Cependant, un suivi rapproché des heures travaillées permet de déceler tout dépassement avant qu’il ne prenne de l’ampleur. Lorsque, pour une tâche donnée, le budget d’heure alloué est pratiquement épuisé, ajuster la planification des équipes permet d’éviter que les coûts en main-d’œuvre n’explosent.

En digitalisant le suivi des temps avec Digital Timesheets™ de Traxxeo, les entreprises obtiennent un meilleur suivi de l’avancement des budgets d’heures engagés sur leurs projets. Elles sont ainsi plus réactives et efficaces dans la planification des tâches et des équipes.

La vue partagée et actualisée sur les temps et activités des équipes terrain permet de mieux gérer la main-d’œuvre et l’organisation du projet de manière générale.

Les fonctionnalités de Digital Timesheets™ pour améliorer la planification :

• Suivi de la productivité
• Suivi des budgets d’heures en temps réel
• Communication bidirectionnelle (terrain, administratif, équipes RH…)
• Simplification de la gestion des coûts

3. Assurer l’adoption des nouveaux processus par les équipes terrain

L’application Digital Timesheets™ de Traxxeo offre une grande flexibilité et s’adapte à tous les projets. De nombreuses fonctionnalités sont paramétrables pour répondre aux besoins de l’entreprise du bâtiment avec précision. L’objectif : une adoption rapide et sans heurt, par les gestionnaires au bureau tout comme par les équipes sur le terrain.

Les fonctionnalités paramétrables :

• Création de codes chantier,
• Segmentation des tâches,
• Application du Code du Travail selon le pays dans lequel a lieu le chantier ou le pays de résidence de l’ouvrier,
• Paramétrage d’alertes pour détecter les anomalies,
• Prise en compte du statut de chaque ouvrier (intérimaire, CDI, CDD…)
• Prise en compte du type d’heure effectué (heure de nuit, heure de travail pénible, heure supplémentaire…)
• Champs pré-remplis…

Il est possible d’intégrer les outils existants à la solution Traxxeo :

• Gestion de paie,
• comptabilité,
• ERP…

Ainsi, la solution Traxxeo offre à l’entreprise la possibilité d’adapter l’outil à ses projets, à ses contraintes et à son activité. C’est une plateforme flexible et collaborative qui a pour but d’optimiser la gestion des ressources de l’entreprise grâce à des outils numériques innovants.

4. Simplifier le quotidien, réduire la charge administrative

Au bureau ou sur chantier, le personnel déclare passer trop de temps aux tâches administratives. La conséquence ? Les RH manquent de temps pour accompagner leurs collaborateurs et les encadrants du chantier sont davantage occupés à saisir de l’information qu’à piloter activement le chantier.

Traxxeo propose des solution simples, rapidement prises en main. La plateforme web se veut puissante mais facile d’utilisation. L’application mobile peut être installée sur un smartphone ou une tablette et permet un usage simple et efficace pour les équipes terrain, leur faisant gagner un temps précieux au quotidien.

La saisie digitale est un vrai atout pour les chefs de chantier qui on plus de temps pour se consacrer à d’autres tâches relatives à leur cœur de métier.

Avantages de Traxxeo pour les chefs de chantier :

• gain de temps avec le pointage digital,
• harmonisation des supports,
• simplification du travail de collecte,
• interface intuitive et facile à utiliser,
• meilleure réactivité.

Du côté des équipes RH, l’accessibilité aux données est garantie. Elles ont la possibilité de collecter les informations dont elles ont besoin à tout moment.

Avantages de Traxxeo pour les équipes RH :

• Le calcul des heures est simplifié,
• le respect du Code du Travail est facilité,
• les erreurs sur les fiches de paie sont évitées,
• la visibilité sur les absences est améliorée.

Quelle que soit leur activité, Il est indispensable pour les entreprises du bâtiment de s’équiper d’outils innovants qui leur permettent d’avancer et de gagner en productivité à tous les échelons.

Simplifiez votre planification de votre chantier avec Traxxeo