Les outils de gestion des plannings : vers une digitalisation des processus

Sur un chantier, la gestion des plannings nécessite rigueur et minutie. De nombreux paramètres sont à prendre en compte pour réussir la planification des tâches et des équipes. C’est pourquoi les outils de gestion des plannings sont devenus indispensables aux entreprises du domaine du BTP. 

Il existe aujourd’hui des solutions digitales qui simplifient les processus.

Les limites des outils traditionnels de gestion des plannings

À l’origine, les outils traditionnels de gestion des plannings prenaient la forme de tableaux Excel. Ces documents montrent pourtant des limites incontestables.

Le manque de fiabilité des informations collectées

Feuilles volantes, erreurs humaines, multiplication des porteurs d’information : les outils traditionnels de gestion des plannings présentent de nombreux inconvénients.

Les données collectées manquent de fiabilité et impactent inévitablement le bon déroulement du chantier. 

Les inconvénients des outils traditionnels pour la gestion du personnel :

• Les données ne sont pas transmises de manière instantanée
• Les informations peuvent être obsolètes et générer des erreurs de planification
• Les données ne sont pas centralisées
• Les supports utilisés ne sont pas homogènes
• Manque de lisibilité des outils

Un travail de collecte chronophage

Du côté des équipes RH, le travail de collecte des données s’avère laborieux. En effet, ils doivent rassembler les données pour calculer le nombre d’heures travaillées par chaque ouvrier afin de générer les bulletins de paie.

Le travail de vérification est fastidieux puisque les outils traditionnels ne reflètent pas toujours la réalité du terrain et ne tiennent pas compte des différents statuts des ouvriers (CDD, intérim, CDI…). Les équipes doivent donc passer des appels, corriger les plannings et les anomalies.

Pourtant, ces données sont essentielles à la planification du chantier : il est indispensable de suivre avec précision la productivité des équipes, ainsi que les coûts humains engendrés, afin de permettre le bon pilotage du projet.

Tout retard ou dépassement de budget sur une tâche implique par exemple des mesures correctrices : ajustement du planning des tâches, de l’affectation des équipes, etc.

Les outils de gestion des plannings numériques

Grâce aux outils de gestion des plannings numériques les processus ont été simplifiés et fluidifiés.

La centralisation des données

Les données sont rassemblées au sein d’un même outil. Cela simplifie la communication entre les différents acteurs du chantier.

Les équipes communiquent entre elles :

• Le contrôleur de gestion doit s’assurer du respect des coûts grâce au planning qui indique le budget d’heures consommé par tâche. 
• Les équipes RH calculent le nombre d’heures pour générer les fiches de paie et respecter le code du travail. Le planning est un outil essentiel à leur travail.
• Le chef de chantier peut jouer son rôle de chef d’orchestre grâce au planning. Il planifie les tâches selon l’avancement du projet.

Une gestion des plannings simplifiée

Les solutions numériques facilitent la gestion des plannings. Les modifications sont instantanées ce qui permet à l’entreprise d’être plus réactive, plus productive et d’éviter les retards de livraison.

Plus de visibilité sur l’avancement du chantier

Les outils digitaux offrent une meilleure visibilité sur l’ensemble du projet. Il est possible de planifier les tâches et de suivre leur avancement en temps réel.

Une solution digitale permet de :

• Visualiser les absences en temps réel
• Connaître le nombre d’heure dépensé par tâche
• Connaître les effectifs du chantier avec précision

Une meilleure rentabilité des chantiers

En utilisant une solution telle que Traxxeo, l’entreprise optimise sa gestion des ressources chantier. Elle est ainsi plus productive et augmente sa rentabilité.

Les avantages d’une solution de gestion des ressources humaines et matérielles :

• Retards de chantier évités,
• Meilleure gestion des heures supplémentaires,
• Simplification de l’affectation des ressources,
• Minimise l’intervention de la main-d’œuvre externe qui est plus coûteuse,
• Libère du temps au chef de chantier et aux équipes RH,
• Moins d’erreurs dans le calcul des heures.

Ainsi, Traxxeo est une solution gagnante pour l’entreprise qui souhaite numériser ses processus.