Logiciel de gestion électronique des documents : simplifiez la gestion des dossiers administratifs de vos travailleurs
Améliorez la conformité de vos chantiers grâce à la gestion électronique des dossiers de votre personnel salarié et sous-traitant.
Internalisez la gestion de leurs documents, automatisez les flux de travail et partagez facilement leurs dossiers administratifs avec des tiers, pour une meilleure relation client.
Les avantages de la gestion électronique des documents administratifs avec Traxxeo
Protégez l’image de votre entreprise avec une conformité sans faille de votre personnel chantier.
Profitez d’une relation améliorée avec vos parties prenantes, tout en réduisant les coûts de votre gestion administrative.
Une gestion simplifiée des documents administratifs
- Obtenez la liste codifiée des documents nécessaires par type de travailleur
- Centralisez tous vos documents administratifs sur une plateforme unique
- Transformez les PDF, PNG, etc. en données intelligentes grâce à l’intelligence artificielle
Une conformité garantie, à tout instant
- Assurez la validité des documents à tout moment grâce à des contrôles automatiques
- Recevez une notification lorsque les documents sont périmés ou non valides
- Assurez-vous que le statut administratif de tous les travailleurs est conforme grâce aux contrôles et aux alertes automatiques
Un partage facilité des dossiers administratifs
- Diffusez ou réceptionnez les dossiers administratifs des travailleurs chantier en un clin d’oeil
- Assurez l’ordre administratif des dossiers envoyés ou réceptionnés
- Automatisez le partage des documents administratifs vers vos clients
La plateforme de gestion documentaire alimentée par l’intelligence artificielle
Réduisez considérablement les tâches manuelles et répétitives grâce à une technologie de reconnaissance d’image de pointe. Facilitez la collecte, la lecture et le partage de vos documents administratifs dans une plateforme sécurisée.
Carte d’identité, carte BTP, déclaration Limosa ou document A1… glissez directement vos PNG, PDF, JPEG ou autres formats dans la plateforme pour les transformer en données intelligentes. Un document ajouté est expiré ou non valide ? Vous en êtes immédiatement alerté.
Le logiciel de GED, votre assistant administratif numérique
Travailleur étranger ou non, oeuvrant sur un chantier à l'extérieur ou à l'intérieur du pays... en fonction du profil du collaborateur, les documents légaux nécessaires ne sont pas les mêmes. Or, dans le secteur du BTP (Bâtiment et Travaux Publics), les cas de figure sont nombreux.
Pour vous assister dans cette gestion documentaire complexe, la plateforme vous fournit la liste codifiée des documents nécessaires par type de travailleur, selon la région de l'employeur, le type de contrat et la région du collaborateur.
Une solution complète pour automatiser le traitement des documents
Le logiciel de gestion documentaire de Traxxeo ne se contente pas d'automatiser la reconnaissance de vos documents. L'outil vous permet également de simplifier le traitement des documents à chaque étape.
Grâce à la lecture automatisée, toutes les informations clés sont directement numérisées et disponibles dans le logiciel. L'exactitude et la validité du document chargé sont directement vérifiées par la plateforme.
Une date d'expiration est dépassée ? Vous en êtes directement alerté et pouvez prendre action rapidement. Des documents sont manquants ? Vous pouvez facilement envoyer des rappels clairs et précis vers les travailleurs ou sous-traitants concernés.
Pour les sous-traitants, un partage simplifié des dossiers administratifs des travailleurs
Vous êtes une entreprise sous-traitante ? Vous êtes sûrement amené à partager les dossiers administratifs de votre personnel oeuvrant sur les chantiers de votre client. Cela peut concerner des milliers de documents administratifs et ce, vers chacun de vos clients.
L'ordre administratif de ces dossiers est primordial pour votre relation client. Le logiciel de GED de Traxxeo vous permet de partager facilement l'ensemble des documents requis, en fonction des travailleurs amenés à travailler pour ce client sur une période donnée.
Fini de scanner des documents papiers ou de multiplier les échanges d'emails. L'échange des documents numériques se fait en un clic.
Maîtrisez votre gestion des ressources humaines
Découvrez des outils de gestion RH pensés pour les utilisateurs. Fort de son expertise métier, Traxxeo a développé des outils de gestion des temps adapté à la gestion RH des équipes mobiles. Ses fonctionnalités avancées vous permettrons de soulager vos équipes RH et vos opérationnels, tout en favorisant un meilleur climat social.
Pour les entreprises générales, une gestion des documents simplifiée au quotidien
Quel collaborateur est en règle, qui ne l'est pas ? Le personnel de mes sous-traitants est-il en ordre administratif ? En tant qu'entreprise générale, le logiciel de GED de Traxxeo vous offre un aperçu clair et actualisé de la situation administrative de l'ensemble du personnel oeuvrant sur vos chantiers.
Vos gestionnaires ne perdent plus de temps en recherche d'information ou en traitement des documents papier. La gestion électronique des documents leur fait gagner du temps, tout en garantissant la conformité de chaque travailleur présent grâce aux contrôles automatiques de la plateforme Traxxeo.
Une application mobile pour la gestion des documents depuis le terrain
En tant qu'encadrant du chantier, il ne vous est pas toujours facile de garder une vue sur l'ordre administratif du personnel présent sur site ? Assurez la conformité de vos effectifs en ayant un accès instantané au statut administratif de votre personnel depuis le chantier grâce à une application mobile facile à utiliser.
Visualisez la liste des travailleurs présents ainsi que leur ordre administratif, en temps réel
Téléchargez et numérisez de nouveaux documents directement depuis le terrain
Accédez à votre base de données depuis l’application mobile
Créez et complétez de nouveaux profils de travailleurs
Découvrez une solution de gestion documentaire adaptée à vos processus métier !
Gagnez en visibilité, passez à l'action
Obtenez une visibilité sur la présence des travailleurs
Contrôlez l’administration et la formation des travailleurs
Conservez un registre des contrôles effectués
Consultez la documentation des travailleurs
Prenez des mesures sur la base de données actualisées
Assurez la conformité et la sécurité des personnes sur le site
Notre expertise
Une question ? Nous vous accompagnons
La gestion électronique des documents (GED) et le système de gestion des documents (DMS) sont deux termes souvent utilisés de façon interchangeable. En réalité, bien qu’ils se réfèrent à des processus similaires, leurs définitions sont légèrement différentes. La GED se réfère à l’ensemble des processus et des technologies utilisés pour stocker, gérer et partager des documents numériques, tandis que le DMS fait référence à un système qui permet aux entreprises de gérer leurs documents numériques. Un DMS est donc l’équivalent d’un logiciel de GED.
La gestion électronique des documents (GED) est une une méthode permettant aux entreprises de stocker, gérer et partager des documents numériques en ligne. La numérisation et le stockage des documents dans le Cloud permet d’accéder aux documents depuis n’importe quel lieu et à tout moment. La dématérialisation permet aux entreprises de centraliser et sécuriser leurs documents administratifs. Cette approche allège la charge de travail des gestionnaires administratifs, favorise la collaboration et simplifie les échanges.
Les outils de la gestion documentaire électronique (GED) incluent des systèmes de gestion de contenu, des systèmes de gestion de documents, des systèmes de gestion des connaissances et des systèmes de gestion de workflow. La GED peut aider à améliorer considérablement l’efficacité de l’entreprise en offrant une solution centralisée pour stocker, archiver et gérer les documents. De manière générale, la dématérialisation des documents en facilite l’accès tout en simplifiant la gestion et le partage.
La mise en place d’un logiciel de Gestion Électronique des Documents (GED) nécessite plusieurs étapes. Tout d’abord, il est nécessaire d’identifier les besoins et les objectifs de l’entreprise en matière de gestion des documents. Ensuite, il faut choisir le logiciel de GED adéquat et configurer le système. La troisième étape consiste à dématérialiser l’ensemble des documents physiques, tout en respectant une structure de classification logique. Une fois le système installé, il faut le tester et former le personnel à son utilisation. Enfin, le système doit être mis en œuvre et maintenu régulièrement.
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