Pointeuses badgeuses en entreprise : fiabiliser la gestion des temps

La gestion des temps dans l’entreprise commence par le relevé des temps de travail. 

Les sociétés employant de nombreuses ressources mobiles doivent assurer la fiabilité du pointage des heures des employés. Les méthodes utilisées sont pourtant souvent la source d’erreurs, à différents niveaux dans l’entreprise.

Pointage des ressources mobiles : Qui en a besoin ?

Un pointage fiable est à la base d’une bonne gestion des heures de travail.

Le but du pointage des heures effectuées est d’abord d’assurer la transmission du nombre d’heures réalisées au service RH pour une bonne gestion de la paie. 

La saisie des heures est également essentielle pour assurer le respect du code du travail vis-à-vis des ressources sur le terrain.

Cela implique une nécessaire fiabilité dans le pointage des heures et la transmission de l’information.

Mais il n’y a pas que là que le pointage d’heures est important.

RH et paie

Chaque mois, le département RH doit gérer la paie des employés. 

Les heures relevées sur le chantier doivent être intégrées dans le logiciel de paie ainsi que le logiciel SIRH, ce qui se fait encore aujourd’hui par une reprise manuelle des informations contenues dans les documents de pointage remis par les équipes terrain.

Pointage d’heures et code du travail

Le temps de travail étant soumis à une stricte réglementation, il est indispensable pour les entreprises d’assurer un contrôle des heures réalisées.

Les dispositions légales et réglementaires changeant assez régulièrement, les systèmes de pointage et de gestion des heures doivent s’adapter en permanence.

Contrôle de gestion

Le travail de contrôle de gestion a besoin de recevoir les budgets d’heures réelles effectuées sur le terrain pour confronter celles-ci avec la structure des coûts définie au moment de répondre à un appel d’offre.

Voyons ensemble comment les méthodes de saisie des heures actuelles répondent à ces besoins.

Les spécificités du pointage dans le BTP

Comme vu ci-dessus, le domaine de la construction est un cas particulier en matière de pointage des employés. 

Différents départements de l’entreprise ont besoin de connaître les budgets d’heures précis consommés par les ouvriers. 

Voyons maintenant les spécificités du reporting des heures dans le secteur du BTP.

Les types d’heures sur chantier

Sur les chantiers, les heures de travail sont catégorisées précisément :

• heures normales
• heures supplémentaires
• heures de pluie
• heures de trajet
• heures de travail dangereux/pénible
• heures de chômage technique
• heures de nuit
• etc. 

La solution de pointage choisie doit prendre en compte ces spécificités. 

Les solutions de pointage existantes prennent uniquement en compte les entrées et sorties des ouvriers (dans une majorité des cas). 

Par conséquent, de nombreuses autres données se trouvent manquantes lors de l’utilisation de systèmes de pointage par les employés.

Dépassement des heures et irrégularités relevées dans le pointage

Généralement, avec les solutions de pointage, les heures sont consignées puis envoyées au département RH. 

C’est seulement à cet endroit que pourra être constatée une irrégularité, un dépassement des heures ou une autre possible atteinte à la réglementation. 

L’application Traxxeo permet de renseigner en amont le nombre d’heures autorisé par ouvrier, par type d’heure. Cela permet d’être averti de toute irrégularité en temps réel, depuis le chantier.

Des alertes sont visibles dans l’application dès qu’il y a un problème, ce qui permet de réagir en direct, sans avoir à attendre que l’information remonte à l’administration puis revienne sur le chantier, avec des délais importants.

Cela évite de beaux casse-têtes au département RH, en fin de mois, lorsqu’il doit composer avec des dépassements d’heures qui peuvent devenir des infractions au code du travail.

C’est aussi bénéfique pour les responsables sur chantier qui ont une information sur les heures globales en temps réel.

Le pointage d’heure par tâche 

Les données de pointage sont le plus souvent nues, c’est-à-dire que n’est rendue disponible qu’une association : employé et temps passé sur le chantier.

Dans le secteur de la construction, la relève de davantage de données sur chantier va simplifier grandement le travail de contrôle des budgets, que ce soit par le conducteur de travaux ou les contrôleurs de gestion.

Pour cela, il faut être en mesure d’associer les heures de travail des différents employés et les tâches. En regroupant ces heures, on fait alors le constat du budget d’heures réelles dépensé sur cette tâche.

Ce n’est pas une solution qui existe à ce stade avec les systèmes de pointage utilisés sur chantier.

Le pointage manuel des heures dans le BTP

La récolte des heures sur des chantiers de grande taille prend beaucoup de temps. Cette tâche réalisée par les responsables de chantier par exemple les oblige à réaliser un travail administratif chronophage chaque jour.

Dans le BTP, les outils historiques comme les feuilles d’heures papier ne sont plus adaptés à la quantité d’informations à recueillir sur le chantier.

Les nouveaux moyens mis à disposition comme les tableaux Excel rendent souvent le travail plus fastidieux en doublant la saisie (sur un support en faisant le tour du chantier puis à reporter sur le tableau Excel).

Ces heures sont ensuite reprises dans des supports différents selon les solutions de pointage utilisées (tableaux csv, feuilles d’heures papier, etc.)d’une entreprise à l’autre pour être transmises au service RH.

Suivant la taille des chantiers et les processus en place, les méthodes de pointage varient et deviennent souvent sources d’erreurs dans la relève des heures de travail.

Le pointage avec des feuilles d’heures

Vestige d’habitudes anciennes, les carnets de pointage des heures et autres feuilles ou fiches d’heures sont toujours utilisés sur les chantiers. Signés, ils permettent de garder la traçabilité sur les informations qui y sont reprises, mais à quel prix.

Délavées, illisibles, chiffonnées, elles pâtissent de la nature du métier : on est bien loin des bureaux.

Les responsables RH en font les frais chaque mois en tentant de décrypter ce qui est renseigné sur chantier pour remplir les données dans leur logiciel SIRH.

Le pointage sur tableau Excel

L’utilisation de tableaux Excel est souvent de mise pour les chantiers dépassant une certaine taille. Ceux-ci sont généralement élaborés par le département RH pour permettre aux responsables sur chantier de noter les heures par ouvrier.

Ces feuilles d’heures Excel sont peu couteuses à mettre en place. En contre-partie, elles sont peu fiables et nécessitent un traitement très chronophage.

Les informations sont récoltées sur le chantier et ramenées dans la base vie. Ce sera ensuite à un responsable de remplir le tableau Excel avec la plus grande précaution. 

Ces tableaux cumulent beaucoup d’informations (présences/absences, nom de l’employé, nombre et type d’heures, etc.). Ils demandent beaucoup de temps au responsable de chantier et il peut s’y glisser des erreurs dans les données renseignées.

Souvent, pour tenter d’optimiser cette récolte de données et faisant fi des réalités du terrain, des règles diverses sont ajoutées au tableur, ce qui rend son utilisation plus complexe.

Enfin, arrivé dans le département RH, chaque donnée de ce tableau doit être vérifiée avant d’être retransmise dans le logiciel SIRH, ce qui prend chaque mois beaucoup de temps.

Les types de pointeuses badgeuses 

Dans les structures de taille importante, le recours aux badgeuses digitales physiquement présentes sur le chantier est souvent utilisé. 

Il y a plusieurs types de pointeuses badgeuses :

• les pointeuses RFID
• les pointeuses biométriques
• les voitures pointeuses

Celles-ci permettent de connaître les heures d’entrée et de sortie des ouvriers.

Avec la multiplication des informations à relever, les pointeuses physiques présentes sur le chantier n’offrent pas suffisamment d’options. 

Pointeuse mécanique 

La pointeuse mécanique est certainement le plus ancien système de gestion des temps pour les ouvriers. 

L’employé plonge sa fiche dans la pointeuse et celle-ci imprime (jadis trouait) sur cette dernière le temps. On peut donc avoir accès aux heures d’entrées et de sorties des employés. 

Certaines versions, les plus évoluées, permettent des pointages multiples par employé et par jour, ce qui permet de distinguer différentes tâches effectuées. 

Suivant les modèles, les informations de pointage peuvent être imprimées par la pointeuse.

Ce système est limité face à un grand nombre d’employés dans la mesure où la pointeuse mécanique ne communique pas directement avec les autres outils de gestion de l’entreprise.

Pointeuse RFID 

Les pointeuses RFID permettent aux ouvriers de passer leur badge au moment d’entrer dans le chantier. Ces pointeuses mettent ensuite à disposition un relevé des heures dans un format qui peut varier. 

Les informations sorties de cette solution doivent ensuite être traitées et étoffées car les types d’heures n’y sont pas renseignées par exemple. 

Pointeuse biométrique

Les pointeuses biométriques utilisent le plus souvent la reconnaissance des empreintes digitales pour reconnaître le collaborateur qui accède à l’espace de travail. 

Elles peuvent aussi (mais c’est beaucoup moins courant) utiliser la rétine de l’œil comme élément de reconnaissance des personnes.

Ces pointeuses permettent (à nouveau) d’enregistrer les entrées et sorties, mais ne récoltent pas les tâches et types d’heures effectuées.

Pointage par reconnaissance faciale

Le pointage par reconnaissance faciale est beaucoup utilisé en Asie, que ce soit pour les présences des étudiants dans les universités ou la présence des employés sur les lieux de travail.

En Europe, il est impossible d’envisager la mise en place d’un tel dispositif. Cela ne serait pas toléré. C’est un sujet très intéressant qui fait l’objet de débats au niveau d’institutions comme le Conseil de l’Europe, la CNIL en France ou encore le CEPD.

Pointage par QR code

Voiture pointeuse/badgeuse

Les voitures badgeuses sont une autre solution de pointage fortement utilisée sur les chantiers, embarquant avec elles un dispositif de pointage.

Celles-ci peuvent fonctionner par le scan de QR code, par badgeuse RFID ou avec une pointeuse mécanique. 

Placées à l’entrée des chantiers, les voitures badgeuses enregistrent elles aussi les entrées et sorties des équipes sur le chantier pour en sortir le nombre d’heures réalisées.

Pointage des heures et des tâches dans le BTP

Les systèmes de pointage énumérés ci-dessus ne tiennent pas compte des spécificités du secteur de la construction, de la voirie et de tous les secteurs employant beaucoup de ressources mobiles (maintenance, sécurité, etc.).

La quantité d’informations utiles est unique à ce type de secteur et les services qui seront amenés à utiliser ces informations poursuivent des objectifs différents et utilisent des codes différents. 

Le pointage digital vient répondre à ces besoins spécifiques.

Digital Timesheets™ a été conçue par des professionnels du BTP pour répondre à ces problématiques spécifiques que connaît le secteur de la construction.

Le choix d’une solution de pointage et de gestion des temps, comme évoqué, peut avoir des répercussions énormes sur la productivité de l’entreprise à tous les niveaux.

Application de pointage et de GTA Traxxeo

L’application de pointage Digital Timesheets™ et sa plateforme de gestion des heures ont été conçues sur la base des contraintes et possibilités d’optimisation énumérées ci-dessus.

Du pointage/badgeage des heures sur chantier à la direction financière ou des ressources humaines, ces informations doivent communiquer avec tous les logiciels du système d’information de la société (et dans leur “langue”).

Cette communication entre les différents outils de la société permet d’éviter que chaque mois, des ressources soient employées à faire du copier-coller entre un système et l’autre.

L’application de pointage reprend :

• la liste des ouvriers (associés à leur code chantier)
• la désignation des travaux (associée aux codes de l’entreprise) 
• le nombre d’heures autorisées par ouvrier et par type d’heure (associées aux codes d’heures)
• le planning prévu dans la structure des coûts

Toutes ces données sont pré-remplies en fonction des plannings, ce qui permet un gain de temps énorme pour les responsables sur chantier. 

On est loin de devoir commencer par noter les nom et prénom de chaque ouvrier.

Application mobile de pointage

Sur chantier, Digital Timesheets™ est disponible via une application (voir la démo). Tout a été conçu pour s’adapter aux contraintes du BTP. 

L’application de pointage fonctionne hors-ligne s’il n’y a pas de réseau et synchronise toutes les données nécessaires quand la connexion est disponible. 

Comme elle n’est pas cantonnée à la base vie, elle permet aux contremaîtres de parcourir le chantier pour relever les heures et les tâches de chaque employé et de les rendre disponibles directement à toute l’entreprise.

L’application Digital Timesheets™ propose une saisie déclarative : le personnel (le travailleur ou son chef d’équipe) renseigne lui-même l’information. Les équipes sont ainsi responsabilisées.

En quelques clics les heures réelles sont relevées et associées aux tâches. Les heures sont relevées et associées aux tâches en quelques minutes et avec un niveau de détail jusqu’alors impossible dans le secteur. 

Sur le chantier, la récolte est rapide et efficace, loin de l’expérience du relevé des heures effectué sur des feuilles d’heures papier ou au sein de fichiers Excel.

La saisie des heures dans une application de pointage permet une transmission en temps réel des informations vers tous les services concernés. Conducteurs de travaux, ressources humaines et contrôle de gestion disposent tous de données uniques, fiables et récentes.

Système de pointage lié directement au logiciel SIRH

La plateforme de gestion des heures Digital Timesheets™ permet de transmettre les informations directement vers les logiciels de gestion (Paie, SIRH, ERP, …). Il n’y a plus de temps à passer à saisir des informations d’un support à un autre. 

Naturellement, des droits de rectification des informations dans l’application peuvent être accordés aux responsables choisis.

Les tentatives de lecture de feuilles d’heures illisibles disparaissent. Les erreurs d’encodage dans le logiciel SIRH n’existent simplement plus.

L’application a fait ressortir les problèmes liés aux heures réalisées en temps réel, ce qui a permis d’agir instantanément, donc le calcul des heures n’a plus besoin d’être fait par les ressources humaines.

Seul le contrôle des informations doit être effectué par le département RH qui peut ensuite transmettre à qui de droit les données afin que les données de la paie soient validées.

Contrôle de gestion simplifié par le pointage connecté

L’outil de pointage doit transmettre instantanément les informations du chantier à l’administration et inversement. 

Aucun département de l’entreprise ne peut attendre deux semaines avant d’être mis au courant d’un dépassement d’heures par exemple.

L’application Digital Timesheets™ permet d’associer les heures exécutées aux tâches concernées, ce qui représente une valeur ajoutée considérable à tous niveaux pour l’entreprise :

• Les ressources humaines obtiennent des données fiables et à jour sur les heures travaillées. Elles gagnent un temps considérable chaque mois, n’ayant plus à ressaisir, vérifier ou même rechercher l’information.

• Le contrôleur de gestion obtient une vue claire et actualisée de l’avancement des budgets d’heures. Toute anomalie est détectée au plus tôt et remontée directement au chantier.

• Le conducteur de chantier obtient également une vue claire des budgets d’heures consommés par tâche, par phase du projet, etc. Il peut directement prendre action par rapport à ces chiffres, ou toute anomalie signalée par le contrôleur de gestion.

• Les responsables des études de prix sont en mesure de mettre à jour les devis en permanence, à la lumière des chantiers existants et des budgets d’heures réellement nécessaires. 

Pour toutes ces raisons, Digital Timesheets™ de Traxxeo a démontré être la solution de gestion des temps et des activités la plus performante pour le secteur de la construction.