La feuille de pointage mensuelle : avantages, inconvénients et alternatives
Parmi les différents processus de pointage existants, la feuille de pointage mensuelle sur papier est encore largement utilisée. C’est particulièrement le cas dans le secteur du BTP.
Malgré les nombreux avantages apportés par ce support en son temps, cette solution est aujourd’hui surpassée dans tous les domaines par de nouvelles formes de pointages qui font leur apparition.
L’utilisation de cet outil est-elle encore pertinente en cette époque ? La réponse ci-dessous.
La feuille d’heure mensuelle sur papier : un outil encore largement utilisé
Malgré ses limitations, force est de constater que la feuille de pointage mensuelle est encore très répandue, en particulier dans le BTP. Cela s’explique du fait des avantages que cette forme de pointage a à offrir.
Un outil pratique et peu coûteux
L’aspect financier est toujours à prendre en compte lors de la prise de décision. Cela s’applique également à la mise en place du système de pointage des employés en entreprise.
Or, les feuilles d’heures mensuelles sur papier se caractérisent par leur aspect non onéreux. De fait, cette solution ne demande qu’un déploiement extrêmement réduit à la mise en place.
C’est d’ailleurs l’une des principales raisons qui justifie son utilisation massive en ces temps modernes, où des solutions bien plus performantes sont disponibles.
Des possibilités de personnalisation pour répondre aux besoins particuliers
Le second avantage conséquent de la feuille d’heure mensuelle correspond aux possibilités de personnalisation considérables offertes par ce support.
Il est donc possible pour une entreprise de mettre en place des critères uniques directement sur les feuilles de pointage de ses employés. En faisant de la sorte, l’entreprise est capable de relever des données pertinentes en relation avec le fonctionnement de son département de gestion de la paie.
Cette flexibilité est un moyen idéal de personnaliser ses feuilles d’heures pour répondre au mieux aux besoins des employés en RH. Ces derniers peuvent d’ailleurs établir eux-mêmes les critères nécessaires au bon fonctionnement de leur département.
De nombreuses ressources disponibles sur le net
Le dernier bénéfice pouvant être attribué aux systèmes de pointage sur papier est relationné au nombre important de ressources disponibles en ligne. De nombreux internautes (employés RH et autres) mettent à disposition leur matériel.
Les entreprises peuvent alors utiliser ces ressources en les imprimants pour les mettre en place dans leur système de pointage. Elles peuvent aussi s’en inspirer pour améliorer leur système en place.
Les limitations de la feuille d’heure mensuelle
Après avoir évoqué les avantages des systèmes de pointage mensuels sur papier, il convient d’en commenter les limitations ainsi que les solutions alternatives offrant un meilleur rendement.
Un traitement chronophage
Objectivement, la feuille d’heure mensuelle sur papier demande un temps considérable pour sa mise en place. Les feuilles d’heures doivent dans un premier temps être créées via Excel, puis imprimées. Cette tâche à elle seule requiert un temps important.
Ces fiches papiers sont alors remplies directement sur le lieu de travail lorsque les équipes sont mobiles, ce qui est très souvent le cas dans le BTP. Les informations ainsi saisies doivent ensuite être retransmises à la base vie, puis renseignées sur Excel à nouveau.
Ce système représente une perte de temps et de productivité pour tous les acteurs concernés. De plus, les délais de transmission des informations s’en retrouvent élargis, ce qui n’est pas l’idéal lorsque la paie doit être réalisée.
L’erreur humaine : principale limite de la feuille d’heure mensuelle
Ce passage des informations d’un support à l’autre entraîne non seulement une perte de temps considérable, mais peut aussi mener à des erreurs de report.
Il est en effet difficile d’éviter les erreurs de ressaisies. Il n’est ainsi pas rare de trouver des informations erronées ou manquantes, qui influencent fortement la gestion de la paie.
Ces erreurs provoquent régulièrement des tensions au sein des équipes. Les employés qui n’auraient pas reçu le paiement intégral pour leurs heures travaillées pourraient alors demander une réclamation, ce qui entraîne des coûts supplémentaires pour une entreprise.
Le manque de fluidité dans la transmission des informations
Avec la feuille de pointage mensuelle, les délais de transmission des informations sont largement étendus. De fait, il est courant que les départements de la gestion de la paie ne reçoivent les informations concernant les heures des employés sur chantier qu’après avoir réalisé les fiches de paie.
Le retard dans l’arrivée de ces informations ne simplifie pas le travail de la gestion de la paie, la véracité des informations étant difficile à assurer. Or, les entreprises n’ont aucun intérêt à cela puisqu’elles y perdent aussi bien en réactivité qu’en productivité et ressources économiques.
De plus, la feuille d’heure mensuelle, contrairement à d’autres supports de pointage, ne permet absolument aucune intégration logicielle. Le passage vers une nouvelle forme de pointage des employés passera donc forcément par le déploiement de moyens économiques.
La feuille d’heure mensuelle : quelle alternative ?
Face à la feuille d’heure mensuelle sur papier, la feuille d’heure digitale comme celle proposée par Digital Timesheets™ de Traxxeo forme une excellente alternative.
L’implémentation d’un système digital pour le pointage des heures effectuées offre des avantages considérables face au support papier.
Pour les entreprises avec des équipes mobiles
Les entreprises disposant d’un nombre important d’équipes mobiles, comme c’est souvent le cas dans le BTP, sont directement concernées par les avantages de la feuille d’heure digitale.
La pointeuse peut alors se présenter sous différentes formes. On retrouve alors des dispositifs de pointages mobiles fonctionnant le plus souvent avec un badge, mais aussi des applications mobiles proposant une pointeuse directement intégrée dans le logiciel.
Cet aspect permet donc de collecter des données au format digital, bien plus lisibles et malléables que sur papier.
Une productivité améliorée
La limitation et l’automatisation des tâches chronophages est la raison même du développement de Digital Timesheets™ de Traxxeo.
L’application permet en effet une collecte unique en un seul point des données concernant le pointage des employés. Les processus de report des informations (d’Excel au papier, du papier à Excel dans la base vie puis transmission aux RH) sont donc éliminés.
La quantité de travail, aussi bien pour les départements des RH et de gestion de la paie que pour les contremaîtres sur chantier qui collectent les heures, s’en trouve considérablement réduite.
Cela se traduit par plus de temps pour les travailleurs, temps qui pourra être investi dans d’autres tâches plus pertinentes au bon fonctionnement de l’entreprise et ainsi améliorer sa productivité.
Des informations plus fiables et disponibles en temps réel
En limitant le nombre de saisies d’une même information, les risques de commettre des erreurs de report s’en retrouvent considérablement limités. Les informations reçues par les RH sont alors beaucoup plus fiables, ce qui permet de clarifier et d’améliorer le processus de réalisation des fiches de paie.
La feuille d’heure digitale comme celle proposée par Digital Timesheets™ favorise aussi la transmission des informations. Les données sont alors directement disponibles d’un support à l’autre une fois renseignées dans l’application.
Cette accessibilité directe aux données collectées optimise donc la réalisation des fiches de paie. Le département de la gestion de la paie est au fait de ce qui se passe en temps réel et peut donc produire des fiches de paie fidèles à la réalité du terrain.
De plus, Digital Timesheets™ donne aussi la possibilité de renseigner directement lors du pointage le code relationné au type d’heure effectuée. Cela représente un avantage conséquent quand on connait la difficulté de la gestion de cet aspect sur un support papier.
L’accès aux informations en temps réel est également l’idéal pour la gestion des coûts et leur planification. Il est désormais possible de connaître le coût précis de chaque tâche et d’en déduire plus facilement les dépenses à venir.
Enfin, la réactivité de l’entreprise s’en trouve elle aussi optimisée. L’entreprise peut désormais connaître la situation sur chantier en temps réel et intervenir rapidement en cas de problème ou d’accident.