Check In At Work: alles wat u moet weten

Om de rechten van arbeiders op de werf te beschermen, en ook om sociale dumping en fraude te voorkomen, heeft de Belgische overheid een platform genaamd Check In At Work (ook bekend als Checkin@work of CIAW) opgezet om de aanwezigheid van arbeiders op bouwplaatsen te registreren.

Dit artikel legt uit wat CIAW is, op wie het van invloed is en hoe u bouwsoftware kunt gebruiken voor aanwezigheidsmonitoring & documentbeheer om te garanderen dat u aan uw wettelijke verplichtingen voldoet.

Check In At Work: waar gaat het allemaal om? Wanneer is het nodig ?

CIAW is een online dienst in België om de aanwezigheid van bouwvakkers te registeren bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. Het gebruik van het platform is verplicht voor ieder bouwproject in België dat een totale kostprijs van tenminste € 500.000 (exclusief btw) heeft.

Een verplichting in België en elders

België is echter niet het enige land dat dergelijke aanwezigheidsregistratie vereist. In Zweden is aanwezigheidsregistratie nu verplicht ongeacht het budget van het bouwproject. En sinds 12 mei 2019 is het ook verplicht in Spanje. Internationaal worden de regels omtrent aanwezigheidscontrole steeds verder aangescherpt of ingevoerd.

Voor wie geldt Check In At Work?

Aan het begin van iedere werkdag moet elke persoon die op de werf aanwezig is, bij de dienst zijn aangemeld. Anders kunnen de gevolgen aanzienlijk zijn: boetes voor niet-naleving van het Checkinatwork kunnen oplopen tot €6.000 per medewerker en kunnen ook gepaard gaan met een strafrechtelijke sanctie.

Exact weten op wie deze wetgeving van toepassing is, is de eerste stap om onaangename verrassingen te vermijden. De onderstaande lijst laat zien wie via CIAW aangemeld moet zijn als zij werkzaamheden op de bouwplaats uitvoeren:

• werkgevers
• arbeiders
• buitenlandse arbeiders
• zelfstandige medewerkers
• uitzendkrachten

Wie is verantwoordelijk voor de dagelijkse registratie?

Werkgevers en aannemers zijn meestal verantwoordelijk voor de registratie van niet alleen al hun eigen medewerkers, maar ook hun onderaannemers en onafhankelijke aannemers. Zelfstandigen en onderaannemers kunnen zich echter ook zelf registeren.

Het is belangrijk om onduidelijkheid te vermijden over wie verantwoordelijk is voor de registratie; daarom wordt dit tegenwoordig meestal gespecificeerd in het contract. Zo kan een werknemer zelf verantwoordelijk zijn voor zijn eigen registratie als dit zo met de werkgever is afgesproken. Zo niet, dan kan de werknemer controleren of de aanmelding door zijn werkgever is verricht.

Wanneer moet de registratie plaatsvinden?

De registratie moet dagelijks, voor elke werkdag en voordat de persoon aan het werk gaat, plaatsvinden. Bovendien is het mogelijk om de CIAW tot 30 dagen van tevoren op de hoogte te brengen van de aanwezigheid van de werknemer. Dit kan vervolgens indien nodig gewijzigd of geannuleerd worden, bijvoorbeeld in geval van onderbrekingen op de werf of afwezigheid van een medewerker wegens ziekte. Wijzigingen kunnen ook tot het einde van de desbetreffende werkdag worden doorgevoerd.

Het is belangrijk op te merken dat wanneer een werknemer op dezelfde dag op verschillende bouwplaatsen aanwezig is, er voor elke site een aparte registratie moet worden gedaan.

Naleving met Check In At Work garanderen dankzij bouwsoftware

De aanwezigheid van iedere arbeider bijhouden is een van de meest uitdagende taken voor elk bouwbedrijf. Wanneer er grote aantallen personeelsleden op een werf aan de slag zijn, is het moeilijk om ervoor te zorgen dat de administratieve status van elke medewerker in orde is, vooral wanneer sommigen op dezelfde dag op verschillende locaties werken.

Hieronder leggen we kort uit hoe digitale tools de naleving van uw CIAW-verplichtingen veel eenvoudiger kunnen maken.

1. Aanwezigheidscontrole: eenvoudig Checkinatwork met een mobiele app

De aanwezigheidscontrole van uw medewerkers op de werf is niet eenvoudig, maar niettemin heeft de bouwsector hieromtrent strenge regels. En daar is een goede reden voor: helaas is de bouw een van de gevaarlijkste sectoren om in te werken. Hoe kunt u dan garanderen dat de administratieve status van al uw werknemers die ter plaatse aanwezig zijn correct is?

Alle nodige gegevens beschikbaar op smartphone of tablet

Digitale aanwezigheidsregistratie helpt u om ongewenste boetes te vermijden en bijkomende risico’s te verminderen. Concreet stelt het u in staat om:

• te controleren of iedereen op de werf correct is aangemeld bij de CIAW-administratie en of de administratieve status van elke werknemer is zoals het hoort (bv. dat de juiste documenten zijn geüpload en dat ze allemaal in orde zijn, het bedrijf correct is geregistreerd, enz.)
• elke persoon te authentiseren op basis van documentatie en een foto
• een nieuwe persoon registeren, eventueel de CIAW-aangifte doen en verplichte documenten aan het systeem toevoegen
• de uitgevoerde controles vastleggen.

Uw oplossing voor aanwezigheidscontrole is het essentiële relais tussen de sociale zekerheid (RSZ), uw onderaannemers, uw werf en uw hoofdkantoor.

2. Documentbeheer: Limosa, A1… beheer al uw documenten binnen dezelfde software

Ook hierbij kan digitale technologie helpen. Dankzij een documentbeheeroplossing beschikt u over een duidelijk en volledig beeld van de administratieve status van iedereen – uw werknemers, uitzendkrachten, onderaannemers, enz. – aangezien alles geregistreerd of gecentraliseerd is op één enkel platform.

De software identificeert automatisch ontbrekende of ongeldige documenten en vraagt de gebruiker om dit op te volgen. Bovendien kan de tool, door gebruik te maken van artificiële intelligentie, automatisch een document uitlezen dat wordt geïmporteerd, alle benodigde informatie verzamelen en automatische controles uitvoeren om de geldigheid ervan te verifiëren.

Op deze manier verloopt het beheer van de administratie voor uw werknemers eenvoudiger, sneller en efficiënter. Dit helpt ervoor te zorgen dat u voldoet aan alle relevante wetgeving, inclusief CIAW.

Check In At Work met Traxxeo

Traxxeo biedt u een compleet, eenvoudig en efficiënt Checkinatwork-proces. Vermijd administratieve sancties en zorg ervoor dat uw vestigingen te allen tijde aan de voorschriften voldoen.

De mobiele applicatie van Checkinatwork maakt uw field teams autonomer, terwijl het online platform het dagelijks leven van uw Checkinatwork managers vereenvoudigt.

De voordelen van Checkinatwork met Traxxeo:

• administratief beheer, zowel op de werf als in het hoofdkantoor
• productiviteit voor werfmanagers, omdat er minder papierwerk is en ze ondersteund worden door efficiënte digitale tools
• bedrijfsreputatie en financiën, dankzij het verminderde risico op boetes en ook kosteneffectieve investeringen in digitale oplossingen in plaats van hardware
• veranderingsmanagement en verder gaan op het pad naar hoogwaardige digitale oplossingen die geleidelijk door de industrie worden geadopteerd, om de leiders van morgen te kunnen worden.

Met 12 jaar ervaring heeft Traxxeo enkele hoogstaande digitale tools ontwikkeld die voldoen aan de behoeften van eender welk bouwbedrijf ter wereld.

Met Checkinatwork-oplossingen, zoals aanwezigheidscontrole en documentbeheer, kan uw bedrijf de administratieve naleving van alle medewerkers op uw bouwplaatsen garanderen en de juiste applicaties aan elke gebruiker leveren.

Trainingen en accreditaties kunnen ook worden beheerd met behulp van deze oplossingen om een maximale veiligheid op de werf te garanderen.