La feuille de pointage mensuelle sur Excel : la tradition dépassée par le progrès

Les feuilles d’heures mensuelles sur Excel sont très largement utilisées pour le pointage des heures, aussi bien dans le BTP que dans les autres domaines d’activité.

Toutefois, il convient de dire que cet outil est aujourd’hui plus utilisé par habitude, par tradition même, que pour son efficacité réelle, surtout face aux autres solutions de pointage disponibles sur le marché.

Les feuilles d’heures mensuelles dans Excel : un système qui a des avantages

Si le système est clairement dépassé par l’arrivée des nouvelles technologies dans les solutions de pointage, la feuille de pointage mensuelle avec Excel offre toutefois des avantages non négligeables. 

Une évolution face au relevé des heures sur papier

Comparé au pointage horaire sur papier, il faut admettre que le relevé d’heures mensuelles sur Excel représente une belle évolution. 

La digitalisation des données donne en effet des résultats beaucoup plus lisibles que le papier. Ces données collectées deviennent alors beaucoup plus simples à traiter pour le personnel aux RH lors de la réalisation des fiches de paie. 

Excel permet également d’automatiser de nombreuses fonctions de calcul. Il est alors possible de gagner un temps considérable en reportant uniquement les informations nécessaires pour que le logiciel effectue ensuite les calculs par lui-même.

Bien qu’Excel représente une évolution en comparaison au support papier, il faut préciser que cette solution est souvent utilisée en association avec le support papier pour le pointage horaire. 

L’utilisation intensive de la feuille de pointage Excel dans le secteur du BTP

Le secteur du BTP est particulièrement concerné par les feuilles de pointage mensuelle sur Excel, car c’est une application très utilisée dans ce secteur. 

Il est courant de voir les contremaîtres sur chantier utiliser ce logiciel dans la base vie pour le report des heures des travailleurs. Ces tableaux Excel (doublés du report des heures sur papier comme vu plus haut) sont ensuite envoyés aux bureaux de l’entreprise.

Enfin, les départements des RH et de la paie utilisent ces tableaux Excel de pointage pour retranscrire ces informations dans leurs logiciels, manuellement, pour réaliser les fiches de paie en fin de mois.

Or, cette utilisation intensive du format Excel pose plusieurs problèmes en raison de ses limitations. Problèmes qui pourraient être évités avec les solutions de pointages plus modernes, comme Digital Timesheets™ de Traxxeo.

Les limites de la feuille de pointage mensuelle sur Excel

Ce système, encore largement utilisé de nos jours plus pour des raisons d’attachement à la tradition que pour son efficacité, a aujourd’hui atteint ses limites. 

La charge administrative

La solution Excel doublée du support papier peut rapidement se transformer en un véritable fardeau administratif pour les grandes entreprises avec des besoins importants en termes de pointage. 

Dans un premier temps, il faut souligner le fait que les informations collectées sur Excel ne sont pas transmises en temps réel. Cela signifie que souvent, les RH reçoivent des informations datant d’au minimum une semaine. 

Cet aspect non seulement ralentit la réalisation des fiches de paie, mais peut aussi provoquer un véritable chaos au sein des bureaux en fin de mois, lorsque les informations tardent à arriver. 

Le fait que les informations arrivent en retard et potentiellement erronées ne facilite pas la tâche des gestionnaires de paie, qui sont bien souvent surchargés de travail en fin de mois, ce qui peut entrainer des erreurs supplémentaires.

En toute évidence, cela n’aide ni à l’organisation administrative de l’entreprise, ni à la cohésion entre les différentes branches de celle-ci. 

Des erreurs fréquentes dans le report des heures

Le chaos administratif que génère l’arrivée des documents Excel en provenance des chantiers n’est pas le cadre idéal pour la bonne concentration des travailleurs.

Vu les exigences du travail du personnel en RH et au département de la paie, les employés doivent absolument être capable de traiter un grand nombre de données sans erreurs de report.

Or, Excel ne facilite pas ce processus du fait que, comme évoqué plus haut, les informations sont remontées de façon désordonnée avec en plus du retard par rapport à la réalité. 

Les données, qui doivent être reportées à la main du fichier Excel en provenance du chantier dans l’ERP de l’entreprise, sont alors finalement assez confuses. Résultat : les erreurs de report sont très fréquentes, ce qui ne sert ni aux employés, ni au bon suivi de la structure des coûts en place. 

Les limitations en termes de collecte des données

Le pointage mensuel sur Excel est aussi limité en termes de possibilité de collecte de données. 

Lorsque le contremaître passe sur chantier pour collecter les heures des intervenants, il peut prendre des notes sur le type d’heure travaillée. Cependant, une fois qu’il doit reporter ces informations dans son tableau Excel, le résultat devient rapidement illisible. 

Les solutions plus récentes permettent donc une collecte bien plus efficace et précise avec toutes les informations nécessaires pour faciliter le travail des acteurs en amont dans l’entreprise. 

Les alternatives aux feuilles d’heures mensuelles Excel

La lutte entre tradition et modernité est un combat qui fait rage depuis l’existence de l’humanité. Or, dans le cas du pointage horaire, les entreprises auraient tout intérêt à opter pour les solutions modernes, au risque d’accumuler un retard important face à la concurrence.

Le pointage mobile et virtuel

Le pointage mobile ou virtuel des employés est un moyen extrêmement efficace d’obtenir des données précises sur l’activité de chaque travailleur.

Les données sont ici directement collectées sur un support digital, ce qui permet d’éviter le papier et de transmettre des informations entre les acteurs de l’entreprise beaucoup plus rapidement. 

Le meilleur exemple de cette catégorie est sans doute la pointeuse mobile sur téléphone. Il est possible, à travers certaines applications (comme Digital Timesheets™), de transformer un smartphone en pointeuse mobile. Cela permet de faciliter le processus de pointage pour les contremaîtres sur chantier, par exemple.

Digital Timesheets™ de Traxxeo : une solution interconnectée

Digital Timesheets™ est la solution logicielle de Traxxeo pour le pointage mensuel des heures des employés. 

En utilisant cette application, il est possible de :

• Obtenir toutes les informations relatives au pointage : les codes chantiers et codes d’heures, références de tous les employés et intervenants extérieurs, règles de gestion propres à l’entreprise et autres.
• Transmettre des informations entre l’application et les logiciels de l’entreprise : ERP, SIRH, logiciels utilisés pour la paie et autres.
• Gagner un temps considérable pour les RH, du fait qu’elles reçoivent directement des données fiables et n’ont pas besoin de reporter manuellement toutes ces informations.
• Obtenir une vue d’ensemble claire sur l’avancement des budgets d’heures et leur gestion, ce qui permet de détecter plus rapidement les anomalies et d’intervenir en conséquence.
• D’actualiser les devis en permanence, en vue des informations collectées sur les chantiers existants et de la véracité de ces dernières en rapport avec les budgets d’heures, soit l’outil parfait pour les responsables des études des prix.

Les possibilités qu’offrent le pointage mobile (et en particulier Digital Timesheets™ de Traxxeo) sont donc beaucoup plus avancées que ce qu’il est possible de faire avec une feuille d’heure mensuelle sur Excel. 

Ces solutions de pointage représentent donc l’avenir de l’industrie en termes de relevé des heures. La tradition a fait son temps, mais la modernité est là.