Le logiciel de planning en entreprise : une gestion professionnelle des équipes et des tâches

En entreprise, l’organisation des flux de travail est une tâche essentielle des ressources humaines. A tout moment, l’entreprise doit pouvoir disposer d’une vue globale du planning des salariés ou de l’état d’avancement des tâches.

Afin de faciliter cette étape essentielle de la gestion de projet, les entreprises investissent dans des outils logiciel de planning. Mais comment faire le bon choix ? Quel est le meilleur logiciel de planning pour votre type d’entreprise ?

En fonction de vos besoins et de la complexité de votre gestion de projets, identifiez le parfait outil pour la gestion de vos équipes et de leurs tâches.

Le planning : pour une meilleure organisation des équipes

Les plannings permettent de coordonner le travail à effectuer, aussi bien au niveau personnel qu’au niveau professionnel. Ainsi, il existe aussi bien des outils de planning à destination des particuliers que des entreprises.

Une planification efficace des équipes fait partie intégrante d’une bonne gestion des heures de travail.

En entreprise, une planification efficace est la clé d’un travail bien fait. Elle permet en effet de coordonner le flux de travail et les équipes efficacement, pour que les activités s’enchaînent de manière fluide.

Pour le département des ressources humaines, disposer d’un logiciel de planification adapté permet de gagner du temps dans la création des plannings des salariés. Le logiciel de planning est tout simplement l’un des outils indispensable du parfait gestionnaire de projet.

Comment faire un planning du travail à effectuer ?

La création d’un planning se fait en deux temps :

• La planification des tâches : l’identification, la hiérarchisation et la chronologie des tâches à effectuer
• La planification des équipes : l’affectation des ressources humaines disponibles aux différentes tâches

Respecter chacune de ses étapes est essentielle pour une bonne répartition du flux de travail.

Quel outil de planification choisir ?

Il existe de nombreux outils de planning, gratuits ou non, professionnels ou non.

Pour organiser leurs tâches quotidiennes, les particuliers pourront se tourner vers les outils gratuits, tels que Google Sheets, ou Excel pour ceux disposant d’une license Office. Le logiciel Trello, proposant une version de base gratuite, peut également venir en aide aux particuliers ou aux petites équipes.

Les principaux outils gratuits, s’adressant principalement aux particuliers et aux très petites entreprises :

• Google Sheet
• Excel
• Trello

Pour les entreprises disposant d’activités professionnelles plus importantes, ces outils montreront vite leurs limites. Heureusement, il existe également une multitude de logiciels de planning, parmi lesquels vous trouverez assurément le meilleur outil pour votre entreprise.

Quel logiciel pour faire un planning ?

En tant que professionnel, il vous faut prendre en compte plusieurs critères dans le choix de votre planning des équipes, ou planning des tâches. Planning en ligne, logiciel SaaS… prenez le temps de bien identifier votre besoin et vos attentes, afin de déterminer le meilleur outil pour votre entreprise.

Les critères à prendre en compte :

• La taille de l’entreprise, l’ampleur des activités à coordonner et la taille de l’équipe à gérer.
• Votre secteur d’activité et ses particularité : équipes terrain en mouvement, grand nombre de projets dispersés géographiquement…
• Les fonctionnalités attendues : la planification des équipes, des tâches…

Vous hésitez à vous engager auprès d’un éditeur ? Pensez à réaliser un cahier des charges aussi précis que possible de vos attentes. Chez Traxxeo, nous vous proposons également une démonstration personnalisée et gratuite de nos solutions :

Le bon éditeur saura prendre le temps de parcourir votre cahier des charges, et définir ensemble la meilleur manière d’y répondre.

Pas encore de cahier des charges définit ? Cela peut également être le rôle de l’éditeur d’identifier ensemble les fonctionnalités nécessaires, en fonction de votre processus actuel et de vos objectifs.

Les grandes catégories de logiciels de planning

Tout d’abord, il vous faut donc clarifier ce que vous attendez de votre logiciel de planning. Qu’il s’agisse de planifier les activités d’un chantier, de planifier des tâches à effectuer ou encore de réaliser le plan d’affectation de vos équipes, les outils ne seront pas toujours les mêmes —et leurs fonctionnalités non plus.

Le planning du personnel : organiser le travail des salariés

La planification du travail des équipes est un enjeu stratégique à la bonne gestion des ressources humaines de l’entreprise. Elle nécessite de pouvoir gérer des horaires irréguliers et les flux d’activités variables, tout en tenant compte des demandes de congés, des absences imprévues, etc.

Outre cette complexité, la réalisation des plannings des salariés doit se faire dans le strict respect de la législation du travail :

• Régime horaire de travail, stipulé dans le contrat
• Réglementation spécifique des heures supplémentaires et des heures après-journée/le weekend/…
• Gestion des heures de travail pénibles
• Ventilation des heures travaillées
• Etc.

La législation à appliquer pour chaque salarié dépendra d’une multitude de facteurs :

• Son statut : intérim, interne, sous-traitant…
• Son contrat de travail et les clauses spécifiquement conclues entre l’employé et l’employeur (régime horaire…)
• Sa nationalité et le lieu de travail : d’un pays à l’autre, les législations entourant le travail des salariés varient
• Le secteur : public ou privé, les activités sont régulées de manière différente

Sans compter les réglementations propres au secteur : le travail dans le bâtiment par exemple est soumis à quelques réglementations spécifiques, qu’il est essentiel de suivre pour une administration conforme des travailleurs.

Pourquoi abandonner votre calendrier ?

Si vous gériez encore le planning de vos équipes sur des calendriers papier ou Excel, vous l’aurez compris : ces outils présentent d’innombrables limites. Outre l’affectation d’un salarié à une tâche pour un jour donné, la gestion des plannings présente une complexité que ne peuvent intégrer les outils statiques tels qu’Excel ou votre calendrier papier.

Afin de garantir le respect de la législation, le bon déroulement des tâches et une gestion RH efficace de vos équipes, il est indispensable de vous tourner vers des solutions adaptées.

Traxxeo, votre partenaire dans la création de vos plannings d’équipes

Le logiciel de planification des équipes de Traxxeo propose une gestion centralisée des absences, des affectations et de suivi des activités de vos équipes terrain.

Quelque soit la complexité de vos projets, Traxxeo vous assure une coordination parfaite des équipes, selon la charge de travail, le besoin en compétences spécifiques et les disponibilités des effectifs, dans le respect du cadre réglementaire (régimes horaires, temps de repos, maximum d’heures autorisées…).

Avec Traxxeo, organisez le travail vos équipes terrain en toute facilité, grâce à ses fonctionnalités de pointe :

• Vue consolidée des projets et besoins en ressources
• Affectation générique et spécifique de vos ressources
• Gestion des absences et congés
• Planification sous contraintes
• Outil intuitif et simple d’utilisation grâce à une ergonomie optimale

La gestion des plannings horaires des équipes peut être intégrée au logiciel de gestion des temps de travail, comme c’est le cas avec Traxxeo.

L’avantage ? Vous disposez de toute l’information relative aux activités de vos salariés, au sein d’une même plateforme tout-en-un. En outre, vos équipes disposent d’outils performant pour la saisie de leurs activités, telles que les feuilles d’heures numériques, disponible au sein d’une application mobile de pointage.

Gestionnaires de projets ou collaborateurs sur le terrain, tout le monde dispose de la même information, au même moment.

Le planning des tâches

La réalisation du planning des tâches est une autre composante fondamentale de la gestion de projet. Le planning des tâches permet de centraliser les informations relatives à l’ensemble des tâches, à leur chronologie d’exécution et à leurs échéances de réalisation.

De la coordination du planning des tâches au quotidien au suivi de leur état d’avancement, il existe divers outils, plus ou moins efficaces, pour réaliser votre planning des tâches. Le diagramme de Gantt est l’un de ces outils. Son avantage ? Permettre une première visualisation des états d’avancement des tâches, au fur et à mesure du temps.

Le Diagramme de Gantt

Le Diagramme de Gantt est à la gestion de projet ce qu’est la maquette à l’architecte : un formidable outil de visualisation. Il permet d’approcher en un coup d’oeil les différentes tâches et l’état d’avancement général du projet.

Le diagramme présence en ordonnée les différentes tâches à effectuer. Horizontalement, il présente alors la répartition de ces tâches dans le temps, selon l’unité de mesure temporelle la plus adaptée (jour, semaine, mois…).

Chaque tâche est alors représentée par une barre horizontale, représentant son début, sa fin et sa durée. Son positionnement dans le diagramme indique également sa chronologie : après et avant quelle(s) tâche(s) elle se situe, et en quelle mesure elle chevauche ou non d’autres tâches du projet.

Le diagramme de Gant permet donc de visualiser dans son ensemble :

• Les tâches à réaliser et leur chronologie de mise en oeuvre
• Les dates de début et de fin de chacune de ces tâches
• La durée attendue pour chaque tâche
• Les éventuels chevauchement complets ou partiels entre tâches
• La date de début, la date de fin et la durée estimée du projet

Ce faisant, il permet d’établir les dates auxquelles ces tâches doivent être commencée, et donc planifiées.

Les tableaux Kanban

Une autre manière d’organiser les tâches est de faire appel aux tableaux Kanban. Le principe de cet outil de gestion de projets est simple : les tâches sont réparties en catégories, qui sont autant de colonnes, ou couloirs (à faire, en cours, en attente, fini…). Lorsqu’une tâche change de catégorie, elle peut être glissée dans une autre colonne. Son état d’avancement est alors différent.

Tout tableau Kanban comporte ainsi deux éléments de base :

• Des colonnes, ou couloirs, définissant les différentes étapes de réalisation de la tâche
• Des cartes, représentant la tâche à effectuer

En lisant ces données de manière croisée, le gestionnaire de projet obtient une vue simplifiée et visuelle des activités en cours et de leur progression.

De par leur simplicité, les tableaux Kanban sont des outils appréciables pour les particuliers ou les très petites équipes. Pour la gestion de projets de plus grande ampleur, ils montreront leurs limites.

Envie d’essayer ? Vous pouvez vous tourner vers la version d’essai gratuite du logiciel Trello.

Les outils logiciels de planification des tâches

Lorsque l’entreprise grandit, son activité s’intensifie et son organisation doit évoluer. Au-delà d’une petite équipe de 10 personnes, il devient compliqué d’organiser les tâches au sein d’outils basiques.

Cela est encore plus vrai dans le monde du bâtiment ou de l’énergie. Dès que les équipes doivent s’afférer sur des lieux différents (chantiers, lieux d’intervention…) au cours d’une même journée, il devient indispensable d’être aussi bien équipé au bureau que sur le terrain.

Choisir un logiciel de planning des tâches implique donc de tenir compte de la taille de son équipe et de la complexité de ses projets. Pour une équipe mobile dans le bâtiment, se tourner vers un éditeur spécialisé vous évitera bien des mauvaises surprises.

Applications mobiles, interfaces ergonomiques, mode hors ligne… un éditeur spécialisé en mobilité tel que Traxxeo saura vous orienter vers la solution la plus adaptée pour vos équipes terrain.

Le planning chantier et la gestion de projets

La gestion de projet connaît son apogée dans le monde du bâtiment : quoi de plus complexe que de coordonner une multitude de corps de métier, oeuvrant sur une grande diversité de sites et devant réaliser une quantité pharamineuse de tâches, avec la plus grande prudence ?

Il ne s’agit plus uniquement de suivre les demandes de congés et disponibilités, ou d’établir l’ordre chronologique des tâches. La gestion d’un projet de construction demande un orchestrage extrêmement minutieux.

Dans le secteur du BTP, connu pour ces marges bénéficiaires réduites, une excellente planification chantier est tout simplement une condition de rentabilité pour l’entreprise.

Or, la transformation digitale des métiers du bâtiment est encore récente. Et sur le terrain, les collaborateurs exigent des solutions simples d’utilisation. La mise à disposition des utilisateurs d’outils adaptées aux réalités du chantier est donc un enjeu majeur.

C’est à ce besoin que vient répondre Traxxeo, avec sa plateforme simple d’utilisation et performante et son logiciel de planification pensé utilisateur.

Traxxeo, la plateforme simple d’utilisation au service du chantier

La plateforme de gestion de chantier de Traxxeo offre une vue sans précédent sur les activités du personnel sur le terrain. De la planification des équipes au suivi du temps, les gestionnaires de projets disposent d’une plateforme simple d’utilisation. Les équipes terrains profitent quant à eux d’outils performants et adaptés.

Expert de la gestion de chantier depuis 2008, Traxxeo a ainsi développé des solutions aux fonctionnalités de pointe pour la gestion de projets :

• Logiciel « visual planning », permettant une affectation générique et spécifique des ressources sur les chantiers
• Plateforme de gestion centralisée, regroupant toute l’information au même endroit
• Application mobile facile d’utilisation, pour un usage sur le terrain en toute simplicité
• Intégrations avec vos logiciels, pour un écosystème digital performant

Avec ces outils simples et faisant appel au meilleur de la technologie numérique (intelligence artificielle, objects connectés…), Traxxeo vous offre :

• Une vision globale sur l’ensemble de vos activités
• Des données de qualité, pour des décisions éclairées
• Une suite de solution complète, pour une gestion optimale de vos ressources humaines & matérielles

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Traxxeo, votre référence pour la gestion de vos ressources mobiles

Personnel, véhicules, outils, machines… si vous êtes amenés à gérer des ressources en mobilité, Traxxeo vous accompagne. Simplifiez la gestion de vos équipes terrain, ou le suivi de votre équipement, et assurez l’efficacité de votre gestion de projets au sein d’une plateforme logicielle tout-en-un :

• Planification des équipes terrain et du matériel
• Affectation générique/spécifique et gestion des besoins en compétences
• Gestion des absences
• Suivi du matériel et de la flotte
• Gestion des temps et pointage mobile
• Gestion administrative et contrôle de présence

Découvrez la ou les solutions logicielles qui répondront à votre besoin. Décrivez dès à présent votre projet à notre équipe, et planifiez une démonstration personnalisée de nos solutions !