Comment améliorer l’efficacité dans la gestion des temps et des activités des travailleurs mobiles

La gestion des temps et des activités constitue un processus essentiel pour toute entreprise de construction ou d’infrastructure employant des travailleurs mobiles. En l’absence d’une telle gestion, il serait très difficile de respecter le budget, d’identifier les inefficacités ou de respecter un délai. Les méthodes traditionnelles consistant à utiliser un stylo et du papier ou un tableur pour enregistrer ces informations présentent de nombreuses lacunes, raison pour laquelle l’utilisation d’outils numériques devient de plus en plus attrayante. Toutefois, tous les outils numériques ne sont pas identiques et il est essentiel de choisir celui qui convient le mieux à la tâche à accomplir.

Il est fondamental pour toute entreprise florissante de réaliser des bénéfices, et donc que vos dépenses soient inférieures à vos revenus. Pour ce faire, vous devez contrôler efficacement vos dépenses, tout en vous assurant que le résultat, ou le produit final, est livré dans les délais et conformément aux spécifications. Tout cela peut sembler simpliste lorsque nous l’exprimons en termes basiques, mais la réalité se cachant derrière la gestion de grands projets de construction est très différente.

Complexité des données

La complexité de la gestion d’un chantier peut varier massivement d’un projet à l’autre. Par exemple, l’aménagement d’un immeuble d’appartements ou d’une zone industrielle se révélera beaucoup plus compliqué que celui d’une ou deux propriétés résidentielles. Il peut exister d’énormes variations dans le nombre de travailleurs mobiles et de sous-traitants sur le site, les types d’activités qui s’y déroulent, les installations et les équipements utilisés, et les volumes de matériaux utilisés, pour ne citer que quelques aspects.

Mais il peut également y avoir de grandes différences dans la complexité de projets apparemment similaires à une échelle similaire — par exemple, en raison de facteurs spécifiques au lieu. En outre, le suivi des coûts devient encore plus difficile pour une grande entreprise qui travaille sur plusieurs projets simultanément.

Dans le passé, l’enregistrement et la gestion de toutes les données nécessaires à un contrôle efficace des coûts dans de telles circonstances ont posé quelques difficultés. Toutefois, le secteur de la construction, en particulier, connaît actuellement une évolution radicale dans sa manière de procéder.

Outils de données numériques

Depuis de nombreuses années et dans de nombreux secteurs industriels, les données relatives aux heures et aux activités des travailleurs sont enregistrées et traitées à l’aide de crayons, de papier et de tableurs. Toutefois, ces méthodes de collecte qui nécessitent beaucoup de temps et sont sujettes à des erreurs posent fréquemment des problèmes. Cela concerne même les petits projets et provoque des inefficacités et des erreurs dans le traitement et l’analyse des données. Les conséquences sont multiples et touchent de nombreux aspects, engendrant notamment des dépassements de budget et des erreurs dans le processus de la paie.

Nous avons toutefois constaté la multiplication des progrès technologiques et les outils numériques deviennent de plus en plus adaptés et performants en ce qui concerne la gestion du temps et de l’activité des travailleurs. En conséquence, il existe aujourd’hui des manières très simples et accessibles d’améliorer l’ensemble du processus en collectant des données numériques sur place. L’utilisation de ces nouveaux outils présente de nombreux avantages, notamment :

• une réduction significative de la charge administrative ;
• une réduction/élimination des retards dans la collecte, le traitement et l’analyse des données ;
• une réduction des erreurs par l’intégration de contrôles automatiques au moment de la saisie des données, ce qui se traduit par une plus grande précision des données et donc une plus grande fiabilité ;
• la production d’informations dynamiques et en direct, qui permettra une réactivité accrue et une meilleure prise de décision.

Le dernier point, portant sur l’information en direct et l’amélioration de la prise de décision, est essentiel. L’information — et donc la connaissance — n’a jamais été aussi importante pour le succès d’une entreprise. Après tout, le succès ne peut pas être garanti en restant simplement statique et il est très difficile d’améliorer quelque chose si nous ne pouvons pas le mesurer avec précision. En général, les avantages d’un accès facile à des données en direct de haute qualité sont nombreux :

1. Permettre l’identification des inefficacités, qui peuvent être corrigées pour accroître la productivité ;
2. s’assurer que les dépenses des projets sont contrôlées et restent dans les limites du budget ;
3. permettre un accès centralisé aux données, ce qui permet d’améliorer l’échange d’informations dans l’ensemble de l’entreprise ;
4. offrir la capacité de générer des offres plus précises — et donc plus compétitives — pour les travaux futurs ;
5. permettre une gestion efficace des projets et de l’entreprise dans son ensemble, ce qui peut se révéler attrayant pour les partenaires, les sous-traitants, les actionnaires, etc.

Afin d’améliorer leurs performances, de plus en plus d’entreprises du monde entier se tournent vers le suivi numérique du temps et de l’activité de leurs travailleurs mobiles. Cela conduit à l’optimisation de l’analyse des tâches et à l’optimisation des ressources engagées pour chaque activité. Bien que ce type d’évolution ait été depuis longtemps constaté dans le secteur manufacturier, il est désormais introduit dans de nombreux autres secteurs, tels que la construction et le secteur des services.

Choisir l’outil numérique le plus adapté pour la tâche à effectuer

Dans le secteur de la construction, le choix de l’outil adapté à la tâche à effectuer est une nécessité. Cette même règle s’applique avec les nouveaux outils numériques permettant de gérer le temps et l’activité des travailleurs. Lors de la sélection des applications numériques, il est important de se concentrer sur les aspects suivants :

• L’intégration avec les systèmes existants et le fait d’avoir un partenaire logiciel fiable sont indispensables. La mise en œuvre d’un nouvel outil numérique sera moins coûteuse et plus facile s’il fonctionne parfaitement avec les systèmes existants — l’autre option consistant à introduire un tout nouveau système risque de perturber fortement les activités. De plus, le soutien continu de votre partenaire logiciel sera inestimable pour tirer le meilleur parti de l’outil, par exemple en termes de conseils et d’orientation, de résolution des erreurs, de mise en œuvre des mises à jour, etc.

• Concevoir l’application mobile pour garantir qu’elle sera adoptée et utilisée par les travailleurs mobiles sur le long terme. Il est inutile de concevoir un système qui n’est pas intuitif, car ce dernier ne sera pas adopté par les travailleurs qui cesseront alors de l’utiliser. Pour que le système soit une véritable réussite, il doit bénéficier du soutien et de l’engagement de tout le personnel, à tous les niveaux de l’entreprise.

Cela peut sembler être une tâche ardue, mais soyez rassuré, de tels outils répondant à ces exigences existent déjà.

Une évolution, pas une révolution

Bien que l’abandon des anciennes méthodes de gestion des temps et des activités au profit de la technologie numérique puisse, à première vue, sembler représenter un bouleversement majeur, il a été démontré qu’une telle évolution peut se faire très facilement. Chez Traxxeo, nous avons déjà aidé de nombreuses entreprises à transiter vers l’utilisation des outils numériques et nous nous réjouissons d’en aider beaucoup d’autres à l’avenir.

L’arrivée des outils numériques est inévitable et améliorera considérablement la gestion du temps et de l’activité des travailleurs mobiles — la seule question est : ferez-vous partie de cette évolution ?