Tableaux de bord et indicateurs de performance Excel : quelles sont les alternatives ?

Excel est un outil informatique qui permet d’organiser visuellement des données pour leur analyse. Il s’agit alors d’un logiciel nécessaire pour toute entreprise, en particulier pour le département des RH. 

S’il est possible de décrire Excel comme étant le pionnier de la “data visualisation”, il convient également de souligner qu’il existe aujourd’hui de nombreuses solutions alternatives offrant des résultats bien plus performants. 

Utilisation d’un tableau de bord Excel

Dans de nombreux secteurs d’activité (cela concerne particulièrement le BTP), le tableau de bord Excel en RH est encore largement utilisé. 

Bien qu’il existe des solutions plus performantes, Excel permet toutefois d’organiser des données de manière visuelle pour une meilleure lisibilité, facilitant la prise de décision.

Les applications du tableau de bord sur Excel

Les tableaux de bord sur Excel pour les ressources humaines sont encore largement utilisés. Les principales applications qui en sont faites sont les suivantes : 

• Optimisation du suivi d’activité des travailleurs.
• Affichage visuel des données pour une meilleure lisibilité.
• Limiter le temps passé dans le report des données pour le consacrer à l’analyse.
• Des possibilités de personnalisation pour un tableau de bord qui répond aux besoins spécifiques de l’entreprise. 

Cet outil, bien que dépassé, offre encore des avantages considérables pour l’amélioration de la gestion d’une entreprise. 

Un modèle encore largement utilisé dans le BTP

Le tableau de bord et les indicateurs de performance sur Excel sont monnaie courante dans le secteur du BTP. Cela s’explique plus en réalité par un attachement à cette tradition que par le manque d’alternatives.

Excel reste donc de nos jours un outil privilégié dans le report des heures des employés, aussi bien sur un chantier (pointage sur Excel, feuilles d’heures Excel imprimées sur papier, etc.) que dans les bureaux. Or, les entreprises ont fort à gagner dans l’instauration d’une solution plus moderne, aussi bien en termes d’efficacité que de lisibilité. 

Les limites des tableaux de bord de gestion dans Excel

Le tableau de bord sur Excel pour les RH est une solution pertinente, mais aujourd’hui dépassée. Les besoins des entreprises ont considérablement évolué ces dernières années et les possibilités d’Excel à elles seules ne suffisent plus à les couvrir. 

Le premier aspect de ces limitations concerne la charge administrative que ce système impose sur les départements des RH et de la paie. La charge de travail à laquelle font face ces départements en fin de mois est considérable avec ce système et mène souvent à un désordre généralisé.

La collecte des données n’est pas non plus facilitée par un système Excel. Les informations remontent alors tant bien que mal du chantier aux bureaux, avec souvent des erreurs de report. En plus de cela, les données prennent un temps considérable avant d’arriver à destination. 

Pour conclure, les limitations (comparées aux solutions modernes) concernent également l’organisation du tableau de bord en lui-même qui, malgré les nombreuses possibilités, n’en proposent pas autant qu’une application de pointage comme Digital Timesheets™.

L’importance du tableau de bord en RH

Le tableau de bord est un outil incontournable pour le département des RH. Il offre une vue d’ensemble immédiate sur tous les aspects de l’entreprise, permettant un meilleur contrôle de celle-ci.

La “data visualisation”

Le but d’un tableau de bord est de transformer un lot de données compliquées en une interface lisible et facilement compréhensible de tous. 

De cette manière, les employés en RH passent beaucoup moins de temps dans l’organisation des données (ce qui est souvent le cas avec un système Excel) pour se concentrer sur l’analyse de celles-ci (gestion des heures supplémentaires, taux d’absentéisme, etc.)

L’importance d’avoir des données visibles se ressent sur le fonctionnement de l’entreprise. Un directeur RH par exemple doit être capable de voir un tableau de bord et d’en tirer rapidement des conclusions sur l’état de l’entreprise.

Cette visualisation d’ensemble (à travers l’organisation des données sous la forme de diagramme, schémas et autres) permet alors de prendre les bonnes décisions et de fixer des objectifs cohérents. 

Les indicateurs de suivi RH, ou KPI (Key Performance Indicator)

Définir des indicateurs clés de performance (KPI en anglais) pertinents est la clé du succès pour toute entreprise. Il s’agit donc d’organiser les informations collectées de manière à en déduire ce qui se passe au sein de l’entreprise.

Ces indicateurs doivent être basés sur les besoins de la compagnie. Par exemple, si une entreprise veut se concentrer sur le bien-être de son équipe, certaines données sont plus pertinentes que d’autres. Dans ce cas de figure, il faudrait considérer par exemple :

• Le taux d’absentéisme.
• Le nombre de congés maladies.
• Les performances sur les postes de travail.
• Autres indicateurs clés cohérents avec l’analyse à réaliser.

À partir de ces KPI, il est alors possible de dresser un tableau de bord qui, une fois en place, permet en quelques secondes de comprendre pourquoi les employés prennent plus de jours de congé qu’auparavant. 

Bien entendu, le tableau de bord Excel ou autre doit être constamment actualisé avec les dernières informations en date. Les KPI quant à eux doivent être déterminés en fonction des aspects à surveiller dans l’entreprise.

Le pilotage stratégique et opérationnel des ressources humaines

Grâce à l’organisation des données collectées de manière lisible et aux indicateurs clés de performances, le département RH est plus à même d’analyser une situation et de prendre des décisions.

Il est ici possible de suivre le même exemple vu plus haut du bien-être des employés. Avec les bons indicateurs clés, un directeur RH peut rapidement prendre les mesures nécessaires pour remonter le moral des travailleurs et améliorer la productivité de l’équipe. 

Le tableau de bord permet donc aux RH de piloter la stratégie et les opérations d’une entreprise, en prenant les bonnes décisions grâce à une organisation des données plus pertinentes en fonction des points à améliorer. 

L’alternative au tableau de bord de suivi d’activité sur Excel : Digital Timesheets™ de Traxxeo

Dans le monde du BTP comme dans d’autres secteurs, il est temps d’en finir avec les tableaux de bord sur Excel pour passer à des solutions plus modernes, offrant davantage d’efficacité et améliorant la productivité générale. 

Une collecte des données en temps réel

L’application Digital Timesheets™ permet de faciliter les processus de pointage des heures des employés, entre autres aspects. Les données sont directement collectées à partir des téléphones des ouvriers sur chantier (avec leur accord).

Cette collecte facilitée permet aussi la transmission instantanée des informations. Les RH n’ont plus à attendre la dernière semaine du mois pour commencer la réalisation des fiches de paie. 

Tous les acteurs de l’entreprise ont directement accès à leurs informations à travers l’application de pointage. Cette transmission directe des informations permet une meilleure réactivité de l’entreprise face aux éventuels problèmes qui peuvent apparaître.

Cette instantanéité est rendu possible par l’intégration de la solution de saisie avec le système d’information de l’entreprise.

Une interface lisible 

Digital Timesheets™ propose une interface très simple d’utilisation. C’est la solution idéale pour la réalisation de tableaux de bord en RH car l’application peut s’intégrer directement dans des outils de visualisation, comme Power Bi de Microsoft. 

Les données collectées sont alors directement retransmises dans l’outil de visualisation, ce qui permet non seulement au personnel de gagner un temps considérable en automatisant ces processus, mais aussi d’éviter les erreurs de report. 

Des possibilités de configuration 

En comparaison à ce que propose Excel, Digital Timesheets™ de Traxxeo est bien en avance sur son temps pour la configuration d’un tableau de bord. 

Les possibilités de structuration des données sont considérables. Une foule d’indicateurs de suivi RH sont directement disponibles dans l’application, permettant de gagner du temps en trouvant directement les indicateurs nécessaires au développement de l’entreprise. 

Graphiques, schéma, pourcentages, etc : tous les moyens sont bons pour réaliser un tableau de bord de gestion pour RH pertinents qui, après analyse des données intégrées, permet à l’entreprise d’intervenir dans les champs où cela est nécessaire.