Excel pour la gestion des heures supplémentaires : un outil utile mais dépassé

Largement utilisé dans le monde du travail pour le calcul des heures des employés, le classeur Excel est toutefois aujourd’hui dépassé par des outils plus modernes, surtout en ce qui concerne le report des heures supplémentaires.

Quels sont les avantages de ce mode de report ? Ses limitations ? Et surtout, quelles alternatives sont disponibles pour une meilleure gestion des heures supplémentaires en entreprise ?

La gestion des heures supplémentaires sur Excel : une technique largement utilisée dans le BTP

Le milieu du BTP emploie encore très largement les classeurs Excel dans le report des heures travaillées et supplémentaires. Ce mode de fonctionnement offre de nombreuses possibilités. 

Collecte et report des heures dans Excel

Dans le cas du BTP, la collecte et le report des heures dans Excel s’effectue encore majoritairement de la manière suivante : 

• Les heures des employés sont collectées directement sur le chantier par le contremaître ou le chef de chantier (suivant la taille du projet). La plupart du temps, ces informations sont inscrites sur support papier, ce qui ne simplifie pas la lisibilité.
• Les informations sont ensuite réunies à la base vie, où le chef de chantier les reporte dans son tableau Excel. 
• Ces tableaux Excel sont finalement envoyés au département des ressources humaines, qui devra ensuite les traiter pour réaliser la paie des employés. 

Cela vaut aussi bien pour les heures classiques que pour les heures supplémentaires. Toutefois, force est de constater que cette collecte n’est pas des plus précises et peut entraîner des erreurs. 

Les possibilités d’automatisation

L’automatisation des calculs dans Excel est un outil pratique qui permet de gagner beaucoup de temps lors du traitement des informations. 

Ce logiciel permet en effet d’automatiser à l’avance certains calculs pour éviter d’avoir à les effectuer manuellement à chaque application. 

Les possibilités d’automatisation sont abondantes et offrent une grande flexibilité. De plus, plus de fonctions de calculs sont automatisées, moins la part d’erreur humaine sera importante. 

Le traitement des données

S’il est possible d’automatiser de nombreuses tâches pour les heures supplémentaires dans Excel, le traitement des données reste finalement assez limité.

Toutes les données inscrites dans Excel doivent ensuite être reportées dans l’ERP de l’entreprise. Ce seul traitement en lui-même entraîne de nombreuses erreurs humaines en fin de mois, lorsque le personnel se charge de réaliser les fiches de paie. 

Le constat est donc mitigé et il existe de nos jours des alternatives permettant de traiter les heures supplémentaires avec une précision chirurgicale, comme c’est le cas avec l’application Digital Timesheets™ de Traxxeo.

Gestion des heures supplémentaires avec Excel : des alternatives plus convaincantes

Si les fichiers Excel pour les heures supplémentaires ont servi pendant de nombreuses années, de nombreuses alternatives plus efficaces sont aujourd’hui disponibles sur le marché.  

Les limites du calcul heures supplémentaires Excel

Ces alternatives répondent aux besoins des entreprises face aux limites du calcul des heures supplémentaires sur Excel. 

Il est par exemple difficile d’intégrer l’outil Excel directement à l’ERP. Les données collectées sur chantier doivent alors être reportées manuellement par le personnel RH, ce qui ouvre la porte aux erreurs.

Les données inscrites dans Excel prennent en plus un temps considérable à remonter aux bureaux de l’entreprise. Lorsque les tableaux d’heures arrivent aux RH, ils sont déjà passés à travers les mains des chefs de chantier, qui ont pu, eux aussi, commettre des erreurs de report.

La collecte des données est l’autre problème flagrant de Excel. Les informations sont collectées à la main, puis reportées dans le logiciel. Cela implique donc de devoir déployer un employé qui se charge de la collecte des heures, en général le contremaître sur chantier.

Il est en plus difficile de traiter dans Excel le type d’heures travaillées. Cela est encore plus vrai en ce qui concerne les chantiers dans le BTP, où un seul employé peut effectuer plusieurs tâches en une journée pour lesquelles le coût du travail n’est pas le même.

De plus, les règles en vigueur dans l’entreprise peuvent varier en fonction du profil du travailleur (sa nationalité, par exemple). C’est donc une difficulté supplémentaire à prendre en compte lors du report des heures effectuées dans un système Excel. 

En améliorant les processus de collecte de données, il est alors possible d’optimiser la gestion des heures des employés. Or, le système Excel seul ne permet pas d’y collecter directement des informations. 

De nouveaux systèmes de pointage plus performants

Le pointage des heures supplémentaires des employés est donc la source même des limitations de ce système. Il existe aujourd’hui d’autres solutions pour le pointage (qui peuvent être autonomes ou utilisées avec Excel) et le calcul des heures supplémentaires.

Parmi les différentes solutions de pointage pour le personnel sur chantier ou en entreprise, voici les plus pertinentes :

• La pointeuse RFID : chaque employé de l’entreprise dispose d’un badge qu’il passe sur la pointeuse lorsqu’il arrive et quitte son lieu de travail. Ce système est toutefois lui aussi soumis à des limitations.
• La pointeuse biométrique : les employés s’identifient grâce à leurs données biométriques uniques en arrivant et en quittant leur lieu de travail.
• Les solutions de pointage mobile : l’idéal pour réunir collecte et traitement des données sur un seul support accessible à tous les employés de l’entreprise. Digital Timesheets™ de Traxxeo en est un excellent exemple.

Les données en provenance des chantiers sont alors beaucoup plus lisibles. Toutes ses solutions de collecte des données peuvent, en association avec un fichier Excel pour la gestion des heures supplémentaires, optimiser considérablement le traitement des données.

Les solutions mobiles quant à elles sont encore plus performantes, puisqu’elles permettent l’intégration directe des données collectées dans le système de l’entreprise, procurant ainsi des informations en temps réel. C’est ce que propose Digital Timesheets™ de Traxxeo.

Solution digitale : Digital Timesheets™ de Traxxeo pour une meilleure gestion des heures supplémentaires

La gestion des heures supplémentaires est bien souvent la hantise du département RH, pour lequel l’erreur peut avoir de graves conséquences sur le bien-être de l’entreprise. 

L’application Digital Timesheets™ de Traxxeo est conçue pour faciliter non seulement la collecte des informations concernant les heures travaillées et supplémentaires, mais aussi leur traitement. 

Les employés et contremaîtres sur chantier peuvent alors renseigner directement leurs heures dans notre application, en précisant même le type d’heures travaillées (heure pénible, de nuit, de pluie, heure supplémentaire, etc) à travers un système de codes d’heures.

Des règles de gestion peuvent aussi être mises en place pour chaque profil de travailleur. Cet aspect est particulièrement utile dans le BTP, milieu où sont employés de nombreux intérimaires ainsi que des travailleurs de différentes nationalités (entraînant des règles différentes).

Ces informations (bien plus détaillées qu’avec n’importe quel autre système de pointage) permettent au département de la paie (qui reçoit par ailleurs ces informations en temps réel) de traiter les heures supplémentaires du personnel avec beaucoup plus de précision. 

Le contrôle sur les heures des travailleurs s’en trouve lui aussi amélioré. Par exemple, si un employé dépasse le nombre d’heures supplémentaires autorisées, une alerte sera directement envoyée, permettant d’éviter un dédale administratif pour résoudre le problème.

Digital Timesheets™ facilite donc tous les aspects administratifs de l’entreprise, de la collecte des heures supplémentaires et leur traitement au contrôle de la gestion des coûts.