La mise en place du pointage en entreprise dans le respect du Code du Travail

Afin d’optimiser la gestion du temps en entreprise, le pointage intervient comme une solution gagnante. Suivi des heures travaillées, gestion des coûts, optimisation des plannings : le pointage en entreprise, s’il est obligatoire, présente aussi de nombreux avantages.

La loi encadre avec précision le pointage des heures. Les entreprises doivent se fier au Code du Travail pour respecter leurs obligations légales. II est essentiel d’appliquer toutes les règles qui incombent à la mise en place du pointage. 

Le pointage doit permettre de relever avec précision :

• les absences,
• les retards,
• les congés,
• les heures supplémentaires

Les avantages du pointage dans le secteur du BTP

Dans le domaine du BTP, les entreprises ont la nécessité de mettre en place des outils qui leur permettent de gérer leurs activités et leurs ressources sur le terrain.

La gestion des coûts

Le pointage permet de connaître avec précision l’activité des ouvriers et l’avancement des chantiers. 

Le budget d’heure dépensé par tâche apporte une vision plus précise des coûts qui simplifie le travail du contrôleur de gestion. Ce dernier doit comparer le nombre d’heures travaillées avec la WBS (Work Breakdown Structure). Les coûts engagés doivent correspondre à ceux prévus par l’offre.

L’optimisation des plannings aide les entreprises à réaliser des économies. En favorisant le travail des salariés internes et en limitant l’appel à la main-d’œuvre externe, l’entreprise gagne en rentabilité et donc en productivité.

Aider les équipes RH

Avec la mise en place du pointage virtuel, le travail administratif est simplifié. Les données sont centralisées et consultables instantanément.

La collecte des heures est donc automatisée et les équipes RH n’ont plus à réaliser les tâches chronophages de retranscription et de vérification des informations.

Les erreurs humaines sont limitées et le nombre de porteurs d’information est diminué. Le pointage simplifie le calcul des heures pour l’édition des bulletins de paie.

En résumé, la mise en place du pointage virtuel présente les avantages suivants :

• Une récolte structurée, fiable et en continu des heures travaillées,
• Un système d’alerte automatique pour toute anomalie,
• Une réactivitée accrue avec un suivi RH en temps réel des heures et absences
• Une réduction du travail administratif, qui permet de dégager du temps aux équipes RH tout en limitant les erreurs
• Une automatisation du calcul des heures et une centralisation de toute l’information disponible.

Les réglementations qui s’appliquent aux systèmes de pointage

Si la mise en place d’un système de pointage est indispensable pour les entreprises du domaine du BTP, elle implique un encadrement strict. 

Informer, consulter, mettre en œuvre

L’employeur a pour obligation de justifier les heures travaillées par ses salariés et ces derniers doivent s’y soumettre.

Avant l’installation d’un appareil de pointage de type badgeuse, les délégués du personnel ou le CE doivent être consultés.

La mise en place du pointage doit être effectuée en toute transparence et les salariés de l’entreprise doivent être informés et formés si nécessaire.

Les ouvriers doivent pouvoir accéder aux données collectées et aux heures de travail réalisées. Leur consultation doit être rendue possible en toute liberté.

Pointage et protection des données personnelles

Les ouvriers doivent nécessairement être tenus informés des points suivants :

• Ils doivent connaître l’identité de la personne en charge du pointage ainsi que de celle qui collecte les données.
• Ils doivent connaître avec exactitude la nature des données enregistrées par le système de pointage.
• Ils doivent être informés du fait que les données collectées dans le cadre du pointage seront conservées pendant 5 ans.
• Ils doivent savoir où sont stockées les données et comment elles peuvent être consultées et corrigées.

L’utilisation du pointage biométrique n’est possible que dans certaines situations précises :

• Zones restreintes ou dangereuses
• Accès à des données sensibles

Le pointage du personnel : un outil pour respecter le Code du Travail

Respecter les limites d’heures

L’entreprise doit être en mesure de justifier les périodes de travail de ses salariés dans le cadre d’un contrôle. Les limites d’heures prévues par le Code du Travail doivent être respectées, dans le cas contraire, l’entreprise peut être sévèrement sanctionnée.

Dans le domaine du BTP les types d’heures sont divers :

• Heures de nuit
• Heures pénibles
• Heures supplémentaires
• Heures de travail le week-end

Ainsi, le pointage permet de simplifier le calcul de chaque type d’heure.

Le statut des ouvriers varie lui aussi puisque les entreprises du secteur du BTP font souvent appel à une main-d’œuvre externe : intérimaires, prestataire de services, sous-traitants… 

Il est donc nécessaire de pouvoir suivre le nombre d’heure travaillé par chaque ouvrier en fonction de son statut mais aussi de sa nationalité et de son lieu de résidence sur les chantiers à l’étranger.

Identifier les anomalies

Le pointage permet d’identifier les anomalies de manière instantanée.

Les types d’anomalies :

• Absence injustifiée,
• Retards,
• Dépassement des limites d’heures…

Certains systèmes de pointage peuvent s’accompagner d’une application de gestion du temps et des activités. Avec Digital Timesheets™ de Traxxeo, il est possible de paramétrer des alertes pour signaler les erreurs et anomalies. Celles-ci peuvent ainsi être corrigées et rectifiées rapidement.

Éviter les conflits

Le pointage est un outil pertinent pour prévenir les conflits entre les ouvriers et l’employeur. Il est possible pour l’entreprise de vérifier les données collectées puisqu’elles sont enregistrées et conservées.

Les données sont rapidement vérifiables et les désaccords sont réglés en toute simplicité dans la plupart des cas.

Outre le respect du Code du travail, un pointage digital efficace contribue au bon climat social de l’entreprise.