De urenregistratie van arbeiders op de werf is een kernproces voor ieder infrastructuur- of bouwbedrijf dat medewerkers mobiel inzet. Zonder is het erg moeilijk om binnen budget te blijven, inefficiënties te identificeren en de afgesproken deadlines te halen. De traditionele manier met papieren formulieren of Excel-werkbladen om deze informatie bij te houden kent heel wat tekortkomingen, waardoor digitale tools nu steeds populairder worden. Niet elke urenregistratie-app is echter hetzelfde en het juiste platform kiezen is daarom van cruciaal belang.
Een van de fundamenten voor elk winstgevend bedrijf is dat, als u winst wilt maken, uw kosten lager moeten liggen dan uw inkomen. Om dit te realiseren moet u uw uitgaven zorgvuldig beheren en tegelijkertijd het eindresultaat of -product op tijd afleveren volgens de vereisten. Het klinkt allemaal vrij simpel als we het zo uitdrukken, maar de realiteit is dat grote bouwprojecten beheren erg complex is.
Gegevenscomplexiteit
De complexiteit kan enorm verschillen van project tot project. Zo is de ontwikkeling van een flatgebouw of bedrijventerrein aanzienlijk gecompliceerder dan de bouw van enkele woningen. Ook varieert het aantal mobiele werknemers en onderaannemers op de werf, het soort activiteiten die plaatsvindt, de apparatuur die wordt gebruikt, om maar enkele aspecten te noemen.
Maar het is niet alleen de schaal die telt, want de complexiteit van gelijkaardige projecten met een vergelijkbare grootte kan ook aanzienlijk verschillen – bijvoorbeeld door locatiespecifieke factoren. Bovendien is het voor grote bedrijven die aan meer dan één project tegelijk werken nog moeilijker om de kosten te beheersen.
In het verleden was het vastleggen en beheren van alle gegevens die men nodig heeft om het budget te bewaken geen sinecure. De bouwsector maakt momenteel echter een belangrijke evolutie door die manier waarop dingen gedaan worden significant verandert.
Digitale gegevenstools
Decennialang werden gegevens zoals de gepresteerde arbeidsuren en verrichtte taken door een werknemer vastgelegd en verwerkt via papieren documenten of Excel-werkbladen. Deze traditionele technieken nemen echter veel tijd in beslag en worden gekenmerkt door foutieve invoer, zelfs bij kleine projecten. Dit leidt op zijn beurt tot inefficiënties en fouten bij het verwerken van de gegevens. De gevolgen hiervan zijn breed en reiken ver, zoals budgetoverschrijdingen en onverwachte loonkosten.
Maar naarmate nieuwe technologieën het licht zien, neemt ook het vermogen van digitale tools toe om het beheer van de urenregistratie te verbeteren. Zo zijn er tegenwoordig enkele eenvoudige en toegankelijke hulpmiddelen beschikbaar die het hele proces verbeteren door de gegevens ter plaatse op de werf te verzamelen. Het gebruik van deze nieuwe tools biedt veel voordelen, zoals:
- een aanzienlijke vermindering van de administratieve last
- het verminderen/elimineren van vertragingen bij het verzamelen en verwerken van de gegevens
- het voorkomen van incorrecte gegevens door automatische controles op het moment van de invoer, wat leidt tot nauwkeurigere en meer bruikbare data
- door dynamische, live informatie te genereren kan men sneller reageren en geïnformeerde besluiten nemen
Dat laatste punt staat overigens centraal. Informatie – en bijgevolg kennis – is nog nooit zó belangrijk geweest voor een bedrijf om succesvol te zijn. Uw succes is echter niet gegarandeerd als u gewoon stilstaat, en het is moeilijk om iets te verbeteren dat niet eens nauwkeurig gemeten kan worden. Een aantal vaak voorkomende voordelen van eenvoudige toegang tot kwalitatieve live gegevens zijn:
- inefficiënties kunnen geïdentificeerd en vervolgens worden aangepakt om de productiviteit te verhogen
- men kan de projectuitgaven zorgvuldig monitoren en ervoor zorgen dat het project binnen budget blijft
- de toegang tot gegevens is gecentraliseerd, wat leidt tot een beter bewustzijn doorheen het hele bedrijf
- het vermogen om nauwkeurigere – en dus meer competitieve – offertes voor toekomstige opdrachten op te stellen
- de buitenwereld ziet dat uw projecten en bedrijf als geheel goed beheerd worden, wat het vertrouwen van uw partners, onderaannemers en aandeelhouders versterkt en kan leiden tot nieuwe opportuniteiten
Om hun winstgevendheid te verhogen, investeren steeds meer bedrijven over de hele wereld in de digitale de digitale urenregistratie van hun mobiele medewerkers. Zo kan men hun taken en de middelen die aan elke taak worden besteed optimaliseren. Hoewel dit soort optimalisatie van oudsher vaak wordt toegepast in de maaksector, wordt het nu ook in veel andere sectoren doorgevoerd, zoals de bouw- en de dienstensector.
Kies de juiste digitale tool
In de bouwsector is het van cruciaal belang dat u beschikt over de juiste apparatuur om de klus te klaren. Hetzelfde geldt voor digitale tools die de urenregistratie van uw medewerkers faciliteren. Tijdens uw zoektocht naar de ideale app voor urenregistratie in de bouw is het belangrijk dat u de volgende aspecten overweegt:
- Een sterke partner en integratie met uw bestaande systemen staat centraal.
De implementatie van een nieuwe digitale tool zal eenvoudiger en goedkoper verlopen als deze naadloos met uw bestaande systemen werkt – het alternatief om een geheel nieuw systeem in te voeren zal waarschijnlijk erg disruptief zijn voor uw dagelijkse werking. Bovendien zal de voortdurende ondersteuning van uw softwarepartner van onschatbare waarde zijn om het meeste te halen uit de tool, zoals advies en begeleiding, probleemoplossing, het implementeren van upgrades, enz.
- De mobiele applicatie moet snel en vlot geïmplementeerd worden door uw mobiele medewerkers. Het heeft geen zin om een systeem aan te schaffen dat niet erg gebruiksvriendelijk is, dat uw werknemers niet overtuigd en dat ze niet willen gebruiken. Om een succes te zijn, moet het systeem goed onthaald worden in het hele bedrijf.
Dit klinkt misschien als een hele opgave, maar het goede nieuws is dat er al tools bestaan die aan deze vereisten voldoen.
Evolutie, geen revolutie
Hoewel de overschakeling van ouderwetse technieken voor de urenregistratie van uw medewerkers naar een digitale tool op het eerste zicht een grote stap lijkt, hoeft dit helemaal niet moeilijk te zijn. Hier bij TRAXXEO hebben we al talloze bedrijven geholpen om de overstap naar digitale tools te maken, en we kijken ernaar uit om in de toekomst nog meer firma’s te transformeren.
De opkomst van digitale tools is onvermijdelijk en zal een grote rol spelen om de urenregistratie van uw medewerkers beter te beheren. De enige vraag is die ons nog rest is: zal u er deel van uitmaken?
