Verplichte registratie van de arbeidstijd in België: wat er verandert met de wet van 2027

Korte samenvatting: Vanaf 1 januari 2027 wordt de nauwkeurige registratie van de werktijd in België verplicht. Bouwbedrijven moeten afstappen van papier en Excel en overstappen op een digitaal systeem dat „objectief, betrouwbaar en toegankelijk“ is.
Wat? De wettelijke verplichting om de begin- en eindtijden en pauzes nauwkeurig te registreren via een fraudebestendig systeem.
Waar komt deze wet vandaan? Uit de jurisprudentie van het Hof van Justitie van de EU (de bekende arresten CCOO en Loredas), die in België officieel wordt toegepast via het federale begrotingsakkoord.
Wie heeft hiermee te maken? Alle Belgische bedrijven, ongeacht hun omvang.
Is Checkinatwork voldoende? Nee. Checkinatwork controleert alleen de aanwezigheid (RSZ), terwijl wet 2027 vereist dat de exacte duur van het werk wordt gemeten.
De uitdaging in de bouwsector: Mobiliteit tussen verschillende locaties, slecht weer en CP 124 maken vaste prikklokken en spreadsheets achterhaald en riskant in geval van een controle.
De oplossing: Anticipeer nu al door bouwplaatsleiders uit te rusten met een offline mobiele app, die rechtstreeks verbonden is met het sociaal secretariaat.

De wet verandert. Laat u niet onderwerpen aan controles door de sociale inspectie.

De Belgische bouwnorm:

De noodzaak van vooruitdenken in de bouwsector

Naar aanleiding van de Europese richtlijn inzake arbeidstijd (bekrachtigd door het CCOO-arrest van het Hof van Justitie van de Europese Unie van 14 mei 2019) heeft België in het kader van zijn recente federale begrotingsakkoord (het „Arizona”-akkoord) het volgende besloten: vanaf 1 januari 2027 zullen alle werkgevers in het land verplicht zijn een systeem voor de registratie van de arbeidstijd in te voeren.

Hoewel veel sociale secretariaten hun klanten nog steeds adviseren om de definitieve uitvoeringsbesluiten af te wachten alvorens de nodige maatregelen te nemen, is dit een grote strategische fout voor de bouwsector.

In de bouwsector voer je een nieuw HR-instrument niet van de ene op de andere dag in. Het uitrusten van mobiele teams, het testen van een app in de regen, het opleiden van bouwplaatsleiders die soms weerstand bieden tegen verandering en het aanpassen van de loonverwerkingsprocessen (specifiek voor CP 124) vereist maanden van voorbereiding en het volgen van een nauwkeurig tijdschema. Het uitblijven van actie vandaag zal morgen leiden tot sancties (en administratieve chaos).

Wet 2027 inzake de registratie van de arbeidstijd: wat België voorschrijft

Wat houdt de verplichte registratie van de arbeidstijd in 2027 in? Het gaat om een wettelijke verplichting die Belgische werkgevers oplegt om de exacte begin- en eindtijden en pauzes van elke medewerker te registreren en bij te houden via een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem. Het doel is om de naleving van de arbeidstijdlimieten te waarborgen en een correcte vergoeding van overuren te garanderen.

De 3 verplichte criteria: een „objectief, betrouwbaar en toegankelijk” systeem

De wet vereist niet alleen dat u toezicht houdt op uw teams. Het registratiesysteem dat u gaat invoeren, moet voldoen aan wat de wet daadwerkelijk voorschrijft, namelijk drie strikte wettelijke criteria, die wij hebben vertaald naar de praktijk op uw bouwplaatsen:

Objectief: Gedaan met „ruw geschatte“ uren of dagforfaits van 8 uur die over de week worden afgevlakt. Het systeem moet het werkelijke tijdstip registreren waarop de werknemer aan het werk gaat (of dat nu op het depot is of direct op de bouwplaats) en het exacte tijdstip van beëindiging.
Betrouwbaar: Het systeem moet onvervalsbaar zijn en bestand zijn tegen de omstandigheden op het terrein. Een door de regen doorweekt vel papier of een Excel-bestand dat achteraf kan worden gewijzigd, worden door de rechter niet als betrouwbaar beschouwd. Een digitale (en geolokaliseerde) tijdstempel via een mobiele app garandeert deze betrouwbaarheid, ook bij slecht weer.
Toegankelijk: De gegevens mogen niet opgesloten zitten in het kantoor van de HR-afdeling. Werknemers moeten hun eigen gewerkte uren kunnen inzien. Bovendien moet de sociale inspectie bij een controle ter plaatse een leesbare en onmiddellijke export kunnen eisen.

Sancties en sociale inspectie: welke risico’s lopen kleine en middelgrote bouwbedrijven?

Het ontbreken van een conform systeem in 2027 zal niet beperkt blijven tot een eenvoudige waarschuwing. U loopt het risico op administratieve en strafrechtelijke boetes (Sociaal Strafwetboek) die al snel hoog kunnen oplopen.

In geval van een geschil voor de arbeidsrechtbank moet de werknemer weliswaar zijn vordering onderbouwen, maar heeft de werkgever de wettelijke plicht om mee te werken aan het bewijs. Zonder objectief register neigt de jurisprudentie er steeds meer toe de werknemer in het gelijk te stellen.

Waarom de bouwsector zich nu al moet voorbereiden

Verwar Checkinatwork niet met de registratie van de werktijd

Dit is een heel begrijpelijke verwarring op bouwplaatsen: „Mijn werknemers klokken elke ochtend al in via Checkinatwork, dus ik voldoe aan de regels voor 2027.” In werkelijkheid gaat het hier om een veelvoorkomende misvatting. Hoewel ze elkaar in de praktijk aanvullen, vallen deze twee verplichtingen onder totaal verschillende wettelijke regelingen, ministeries en doelstellingen. Een Checkinatwork-aangifte biedt geen bescherming bij een controle op de arbeidstijd.

Daarom moet u deze twee concepten absoluut scheiden (of op een slimme manier centraliseren):

Kenmerk	Checkinatwork (RSZ)	Arbijdstijdregistratie (Wet 2027)
Wettelijk doel	Bestrijding van zwartwerk en sociale fraude (aanwezigheidsaangifte).	Het meten van de werkelijke arbeidsduur, pauzes en de betaling van overuren.
Verzamelde gegevens	“Wie is er vandaag aanwezig op bouwplaats X?” (Een eenvoudige dagelijkse bevestiging.)	“Hoe laat precies is de werkdag begonnen, wat zijn de pauzes en hoe laat is de werkdag geëindigd?”
Toepassingsgebied	Bouwplaatsen met een waarde boven een bepaald bedrag (meestal > 500.000 €).	Alle bedrijven, op alle bouwplaatsen (zelfs bij een reparatie van 2 uur), vanaf de eerste werknemer.

Om na te gaan of uw personeel (onderaannemers, uitzendkrachten) onder deze gekruiste regels valt, raadpleeg ons dossier: Welke bedrijven zijn in 2027 betrokken bij de registratie van de werktijd?

Het einde van Excel-bestanden en papieren urenstaten

We kennen allemaal hoe het er op vrijdagavond aan toe gaat bij kleine en middelgrote bouwbedrijven: verfrommelde, soms vochtige of doorstreepte urenstaten die vanuit de bouwplaats in het handschoenenkastje van het busje worden meegebracht. Deze documenten worden vervolgens door het administratieve team ontcijferd en in een Excel-bestand ingevoerd. Erger nog, soms wordt het Excel-bestand ’s avonds „uit het hoofd“ ingevuld door de bouwplaatsleider, waarbij de uren van iedereen worden afgerond op „8 uur per dag“.

Deze methoden hebben hun laatste uren beleefd.

Dit proces is niet alleen tijdrovend en een bron van enorme fouten (met name bij de nauwkeurige berekening van mobiliteitsvergoedingen), maar het is vooral juridisch uiterst riskant in het licht van de betrouwbaarheidseisen van de wet van 2027. In de praktijk zullen Excel en papier in geval van een geschil absoluut niet verdedigbaar zijn.

Een Excel-bestand of een papieren document voldoet nauwelijks aan het criterium van „betrouwbaarheid“ en „onvervalsbaarheid“ dat door de Europese jurisprudentie wordt geëist. Bij een controle bieden deze documenten, die achteraf kunnen worden gewijzigd, zeer weinig rechtszekerheid, omdat ze op elk moment kunnen worden aangepast zonder dat daar betrouwbare sporen van achterblijven.

De uitdagingen bij het bijhouden van de uren op de bouwplaats (en hoe je die kunt overwinnen)

Het bijhouden van de werktijd in een fabriek of op kantoor is eenvoudig: de werknemer komt om 8.00 uur aan en vertrekt om 17.00 uur vanuit hetzelfde gebouw. Voor bouwbedrijven daarentegen is het bijhouden van de werktijd een ware logistieke hoofdbreker in de dagelijkse praktijk.

Dit zijn de drie grootste uitdagingen in uw sector, en hoe digitalisering helpt om deze te overwinnen:

1. Extreme mobiliteit (Werken op meerdere bouwplaatsen tegelijk)

Het probleem: laten we eens kijken naar het klassieke voorbeeld van een arbeider die om 6.30 uur bij het depot langskomt om de vrachtwagen te laden, tot 12.00 uur op een slooplocatie werkt en ’s middags vervolgens naar een andere locatie vertrekt voor een spoedreparatie. Een fysieke tijdklok bij de ingang van een „vaste” bouwplaats kan dit traject onmogelijk volgen

De oplossing: een mobiele app met geolokalisatie in de zak van de ploegleider. Hij kan gedurende de dag met één klik van bouwplaats wisselen. Het sociaal secretariaat ontvangt het juiste aantal uren en de directie kan de loonkosten aan de juiste projecten toewijzen (Jobcosting).

2. De onvoorspelbare omstandigheden ter plaatse en slecht weer

B Het probleem:B in de bouw heb je geen controle over het weer. Wat gebeurt er als een zware regenbui om 14.00 uur het storten van het beton onderbreekt? Als deze informatie op een stuk papier wordt genoteerd, bestaat het risico dat ze verloren gaat of aan het einde van de week verkeerd wordt ingevoerd.

De oplossing: dankzij de digitale tijdregistratie kan de ploegleider onmiddellijk „werkloosheid wegens slecht weer“ melden. De teller voor de daadwerkelijk gewerkte tijd wordt stilgezet en de loonafrekening wordt automatisch aangepast, zonder dat er menselijke fouten kunnen optreden.

3. De specifieke kenmerken van PC 124 (toeslagen en mobiliteit)

Het probleem: een uur in de vrachtwagen wordt niet op dezelfde manier vergoed als een uur op de kraan (reistijd versus daadwerkelijke werktijd, status van chauffeur versus passagier). Als uw systeem alleen „bruto-uren“ registreert, zal uw salarisadministrateur dagenlang bezig zijn om alles handmatig opnieuw te berekenen om de mobiliteitsvergoedingen uit te betalen.

De oplossing: gespecialiseerde software voor de bouwsector, zoals Traxxeo, integreert de regels van uw cao standaard in het systeem. Het systeem berekent deze complexe variabelen vooraf, zodat uw salarisadministratie in een mum van tijd in orde is.

Badgeuse, Excel of app: welk systeem moet je kiezen om aan de voorschriften te voldoen?

Met het oog op de verplichting die in 2027 ingaat, vragen veel bedrijven zich af welke oplossingen er zijn om te voldoen aan de wet op de tijdregistratie. Voor kmo’s in de bouwsector liggen er doorgaans drie opties op tafel. Maar let op: ze zijn niet allemaal evenwaardig, noch juridisch, noch operationeel.

Het Excel-bestand (het schijnbaar goede idee): zoals we hebben gezien, is dit tijdrovend, vatbaar voor invoerfouten en, bovenal, juridisch onverdedigbaar in geval van een controle door de sociale inspectie. Het voldoet niet aan de door de wet vereiste criteria inzake onschendbaarheid. (Voor meer informatie over de exacte gegevens die moeten worden verzameld, lees onze gids: Wat de wet op de tijdregistratie werkelijk oplegt aan de Belgische bouwsector).

De fysieke of biometrische tijdklok: de klassieke “bouwplaats-tijdklok“ is ongeschikt voor mobiele teams. Er is een elektrische installatie voor nodig (die aan het begin van een project soms nog ontbreekt), het apparaat kan het slachtoffer worden van vandalisme, het onderhoud is duur en het biedt absoluut geen oplossing voor de verplaatsingen van uw werknemers tussen meerdere locaties op één dag.

De mobiele klokapp (de enige duurzame oplossing): dit is het digitale alternatief bij uitstek. Door de smartphone van de ploegbaas om te vormen tot een klokterminal (zelfs in offline modus zonder 4G-netwerk), maakt deze app het mogelijk om met één klik het begin en einde van de dienst van de hele ploeg te timestempelen en te geolokaliseren. De gegevens (uren, slecht weer, mobiliteit) worden vervolgens automatisch en foutloos doorgegeven aan uw sociale secretariaat.

Kortom: neem vóór 2027 de regie over je eigen werktijden

De deadline van 2027 nadert met rasse schreden. De bouwsector kent een aantal unieke uitdagingen (mobiliteit, slechte weersomstandigheden, uitbesteding, CP 124) die een last-minute noodimplementatie tot een risicovolle onderneming maken voor uw salarisadministratie. Vooruitdenken is uw beste garantie voor winstgevendheid en rechtszekerheid.

Is het bijhouden van de werktijd verplicht in België?

Vanaf 1 januari 2027, ja. Naar aanleiding van het federale begrotingsakkoord en om te voldoen aan de Europese richtlijn, wordt de nauwkeurige registratie van de gewerkte uren een wettelijke verplichting voor alle Belgische werkgevers, zonder uitzonderingen op basis van de bedrijfsgrootte.

Vervangt Checkinatwork in 2027 de registratie van de werktijd?

Nee, het gaat om twee afzonderlijke verplichtingen. Checkinatwork registreert uitsluitend de algemene „aanwezigheid” van een persoon op een grote bouwplaats om redenen van sociale zekerheid en fraudebestrijding (RSZ). De wet van 2027 vereist daarentegen dat de arbeidsduur, het exacte beginuur, de pauzes en het einduur nauwkeurig worden gemeten om te garanderen dat de lonen en overuren correct worden uitbetaald.

Kan Excel worden gebruikt om de werktijd van werknemers bij te houden?

Hoewel het gebruik van Excel of papieren formulieren in sommige zeer kleine organisaties tijdelijk wordt getolereerd vanwege een gebrek aan middelen, voldoet het niet aan de wettelijke criteria voor „betrouwbaarheid” die door de Europese rechtspraak worden vereist. Aangezien deze bestanden achteraf kunnen worden gewijzigd, wordt het gebruik ervan ten zeerste afgeraden en bieden ze u geen bescherming tegen de omkering van de bewijslast in geval van een geschil of controle.

Raadpleeg voor alle juridische kwesties altijd een juridisch adviseur.

Verplichte registratie van de arbeidstijd in België: wat er verandert met de wet van 2027​