Financieel beheer van bouwplaatsen: goede praktijken voor kostenbeheersing in de bouwsector

Het financieel beheer van bouwplaatsen is van cruciaal belang voor het succes van een bouwproject. Samen met het halen van deadlines is het een van de belangrijkste uitdagingen bij het beheer van een project. Hoe kan dit beheer worden gecontroleerd om de kosten onder controle te houden? Laten we de balans opmaken.

1. Inzicht in financieel beheer op de bouwplaats

Alvorens de beste praktijken voor succesvol financieel beheer van werken te identificeren, laten we de belangrijkste elementen van dit beheer de revue passeren.

Wat betekent financieel beheer van bouwplaatsen?

Financieel beheer maakt integraal deel uit van het beheer van bouwplaatsen. Meer bepaald verwijst het financieel beheer van werken naar het beheer van de economische activiteit van de onderneming. Doel ervan is de rentabiliteit van de activiteiten en dus de duurzaamheid ervan te waarborgen.

Het financieel beheer valt uiteen in twee even belangrijke pijlers: de budgetraming, die de financiële planning van de werkzaamheden omvat, en het financieel toezicht, dat moet worden uitgeoefend in verband met de voortgang van de werkzaamheden. Deze verantwoordelijkheden berusten bij het bedrijf dat belast is met de uitvoering van de werkzaamheden, de projectmanager.

Wat houdt financieel beheer in?

Budgetten opstellen, kostenramingen maken, toezicht houden op de facturering, de werkelijke kosten controleren, coëfficiënten berekenen, prijzen herzien, enz. De taken van het financieel beheer zijn talrijk en gevarieerd. Verschillende functies staan centraal in dit financieel beheer: de werfleider, de teamleider, de coördinator van de werken, enz. en natuurlijk de volledige financiële afdeling van de onderneming, met inbegrip van de financieel directeur (DAF) en de financieel beheerder.

2. De uitdagingen van het financieel beheer van bouwplaatsen

Een goed budgetbeheer heeft gevolgen voor de hele onderneming. Laten we enkele van de belangrijkste kwesties bekijken.

Financiële planning en controle van bouwplaatsen: bescherming van uw winstmarge

Financieel beheer is gebaseerd op een zeer eenvoudig principe: uw klant een concurrerende eindprijs aanbieden, en vervolgens de aangeboden prijs respecteren, met behoud van een adequate winstmarge.

In de bouwsector en bij openbare werken is deze voorziene marge meestal vrij laag. Zonder voorlopige planning en strikte controle kunnen de kosten van een project echter snel exploderen en de effectieve marge ondermijnen.

Het is dus uiterst belangrijk dat de projectbeheerder (d.w.z. de entiteit die door de eigenaar van het project met de uitvoering van het werk is belast) de kosten van het werk gedurende de uitvoering ervan nauwlettend in het oog houdt.

Prijsstudies, een strategisch element

Een nauwkeurige en actuele raming van de begrotingskosten is essentieel voor correcte prijsstudies. Nog vóór de aanvang van een project is het van essentieel belang de geraamde kosten nauwkeurig te ramen.

Zodra de kostenraming is verkregen, kan de onderneming haar winstmarge daaraan toevoegen en zo een eerlijke verkoopprijs verkrijgen die haar rentabiliteit waarborgt.

De actualisering van prijsstudies is een strategisch element in een wereld waar de kosten (van materialen, arbeid, enz.) zeer volatiel zijn. Een prijsherziening is soms mogelijk, maar wordt niet altijd toegejuicht door de klant…!

Goede cashflowvoorwaarden, een troef bij het onverwachte

Een andere uitdaging van het financieel beheer voor bouwbedrijven is om te kunnen omgaan met het onverwachte. Te late betalingen, onverwachte uitgaven, boetes voor het niet halen van deadlines, enz. Met een goede cashflowsituatie kunt u deze kosten rustig het hoofd bieden, in afwachting van de volgende financiële inkomsten.

3. Financiële beheersinstrumenten voor werken

Financieel beheer is een complexe taak, die veel nauwkeurigheid en aandacht voor details vereist. Om dit te bereiken is het beschikken over de juiste instrumenten essentieel.

Van begrotingsramingen tot het toezicht op de kosten tijdens de uitvoering van de werken, de instrumenten waarover bouwbedrijven beschikken zijn talrijk. Voor een goed beheer is het echter belangrijk om gespecialiseerde instrumenten te kiezen die zowel efficiënt als gebruiksvriendelijk zijn.

Met de juiste hulpmiddelen kunt u de kosten van uw projecten beter plannen, controleren en beheersen.

Excel-spreadsheets voor het beheer van zeer kleine projecten

Hoewel softwaretools gemakkelijker te gebruiken zijn dan een Excel-spreadsheet, heeft dit laatste het voordeel dat het al zonder extra kosten beschikbaar is zolang u over het Office-pakket beschikt.

Natuurlijk vereist het plannen en controleren van budgetten in een Excel-spreadsheet veel nauwkeurigheid. Maar voor een zeer kleine onderneming kan Excel een geschikt hulpmiddel zijn, dat veel managers al kennen.

Wees echter voorzichtig als u grotere projecten of een groter aantal projecten beheert: de talrijke handmatige invoer kan snel tijdrovend worden en een bron van fouten. Ten slotte is een Excel-spreadsheet een beperkt hulpmiddel als u een goed zicht wilt krijgen op uw activiteiten, of als u op zoek bent naar een hulpmiddel voor samenwerking.

KMO’s en grote groepen zullen zich tot andere hulpmiddelen wenden, die beter aan hun activiteiten zijn aangepast.

Software voor werfbeheer

Voor complexere projecten zorgt de software voor werfbeheer voor een strikt en efficiënt financieel beheer, met verschillende voordelen.

Het samenwerkingsaspect van de software vereenvoudigt de samenwerking tussen de verschillende actoren van het financieel beheer, van de planning tot het toezicht. Deze digitale tools zijn vaak beschikbaar in SaaS-modus (Service as a Software), zodat ze overal toegankelijk zijn.

Het is belangrijk om tools te kiezen die met elkaar communiceren dankzij integraties, zodat iedereen op één betrouwbare gegevens kan werken.

Tijdsbesparing en foutreductie zijn andere belangrijke voordelen. Door het verminderen van repetitieve taken met weinig toegevoegde waarde, zoals het veelvuldig invoeren van gegevens, maakt managementsoftware teams vrij om zich op hun kernactiviteiten te concentreren.

Ten slotte biedt managementsoftware door het centraliseren van informatie een betere zichtbaarheid van de beschikbare informatie. Dit heeft gevolgen voor de strategische besluitvorming en het reactievermogen bij onvoorziene kostenoverschrijdingen, voor een beter geïnformeerde financiële controle.

Mobiele toepassingen, badgelezers en andere controle-instrumenten

Communicatie tussen vestigingen en kantoren is niet altijd gemakkelijk. Een doeltreffend financieel beheer vereist echter een uitstekende zichtbaarheid van de op het terrein gemaakte kosten.

Dit is de rol van tijdregistratie-instrumenten: mobiele toepassingen, mechanische prikklokken, RIFD prikklokken of virtuele prikklokken, enz. Zij maken een nauwkeurige en actuele raming van de arbeidskosten van bouwprojecten mogelijk.

Doordat ze een regelmatige controle mogelijk maken, maken ze een reactief kostenbeheer mogelijk: de planning wordt zonder vertraging aangepast en budgetoverschrijdingen worden vermeden.

Vergeet niet om een gespecialiseerde toepassing voor tijdregistratie en aanwezigheid op de bouwplaats te kiezen, die door de teams goed kan worden aangepast en aan elk type badgelezer kan worden gekoppeld.

4 stappen naar een efficiënt financieel beheer

Het financieel beheer op de bouwplaats is een complexe taak die een strikte planning en een perfecte kostenbeheersing vereist. Voor een succesvol financieel beheer is het essentieel om bepaalde goede praktijken te volgen.

In dit deel bespreken we 4 belangrijke stappen voor een doeltreffend financieel beheer.

1. Goede financiële planning als basis voor de winstgevendheid van een bedrijf

Financiële planning is een cruciale stap in succesvol financieel beheer. Het biedt een financiële prognose voor het project en anticipeert op toekomstige kosten en uitgaven.

Voor een doeltreffende financiële planning is het essentieel om alle aspecten van het project, van ontwerp tot voltooiing, in aanmerking te nemen. Het is ook belangrijk om de financiële planning regelmatig bij te werken naarmate het project vordert.

Een goed opgesteld financieel plan voor het project voorkomt financiële verrassingen en maximaliseert de winstgevendheid van het project. Het helpt ook om de cashflowbehoeften te voorspellen en een optimale cashflowsituatie voor het bedrijf te garanderen.

Bovendien is de financiële planning van de werken nauw verbonden met het toezicht op de kosten van het project:

• Planning is een voorwaarde voor een strikte controle. Eventuele verschillen tussen het geraamde budget en de werkelijke uitgaven moeten onmiddellijk kunnen worden vastgesteld. Dit is niet mogelijk zonder een nauwkeurige en gedetailleerde raming.
• Ten slotte maakt een nauwkeurige follow-up van de budgetten het mogelijk de prognoses voor toekomstige projecten te verfijnen of de planning van de teams ter plaatse aan te passen, wat een directe invloed heeft op de berekening van de bijbehorende arbeidskosten.

2. Kostenbewaking, een essentiële stap in goed budgetbeheer

Kosten- en margebeheer is een sleutelelement van succesvol financieel beheer van een bouwplaats. Het stelt u in staat de werkelijke projectuitgaven te controleren en de winstgevendheid van het project te optimaliseren. Voor een effectief kosten- en margebeheer is het essentieel om rekening te houden met alle projectkosten, inclusief de indirecte kosten.

Voor een succesvol kosten- en margebeheer is het ook belangrijk om regelmatig de verschillen tussen de geplande en de werkelijke projectkosten te analyseren. Deze analyse maakt het mogelijk de nodige maatregelen te nemen om budgetoverschrijdingen te beperken en de winstgevendheid van het project te optimaliseren.

Door een reactieve kostenbewaking kan de planning van de teams snel worden aangepast om vertragingen en budgetoverschrijdingen te voorkomen. Het financieel beheer is dus nauw verbonden met het toezicht op de werktijden en de planning van de teams op het terrein.

3. Actualisering van prijsstudies, de sleutel om concurrentieel te blijven

Een nauwkeurige opvolging van de verschillende kostenposten op een werf betekent dat de werkelijke budgetten die voor deze posten nodig zijn, up-to-date worden gehouden. We bouwen niet meer zoals 10 jaar geleden. Materialen en technieken veranderen, net als de wetgeving en het belang van energieprestaties.

Prijsstudies moeten daarom voortdurend worden bijgewerkt, op basis van zo nauwkeurig en recent mogelijke gegevens. Als de definitieve prijs eenmaal is vastgesteld op basis van de begrotingskosten, is het meestal heel moeilijk om deze te verhogen. Toch moet de aangeboden prijs concurrerend blijven: het is dus van essentieel belang een duidelijk beeld te hebben van de te verwachten budgetten!

Terwijl overheidscontracten voorzien in een actualisering van de kosten volgens coëfficiënten die gebaseerd zijn op een specifieke index, is dit niet het geval op de particuliere markt. Als in het oorspronkelijke contract geen prijsherzieningsclausule is opgenomen, zal het moeilijk, zo niet onmogelijk zijn om een verhoging van de uiteindelijke prijs te accepteren, zelfs als deze volkomen gerechtvaardigd is.

Of het nu een openbaar of particulier contract betreft, een nauwkeurige controle van de kosten maakt het mogelijk vast te stellen of een prijsherziening noodzakelijk is, en zo ja, deze te rechtvaardigen.

4. Betalings- en factureringstermijnen beheren: vermijd laattijdige betalingen en verbeter uw cashflow

Het beheer van betalings- en factureringstermijnen is een essentieel onderdeel van succesvol financieel beheer van een project. Het zorgt voor een optimale cashflow voor het bedrijf en voorkomt betalingsachterstanden die de winstgevendheid van het bedrijf kunnen aantasten.

In de contracten tussen de projectmanager en de klant moeten de betalingsvoorwaarden duidelijk worden vastgelegd. Vervolgens is het essentieel om duidelijke procedures vast te stellen voor de facturering en de controle van de betalingen, en om te bepalen welke maatregelen moeten worden genomen in geval van betalingsachterstand.

Een efficiënt beheer van de betalings- en factureringstermijnen zal de cashflow van de onderneming verbeteren en een succesvol financieel beheer van het project waarborgen.

Een goede cashflow is des te belangrijker in de huidige volatiele socio-economische omgeving.

Naar een beter financieel beheer van bouwplaatsen

Goed financieel beheer is een sleutelelement voor het succes van een bouwproject. Van kostenplanning tot budgetbewaking is het essentieel om over de juiste instrumenten en duidelijke processen te beschikken.

Goed financieel beheer is namelijk de sleutel tot de levensvatbaarheid van uw bedrijf. Kies uw financiële beheertools zorgvuldig, zet duidelijke processen op en bescherm uw marge en reputatie!