La gestion des heures de travail, à la base de la rentabilité des chantiers

La gestion des heures de travail est au cœur de la rentabilité d’une entreprise. C’est l’un des éléments déterminants du coût de revient d’un produit ou d’un service.

Dans le domaine du BTP (Bâtiment et Travaux Publics) la gestion des heures de travail doit s’adapter aux contraintes du terrain. Comment suivre les heures travaillées sur chantier et gérer le planning du personnel pour optimiser les coûts ? Voyons-le ensemble.

Quelle importance de la gestion des temps de travail dans le bâtiment ?

Une bonne gestion des temps de travail est essentiel pour toute entreprise. Cependant, sa complexité varie en fonction du secteur d’activité.

La construction, un secteur soumis à de nombreuses réglementations

Dans le BTP, les réglementations sont nombreuses et variées : nombre d’heures de travail consécutives, heures par jour ou heures par semaine… les horaires et la charge de travail des collaborateurs terrain sont rigoureusement réglementées, afin de protéger les travailleurs.

En plus de cela, la durée légal de travail peut également etre mesurée à l’échelle annuelle, cela permettant d’adapter les horaires aux périodes plus calmes ou plus chargées dans le secteur. C’est ce qu’on appelle l’annualisation des temps de travail.

L’employeur peut alors demander à ses collaborateurs de réaliser des heures supplémentaires, à conditions que celles-ci ne dépassent pas le contingent annuel d’heures supplémentaires du travailleur (265 heures par salarié dans le bâtiment, 300 heures si le salarié n’est pas soumis à l’annualisation de leurs temps de travail, selon la législation française).

Le respect de ces conventions collectives est primordial. En cas de controle par l’inspection du travail, l’employeur doit pouvoir justifier les horaires de ses employés. Il en va de meme en cas de litige avec un salarié : le non respect d’une convention peut mener à de lourdes sanctions si le manquement à la loi est avéré.

La gestion des temps comme facteur de coût d’un chantier

Prix des matériaux, négociations avec les fournisseurs, couts salariaux… dans le bâtiment, les marges des projets sont parfois soumises à de rudes épreuves.

Si les indexations salariales ou les prix des matières premières ne peuvent être contrôlées, un suivi rigoureux des temps de travail peut néanmoins faire la différence.

Le suivi de la productivité chantier est indispensable pour le controle financier. Dans un secteur où les dépassement de budget main-d’oeuvre peuvent vite s’envoler, la réactivité du département financier et des encadrants du chantier est décisive pour garder les coûts sous contrôle.

Comment gérer le planning du personnel pour optimiser les coûts ?

Les équipes sur le terrain doivent suivre les emplois du temps déterminés par les équipes RH. Les salariés et les ouvriers occupent des statuts différents, ils peuvent être internes ou externes à l’entreprise. De ce fait, leurs heures de travail ne sont pas comptabilisées de la même manière.

La gestion des plannings de la main d’oeuvre externe (intérim, sous-traitant, prestataire…) doit se faire de manière rigoureuse afin de maîtriser les coûts.

Un suivi précis des temps de travail est indispensable. En effet, les limites d’heures diffèrent selon le statut du salarié.

Pour optimiser le planning du personnel de chantier, il est important de travailler en deux temps :

1. Faire remonter les besoins en main-d’oeuvre de chaque projet
2. Assigner le personnel, en fonction de ses compétences, son statut et ses disponibilités

Pour ce deuxième point, un suivi rigoureux des absences du personnel est indispensable.

Une fois le planning horaire du personnel établi, il ne reste plus qu’à le communiquer aux conducteurs de chantier et aux équipes elles-mêmes.

Comment gérer les horaires de travail du personnel sur chantier ?

La gestion des heures de travail représente un véritable défi pour les équipes des ressources humaines. Celles-ci doivent rester informées en temps réel de la situation sur le terrain et du nombre d’heures travaillées par chaque ouvrier.

C’est pourquoi, de plus en plus, les entreprises du BTP s’équipent de solutions de gestion dédiées à leur secteur d’activité (application de pointage numérique, logiciel de planification du personnel).

Ces solutions numériques spécialisées répondent à la complexité de la gestion des horaire dans le secteur, à savoir :

• La diversité des heures travaillées
• La gestion des heures supplémentaire
• Le pointage des collaborateurs sur chantier
• La gestion des différents profils de travailleur et la diversité des réglementations qui régissent leur travail

1. La diversité des types d’heures travaillées

Il ne suffit pas de recueillir les heures d’arrivée, les heures de début et les heures de fin. En effet, dans le domaine du BTP, il existe différents types d’heures (heures de travail difficiles, heures supplémentaires, heures de pluie, heures de nuit, heures complémentaires…).

Le bon renseignement de ces codes d’heures est indispensable pour une bonne gestion RH et surtout, pour une paie juste pour chacun.

En outre, les horaires de travail des collaborateurs sont soumis à une réglementation stricte. Les limites d’heures doivent être prises en compte pour respecter le Code du Travail et les règles de la Convention collective.

En proposant une liste simplifiée et paramétrable des codes d’heures (heures normales, absence justifiée, etc.), l’application de pointage chantier Digital Timesheets propose un pointage simple pour le salarié sur chantier, et un pointage structuré pour les équipes RH.

2. Les heures supplémentaires

Les heures supplémentaires doivent être comptabilisées avec précision pour un suivi des coûts précis.

De même, les jours fériés travaillés doivent être comptabilisés ou rattrapés. Le gestion des congés fait partie des missions des services RH.

Enfin, les heures supplémentaires ne peuvent dépasser le contingent annuel du salarié, tel que déterminé par la législation en vigueur (et variable en fonction de l’annualisation ou non des heures du salarié).

Un logiciel de gestion des temps dédié au bâtiment tel que Digital Timesheets permet permet un calcul automatisé des heures supplémentaires, pour un suivi réactif et sans erreur.

3. Le pointage des heures

Historiquement, le pointage des heures sur des feuilles de temps Excel ou sur fiches papier était très courant sur les chantiers.

Cependant, ce système a vite montré ses limites, en termes d’erreurs, de perte d’information et de manque de structure.

Aujourd’hui, le pointage sur application mobile (couplée ou non à des bagdeuses ou pointeuses) propose des fonctionnalités plus adaptées aux contraintes du terrain :

• le calcul automatique des heures,
• le suivi d’activité en temps réel,
• des feuilles d’heures digitales,
• une saisie unique de l’information,
• différents circuits de validation,
• …

4. Gérer les heures selon le profil des travailleurs et leur statut juridique

Le temps de travail doit être géré selon le statut des employés. La main d’œuvre externe (intérim, prestataire de service…) est en effet plus coûteuse que la main d’œuvre interne.

Il est primordial de prendre en compte le statut des salariés pour le calcul des heures supp. et du temps de travail.

Le logiciel de gestion des temps de travail est un allié important lorsqu’il s’agit d’assurer le respect des différents régimes horaires et des règles de travail applicables.

L’application de pointage chantier Digital Timesheets vous alerte automatiquement lorsqu’une règle de gestion RH n’est pas respectée.

Simplifier la saisie des heures sur le lieu de travail pour les équipes terrain

Un logiciel de gestion doit s’accompagner d’une application mobile afin de simplifier le suivi des activités. Les chefs d’équipe ont besoin d’outils mobiles, intuitifs qui ne nécessitent pas de formation particulière.

Les feuilles d’heures Excel, une solution de suivi des heures dépassée

Les supports Excel sont propices aux erreurs, c’est pourquoi les entreprises se tournent aujourd’hui vers des solutions digitales plus fiables.

Des outils de pointage mobiles, pour un suivi plus fiable

Les logiciels de gestion s’accompagnent de solutions mobiles qui fiabilisent la collecte des données. La centralisation des informations simplifie la communication entre les différents services des grandes organisations.

Une communication bi-directionnelle entre le terrain et l’administration est mise en place.

Le traitement et le calcul automatique des heures pour les équipes RH

En matière de gestion, le calcul automatique des heures est un véritable gain de temps pour les équipes RH. Les heures supp sont comptabilisées avec précision. Cela limite les erreurs sur les bulletins de paie.

La calculette ou les calculs dans un tableur Excel : l’enfer des RH

Le calcul des heures supplémentaires à la calculette est l’une des taches les plus sources d’erreurs pour les équipes RH. Erreur de saisie, erreur de calcul… obtenir une information correcte peut vite devenir un casse-tête.

En ligne, des calculettes dédiées au calcul des heures de travail existent : la calculette mauricette. Cependant, cette calculette présente les meme inconvénients qu’un fichier Excel : elle requiert une saisie manuelle, est chronophage et ne garantit pas l’absence d’erreurs.

Le traitement des données à l’aide d’un logiciel de GTA

Un logiciel de gestion des temps et des activités (GTA) permet un traitement rapide et fiable des données. Les feuilles d’heures digitales remontent en temps réel, permettant aux services RH de gagner en temps et en fiabilité.

Le travail des collaborateurs peut être suivi avec plus de précision puisque les données sont centralisées et rendues disponibles en temps réel. Il en résulte un suivi plus réactif des indicateurs RH (taux d’absentéisme, productivité des équipes, etc.) et une gestion de la paie plus fiable.

La gestion des heures supplémentaires

Les heures supplémentaires doivent être limitées puisqu’elles augmentent considérablement les coûts par tâche. Le suivi d’activité en temps réel permet d’anticiper les besoins du chantier et d’y répondre avec pertinence.

Les heures supplémentaires permettent de répondre aux pics d’activité ou d’éviter les retards de livraison. Elles doivent cependant faire l’objet d’une compensation financière ou de jours de repos majorés.

L’entreprise doit donc suivre avec précision les heures supplémentaires des ouvriers puisqu’elles auront un impact sur la rentabilité du chantier.

Un logiciel de gestion des temps dédié au BTP permet de suivre de près la gestion de ces heures supplémentaires.

Vers une maîtrise des budgets plus précise grace au suivi des temps de travail

Les projets de gestion visent à maîtriser les budgets et à respecter la structure des coûts prévue. L’offre de chantier se base sur la WBS (work breakdown structure), c’est pourquoi elle doit être suivie au plus près.

Le contrôleur de gestion suit au quotidien l’avancée des travaux et fournit à la direction une analyse précise des dépenses et de l’avancée des budgets. Proche des équipes et de l’opérationnel, il doit avoir une vision d’ensemble en temps réel sur la situation du chantier. Il est garant du respect des coûts et doit s’appuyer sur des outils qui l’aident à atteindre ses objectifs et à définir une stratégie.

Le contrôle des budgets d’heures

Les budgets d’heures définis pour le projet servent de trame au suivi financier des coûts de la main d’oeuvre. Ils permettent de repérer les dépassements, afin d’éviter au maximum la génération de surcoûts.

Le logiciel de gestion du temps de travail permet de contrôler les heures dépensées par tâche et par chantier. C’est un outil indispensable pour gérer, analyser et contrôler les budgets d’heure.

En structurant le pointage des heures, Traxxeo permet un suivi en temps réel des heures par tâche. Il devient alors plus simple d’optimiser le planning des équipes et de respecter le calendrier prévu.

Les avantages du logiciel de gestion des temps de Traxxeo

Le logiciel de gestion des temps de Traxxeo est un véritable plus pour les entreprises qui souhaitent gagner en rentabilité et limiter les heures supplémentaires. La gestion des temps est une problématique commune à toutes les entreprises.

Traxxeo a su proposer un outil de gestion qui répond aux contraintes du terrain comme aux besoins des équipes administratives.

Vos feuilles d’heures sur smartphone ou tablette, grâce à l’application mobile

Traxxeo s’adapte aux contraintes du terrain. Les chefs d’équipes peuvent remplir leurs feuilles d’heures directement depuis leur tablette ou leur smartphone.

Intuitif et facile à prendre en main, l’application mobile Traxxeo est entièrement personnalisable selon les besoins de l’entreprise. Il est possible de modifier certains paramètres afin de s’adapter aux contraintes des différents chantiers.

Le chef d’équipe peut utiliser des codes chantier qu’il paramètre selon ses besoins. Il peut utiliser des listes déroulantes, prendre des photos, les annoter, accéder aux documents centralisés… L’application mobile simplifie le partage et le contrôle des données.

Un traitement automatique des heures travaillées

Les heures travaillées ainsi que les heures supp. sont automatiquement comptabilisées pour simplifier le travail des équipes RH.

L’automatisation des tâches permet de fiabiliser les données. C’est un gain de temps non négligeable pour les équipes RH dont le travail de collecte et vérification des données doit garantir des fiches de paie sans erreurs.

Un outil de gestion financière, pour des budgets respectés

Le respect des coûts est indispensable à la santé financière de l’entreprise. Un logiciel de gestion horaire du personnel apporte un véritable soutien aux équipes en charge du suivi des activités et des projets de gestion.

La rentabilité de l’entreprise dépend du respect des budgets prévus. Certains imprévus peuvent impacter le respect des coûts et donc la rentabilité du chantier.

• Le dépassement des heures prévues engendre un dépassement des coûts.
• Les retards de livraison peuvent retarder le chantier, ce qui implique le paiement de pénalités par l’entreprise à son client. Cela peut impacter significativement le coût du projet.
• L’entreprise doit parfois avoir recours à de la main-d’œuvre extérieure afin de respecter les délais de livraison du chantier. Les coûts augmentent et dépassent le prévisionnel.

En permettant un meilleur suivi des coûts de la main-d’oeuvre, Traxxeo permet de limiter les surcoûts engendrés sur le chantier et ainsi de protéger la marge bénéficiaire du projet.

Le logiciel de Traxxeo est-il pour vous ?

Vous pouvez demander une démo gratuite afin de découvrir comment optimiser votre gestion des heures de travail et vos projets de gestion grâce à Traxxeo.

Cette solution digitale peut s’intégrer aux outils déjà en place au sein de votre entreprise :

• Comptabilité
• SIRH (Système d’Information Ressources Humaines)
• ERP (Entreprise Ressource Planning)
• et plus encore.

Simplifiez la gestion des heures de travail de vos équipes terrain