Middelenbeheer is een cruciaal aspect voor iedereen die actief is in de bouwsector. Maar het wordt soms ook wel over het hoofd gezien, mogelijks door problemen die specifiek zijn aan de branche. Als gevolg hiervan is er een duidelijke behoefte aan software voor middelenbeheer die zich richt op de specifieke noden van de bouwsector.
Wat is middelenbeheer?
Designing Buildings definieert het als “het proces van de planning en toewijzing van de middelen die nodig zijn om de projectdoelstellingen te bereiken. Effectief middelenbeheer helpt projecten op schema te houden door ervoor te zorgen dat er aan de vraag naar resouces wordt voldaan, terwijl ook het gebruik van de beschikbare middelen tussen de verschillende projecten heen gemaximaliseerd wordt.” Middelen die in de bouw bijzonder relevant zijn, zijn onder meer bouwmaterialen, apparatuur en uitrusting enzovoort… en natuurlijk ook het personeelsbestand.
Het is in elk geval duidelijk dat een goed beheer van de middelen absoluut essentieel is voor het succes van elk bouwproject.
Moeilijkheden bij middelenbeheer
Verschillende factoren kunnen het middelenbeheer van een firma moeilijk maken. Bijvoorbeeld:
- Het is complex vanwege de grote verscheidenheid aan activa die moeten worden beheerd, zoals voertuigen, apparatuur, gereedschap, uitrusting, (bouw)materialen en medewerkers.
- In de bouwsector is het noodzakelijk dat de middelen ‘mobiel’ zijn, of met andere woorden van werf naar werf verplaatst worden, waardoor het moeilijker is om de exacte staat en locatie ervan bij te houden.
- Elk bouwproject is uniek en daarom moeten de specifieke middelen die voor een bepaalde klus worden gebruikt, mogelijks worden aangepast.
Daarom is er nood aan een specifieke, flexibele en gerichte benadering om de activa van bouwbedrijven effectief te beheren. Het goede nieuws is dat er tegenwoordig verschillende softwaretoepassingen op de markt beschikbaar zijn die specifiek ontworpen zijn om de bouwsector te helpen bij deze processen.
Voordelen van effectief middelenbeheer
Hieronder bespreken we kort vier belangrijke manieren waarop resource management software uw bouwprojectbeheer kan verbeteren.
1) Versterk uw directe controle
De software voorziet uw financiële afdeling, personeelsafdeling en werfleider van een uitgebreid overzicht. Dit overzicht biedt o.a. snelle toegang tot de volgende informatie:
- Gepresteerde uren – U wordt op de hoogte gehouden van de activiteiten die op de werf verricht worden, bijv. aantal gepresteerde arbeidsuren per medewerker per project. Deze gedetailleerde gegevens zijn beschikbaar dankzij de digitale urenregistratiesoftware.
- Werkstatus – Er wordt in realtime informatie verstrekt over de administratieve status van uw werknemers.
- Geolocatie van gereedschap, voertuigen, uitrusting, enz. – Hierdoor kunt u bijhouden waar uw middelen zich bevinden en wie er verantwoordelijk voor is.
2) Vroegtijdig anomolieën of problemen opmerken
Doordat u op een snelle en efficiënte manier nauwkeurige en volledige gegevens kunt raadplegen, kunt u proactief in plaats van reactief handelen. Zo kunt u bijvoorbeeld snel ingrijpen als een stuk gereedschap zoek raakt, een voertuig op het verkeerde adres staat, een werknemer té veel of té weinig uren doet of een medewerker niet over de vereiste veiligheidstraining beschikt.
Om u hierbij te helpen, kunt u uw eigen automatische meldingen instellen voor gebeurtenissen waarbij zowel menselijke als materiële middelen zijn betrokken.
3) Betere planning van het onderhoud en/of vervanging van uw middelen
Het is belangrijk dat u de resterende levensduur van uw activa kent zodat u het onderhoud en/of vervanging ervan kunt voorspellen en plannen (bijv. na 10.000 km voor voertuigen, of na een bepaald aantal uren voor machines, enz.).
Als u de resterende levensduur en huidige staat van uw activa kent, hoeft u niet te wachten tot ze tijdens gebruik beschadigd raken en de activiteiten op de werf belemmeren, aangezien het onderhoud of de vervanging ervan proactief kan worden ingepland. Ongeplande reparaties en vervangingen leiden er vaak toe dat een project tijdelijk moet worden opgeschort, wat gevolgen heeft voor de deadline en het budget. Bovendien kan een proactief onderhoudsprogramma soms de levensduur van uw activa verlengen.
Uitgebreide kennis over de levensduur van een asset kan u ook helpen om betere aankoopbeslissingen te nemen wanneer u het middel moet vervangen – zo kunt u mogelijks dankzij de gegevens opmerken dat apparatuur van fabrikant A veel langer meegaat in vergelijking met fabrikant B. Bovendien kan deze informatie zo leiden tot betere schattingen van de afschrijvingen van uw activa voor de boekhouding.
De juiste software verzamelt dus nauwkeurige informatie over de gemiddelde levensduur van uw activa en houdt deze ook bij zodat het onderhoud en/of de vervanging ervan beter kunnen worden ingepland.
4) Betere inschatting en beheersing van kosten en productiviteit
Betere informatie over uw bouwkosten helpt u om uw budget onder controle te houden.
Op vlak van materiële middelen houdt dit in dat u verliezen en diefstallen beter kunt voorkomen, het onderhoud van uw activa proactief kunt plannen en de mobiliteit van uw middelen kunt optimaliseren.
Voor uw menselijk kapitaal betekent dit dat u uw kosten en productiviteit beter kunt beheren dankzij directe toegang tot gegevens van betere kwaliteit – bijvoorbeeld door tijdig precies te weten hoe uw personeel presteert in elke fase van een project en door taken van lage waarde te kunnen elimeren.
Digitaal gaan met de juiste software voor middelenbeheer
Wanneer het op middelenbeheer aankomt, heeft de bouw specifieke behoeften en problemen. Ongeacht het gaat om een algemeen bouwbedrijf of een firma die zich richt op de energiesector. Elk bedrijf beschikt over allerlei verschillende activa en heeft dus verschillende noden. Gelukkig bestaat er inmiddels software die is ontworpen om in die behoeften te voorzien.
Traxxeo biedt aangepaste oplossingen voor het beheer van de middelen op de werf tijdens de uitvoeringsfase van projecten. Ons team besteedt veel aandacht aan de integratie van onze toepassingen met de bestaande ERP-, loonadministratie- en financiële controlesoftware van de klant. Dit betekent dat u onze applicaties naadloos kunt integreren binnen uw bestaande omgeving.
Enkele van de geweldige aspecten van Traxxeo zijn dat onze oplossingen beschikken over een ergonomische en gebruiksvriendelijke interface. Ze kunnen aangepast worden op basis van de specifieke gegevensverzamelingsprocessen van uw bedrijf en maken het mogelijk om waardevolle gegevens te verzamelen en verwerken.
