La gestion des plannings est indispensable en entreprise. Une planification rigoureuse est d’autant plus importante si vous devez gérer des équipes nombreuses et/ou réparties sur plusieurs sites.
Sans outil adapté, la planification des équipes peut vite devenir un véritable casse-tête, que ce soit pour les responsables des opérations ou les responsables RH. Un logiciel de planning, ou logiciel de planification, est un allier précieux pour une gestion de projets sans encombre.
Découvrons ensemble comment Ressource Planning™, le logiciel de planification dédié aux équipes mobiles, peut vous aider au quotidien.
La gestion des plannings, un enjeu central en entreprise
La gestion des plannings est une étape cruciale de la gestion de projets. Une affectation efficace des ressources permet le bon déroulement des flux de travail.
Une bonne planification se définit comme « la bonne personne, au bon endroit, au bon moment« . Si le concept semble simple, il en va autrement en pratique.
Planification sous contrainte, prise en compte des disponibilités et compétences de chacun, gestion de tâches, identification des besoins de chaque projet… la planification professionnelles des ressources humaines est aussi complexe qu’essentielle.
C’est pourquoi de plus en plus d’entreprises font appel à des logiciels de gestion de planning. Ces outils de gestion permettent de faciliter la planification des équipes, de fluidifier les flux de travail et d’améliorer la productivité.
Progressivement, le logiciel de planning en entreprise est devenu l’outil indispensable des équipes RH et opérationnelles.
Comment gérer un planning d’équipe ?
Pour réaliser un planning d’équipe qui tient le route, il n’y a qu’une solution : une organisation en béton. Avant de répartir le travail, il convient de vérifier en amont les disponibilités de chacun. Et là, il ne faut bien louper : demandes de congés approuvées, journées formations, visite médicale, périodes de repos obligatoires…
La première clé pour réussir son planning d’équipe, c’est de comprendre que le planning des heures de travail est indissociable du planning des absences. Vous devez disposer d’une vue claire sur les disponibilités de chacun.
La gestion de tâches est un autre élément nécessaire à la planification des équipes. Organiser précisément les tâches dans le temps et l’espace permet d’identifier les besoins de chaque projet en termes de main-d’oeuvre et de compétences.
Il suffit alors de vous rendre dans l’outil Ressource Planning™ pour visualiser les absences ou disponibilités des équipes, les besoins de chaque projet et affecter le personnel sur chacun de vos projets en quelques clics.
La dernière étape consiste à communiquer le planning réalisé à l’ensemble des équipes.
Comment faire un planning pour le personnel en 4 étapes
Pour réaliser le planning des équipes, il est donc nécessaire de passer par 4 étapes distinctes :
- Réaliser ou disposer du planning consolidé des absences et congés, afin de disposer d’une vue claire des disponibilités de vos collaborateurs
- Faire remonter les besoins en personnel de chaque projet, en tenant compte des compétences nécessaires pour les tâches à réaliser
- Affecter les équipes disponibles aux différents projets, en tenant compte de l’ensemble des contraintes.
- Communiquer les plannings réalisés aux différentes équipes en temps et en heure.
Pour vous accompagner tout au long de ce processus, il existe désormais des outils numériques dédiés, tel que le logiciel de planification des équipes Ressource Planning™
Le logiciel de planification du personnel, un outil d’organisation indispensable
Le logiciel de planification du personnel permet de gérer efficacement les plannings de travail du personnel, tout au long du projet. Il est particulièrement utile pour les entreprises ayant un personnel nombreux, travaillant sur différents sites.
Le secteur de la construction, réunissant une grande variété d’intervenants sur différents chantiers, est un bon exemple de cette complexité. Une planification efficace du chantier y est tout simplement une condition de la réussite du projet.
Le logiciel de planning permet de planifier les horaires de travail, de suivre les congés et absences du personnel, d’établir les besoins en personnel, d’affecter les équipes… et ainsi de garantir une gestion de projet fluide.
Passer par un outil logiciel de planification permet avant tout de centraliser la gestion des plannings au sein d’un même outil. Les solutions digitales rendent l’information accessible pour tous, à tout instant.
Les outils de gestion numérique des plannings, tels que Traxxeo, permettent également une planification sous contrainte, ainsi que d’autres fonctionnalités faisant gagner un temps précieux aux équipes en charge de la planification.
Gestion des plannings et outil logiciel : les avantages du numérique
Du tableau excel au diagram de Gantt, il existe de nombreuses solutions de gestion des plannings. Pour une gestion professionnelle cependant, le recours à un outil logiciel tel que Ressource planning™ présence de nombreux avantages.
1. Visualisez les plannings de vos équipes à tout moment
Avec Ressource Planning™ de Traxxeo, vous obtenez une vue globale du planning de vos équipes. Vous pouvez visualiser l’emploi du temps de votre personnel par jour, semaine, mois… et l’organiser dans le détail.
Que vous préfériez travailler sur un planning quotidien, hebdomadaire ou mensuel, l’outil s’adapte à vos habitudes en un clin d’oeil. Les différentes vues calendrier permettent une prise en main optimale, pour une gestion des ressources facilitée.
2. Organisez et répartissez le travail entre vos collaborateurs
Grâce à ces fonctionnalités avancées, Ressource planning™ vous permet également de visualiser les besoins de chaque projet, ou point d’intérêt (chantier, lieu d’intervention…).
La vue dédiée vous permet de planifier des évènements génériques, correspondant au besoin du projet. Vous pouvez ainsi spécifier le besoin d’un intervenant disposant de compétences particulières sur une période donnée.
L’affectation des collaborateurs en fonction de leurs disponibilités peut alors se faire dans un second temps. Ceci permet une plus grande flexibilité dans la répartition des équipes, tout en assurant une planification et une gestion de projets optimales.
3. Réalisez des plannings sous contraintes, sans encombre
Sans outil adapté, la planification sous contrainte peut vite s’apparenter à un casse-tête de mathématicien.
Pourtant, au sein des ressources humaines, les contraintes sont omniprésentes : limite de production des équipes, repos compensatoires, phases de obligatoires… il est crucial de tenir compte de ces contraintes dès le début, pour éviter toute mauvaise surprise par ailleurs.
Avec l’outil logiciel Ressource planning™, vous planifiez sous contrainte en toute facilité, dans le respect de vos règles de gestion RH. La prise en main du logiciel est rapide et intuitive, grâce à une interface pensée pour son utilisateur.
4. Comparez le planifié au réalisé
La gestion des ressources humaines n’est pas une science exacte : entre le travail planifié et réalisé, il existera toujours un écart, plus ou moins conséquent.
Cela est tout naturel : nos journées de travail sont ponctuées d’imprévus, et la productivité des salariées varient inlassablement.
Cependant, il est important de suivre de près cet écart. Une différence frappante entre le travail planifié et celui produit par les équipes peut être un signe d’alerte important. Sur les chantiers par exemple, il convient de pouvoir suivre régulièrement les états d’avancement, afin de remédier aux écarts dès que possible.
Grâce aux solutions numériques de suivi du temps de travail, il est désormais possible d’obtenir un suivi rigoureux des heures de travail des salariés, même lorsque le personnel est mobile (ouvriers sur chantier, interventions, etc.). Un système de pointage tel que Digital Timesheets™ permet une gestion des temps et des activités de pointe et un suivi des prestations en temps réel.
Vous pouvez alors comparer le travail planifié au travail réalisé en un clin d’oeil grâce aux interfaces claires et aux tableaux de bord, afin de pallier à tout écart sans attendre. Une bonne réactivité dans la gestion de projets permet un déroulement optimal des flux de travail, afin de garder le contrôle de vos projets.
5. Visualisez le planning des absences pour une paie sans erreurs
La bonne gestion de projets passe également par un planning d’absence à jour. Il n’y a rien de pire que de planifier un collaborateur pour se rendre compte qu’il sera tout simplement absent à cette date.
Il en va de même pour la gestion de la paie : lorsque les heures travaillées remontent aux gestionnaires de paie, il est essentiel de pouvoir expliquer toute absence de pointage pour un collaborateur. Etait-il en formation ? En absence justifiée ? Cela aura immanquablement un impact sur sa paie.
Trop souvent, le motif d’absence n’est pas connu en temps et en heure par les gestionnaires de paie. En résulte une paie inexacte, générant des mécontentements chez le collaborateur et un climat social tendu entres équipes.
Ressource planning™ vous permet de suivre les absences planifiées et imprévues, afin d’assurer une paie correcte pour tous.
Comment choisir son logiciel de planning ?
Quelque soit votre taille d’entreprise et votre secteur, il existe aujourd’hui des outils de plannings spécialisés. Les outils gratuits se destinent en général aux petites structures, voire au particuliers. Parmi les outils payants, tous ne proposent pas les mêmes fonctionnalités.
L’essentiel est de choisir un logiciel de planning qui répondent à vos besoins. Ces besoins dépendront de votre taille d’entreprise, de votre secteur d’activités mais également de la taille et la complexité des projets et des équipes à gérer.
Enfin, il faudra tenir compte des compétences informatiques de vos équipes. Il est en effet crucial que l’outil sélectionné soit facile à prendre en main par les utilisateurs – au risque qu’il soit mal accepté dès le début ! -.
En résumé, choisissez un logiciel :
- Adapté à votre secteur d’activité
- Facile à prendre en main
- Paramétrable selon vos besoins
- Adapté à votre taille d’entreprise
Traxxeo, votre logiciel de planning chantier et intervention
Traxxeo est une plateforme de gestion des ressources mobiles. Elle se destine à des secteurs tels que la construction, l’énergie, la maintenance, etc. Sa solution Ressource planning™ est le partenaire idéal pour planifier les équipes terrain sur chantier ou en intervention.
Sa force : une plateforme performante, rendue accessible à tous grâce à une interface facile à prendre en main. Un allié indispensable pour les responsables des opérations devant gérer du personnel en mobilité.
Simplifiez votre gestion des plannings des équipes
