Le calcul des heures dans le domaine du BTP, un challenge au quotidien

Dans le domaine du BTP comme dans tous les secteurs d’activité, le calcul des heures est une étape indispensable pour le bon fonctionnement de l’entreprise. 

Ce secteur possède cependant des spécificités, à prendre en compte dans le processus calcul des heures. C’est un travail de collecte et de traitement des données qui peut s’avérer fastidieux pour les équipes RH en charge de cette mission.

Respect de la législation, limites d’heures, gestion du temps, les challenges sont nombreux à dépendre de cette étape. C’est pourquoi il est indispensable de mettre en place des procédés fiables qui permettent de limiter les erreurs. 

Il existe aujourd’hui des solutions digitales adaptées au terrain pour accompagner les entreprises dans cette tâche. La numérisation des processus a déjà fait ses preuves : rentabilité, compétitivité, productivité… Les entreprises ne peuvent plus se permettre de se passer de ces outils innovants.

Les différents types d’heures dans le domaine du BTP

La diversité des types d’heures dans le domaine du BTP peut compliquer le calcul des heures de travail. Pour un calcul fiable, il est essentiel de relever chaque jour les heures par type d’heure, par tâche et par ouvrier.

Les heures de travail

Dans le domaine du BTP, l’activité peut varier selon les chantiers et les périodes. C’est un secteur avec des spécificités notables qui doivent être prises en compte dans le calcul des heures de travail.

Les spécificités des heures de travail dans le domaine du BTP :

• Les ouvriers ont des statuts divers (Intérim, CDD, CDI, sous-traitants et autres prestataires externes…) et sont soumis à des législations différentes (en fonction de ce statut, mais également de leur pays de résidence, etc.)
• Les heures travaillées doivent être calculées selon une classification précise (heures supplémentaires, heures de nuit, heures de travail pénible, heures de pluie, heures de trajet, heures de week-end…)
• Pour suivre l’avancée du chantier avec précision, les heures doivent être calculées par tâche.

En résumé, les données collectées sont peu homogènes et de nombreux paramètres sont à prendre en compte pour le calcul des heures. Les différents types d’heure sont soumis à des rémunérations différentes ce qui engendre des complications.

Les absences et congés

Tous les salariés bénéficient de 5 semaines de congés payés par an. Pour chaque mois travaillé, l’ouvrier acquiert 2,5 jours de congé. Le calcul des heures inclut donc le suivi des congés, absences et RTT.

Tout comme les heures de travail, les heures d’absences possèdent des classifications diverses et doivent être calculées selon leur type. Au moment de générer les bulletins de salaire, il est essentiel de connaître le motif d’absence afin de calculer la retenue sur salaire.

En effet, l’absence d’un ouvrier sur le chantier ne doit, en principe, pas donner lieu à une rémunération. Cependant, certaines absences prévues par la loi ou la convention collective doivent bien être rémunérées.

Le calcul des heures doit bien prendre en compte les congés et les absences telles que :

• Les temps de pause, de repos,
• Les congés payés,
• Les absences pour motif familial,
• Les absences pour maladie,
• Les heures de récupération.

Le respect de la législation et des accords collectifs

Les limites d’heures sont encadrées par le Code du Travail et les accords collectifs. L’entreprise doit respecter cette législation au risque de se voir pénaliser. 

Le calcul des heures permet d’effectuer un suivi précis du nombre d’heures de réserve pour chaque ouvrier, c’est une base de travail essentielle pour la gestion du temps et des activités (GTA).

Les limites d’heures

La durée légale pour une semaine complète de travail est de 39 heures. Cependant, la durée maximale hebdomadaire, calculée sur 12 semaines consécutives, est fixée à une moyenne de 46 heures de travail par semaine.

Un ouvrier ne peut pas travailler plus de 10 heures par jour mais selon les conventions collectives, ce nombre peut être porté à 12 heures.

L’ouvrier doit bénéficier d’un jour de repos par semaine au minimum (24 heures consécutives). 

Les heures supplémentaires

Les heures supplémentaires ne sont pas calculées de la même manière selon les accords d’entreprises. L’annualisation du temps de travail impacte le mode de calcul des heures supplémentaires. C’est un dispositif fréquemment utilisé dans le domaine du BTP qui subit de fortes variations d’activité au cours d’une année.

Quelle que soit la méthode de calcul effective, les heures supplémentaires réalisées doivent être compensées par une rémunération ou des jours de repos additionnels. Il est donc essentiel de les prendre en compte dans le calcul des heures.

Traditionnellement, la compensation des heures supplémentaires se fait de deux manières :

• Par une contrepartie financière (+25% de la 36ème à la 43ème heure de travail, puis +50% sur les heures réalisées au-delà de la 44ème heure)
• Par des jours de repos (+1 heure 15 de repos pour 1 heure supplémentaire travaillée de la 36ème à la 43ème heure, puis 1h30 de repos pour 1 heure travaillée au-delà de la 44ème heure)

Un calcul fiable des heures travaillées permet de déclencher les heures supplémentaires et d’ajuster le taux de rémunération en fonction. 

Un calcul des heures fiable et précis

La collecte des heures de travail doit donc être fiable et précise. Tous les éléments relatifs aux types d’heure et aux absences doivent être pris en compte pour une gestion optimale du temps de travail.

Le chef de chantier occupe un poste clé puisqu’il est le point de contact entre les équipes administratives et le terrain. Il doit être en mesure de retranscrire la situation sur le chantier et de notifier les événements suivants :

• Dépassement des heures,
• Absence imprévue,
• Accident du travail,
• Pic d’activité qui engendre un besoin supplémentaire en main-d’œuvre (livraison, dépassement des délais, imprévus…)

Historiquement, un calcul des heures difficile

Dans la pratique, le calcul des heures s’est longtemps appuyé sur des supports traditionnels.

Les supports traditionnels pour le calcul des heures :

• Tableau pour calculer les heures de travail,
• Documents Excel,
• Supports papiers…

Ces supports possèdent de nombreux inconvénients qui peuvent être à l’origine de problèmes de fond pour l’entreprise : manque de compétitivité, productivité en baisse, dépassement des coûts, litiges avec les salariés… Ces freins génèrent des conséquences qui impactent inévitablement la santé financière de l’entreprise.

Des processus fastidieux et chronophages

L’utilisation des supports traditionnels est extrêmement chronophage, autant pour les équipes sur le terrain que pour le responsable RH.

Ces processus engendrent un besoin de communication permanent entre le terrain et l’administratif. Les données doivent être rassemblées puis vérifiées. Cela se traduit par des appels téléphoniques fréquents qui peuvent perturber le rythme de travail de chacun.

Le traitement des données est si fastidieux que cela génère des délais conséquents entre le moment où les heures sont notées et le moment où elles sont calculées dans le bureau des RH. 

Le calcul rétrospectif, en fin de mois, à l’aide de feuilles d’heure souvent incomplètes, illisibles ou manquantes peut générer un stress supplémentaire du côté des équipes administratives qui doivent générer des bulletins de paie sans erreurs.

Des supports qui manquent de fiabilité

Avec les supports Excel et papiers, les erreurs humaines sont fréquentes. Celles-ci se répercutent inévitablement sur le calcul des heures et les bulletins de paie.

Les inconvénients des supports traditionnels :

• Manque de lisibilité, 
• Manque d’harmonie,
• Multiplication des porteurs d’information.

En résumé, l’utilisation des méthodes traditionnelles peut engendrer plusieurs problèmes au sein de l’entreprise :

• Erreurs fréquentes qui se répercutent dans les bulletins de paie,
• Diversité des informations à relever qui rend la collecte des données laborieuse et chronophage,
• Délais de traitement importants qui génèrent du stress pour les équipes RH,
• Manque de fiabilité des supports qui complique la gestion du temps et donc des coûts.

De nos jours, certaines solutions numériques permettent de fluidifier ces processus.

La numérisation des processus pour simplifier le calcul des heures

La digitalisation des feuilles d’heures a permis de simplifier le calcul des heures. Désormais, les entreprises peuvent s’appuyer sur des systèmes plus fiables et efficaces. Ces solutions de pointe leur permettent à terme de gagner en productivité et d’être plus compétitives.

Le pointage digital

Véritable révolution, le pointage digital permet de rendre les données relatives aux heures de travail accessibles à tout moment. Les informations sont ainsi transmises aux équipes RH de manière automatique et instantanée.

Le calcul des heures est simplifié puisque le nombre d’heures travaillées est comptabilisé avec précision. Les heures supplémentaires sont prises en compte et donc compensées comme il se doit par une majoration du taux horaire ou des jours de récupération.

Pour les employés, le pointage virtuel constitue un outil de suivi fiable de leurs heures de présence sur le chantier. Les conflits entre l’entreprise et le salarié sont évités ou résolus rapidement. La traçabilité numérique ne peut être remise en cause.

Les avantages des solutions numériques pour les équipes RH

Véritable gain de temps du côté des équipes RH, les solutions numériques leur évitent un travail fastidieux de collecte et de vérification des données. Ils ont plus de temps pour se consacrer à d’autres tâches relatives à leur cœur de métier.

Les avantages des solutions numériques pour le calcul des heures :

• La solution numérique permet d’identifier en temps réel les anomalies. 
  • Des alertes peuvent être paramétrées en cas de non-respect du Code du Travail ou des règles de gestion internes, avec des applications comme Digital Timesheets™ de Traxxeo.
• Le responsable RH peut veiller au respect des limites d’heures.
  • La gestion du temps et des heures de réserve est simplifiée.
• Les équipes RH disposent d’informations fiables au jour le jour pour générer les bulletins de paie.
  • Ils évitent les erreurs et établissent une relation de confiance avec les salariés de l’entreprise.
• Le responsable RH est informé en temps réel des absences imprévues et peut réagir immédiatement.
  • Les retards sur les chantiers sont évités.

Une meilleure rentabilité pour l’entreprise

Sur un marché compétitif comme celui du BTP, les entreprises doivent s’aligner à leurs concurrentes pour remporter les appels d’offre. 

Cela n’est rendu possible que par une gestion du temps qui leur permet d’être rentables et de respecter la structure des coûts (Work Breakdown Structure). 

L’offre du chantier a été basée sur la WBS, chaque tâche doit donc correspondre au budget d’heure prévu afin de rendre le projet viable pour l’entreprise.

Les solutions digitales représentent pour ces acteurs du domaine du BTP un outil gagnant. Un calcul des heures rigoureux et fiable leur permet d’optimiser les coûts en main-d’œuvre. Le contrôleur de gestion a pour mission de suivre les coûts engendrés par le projet en cours. Il peut ainsi transmettre ces informations au conducteur de chantier qui va allouer les ressources selon les besoins et l’avancement des tâches.

En résumé, l’entreprise devient plus rentable lorsqu’elle utilise une solution numérique pour le calcul des heures.

• Elle connaît avec précision les coûts en main-d’œuvre des différentes tâches du chantier.
  • Cela lui permet de respecter la structure des coûts et de répondre avec pertinence aux futurs appels d’offre.
• En optimisant ses coûts, l’entreprise peut être plus compétitive.
  • Elle peut remporter les appels d’offre et développer ses activités.
• Les responsables RH et les chefs de chantier gagnent du temps pour se consacrer à d’autres tâches.
  • Les responsables ont moins de pression et peuvent se concentrer sur d’autres projets pour faire évoluer l’entreprise.

Le calcul des heures avec un logiciel de gestion du temps et des activités (GTA)

L’implémentation d’un logiciel de gestion du temps et des activités simplifie considérablement le calcul des heures. La fiabilité qu’apporte les solutions numériques représente un gain de temps non négligeable pour les équipes administratives. 

Sur le terrain ce sont des contraintes en moins pour les chefs d’équipe qui peuvent se consacrer à d’autres tâches.

Digital Timesheets™ de Traxxeo propose aux entreprises du domaine du BTP de mettre à la disposition des salariés un outil conçu pour répondre à leurs besoins.

Digital Timesheets™ de Traxxeo, une solution adaptée au terrain

Les entreprises du domaine du BTP ont des spécificités qui nécessitent une réponse adaptée. Les outils qu’ils utilisent doivent prendre en compte les éléments suivants :

• Diversité dans les statuts des travailleurs,
• Mobilité du personnel, 
• Diversité des tâches et des activités,
• Classification des codes d’heure et des rémunérations qui varient en fonction de ceux-ci,
• Communication compliquée entre le terrain et les équipes administratives,
• Limites d’heures imposées par le Code du Travail et les conventions collectives,
• Dispositif d’annualisation du temps de travail fréquemment mis en place au sein des entreprises du domaine du BTP.

Grâce à l’application Digital Timesheets™ de Traxxeo, tous ces éléments sont pris en compte. Les fonctionnalités de l’outil offrent une couverture adéquate de tous ces champs d’action.

En effet, l’application propose les fonctionnalités suivantes :

• Saisie des heures, par tâche et par salarié
• Pré-remplissage des feuilles d’heures à l’aide de listes déroulantes
• Envoi d’alertes paramétrables (Anomalies, dépassement des limites d’heures, non-respect du Code du Travail…)
• Transmission des informations en temps réel du terrain vers les équipes RH

Ce fonctionnement permet de fluidifier les processus et d’assurer un calcul des heures fiable.

Des processus simplifiés et plus efficaces

La mise en place d’une solution de gestion du temps et des activités comme Digital Timesheets™ de Traxxeo constitue une véritable opportunité pour les entreprises. La numérisation des processus permet de fiabiliser les informations et d’optimiser la gestion du temps.

Cet outil facilite la communication entre les équipes qui se trouvent sur le terrain et les équipes RH qui sont dans les bureaux du siège social. Les tâches des uns peuvent souvent manquer de concret pour les autres. C’est pourquoi il est nécessaire de mettre en place des outils d’échange fluides et à double sens.

Les données collectées par l’application Digital Timesheets™ de Traxxeo sont rendues instantanées et peuvent être consultées à tout moment. C’est un gain de temps non négligeable pour les responsables RH mais c’est aussi un élément rassurant pour les salariés. Ils peuvent placer toute leur confiance en l’entreprise puisque les erreurs dans les fiches de paie sont évitées. Leur rémunération correspond aux heures travaillées. La transparence est un avantage rendu possible par la digitalisation du processus de calcul des heures.

Ainsi, Digital Timesheets™ de Traxxeo apporte une solution gagnant-gagnant pour les entreprises comme pour les salariés.

En résumé, les fonctionnalités de l’outil permettent à l’entreprise :

• De gagner en compétitivité grâce à une gestion du temps précise et fiable,
• De gagner en rentabilité en optimisant la gestion de la main-d’œuvre et en simplifiant le contrôle financier
• De réduire les tensions liées aux méthodes traditionnelles de calcul des heures
• De libérer du temps aux chefs d’équipes et responsables RH en leur évitant une tâche fastidieuse et chronophage
• De fluidifier et de rendre instantanée la transmission des informations
• D’éviter une pression conséquente sur les équipes administratives liée à la gestion des bulletins de paie
• De limiter les erreurs dans le calcul des heures et la classification des absences

La solution Digital Timesheets™ de Traxxeo est modulable et peut s’adapter aux besoins de chaque entreprise : codes chantier, limites d’heures, alertes, nombre de salariés… L’interface est intuitive et ne nécessite pas de connaissances particulières. Le chef de chantier dispose de l’application sur son smartphone ou sur une tablette. Il peut à tout moment déclencher le suivi des heures, signaler une anomalie, ajouter un employé ou transmettre des informations importantes aux équipes RH.

C’est donc un outil qui peut s’adapter en toute simplicité au fonctionnement déjà en place dans une entreprise. L’application Digital Timesheets™ de Traxxeo peut aussi s’intégrer aux systèmes existants : SIRH, ERP…