Un logiciel de gestion du temps pour optimiser la rentabilité

Face à une concurrence croissante, les entreprises du secteur du BTP doivent s’organiser et se restructurer pour améliorer leur rentabilité.

Afin d’être compétitives et de répondre aux appels d’offre avec pertinence, il est indispensable d’avoir une bonne connaissance des coûts concernant les matières premières, les ressources matérielles et la main-d’œuvre.

La complexité de la répartition des tâches, le manque de coordination entre le terrain et l’administratif, la mauvaise qualité des données terrain relevées…

Les challenges auxquels ces entreprises font face afin d’acquérir cette connaissance sont nombreux.

Pour rester au cœur de leur marché, les entreprises du domaine du BTP doivent s’équiper d’outils innovants qui répondent avec précision à leurs besoins.

Avec la numérisation des processus, de nombreux acteurs des nouvelles technologies ont fait leur apparition. Certaines solutions permettent de repenser la question de la gestion du temps afin d’optimiser la rentabilité des entreprises.

Traxxeo avec son application Digital Timesheets™ permet de simplifier la gestion du temps en fluidifiant la transmission des informations entre les différents départements de l’entreprise, augmentant fortement la qualité des données.

Contrôleurs de gestion, chefs de chantier, responsables RH : tous ont beaucoup à gagner dans la mise en place d’une solution de gestion du temps et des activités.

La gestion du temps dans le domaine du BTP

Le domaine du BTP possède de nombreuses spécificités qui complexifient les processus de gestion du temps et des activités. En effet, la réalité du terrain est difficile à retranscrire avec exactitude par les équipes administratives qui font face à d’autres challenges au quotidien.

Les points de fracture entre le terrain et les équipes RH :

• Manque de communication,
• Difficulté de la transmission des informations,
• Multiplication des porteurs d’information,
• Délai de traitement des données important.

Des statuts multiples

Sur les chantiers, les ouvriers exercent sous différents statuts. Ces divergences impliquent des spécificités propres à chaque statut. Ainsi les méthodes de calcul des heures, des jours de congé et les rémunérations peuvent varier d’un ouvrier à l’autre.

Les différents statuts des ouvriers :

• ouvriers en CDI propres à l’entreprise,
• ouvriers en CDD,
• intérimaires,
• prestataires externes.

Il est indispensable de prendre ces éléments en considération dans la gestion du temps.

En effet, cela impacte inévitablement les coûts du chantier puisqu’en fonction des statuts les heures ne sont pas rémunérées au même taux horaire.

Il est également essentiel de pouvoir gérer une multitude de profils dans les applications de collecte afin d’éviter de multiplier les formulaires et flux de données.

Certains logiciels de gestion des heures de travail permettent de prendre en compte ces différences afin d’appliquer le taux horaire correspondant à chaque ouvrier.

C’est un gain de temps inestimable pour le calcul des heures et le contrôle financier.

Des variations d’activité

Dans le domaine du BTP l’activité varie selon les chantiers, les saisons, les appels d’offre remportés et l’avancement des tâches.

Ainsi, les entreprises doivent se tenir prêtes à affronter ces pics d’activité. Elles doivent prévoir une main-d’œuvre flexible et disponible.

Cela passe par une gestion du temps précise dans laquelle doivent être pris en compte les éléments suivants :

• Mise en place du dispositif de l’annualisation du temps de travail,
• Calcul précis des heures de réserve de chaque salarié,
• Calcul des heures supplémentaires,
• Gestion des absences et congés,
• Visibilité sur l’avancement des tâches,
• Visibilité sur la disponibilité future des ressources
• Visibilité sur les coûts engagés.

Un logiciel de gestion du temps peut apporter une vision du chantier à 360° qui permet d’anticiper les variations d’activité et d’y répondre avec précision.

L’entreprise peut rester réactive et éviter les retards de livraison des chantiers qui peuvent l’impacter négativement.

Les raisons des pics d’activité :

• Appel d’offre remporté,
• Livraison de matériaux,
• Avancement des tâches,
• Saisonnalité…

L’avantage d’un logiciel de gestion du temps pour les équipes RH

Si un logiciel de gestion du temps peut s’avérer être une solution gagnante pour répondre aux besoins du terrain, c’est aussi un véritable atout pour les équipes RH.

Celles-ci ont un devoir de collecte, traitement et vérification des données qui peut être lourd à gérer sans l’aide d’une solution digitale adaptée.

La collecte des données

Les équipes RH doivent collecter les données du terrain suivantes : 

• Calcul des heures pour chaque ouvrier,
• Gestion des absences selon les motifs (accident, maladie, congé…),
• Calcul des heures supplémentaires,
• Gestion des plannings…

À partir des données collectées, le responsable RH doit les vérifier, identifier les éventuelles anomalies et générer les bulletins de paie.

Traditionnellement la collecte des données s’effectuait via des feuilles Excel ou des supports papier. Cependant ces méthodes présentent de nombreux inconvénients et génèrent un travail fastidieux.

Inconvénients des méthodes traditionnelles de collecte des données :

• Manque de fiabilité,
• Erreurs humaines,
• Manque de lisibilité,
• Pas d’homogénéité dans les supports
• Besoins de préparation/impression, transferts, ré-encodages des fiches et re-formatage des données

Un logiciel de gestion du temps accompagné d’une solution de pointage virtuel soulage considérablement les équipes RH dans le processus de collecte des données.

Elles disposent dès lors de plus de temps libre pour se consacrer à des tâches relatives à leur cœur de métier :

• Traitement des embauches,
• Analyse des cas spécifiques identifiés pour la paie,
• Résolution des problèmes,
• Support aux utilisateurs pour les outils SIRH et GTA,
• Interlocuteurs auprès des organismes externes (retraites, caisse des congés, URSAFF, secrétariats sociaux,…),
• Participation aux projets transverses de l’entreprise…

La gestion des absences et congés

Le manque de transparence entre le terrain et l’administratif peut être la source de problèmes de coordination et de réactivité.

Les équipes administratives doivent suivre les absences et les congés qui surviennent pour des motifs différents. Ainsi, certaines absences nécessitent des actions de leur part :

• Les absences injustifiées sont décomptées du bulletin de salaire,
• Les jours de congé posés sont décomptés des jours de congé collectés,
• Les jours de récupération doivent être décomptés des heures supplémentaires effectuées,
• Les salariés absents pour cause de maladie ou d’accident du travail doivent être remplacés

Les équipes RH doivent donc rester informées en permanence de la situation sur le terrain afin d’être réactif et à jour dans la gestion des absences et congés.

Un logiciel de gestion du temps peut fluidifier la transmission de ces données et automatiser les processus de calcul des heures. C’est un véritable gain de temps pour les équipes RH qui sont plus réactives.

Générer les bulletins de paie

Chaque fin de mois est à l’origine d’un stress intense pour les équipes RH qui doivent à tout prix éviter les erreurs.

Les erreurs dans les bulletins de salaire sont non seulement difficiles à corriger mais elles mettent aussi à mal la relation entre le salarié et son employeur.

La gestion des bulletins de paie constitue donc une étape cruciale dans le travail des équipes RH. La vérification des données collectées est essentielle pour une gestion fiable des paies.

Les supports traditionnels, comme les feuilles d’heures, impliquent un traitement des données avec des délais importants. Les informations, souvent incomplètes, deviennent alors difficiles à vérifier.

Un logiciel de gestion du temps permet de soulager les équipes RH en automatisant le calcul des heures et en fiabilisant les données collectées. Les heures sont instantanément rendues accessibles à la consultation et peuvent être vérifiées sans délai.

Le respect du Code du Travail

Les équipes RH sont garantes du respect du Code du Travail au sein de l’entreprise. Elles doivent s’assurer de la bonne prise en compte de la législation et des Accords Collectifs.

Les équipes RH ont pour mission :

• De vérifier le respect des limites d’heures,
• De s’assurer qu’il n’y ait pas d’anomalies dans les plannings,
• De gérer la rémunération selon le type d’heure effectuée par le salarié (heure supplémentaire, heure de travail difficile…) et son contrat de travail,

Ainsi une gestion du temps précise permet de respecter au mieux les règles dictées par le Code du Travail et les Conventions Collectives.

Le non-respect de la réglementation pourrait s’avérer lourd de conséquence pour l’entreprise. Sa rentabilité serait inévitablement impactée.

Une entreprise qui travaille à l’international peut aussi faire face à des réglementations différentes si elle fait appel à une main-d’œuvre étrangère.

Il est alors indispensable de s’adapter et de se montrer flexible sur les différentes législations auxquelles sont soumis les ouvriers.

Un logiciel de gestion du temps permet de prévenir les anomalies et de corriger les erreurs. Il permet aussi de s’adapter à la diversité des législations selon le pays dans lequel se trouve le chantier.

Les avantages d’un logiciel de gestion du temps pour l’entreprise

L’utilisation d’un logiciel de gestion du temps est fortement préconisée pour les entreprises du secteur du BTP. En effet, cet outil devenu incontournable leur permet de rester compétitifs sur un marché de plus en plus concurrentiel.

Une bonne gestion du temps est la clé de voûte de la rentabilité.

Ainsi, que ce soit du côté des équipes sur le terrain ou du côté des équipes RH, il est essentiel de fluidifier les processus, d’améliorer la transmission des informations et de fiabiliser les données collectées.

Le respect de la structure des coûts

Une erreur de gestion peut avoir des conséquences irrémédiables sur la santé financière de l’entreprise. D’où la nécessité de s’équiper avec des solutions adaptées et spécifiques au secteur du bâtiment.

Sur un chantier, le contrôleur de gestion ou l’ingénieur projet a pour mission d’établir une WBS (Work Breakdown Structure) sur laquelle a été basée l’offre.

Cette structure des coûts doit être respectée afin de rentabiliser le projet. Il doit donc en assurer le suivi au jour le jour.

Grâce à un logiciel de gestion du temps, le contrôleur de gestion peut suivre l’avancée des budgets sur chaque tâche avec précision. Il a une vision globale du projet et du budget d’heures dépensé par tâche.

Le logiciel de gestion du temps est donc un outil qui permet à l’entreprise de rester au plus proche du prévisionnel. Il lui assure plus de rentabilité et un suivi des coûts fiable.

Les avantages d’un logiciel de gestion du temps pour le contrôleur de gestion :

• Simplification du contrôle financier,
• Transmission des informations instantanée pour un aperçu du projet au jour le jour,
• Suivi des budgets d’heure dépensés par tâche,
• Identification et anticipation des retards et anomalies.

La gestion des variations d’activité

Le logiciel de gestion du temps joue un rôle clé pour faire face aux variations d’activité. En effet, l’entreprise a une vision précise du nombre d’heures de réserve de chaque ouvrier.

Elle sait exactement comment gérer la main-d’œuvre sur le chantier en fonction des budgets d’heures dépensés et des heures de réserve disponibles.

Le logiciel de gestion du temps simplifie la gestion des variations d’activité pour les raisons suivantes :

• Le calcul des heures est fiabilisé 
• L’entreprise est plus réactive
• La gestion des plannings est fluidifiée

Grâce à une gestion du temps optimisée, l’entreprise peut limiter l’appel à la main-d’œuvre extérieure (intérim, prestataires externes…).

C’est en effet une solution qui s’avère coûteuse et peut impacter le suivi de la WBS (Work Breakdown Structure).

Plus de rentabilité pour plus de compétitivité

Une entreprise qui possède une bonne connaissance des coûts générés par chaque tâche peut répondre aux appels d’offre de manière plus pertinente.

Le logiciel de gestion du temps offre une vision précise du budget d’heure dépensé pour chaque tâche.

Ainsi, l’entreprise peut répondre aux appels d’offre en se basant sur des données récentes et fiables. Elle démontre une bonne connaissance de son marché et de son secteur d’activité.

Plus l’entreprise estime les coûts avec précision, plus elle rentabilise ses projets. Une bonne rentabilité lui permet de rester compétitive dans son domaine.

La bonne rentabilité de l’entreprise lui permet également d’étendre ses activités, d’augmenter ses effectifs et d’avoir plus de poids sur son marché.

La fiabilisation des données

Pour effectuer un calcul des heures précis et gérer le temps de travail de la manière la plus rentable possible, il est essentiel de se baser sur des données fiables.

Cependant les supports traditionnels (feuilles d’heures, documents Excel…) ne permettent pas de fournir des éléments fiables aux équipes RH ou au contrôleur de gestion. 

C’est pourquoi la fiabilisation des données doit être un objectif prioritaire pour les entreprises du domaine du BTP.

De nouvelles solutions digitales permettent aujourd’hui de collecter et traiter les données. Ces processus sont adaptés aux contraintes du terrain et simplifient significativement le travail des équipes administratives.

La vérification des informations qui était auparavant une tâche chronophage devient fluide.

La numérisation des processus

Avec la numérisation des processus, les entreprises gagnent un temps précieux à tous les niveaux. Du chef de chantier au responsable RH, chacun voit ses tâches s’alléger et se simplifier. 

Un logiciel de gestion du temps s’inscrit dans cette démarche de numérisation, au même titre que le pointage virtuel.

Voici les avantages de la numérisation des processus :

• Le chef de chantier dispose d’une tablette ou d’un smartphone sur lequel il peut directement entrer les informations nécessaires : les informations sont centralisées.
• Les risques d’erreurs humaines sont significativement réduits.
• Les équipes RH ont accès aux informations de manière instantanée.
• Certains processus sont automatisés si la solution propose des fonctionnalités complémentaires (calcul des heures, envoi d’alertes…)

Les solutions digitales apportent donc de nombreux avantages à l’entreprise qui peut disposer de données fiables.

Les données fiables permettent à l’entreprise de :

• Avoir un suivi parfait des salariés
• Répondre aux appels d’offre avec pertinence,
• Générer des bulletins de paie sans erreurs,
• Respecter la structure des coûts du chantier.

Éviter les conflits

Les données fiabilisées par le logiciel de gestion du temps permettent aussi aux équipes RH de calculer les heures prestées sans erreurs. Un calcul des heures fiable est indispensable pour la bonne entente avec les salariés.

Pour éviter les conflits avec les salariés :

• Ne pas faire d’erreurs sur les bulletins de paie,
• Ne pas faire d’erreurs sur le taux de rémunération des heures supplémentaires,
• Mettre en place le pointage digital,
• Calculer les jours de repos de manière rigoureuse.

Un logiciel de gestion du temps permet de garder une traçabilité des heures effectuées. Les conflits peuvent donc se régler rapidement. La confiance et la bonne entente doivent primer dans la relation salarié – employeur.

Traxxeo, une solution de gestion du temps et des activités

Plus qu’un simple logiciel de gestion du temps, l’application Digital Timesheets™ de Traxxeo offre des fonctionnalités adaptées aux spécificités du milieu du BTP.

Des fonctionnalités avancées

L’application Digital Timesheets™ permet aux entreprises du secteur du BTP de simplifier leurs processus de calcul des heures et de fluidifier la transmission des données.

Les erreurs sont évitées, les données collectées sont fiabilisées et le travail des équipes est simplifié. L’entreprise peut alors améliorer sa rentabilité et étendre ses activités.

Les fonctionnalités de Digital Timesheets™ de Traxxeo :

• Suivi des heures par tâche et par salarié,
• Calcul des heures selon le type d’heure et le contrat de l’ouvrier,
• Envoi d’alertes en cas de dépassement des heures ou d’anomalie,
• Transmission des données rendue instantanée,
• Utilisation de codes chantier et de champs pré-remplis,
• Ergonomie des applications adaptée au secteur
• Fonctionnement hors ligne
• Processus de validation configurables
• Signature digitale…

La mise en place de Digital Timesheets™ au sein de l’entreprise

L’intégration de l’application Digital Timesheets™ se fait en toute simplicité. Elle s’adapte aux logiciels SIRH et de gestion de paie déjà en place au sein de l’entreprise.

C’est une solution accessible, intuitive, qui ne nécessite pas de formation préalable sur les chantiers. Les équipes peuvent donc se familiariser rapidement avec Digital Timesheets™ et l’intégrer dans leurs tâches quotidiennes.

L’interface a été conçue pour s’adapter aux habitudes des chefs de chantier. Ils disposent de l’application sur leur tablette ou smartphone et peuvent à tout moment renseigner les informations requises par les équipes RH.

Plus qu’un logiciel de gestion du temps, Digital Timesheets™ de Traxxeo est un outil qui permet à l’entreprise de gagner en rentabilité et en compétitivité. 

Tous les départements de l’entreprise sont gagnants lorsqu’ils utilisent un outil comme Digital Timesheets™ de Traxxeo :

• Ils voient leurs processus se simplifier. 
• Les données qui servent de base de travail sont fiabilisées. 
• Ils ont plus de temps pour se consacrer à d’autres tâches.
• Les tâches laborieuses et chronophages sont éliminées.
• La communication entre les différents départements est améliorée.