Votre entreprise effectue des travaux immobilier sur le territoire belge, sous contrat pour un donneur d’ordre (maître d’ouvrage) ? Alors vous êtes certainement soumis à l’obligation de Déclaration des travaux et à l’enregistrement quotidien des présences auprès de l’ONSS, ou le « Check In At Work ».
Qui est concerné et comment s’y prendre ? Faisons le point ensemble.
Qu’est-ce que le Check In At Work ?
Le Check In At Work est le service en ligne permettant l’enregistrement des présences des travailleurs sur chantier auprès de l’ONSS (l’Office National de Sécurité Sociale belge). L’utilisation de ce service et la conformité avec ce dernier sont obligatoires pour tout projet de construction en Belgique d’un coût total de 500 000 euros (hors TVA).
Check In At Work, Checkinatwork ou Checkin@work… de quoi parle-t-on ?
L’appellation Check In At Work (aussi écrit « Checkinatwork » ou « Checkin@work ») dérive du nom du service en ligne du même nom, mis à disposition par la sécurité sociale belge.
Plus généralement, le Check In At Work renvoie désormais au processus d’enregistrement des présences auprès de l’ONSS. Ainsi, de nombreuses autres solutions de Check In At Work, plus adaptées et ergonomiques, ont vu le jour afin de simplifier cette obligation quotidienne en Belgique.
C’est le cas de l’application mobile et de la plateforme Check In At Work™ de Traxxeo, qui propose une gestion entièrement digitale de l’enregistrement des présences.
En Belgique, les autorités belges ont pris différentes mesures légales visant à protéger les droits des travailleurs sur les chantiers de construction et à lutter contre le dumping social et la fraude.
Parmi celles-ci, on retrouve notamment :
- L’obligation de Déclaration des travaux, qui prend lieu avant le début du chantier
- La Dimona (Déclaration Immédiate/Onmiddellijke Aangifte), ou le message électronique devant être envoyé à l’ONSS pour communiquer toute entrée ou sortie de service d’un travailleur
- L’obligation d’enregistrement des présences, ou Check In At Work (aussi appelé Checkinatwork ou Checkin@work) qui doit se faire quotidiennement (loi du 1er avril 2014)
La Belgique n’est désormais plus la seule à exiger l’enregistrement des présences sur chantier. En Suède, l’enregistrement des présences est désormais obligatoire quel que soit le budget du projet de construction. Depuis le 12 mai 2019, cette obligation s’applique également en Espagne.
Qui est concerné par le Check In At Work ?
Comment savoir si vous êtes concerné par le Check In At Work ? Outre la nature des travaux, cela dépend également du coût total du chantier et de la fonction du travailleur.
Si vous remplissez les critères, il est plus qu’essentiel de vous enregistrer auprès de la sécurité sociale : en cas de manquement, les montants des sanctions grimpent rapidement.
NB : outre les travaux immobiliers, le secteur de la viande est également soumis au Check In At Work.
À partir de quel montant l’enregistrement auprès de l’ONSS est-il obligatoire ?
En Belgique, les législations autour de l’enregistrement des travailleurs sont de plus en plus strictes. Il est désormais obligatoire de déclarer les présences des travailleurs quotidiennement auprès de l’ONSS pour tout chantier dont le coût total atteint 500 000€ (HTVA).
Si le seuil de 500 000€ HTVA est atteint, toute personne effectuant des travaux immobilier sur un lieu de travail doit être enregistrée auprès de l’ONSS.
La liste des professions concernées par l’enregistrement des présences sur chantier reprend donc :
- Les travailleurs
- Les travailleurs étrangers
- Les travailleurs indépendants
- Les travailleurs intérimaires
- Les architectes (depuis le 26/03/2021 !)
Qui est responsable de l’enregistrement des présences ?
La responsabilité du Check In At work incombe tant à l’employeur qui envoie la personne au travail, qu’à l’employé qui exécute ce travail. Il est donc essentiel de déterminer clairement dès le début qui sera responsable de réaliser l’enregistrement. L’autre partie devra pouvoir, à tout moment, vérifier si l’enregistrement a bien eu lieu.
Je suis un travailleur
Tout travailleur oeuvrant sur un chantier concerné par l’obligation du Check In At Work doit enregistrer sa présence quotidienne sur son lieu de travail. En fonction de l’accord avec l’employeur, il est tenu ou non de s’enregistrer lui-même. La responsabilité doit être clairement fixée au préalable.
La plupart des employeurs fournissent désormais une solution d’enregistrement Check In At Work facilitée (scan QR code du Limosa, lecteur de badge, lecteur de carte d’identité, etc.). Par défaut, les travailleurs peuvent toujours effectuer l’enregistrement sur le service en ligne Check In At Work de l’ONSS.
Je suis un indépendant
Les indépendants exécutant des travaux sur un chantier soumis au Check In At Work doivent également assurer leur enregistrement quotidien. Les mêmes obligations que les travailleurs sont d’application : le responsable de l’enregistrement doit être clairement défini au préalable.
Si l’indépendant emploie lui-même des travailleurs ou sous-traitants, il est responsable de leurs déclarations de présence et doit, au choix, leur fournir un moyen d’enregistrement adapté ou l’effectuer lui-même.
Je suis un employeur
Tout employeur ou entrepreneur d’un chantier soumis au Check In At Work a l’obligation formelle de veiller à l’enregistrement des travailleurs et sous-traitants oeuvrant à leur service.
L’employeur peut au choix effectuer l’enregistrement lui-même, ou convenir avec ses travailleurs ou ses sous-traitants qu’ils s’enregistrent eux-mêmes. Dans ce cas, il incombe à l’employeur de fournir un moyen d’enregistrement adapté au chantier, tel que Checkinatwork™ de Traxxeo.
En cas de défaut à cette obligation, l’employeur s’expose à des sanctions administratives ou pénales ainsi qu’à des amendes financières.
Je suis un travailleur intérimaire
Selon l’article 30bis de la Loi du 27 juin 1969, la société intérimaire est ici considérée comme un sous-traitant de l’entreprise qui fait appel à ses services.
L’entreprise qui fait appel à l’intérimaire doit donc déclarer la présence du travailleur concerné auprès de la sécurité sociale.
La Dimona (déclaration électronique envoyée à l’ONSS pour communiquer toute entrée ou sortie en service d’un travailleur) précise la relation entre le travailleur intérimaire, la société d’intérim et l’entreprise qui fait appel à l’agence d’intérim pour exécuter le travail.
Je suis un entrepreneur étranger, avec un chantier en Belgique
Si vous êtes un entrepreneur étranger effectuant sur le sol belge des travaux immobilier dont le montant excède 500 000€ HTVA, vous êtes également soumis à l’obligation du Check In At Work. Il vous incombe donc d’assurer l’enregistrement des présences de vos travailleurs présents sur le chantier.
Avant cela, il vous faudra également obtenir les preuves de déclaration Limosa pour chacun de vos travailleurs. La Limosa est la déclaration à l’état belge du travailleur étranger, envoyé en Belgique pour un travail partiel ou temporaire. Vous devrez notamment y préciser le lieu des prestations, ainsi que l’horaire de travail.
Chaque travailleur recevra alors une preuve de déclaration Limosa comportant un code QR.
La solution par défaut est de scanner les codes QR des documents Limosa de vos travailleurs via le service en ligne de la sécurité sociale. Attention, cela ne vous permet pas de consulter ou d’annuler les enregistrements déjà effectués.
Pour pouvoir gérer les enregistrements, vous pouvez demander l’accès au portail sécurisé de la sécurité sociale. Il est possible de passer directement par ce service pour les actions basiques mais, pour une gestion plus facile et rapide, vous pouvez opter pour une solution dédiée au Check In At Work, telle que Checkinatwork™ de Traxxeo.
Quand faut-il s’enregistrer ?
L’enregistrement doit être effectué quotidiennement, pour chaque jour ouvrable et avant que la personne ne commence à travailler.
En outre, il est possible d’enregistrer la présence d’un travailleur auprès du CIAW (CheckInAtWork) jusqu’à 30 jours à l’avance. Cet enregistrement peut être ensuite modifié ou annulé, selon les besoins – par exemple, en cas d’arrêt de travail sur le site ou d’absence du travailleur pour cause de maladie. Des modifications peuvent également être apportées jusqu’à la fin de la journée de travail en question.
Lorsqu’un travailleur est présent sur différents sites au cours de la même journée, des enregistrements distincts doivent être effectués pour chaque site.
Quelles sanctions en cas de manquement ?
Au début de chaque journée de travail, toute personne présente sur le chantier doit s’enregistrer auprès du service. Si cette obligation n’est pas respectée, d’importantes sanctions sont encourues : les amendes peuvent atteindre 6 000 euros par personne et être assorties d’une sanction pénale.
Les amendes encourues
Les amendes encourues varient selon le profil et la responsabilité de la personne en faute, ainsi que selon le degré de gravité de l’infraction :
- Entrepreneur déclarant/maître d’œuvre chargé de l’exécution : sanctions administratives et amendes de 300 à 3000 €, sanctions pénales avec amendes allant de 600 à 6000 €
- Employeur/sous-traitant : sanctions administratives et amendes de 300 à 3000 €, sanctions pénales avec amendes allant de 600 à 6000 €
- Travailleur : sanction administrative et amende de 60 à 600 €
Check In At Work : comment s’enregistrer ?
Entre les services fournis par la sécurité sociale et les logiciels dédiés, il existe de nombreux canaux d’enregistrements du Checkinatwork. Découvrons-les ensemble.
Le service en ligne via Desktop ou mobile, non sécurisé
La sécurité sociale propose un service en ligne, accessible sur ordinateur ou smartphone. Non sécurisé, il permet uniquement d’enregistrer les présences, et non de les consulter ou de les modifier.
Le gateway, ou portail web sécurisé
L’ONSS met également à disposition des entreprises un portail sécurisé, permettant d’enregistrer, de consulter ou d’annuler les présences.
Peu facile à utiliser, il est toutefois une première solution pour gérer ses enregistrements Check In At Work et pouvoir réaliser un enregistrement depuis son lieu de travail.
Le web service, ou service web
L’usage du web service permet de faire communiquer votre système existant d’enregistrement des présences chantier avec le service web fourni par l’ONSS.
Plus simplement encore, vous pouvez faire appel à une solution externe dédiée au Check In At Work, comme Checkinatwork™ de Traxxeo, qui vous permettra de gérer facilement les enregistrements au sein d’un outil ergonomique. Voyons ensemble comme cela fonctionne.
Check In At Work™, la solution complète pour gérer l’enregistrement des présences
Vous cherchez une solution simple pour gérer les enregistrements des présences au quotidien ? Découvrez Checkinatwork™, un outil simple d’utilisation qui communique automatiquement avec l’ONSS, pour une gestion complète de votre Check In At Work.
Un enregistrement facile pour tous
Quelle que soit votre préférence, avec Traxxeo il existe un moyen facile et adapté d’enregistrer les présences des travailleurs.
Les différentes façon de s’enregistrer avec Traxxeo :
- Scan d’un QR code (document Limosa par exemple)
- Scan de la carte d’identité
- Scan d’une étiquette RFID
- Scan d’un badge RFID
- Ajout d’un travailleur et de ses documents dans l’application mobile
- Enregistrement dans la plateforme web
- Enregistrement via tracking unit
- Etc.
1. L’application mobile Checkin@work sur smartphone
Pour simplifier le quotidien des entrepreneurs, l’application Check In At Work™ de Traxxeo permet un enregistrement facile et rapide, via de nombreux canaux (QR code, scan de la carte d’identité, badges et étiquettes RFID, etc.).
QR code, badges RFID… enregistrez-vous depuis un smartphone
Scannez les QR codes de vos documents Limosa, scannez un badge grâce à la technologie NFC… Quelle que soit la technologie, vous disposez d’une véritable badgeuse virtuelle et mobile, pour effectuer vos enregistrements à tout instant.
Consultez ou modifiez les enregistrements de présence
Obtenez une vue à jour sur les présences déjà enregistrées. Repérez une anomalie en un clin d’oeil, prenez action immédiatement et évitez tout risque de sanction.
Effectuez et enregistrez des contrôles
L’application mobile vous fournit la liste actualisée des présences sur vos chantiers, essentielle en cas d’accident ou d’inspection. Mais les travailleurs présents sont-ils en règle ? L’application vous permet également de le voir en un clin d’oeil.
Avec sa fonction de contrôle de présence, l’application mobile permet :
- De vérifier que chaque travailleur est bien enregistré et qu’il est en ordre administratif (documents téléchargés et valides, entreprise sous-traitante correctement déclarée, etc.)
- D’authentifier chaque personne sur la base de documents et d’une photo
- D’enregistrer et de déclarer rapidement une nouvelle personne auprès du CIAW et d’ajouter ses documents obligatoires
- D’enregistrer les contrôles effectués
Un problème ? Vous êtes alerté
L’application vous alerte également sur les travailleurs enregistrés mais pas en ordre administrativement, ou interdits de chantier. Ainsi, vous gardez le contrôle de la situation sur le terrain.
2. La plateforme web de gestion
La plateforme comprise dans le service Check In At Work™ de Traxxeo vous permet également de vérifier ou de modifier les enregistrements, ou encore de traiter facilement les remarques reçues de l’ONSS.
Une meilleure visibilité sur les enregistrements et les remarques de l’ONSS
Disposez d’une vue actualisée sur tous les enregistrements réalisés. Ajoutez, annulez ou modifiez facilement un enregistrement.
Vous avez reçu des remarques de l’ONSS ? Traitez-les rapidement et par ordre d’importance. Mettez-vous à l’abri des sanctions en toute simplicité.
Une gestion simplifiée de vos documents lié au Checkinatwork (Limosa, A1…)
Gérez facilement les documents administratifs de vos travailleurs. Une déclaration Limosa est manquante ? Vous en êtes immédiatement alerté. Votre travailleur doit fournit une attestation A1 ? La plateforme vous alerte sur tous les documents nécessaires.
Numérisez la gestion documentaire de vos dossiers administratifs et disposez d’un véritable outil de gestion documentaire (GED), pour gérer, collecter et échanger vos documents plus simplement.
Une plateforme numérique alimentée par l’intelligence artificielle (IA)
Grâce à la reconnaissance optique, la plateforme web de Traxxeo vous propose des fonctionnalités avancées pour vous faire gagner du temps au quotidien.
Les fonctionnalités de la plateforme numérique CIAW de Traxxeo :
- Traitement rapide des remarques de l’ONSS
- Liste codifiée des documents nécessaires par profil de travailleurs
- Contrôle automatique de la validité des documents
- Alertes en cas de manquement ou de fin de validité (date d’expiration)
- Gestion des accès et des travailleurs interdits de chantier
Check In At Work™ de Traxxeo est-il pour vous ?
Vous êtes soumis à l’obligation du Check In At Work en Belgique ?
- Vous souhaitez en finir avec les sanctions administratives et les coûts associés
- Vous ne souhaitez pas passer des heures à effectuer les contrôles
- Vous voulez réduire la charge administrative de votre gestion documentaire
Traxxeo vous propose un processus de Check In At Work complet, facile, et efficace. Eliminez les sanctions administratives et garantissez la conformité de vos chantiers à tout instant.
L’application mobile de Checkinatwork rend vos équipes terrain plus autonomes, tandis que la plateforme en ligne simplifie le quotidien de vos gestionnaires Check In At Work.
Les avantages du Check In At Work avec Traxxeo :
- Une gestion administrative facile, au sein d’une plateforme alimentée par l’intelligence artificielle
- Un enregistrement multi-canaux qui s’adapte à vos processus : planification, badge, télématique, déclaratif…
- Un contrôle des présences et de l’ordre administratif en un clin d’oeil, sur une application mobile simple
Gérez vos enregistrements, facilitez le travail du chef de chantier, assurez les contrôles sur site ou gérez en un coup d’oeil toutes les exceptions, grâce à Check In At Work™ de Traxxeo.
Améliorez votre conformité légale et assurez la sécurité de vos chantiers, en toute facilité
